Как провести ретроспективу, чтобы команда работала лучше

Представь, что ты отправляешься в путешествие. Продумано всё, но не запланировано ни одной остановки. Как далеко в таком режиме получится продвинуться? Ретроспектива — своего рода привал, чтобы оглядеться и оценить ситуацию, понять, сколько пройдено, скорректировать маршрут и двинуться дальше.

В этой статье разберёмся, что такое ретро, зачем она нужна и как внедрить улучшения в процессы внутри команды.

Что такое ретроспектива

Вот, что пишут про ретроспективу в Agile-манифесте: «Ретроспектива — это встреча, на которую команда регулярно собирается и анализирует, как стать более эффективной, и соответствующим образом корректирует свои действия и процессы».

Главная цель встречи — подсветить сильные и слабые стороны в работе, повысить уровень доверия между участниками и зафиксировать конкретные шаги для улучшений. А если ретро пройдёт эффективно, у команды есть шанс повысить показатели, наладить коммуникацию и минимизировать ошибки.

Немного истории

Прежде чем перейдём к теории и практике, хочется разобраться, откуда вообще взялась ретроспектива. Может показаться, что это новое явление, но на самом деле её история намного глубже. Хотя современное понимание ретро, конечно, сформировалось сравнительно недавно.

Всё началось с производственной культуры в Японии. Идея остановиться и переосмыслить рабочие процессы, обозначить проблемы, а затем их решить — это основа философии кайдзен (в пер. «непрерывное улучшение»). Хотя понятие «ретроспектива» тогда не использовали, именно в японском производстве появились практики регулярного анализа и улучшения процессов.

В середине XX века компания Toyota начала внедрять методы анализа рабочих процессов, в том числе ретроспективный разбор происшествий и неудачных проектов. Эти элементы стали частью компании, а затем повлияли и на мировую корпоративную культуру и культуру работы с проектами.

Спустя десятилетия, в 2001 году, на фоне кризиса в IT-индустрии появился Agile-манифест — как ответ на необходимость более гибкой, быстрой и человечной разработки продуктов. Его подписали 17 экспертов в области ПО.

В основе манифеста — четыре ключевые ценности:

Своё стандартное название sprint retrospective инструмент получил, когда в Scrum — одном из главных фреймворков Agile — ретроспектива стала обязательным этапом в конце каждого спринта.

С развитием гибких методологий и появлением громких кейсов от компаний вроде Google, Spotify и Atlassian стало понятно: ретроспектива — не просто инструмент для инженеров, а целая культурная практика для осознанного развития команды.

Когда и зачем проводить ретроспективу

Мы уже говорили, что главная цель ретро — улучшить командную работу. Если быть конкретнее, то ретро помогает:

Частота и поводы проведения ретроспективы зависят от формата работы команды. Обычно такие встречи проводят:

В общем, ретроспективы актуальны только тогда, когда их результаты можно применить на практике. Для этого нужно проводить встречи регулярно и фиксировать все выводы.

Как подготовиться к ретроспективе

Хорошая ретро начинается задолго до самой встречи. 

Чтобы ретроспектива прошла эффективно, фасилитатору или руководителю нужно заранее продумать формат, сформулировать цели и подготовить участников. Иначе в обсуждении не будет конкретики, встреча затянется, а команда просто устанет.

Мы подготовили пять шагов, которые помогут хорошенько подготовиться к ретро. 

Шаг 1. Поставь цель

Для начала стоит проанализировать ситуацию в команде. Подумай, с какими проблемами вы столкнулись в прошлом спринте. Что вызвало напряжение, задержки, ошибки, недопонимания? 

Дальше нужно преобразовать боль в фокус. Чем конкретнее это сделать, тем лучше. Например: У̶л̶у̶ч̶ш̶и̶т̶ь̶ ̶в̶с̶ё̶,̶ ̶ч̶т̶о̶ ̶и̶д̶ё̶т̶ ̶н̶е̶ ̶т̶а̶к̶ ̶ Понять, как сократить задержки в ревью тестов и повысить эффективность работы QA.

Шаг 2. Подготовь структуру и тайминг

Когда цель готова, распиши сценарий встречи в любом удобном для тебя формате. В нём будут все этапы: допустим, чек-ин с небольшой игрой, сбор обратной связи, анализ, генерация идей, план действий. Для каждого блока нужен свой тайминг. Обычно ретро занимает 1–1.5 часа.

По ссылке — шаблон сценария, который можно использовать как опору для организации своей ретро ✨

Шаг 3. Покажи цель команде

За 1–2 дня до ретроспективы отправь участникам напоминание о встрече, поставленную цель и вопросы для размышлений. Так обсуждение станет более предметным. 

📎 Например: На этой ретроспективе обсудим, как улучшить передачу информации и документов между отделами: дизайн → разработка → тесты. Подумайте, с какими сложностями вы столкнулись в процессе и какие мелкие изменения могли бы улучшить ситуацию?

Шаг 4. Проверь технические детали

Если встреча проходит онлайн — проверь, чтобы конференция вмещала нужное количество участников, а доска в Miro или в FigJam работала как надо. 

Если встреча в офлайне, проверь доступность переговорки, подготовь стикеры, флипчарт или доску. Здорово, если получится подготовить для каждого участника бутылки с водой.

Шаг 5. Создай атмосферу доверия

Ретроспектива — это возможность говорить честно. Перед встречей стоит напомнить участникам, что ошибки это точки роста, а встреча — пространство, где можно говорить открыто и не бояться осуждения.

Каких шагов придерживаться, а какие оставить в стороне — решать тебе. Но тщательная подготовка значительно повышает шанс на то, что ретроспектива не развалится в процессе.

Какие форматы и техники работают 

Теперь мы знаем, как подготовиться к ретро, для чего она нужна и когда её стоит проводить 😎 Сейчас поговорим о форматах!

Формат можно выбирать в зависимости от цели встречи. Например, если хочется понять чувства команды — можно взять Mad/Sad/Glad. Если важны действия — Start/Stop/Continue. Давай обсудим подробнее.

Start, Stop, Continue 

Простой и понятный формат ретроспективы, который помогает команде проанализировать текущие процессы и наметить конкретные шаги. 

Все идеи распределяются по трём категориям: что стоит начать делать (Start), что мешает и требует остановки (Stop), и что уже работает хорошо и должно продолжаться (Continue). Участники заполняют доску (например, в Miro или на стикерах), а затем обсуждают и приоритизируют предложения.

Пять почему

Техника, которая помогает добраться до корня проблемы, а не только устранять её последствия. Суть метода: задавать вопрос «Почему это произошло?» к каждой причине, получая всё более глубокие ответы, пока не дойдёте до сути проблемы.

Обычно хватает пяти итераций, но число может варьироваться. После обнаружения первопричины команда фиксирует выводы и придумывает шаги, чтобы подобная ситуация не повторилась.

Диаграмма Исикавы

Визуальный инструмент, который помогает структурировать возможные причины проблемы и понять, как они связаны между собой. 

В «голове рыбы» записывают саму проблему, а «кости» обозначают основные категории причин: люди, процессы, инструменты, окружение, коммуникация и другие. Команда вместе добавляет подпричины к каждой категории, анализирует взаимосвязи и формулирует идеи, как устранить корневые причины и предотвратить проблему в будущем.

Mad, Sad, Glad

Эмоциональная ретроспектива, которая помогает команде выразить чувства, накопившиеся за время работы, и улучшить атмосферу внутри. 

Участники по категориям записывают, что их злило (Mad), расстраивало (Sad) и радовало (Glad) — индивидуально или в группах. Затем все делятся своими наблюдениями, обсуждают эмоциональные триггеры и вместе ищут способы снизить напряжение и поддержать позитивный настрой в будущем.

Здорово, если форматы ретроспективы будут чередоваться. Меняя подход, можно круто поддерживать интерес и внимание команды. 

Как проходит хорошая ретроспектива

Наверняка по ходу встречи ты поймёшь, насколько вовлечены участники, какая выстраивается атмосфера, что идёт не совсем гладко. Есть базовые грин-флэги, которые помогут убедиться, что всё идёт в верном направлении.

🟢 Руководитель или фасилитатор задаёт тон встречи.  На самом старте помогает участникам настроиться: проводит короткий чек-ин, задаёт лёгкий вопрос, чтобы разогреться, или проводит непринуждённую игру. Затем кратко объясняет цель и формат ретро.

🟢 Команда делится наблюдениями и эмоциями. С помощью стикеров или онлайн-доски каждый участник отвечает на ключевые вопросы: что пошло хорошо, что мешало, что хотелось бы изменить.

🟢  Все идеи обсуждаются вместе. Похожие мысли группируются, выделяются главные темы. Важно, чтобы каждый мог высказаться и был услышан, даже если есть разные мнения.

🟢 Команда ищет решения. Проходит обсуждение, что можно изменить. Важно не уходить в поиск виновных, а выстраивать план роста. В идеале рождаются 1–3 чётких, выполнимых улучшения, которые можно проверить в следующем спринте.

🟢 Есть чёткое и полезное завершение. В конце подводят итоги, закрепляют договорённости: кто что делает и когда. Обязательно проводят короткий чек-аут — чтобы участники могли поделиться впечатлениями и ощущением от встречи.

Конечно, зелёных флажков может быть намного больше — и у каждой команды они свои. Можно зафиксировать грин-флэги в документе и возвращаться к нему перед и после ретро.

Как зафиксировать и внедрить улучшения с помощью WEEEK

Ретроспектива ценна только тогда, когда обсуждения превращаются в конкретные действия. Сервис WEEEK как раз помогает командам превращать выводы ретро в задачи. Расскажем, что ещё можно тут сделать.

Используй онлайн-документы  

В WEEEK можно зафиксировать итоги ретро в общем документе — так договорённости всегда будут под рукой. 

В документах есть совместное редактирование и можно отмечать участников команды через @, чтобы никто ничего не упустил. Текст можно разнообразить форматированием, заголовками, эмодзи и цветными блоками. А ещё вставлять фото и видео, файлы любого формата.

Превращай идеи в задачи  

Смотри, как идеи с ретро можно преобразовать в задачи: 

Чтобы всё было перед глазами, в WEEEK можно создать проект «Ретро» — и добавить в нём доску, где будут лежать предстоящие задачи.

Используй режим Доски, чтобы двигать задачи между колонками В работе, К работе и Готово, или переходи в режим Месяц, чтобы видеть все дела на тридцать дней вперёд.

Назначай исполнителей  

У каждой задачи должен быть человек, который отвечает за её выполнение. В задачах WEEEK для этого есть поле Исполнители. Выбирай из выпадающего списка сотрудника, который должен сделать то или иное поручение.

Кстати, в сервисе можно назначить задаче сразу несколько исполнителей — это пригодится для созвонов и встреч.

Настраивай повторяющиеся задачи  

Если в ходе ретро появились дела, которые нужно выполнять регулярно, в WEEEK можно создавать повторяющиеся задачи. Есть возможность повторять их каждый день, раз в неделю, месяц или год, а ещё в конкретные дни недели.

Как это работает? После выполнения регулярной задачи WEEEK переносит её на следующий раз или создаёт копию — в зависимости от настроек.

Ценим твоё время: коротко о ретроспективе

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться