Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
В рамках второй части гайда по управлению проектами я рассказал, как составлять план проекта — ключевой элемент организованной работы. Но спланировать работу недостаточно. План не должен висеть в стороне, ему нужно следовать, не отставать от сроков и т. д. И вот тут часто начинается самое сложное…
6 советов как не отступать от плана
Когда на руках есть план и ясно, что и когда нужно сделать, кажется, дело за малым. В работу включаются специалисты, а менеджер, тем временем:
- отслеживает нагрузку сотрудников;
- не забывает про текучку;
- ставит реальные сроки, чтобы не приходилось сидеть после окончания рабочего дня;
- делегирует и распределяет обязанности, чтобы не было ситуаций, когда три-четыре сотрудника загружены по самые помидоры и ничего не успевают, а остальные ходят без дела.
Но частенько бывает, что работу организовали на отлично, только вот идёт всё совсем не по плану. Из-за чего так происходит и когда всё-таки нужно поддаться внешним факторам и поменять план, я расскажу чуть позже. А пока — несколько советов, как придерживаться плана.
Удостоверься, что все знакомы с планом
Все в команде должны чётко понимать, что и когда от них требуется. Поэтому нужно всех познакомить с планом и организовать открытый доступ к важной информации — сроки очень часто нарушают из-за несвоевременно полученных данных.
Плохо, когда к нужным файлам имеет доступ только один сотрудник. Вместо работы он будет кучу времени тратить на пересылку документов коллегам, а те, в свою очередь, будут ждать и терять драгоценное время. В общем, лучше в самом начале потратить немного времени на организацию доступов, чем потом расхлёбывать проблемы.
Актуализируй план по мере выполнения
Пока ты работаешь над проектом, отдельные условия уже наверняка изменились. Например, одну задачу выполнили быстрее, вторую всё никак не доделают, для третьей никак не могут найти подрядчик, а сотрудник, который собирался работать над четвёртой, заболел и выпал из рабочего процесса. В таких обстоятельствах упорно следовать изначальному плану — максимально глупый поступок, который может и к провалу проекта привести.
Обнови график; отметь проблемы со сроками; реши, как можно сдвинуть или перетасовать задачи. Если появились новые задачи, которые сразу не предусмотрели, подумай, как их уложить в план. Если, наоборот, какую-то задачу посчитали неважной, распредели на освободившееся время другие дела.
Помни: если что-то уже пошло не по плану, придётся его немного скорректировать, чтобы дальше всё совсем уж не развалилось. Впрочем, это не значит, что после малейшего отклонения нужно переделывать весь план проекта.
Взаимодействуй со всей командой
Любой проект — штука в той или иной степени масштабная. Вряд ли ты будешь работать над ним в одиночку, наверняка в команде будут люди с разными специальностями и задачами. Чтобы чётко следовать плану, нужно со всем регулярно общаться.
Постоянный контакт между исполнителями и управленцами (а может и клиентами) поможет всех держать в курсе положения дел, чтобы все знали, на каком этапе находится работа. При этом, каждый должен хорошо знать обязанности других участников проекта, чтобы быстро и по адресу обратиться за любыми комментариями или советами.
Отслеживай сроки завершения
И не только проекта в целом, но и каждой задачи в отдельности. Сроки уже прописаны в плане, поэтому теперь нужно за ними следить и создавать условия, чтобы все в них уложились. Конечно, если это разумные, конкретные и достижимые сроки.
При необходимости, сроки у задач можно менять местами, чтобы отставание по одной задаче не стопорило работу над остальными. Но и расслаблять сотрудников не стоит — все должны осознавать важность сроков и сдавать задачи вовремя.
Мотивируй сотрудников
Мой опыт показывает, что пряник работает лучше кнута. Мотивированный работник, чьи профессиональные заслуги признают и уважают, работает усерднее; старается успеть больше, чем нужно по плану. Штрафы и санкции, наоборот, чаще снижают мотивацию и портят рабочую атмосферу в коллективе.
Если команда состоит из профессионалов, которые знают, что их усилия будут вознаграждены, свою работу они сделают на отлично. Уж план и сроки точно не нарушат.
Не пытайся расписать все действия
Достаточно того, что ты ставишь цели. Исполнители (если это хорошие специалисты, конечно) сами прекрасно знают, что и как нужно делать. Если ты попытаешься во время подготовки плана продумать абсолютно все действия и решить, как нужно делать ту или иную задачу, с вероятностью 147% план развалится.
В общем, не учи профессионалов (надеюсь, твои сотрудники — профессионалы, которым ты доверяешь, иначе зачем это всё вообще), а то вместо качественно выполненной работы получишь нервных сотрудников и проблемы в коллективе.
Почему план может сорваться
Причин несколько, но их относительно легко избежать. Правда, придётся над этим трудиться с самого начала, а не только, когда уже появился реальный риск срыва.
- Нет чётких целей проекта. Нет целей — нет мотивации — исполнители просто не знают, зачем стараться. Чтобы этого избежать, нужно ещё «на берегу» определиться с целями и понять, что проект даст как команде в целом, так и отдельному сотруднику.
- Цели есть, но они нереалистичные. Часто советуют ставить цели выше, чем рассчитываешь изначально, мол, это повышает мотивацию. Но нужно понимать одну простую вещь: чем выше цель, тем меньше возможностей для её достижения. Короче, мотивация — это здорово, но палки себе в колёса ставить не очень мудро.
- Нет правил взаимодействия. Участники проекта не понимают, с кем надо обсудить те или иные вопросы. Если взаимодействие не наладить, они могут потеряться в задачах, пропустить важный комментарий и т. д. — всё это снижает качество и нарушает сроки работы.
- Неправильно распределяются ресурсы. Любые ресурсы — время, бюджет, сотрудники. Избежать этой проблемы сложнее всего. Ставь время с запасом, если позволяют сроки проекта. При распределении задач оцени, что может сделать каждый работник. Иногда бывает важнее дать сотруднику новую для него задачу, чтобы у него появился нужный опыт. А иногда — ту, что он уже делал сотни раз, чтобы точно везде успеть.
- Нет планов на непредвиденные обстоятельства. Это может звучит странно, но никуда не деться. Делать план, исходя из идеальных условий — всё равно что сразу стрелять себе по ногам. Если знаешь, какие могут быть проблемы, можешь заранее продумать пути отступления. Но это придёт только с опытом. Так что не забывай фиксировать все проблемы, с которыми сталкиваешься на проектах — это может помочь тебе в будущем.
Короче, на создании плана твоя работа не останавливается. Это только начало. Дальше самое сложное — избегать потенциальных проблем, которые могут план сорвать, и следовать советам, описанным выше. Удачи!
Подписаться 
