Гайд по управлению проектами. Часть 2. Планирование

Команда вроде работает, но прогресса нет? Дедлайн уже на носу, а показать всё ещё нечего? Пора пересмотреть свои взгляды на организацию работы и составить план проекта.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 30.06.2020 4 мин.
  • 4 мин.
  • 234
Гайд по управлению проектами. Часть 2. Планирование

В одной из предыдущих статей я начал рассказывать про управление проектами и начал с самых основ: из чего состоит работа над проектом, кто в этой работе участвует и так далее. Пришло время двинуться дальше и погрузиться в ключевой этап управления проектом — планирование.

Эта статья для новичков в управлении проектами.

Что такое план проекта и зачем он нужен

План — это не технические задания для сотрудников (хотя и оно входит в план), а организация и контроль. Вряд ли получится многого добиться, если непонятно, кто за какую задачу отвечает, какие трудности предстоит преодолеть, а главное — зачем.

Разрабатывая план проекта, ты определяешься с целями и участниками (в том числе подрядчиками), распределяешь задания и продумываешь график их выполнения. Придётся всё это сделать сразу, «на берегу» — по ходу работы план неизбежно придётся корректировать. А значит план должен быть.

Короче, план нужен, чтобы работа над проектом, была упорядочена и не страдала от подводных камней. Когда каждый участник команды будет знать, что и к какому дню нужно сделать, получится избежать ненужной суеты (ну или хотя бы снизить её до безопасного уровня) и ни о чём не забыть. Да и контролировать всех так куда проще.

Как составить план

Определи цели и участников

Первое, что нужно сделать — хорошо подумать (самостоятельно или с коллегами) — что из себя представляет проект. Для понимания тебе нужны ответы на следующие вопросы:

  • Зачем нужен этот проект? Какую он принесёт пользу [компании/участникам/потребителю]?
  • Как заказчик определит успешность проекта?
  • Какой в итоге должен быть результат?

Когда будет понятно, что вообще за работа предстоит, прикинь, кто участвует в работе над проектом. Как минимум: ты — менеджер проекта — и заказчик. Но почти наверняка будет ещё куча специалистов. Следующая твоя задача: понять, кто именно.

Проведи декомпозицию работ

Чтобы составить план проекта, нужно разложить проект на более мелкие и контролируемые работы, реализация которых позволит добиться желаемого результата. Этот процесс называется структурной (или иерархической) декомпозицией работ.

Понять, что из себя представляет декомпозиция, проще всего из такого обыденного примера.

Заодно и объём работ поймёшь.

Когда у тебя на руках будет список задач для специалистов...

Распредели обязанности

Я не буду тебя сейчас учить выбирать исполнителей для задач — это тема для отдельной статьи. Да и ты наверняка это умеешь делать и без меня. Поэтому поговорим о другом.

В больших проектах в порядке вещей, когда одной задачей занимаются несколько человек. Твоё дело, как менеджера проекта — распределить их зоны ответственности, чтобы они не тащили задачу в разные стороны.

Есть три основные категории работников:

  • непосредственно исполнители, которые будут делать задачу;
  • те, кто определяют, как выполнить работу;
  • те, кто контролируют процесс и результат.

Если есть два специалиста, которые предпочитают разный подход — их нужно или раскидать по разным задачам, или одного из них (менее опытного и более дешёвого) ограничить в правах управления. Меньше всего тебе нужно, чтобы вместо работы они спорили, как именно нужно эту задачу делать.

Лучше всего составить таблицу с перечислением участников проекта, их обязанностями и правами. Не забудь только всем её показать, чтобы не было недопонимания.

ПроцессПетя Копейкин
Лена Стрельцова
Андрей Мишин
Управление дизайн-отделомОтв.Инф.Инф.
Создание логотипаОтв.Уч.Инф.
Дизайн-макет сайтаИнф.Отв.Уч.
ПрезентацияУч.Инф.Отв.

(Отв. — ответственный за задачу. Уч. — принимает участие в выполнении задачи. Инф. — получает информацию о задаче)

Не пытайся повесить на участников проекта больше обязанностей, чем они физически могут потянуть — иначе сроки прогорят, задачи сделают кое-как, а виноват в итоге окажешься ты.

Составь и согласуй ТЗ

Список задач — есть. Исполнители — есть. Теперь нужно максимально подробно расписать технические задания и со всеми их согласовать.

Обычно ТЗ для каждой задачи делают сразу после декомпозиции, когда все задачи ясны. Но я считаю, что куда полезнее составлять ТЗ вместе с непосредственным исполнителем. Желательно, через понимание задачи. Тогда не будет никаких вопросов по ходу работы — ни у тебя, ни у исполнителя, ни у заказчика. Особенно много проблем может возникнуть с последним — либо на этом этапе, либо уже в разгар работы от заказчика могут поступать новые хотелки:

«А давайте мы ещё вот это сделаем. И вот это. И ещё вот такую штуку, мне нравится!»

Тут главное заказчика вовремя остановить. Иначе проект всё будет разрастаться, вы его будете всё обсуждать и обсуждать, а когда приступите наконец к работе, с ума сойдёте всё это добро воплощать в жизнь. Обрубать все дополнительные пожелания заказчика тоже не надо — все должны идти на компромисс.

Составь график

Чтобы чётко понимать, когда какие задачи нужно делать, какие дела можно делать параллельно, когда должны быть готовы промежуточные результаты и так далее, нужно раскидать задачи по таймлайну. Пожалуй, самый наглядный и популярный вариант — нарисовать диаграмму Ганта.

Это мой график работы над проектом по разработке одного сайта.

Чтобы сделать диаграмму Ганта:

  1. 1. расположи задачи по порядку;
  2. 2. определение их зависимости друг от друга (возможно, какие-то дела можно будет делать параллельно);
  3. 3. уточни у исполнителя, сколько времени потребуется на выполнение задачи (разумеется, с запасом);
  4. 4. распределение время на задачи по рабочим дням, стараясь уложиться в дедлайн.

Конечно, диаграмма Ганта — не очень гибкая штука. Достаточно одному специалисту провалить дедлайн, вся диаграмма начнёт съезжать и разваливаться, а тебе придётся её постоянно корректировать. Но, наверное, её наглядность того стоит.

Определи возможные проблемы и риски

Проблемы могут возникнуть на любой этапе работы, и лучше к ним подготовиться. Закончить работу вовремя могут помешать:

  • Неверно оценённое время. Чтобы уменьшить риск возникновения этой проблемы, старайся составлять график с запасом по времени.
  • Плохо сформулированные требования. Заказчик может утвердить проект, не глядя, а потом на середине вдруг выяснится, что он имел в виду совершенно не то. Так что лучше всё несколько раз согласовать.
  • Новые задачи или их изменения.
  • Неверно распределённые роли. Может внезапно оказаться, что кто-то из твоих исполнителей не так хорош, как ты думал. И после его участия придётся переделывать всё, что он натворил. Увы, так бывает.
  • Сокращение бюджета проекта.

Все эти проблемы могут возникнуть даже если ты был предельно внимателен на каждой стадии. Просто будь готов и заранее подумай, как будешь выходить из этих ситуаций.

Составить план проекта получилось, не время расслабляться. Теперь придётся следить за работой команды, проверять, всё ли идёт по графику. Для этого можно делать короткие созвоны или встречи с командой (каждый день, раз в неделю или как-то ещё — в зависимости от сроков). Даже если ты своей команде доверяешь.

Но, не смотря на всю масштабную подготовку к проекту, всё, скорее всего, пойдёт не по плану. Ни один проект не идёт гладко. Просто помни об этом и будь готов.

Поделись статьей
logo
Другие посты
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.