13 советов для управления временем и задачами

Мы много рассказывали о самоорганизации, инструментах управления временем и задачами и т. д., которые помогают быть продуктивнее, создавать расписания, поддерживать концентрацию и work-life баланс. 

Материалов собралось так много, что пора бы структурировать — я собрала советы и инструменты, которые помогут работать продуктивно и не прокрастинировать, в сборник. Внедряй те, что понравятся — начнёшь успевать больше и упускать меньше.

Инструменты

Самая популярная статья — метод Помодоро, который помогает повысить концентрацию над задачами. 

Когда занимаюсь учёбой, то постоянно отвлекаюсь, быстро устаю и теряю концентрацию — мозг сопротивляется новым знаниям и хочет заняться чем-то более лёгким. Поэтому я частенько прибегаю к использованию Помодоро.

Суть метода — деление времени на отрезки по 15 и 5 минут с помощью таймера. 15 минут — фокусируюсь на задачах, а как время выйдет — 5 минут отдыхаю. Это помогает удержать фокус — мозг понимает, что нужно выделить немного времени на усердную работу, а потом делать, что захочется. 

Если у тебя много проектов и задач, хочется отслеживать процесс работы над каждой — раздели рабочую область на канбан-колонки. Каждой колонке дай статус — «в работе», «идеи», «готово» и т. д. и двигай задачи согласно этапу работы. Так визуализируешь задачи и распределишь по приоритетам. 

Если задачи привязаны ко времени, и хочешь последовательно распределить их в течение дня — попробуй диаграмму Ганта. 

Я люблю расписания — понимаю, какие задачи сделать сегодня, а какие потом. Поэтому чаще перед рабочей неделей составляю недельный план. Выписываю задачи, распределяю по дням и спокойно двигаюсь по приоритетам — от важной к менее.

Последний инструмент, GTD, подойдёт усидчивым. Согласно методу, ты создаёшь главную папку — Inbox, куда скидываешь задачи. 2-3 раза за день папку разбираешь, анализируешь задачи и распределяешь по другим папкам. 

Советы

Про управление командой

Выгорание в команде обернётся тем, что работа замедлится. Поэтому важно следить за загрузкой сотрудников — не перегружать их кучей разных задач. На этот случай есть 2 статьи — как грамотно загружать сотрудников задачами и отслеживать работу.

Частенько руководителям кажется, что подчинённые сделают работу хуже и придётся переделывать. Как итог — ударяются в микроменеджмент, занимаются операционкой вместо того, чтобы сфокусироваться на росте и управлении. 

Контролировать всё нельзя, а сотрудники иногда косячат — приняв эти факт, получится успокоиться и работать эффективно. И лучше разграничить зоны ответственности, сфокусироваться на реально важных для бизнеса задачах, а текучку — делегировать. 

А если переживаешь, что сотрудник сделает не так — тут мы объяснили, как правильно ставить задачи и добиваться нужного результата.

Про самоорганизацию

Если рабочий день закончился, а ты продолжаешь решать задачки, отвечать коллегам или клиентам, можешь выгореть — грань между работой и личной жизнью стирается и постепенно закапываешься в задачках. Чтобы избежать — прочти статью, как работать без выгораний.

Я стараюсь практически не работать дома, так как для меня это чаще всего пустая трата времени. Работая из дома, сложнее держать концентрацию — родственники мешают разговорами, соседи шумят и т. д. В общем, всё отвлекает. На такой случай у нас 2 статьи — Саша Машков собрал советы удалёнщикам, а я дополнила.

Мы с неохотой берёмся за сложные задачи и стараемся отложить до последнего — я, например, написала дипломную работу за 2 недели до дедлайна. Если тоже любишь отложить «на потом» — вот советы, как побороть прокрастинацию. 

В общем, читай и пробуй внедрить советы, которые нравятся, чтобы повысить личную эффективность и сделать работу в команде лучше. Успехов!