Что такое план проекта
— официальный документ, который определяет объём работ, цели, сроки, ресурсы и ключевые мероприятия, нужные для завершения проекта. План гарантирует, что все понимают направление проекта, приоритеты, свою роль в его успешном завершении
Это второй из пяти этапов жизненного цикла проекта, описанных в руководстве PMBOK® от PMI. Если на этапе инициации формируют общее видение с учётом ожиданий и потребностей стейкхолдеров, то планирование помогает превратить это видение в понятный план действий. Здесь прописывают ключевые задачи, сроки, шаги, необходимые для достижения целей.
☝️ Не стоит относиться к плану как к документу, который можно сделать, чтобы забыть. Он должен быть живым, регулярно обновляемым. Как часто бывает, этап планирования заканчивается только тогда, когда заканчивается сам проект
Для чего нужен
✏️ Без плана нет ориентира. А без ориентира творится бардак и принимаются неправильные решения — всё это может привести к провалу проекта
Предотвратить расширение масштабов. В 39% проектов увеличивается объём работ — команда выполняет больше, чем было запланировано изначально. Этого можно избежать, учитывая непредвиденные задержки или новые вводные
Соблюдать сроки. Гибкие методологии могут не зависеть от дедлайнов, а вот стейкхолдеры — не могут. Чтобы завоевать их расположение и доверие, результаты должны быть нужно в срок. Но иметь одну финальную дату недостаточно. Важно постоянно убеждаться, что прогресс идёт как надо на каждом этапе
Снизить риски. Нельзя предусмотреть всё, но можно держать риски под контролем. Скажем, план покажет, не тратятся ли слишком быстро бюджетные часы. Если тратятся, можно поднять вопрос про объём работ или финансирование
Объединить и сфокусировать команду. План выстраивает людей вокруг единого видения. Так более понятны приоритеты, согласованы ожидания, поэтому каждый понимает, что делать, чтобы достичь цели проекта
Сохранить прибыль. Без чёткого плана больше вероятность незапланированных затрат и потери времени. Всё это напрямую влияет на доходы
Ещё больше интересных статей по теме:
Что включает в себя план проекта
План задаёт структуру и логику работы над задачами. Далее перечислим основные элементы, без которых сложно как-либо проектом управлять. Но имей в виду, что не всем потребуется всё из нашего списка ниже. Или, наоборот, нужно будет даже больше.
Цели и объём работ. Чёткое определение ожидаемых результатов и целей, а также границ: что входит в проект, а что НЕ входит
График. Расписание ключевых этапов, контрольных точек, сроков завершения. Для наглядности часто используют диаграмму Ганта, которая помогает отслеживать прогресс
Структура разбивки работ (WBS). Описание того, как крупные задачи делятся на более мелкие и управляемые части
Задачи и мероприятия. Подробный перечень всех задач и действий, необходимых для достижения целей, с указанием их последовательности и взаимозависимостей
Ресурсы. Что пригодится, чтобы реализовать проект: команда, инструменты, финансирование
Роли и обязанности. Чёткое распределение зон — кто за какие задачи или направления отвечает
План управления рисками. Перечень потенциальных угроз, которые могут повлиять на успешность замысла, а также меры, чтобы предотвратить риски или снизить последствия
Бюджет проекта. Оценка основных затрат плюс схема распределения финансовых ресурсов на протяжении всего проекта
План коммуникаций. Описывается, как будет происходить обмен информацией между членами проектной команды и заинтересованными сторонами, включая то, что будет сообщаться, когда, как и кому
Готовые шаблоны
Мы подготовили два варианта шаблонов: в WEEEK и Google Документах. Чтобы использовать наш, надо кое-что сделать ⬇️
Зарегистрируйся в WEEEK, если тебя там ещё нет. Открой сервис «База знаний». На боковой панели найди «Шаблоны»
В открывшемся окне выбери «Шаблоны рабочего пространства». Далее нажми
на Получить шаблон
Чтобы его получить, нужно вставить ключ: MzU4fDBPRFlWREJoVU9MQ3c5aDNMU1NISWZMTkJQVzRiTU1MT1pZT3dTS290VkNpUENhdzNMaEVKb2NlZkcya2RaSHJpNHNMUXA2YU16dHB1VnRKclAzaE9QYmxBcUVPa3JJbVNzZEhSckYzSnVYQVNTTlZuNWhFaFZRV2dVSVFpZ2NF
После этого нажми Добавить. Перед тобой откроется окно с шаблоном. Выбери Использовать.
После этого шаблон появится в твоих документах в Базе знаний. В боковом меню ты найдёшь название файла. Теперь его можно заполнять, как захочется
А шаблон в Google Документах забирай здесь.
Как составить план проекта
Стоит закладывать немного больше времени, чем ты планируешь изначально. В процессе могут возникнуть препятствия или неожиданные события. Чтобы не паниковать, зарезервируй ещё несколько дней. К тому же это даст время на обдумывание. Все мы знаем поговорку «семь раз отмерь — один раз отрежь».
Шаг 1. Определить цель
Важнейший момент — понять, зачем проект нужен, какую ценность он принесёт. Для этого задайся вопросами:
- Зачем нужен проект?
- В чём его польза?
- Как он согласуется с целями компании?
- В чём новизна?
Если отвечать честно и полно, можно прийти к выводу, что проект запускать не стоит, — и это нормально.
✍️ Формулируя цель, убедись, что она соответствует критериям SMART:
S — Specific (конкретная). Цель должна быть ясно сформулирована, чтобы не допускать двусмысленности. Если понятно, что именно нужно сделать и зачем — мы справились
M — Measurable (измеримая). У цели есть метрики, по которым можно определить, достигнута она или нет (цифры, проценты, сроки, объёмы)
A — Assignable / Achievable (достижимая). Должно быть понятно, кто отвечает за достижение цели, реально ли её выполнить с учётом нынешних возможностей
R — Realistic (реалистичная). Цель выполнима в рамках текущих условий, бюджета, команды, ограничений
T — Time-bound (ограниченная по времени). У цели есть конкретные временные рамки или дедлайн
Шаг 2. Описать всех стейкхолдеров
В число заинтересованных сторон надо включить:
- членов проектной команды
- спонсоров
- другие лица, которые прямо или косвенно вовлечены в проект
Вообще, стейкхолдеров определяют на стадии запуска. При планировании надо описать их профиль, ожидания, требования, уровень вовлечённости — чтобы на протяжении всех работ учитывать их интересы
Шаг 3. Понять объём проекта
Это определяет масштаб: что включено, а что НЕ входит в перечень работ. Также здесь надо разработать структуру декомпозиции заданий, или WBS (Work Breakdown Structure).
Эта схема позволяет разбить проект на небольшие части. Порядок выстраивается иерархически — от общей цели до задач, а затем подзадач. Так следить за прогрессом становится легче.
Собрать WBS можно в формате иерархической таблицы, ментальной карты или на диаграмме Ганта.
Шаг 4. Определить команду, роли и ресурсы
На этой стадии планирования необходимо чётко расписать, кто нужен для успешного достижения целей.
Как правило, это:
- Проджект-менеджер или владелец проекта продумает порядок действий, распределит ресурсы, назначит задачи, после чего будет следить за их своевременным выполнением
- Владелец продукта или заказчик проекта решит, какими будут цели, ведущие к результату
- Стейкхолдеры повлияют на результат и укажут коллективу направления работы
- Бизнес-аналитик определит на основе данных, как идти к ключевым целям
- Члены команды выполнят задачи
Структурировать их отношения помогут матрицы RACI и DACI. Это две таблицы, где расписано, кто и за что отвечает в процессе.
RACI определяет участки работ в задачах, а DACI — ответственность за принятие решений. Обе таблицы согласовывают на старте.
Матрицы помогают закрепить за каждым игроком его роль и зону ответственности, а ещё быстрее решать споры.
🔥 Готовые шаблоны для составления матриц RACI и DACI
💡 Чтобы визуализировать управление ресурсами, подойдут диаграмма Ганта или таймлайн. Перечисли этапы, задачи проекта, обозначь исполнителей, установи временные границы
Шаг 5. Создать календарный график
Нужно собрать на диаграмме Ганта верхнеуровневый план. Он будет включать в себя все задачи, промежуточные этапы, дедлайны. В такой визуализации удобнее декомпозировать большие задачи, назначать исполнителей, отмечать вехи.
💡 Календарных графиков составляют два: для внутреннего и внешнего использования. С первым будут сверяться исполнители, со вторым — внешние заинтересованные стороны, например, заказчики или стейкхолдеры
📎 Как создать календарный график проекта
Приоритизируй важные этапы и подзадачи. Срочные будут подсвечиваться красным, несрочные — зелёным, а замороженные — голубым.
Шаг 6. Определить бюджет
Когда мы установили масштаб проекта, определили ресурсы, создали предполагаемый график работ, станет проще оценить стоимость всего этого. Кстати, чем больше закладывается времени, тем сложнее предсказать будущие затраты (спасибо инфляции, а также колебаниям цен на рабочую силу).
Шаг 7. Оценить риски
Важно включить потенциальные угрозы. Это повысит качество результата, минимизирует непредвиденные ситуации, упростит внесение изменений.
Как правило, этим занимается проджект-менеджер, а помочь в оценке рисков могут стейкхолдеры или заказчик.
По PMBOK управление рисками можно разделить на пять ступеней:
- Идентификация. Коллектив собирается на мозговой штурм, чтобы собрать информацию о всевозможных опасностях. Учитывается прошлый опыт, кейсы коллег по рынку, SWOT- и PEST-анализ. Далее всё это нужно занести в реестр — список или таблицу
- Анализ. Он может быть количественным, когда измеряется вероятность в цифрах, или качественным, когда для оценки привлекают экспертов
- Планирование реакции на риски. Это позволит определить подходы, а затем выработать меры. Нужно опираться на три стратегии: перенос, согласие или смягчение
- Мониторинг. Важно контролировать риски параллельно с выполнением текущих заданий
- Общение и отчётность. Полезно делиться фидбеком, предлагать идеи по решению проблем
❗️Описывай риски понятно для всей команды, задавай измеримые критерии успеха. В этом помогут алгоритмы и правила — лучше держать их под рукой, чтобы в случае проблемы решать её оперативно
Шаг 8. Выстроить правила коммуникации
Перед началом работы определяем формат, частоту и каналы общения сотрудников.
О чём стоит позаботиться при составлении плана проекта:
- Планирование. На старте проджект-менеджер предлагает схему коммуникаций и согласует её с командой. Например: общаемся только в корпоративном чате с 10 до 19, в личные мессенджеры не пишем
- Ведение коммуникаций, или сам процесс взаимодействия. Команда обменивается статусами и отчётностью, документирует решения, после чего передаёт заинтересованным лицам. Желательно отправлять информацию о ходе проекта в заранее установленное время
- Принятие мер с учётом фидбека. Например, если кто-то из команды выпадает из диалога в нужный момент, чем подводит остальных. Комментарии лучше всего оставлять по конкретным задачам
❗️Обговори с командой, почему важно следовать плану коммуникаций. Сотрудники будут в курсе происходящего на проекте — это поможет придерживаться общей цели, вовремя выполнять задачи и сохранять вовлечённость
Проведи установочную встречу — нелишним будет письменно оповестить команду и стейкхолдеров о старте проекта. В командном чате или в письме расскажи, почему компания решила взяться за проект, какую пользу он принесёт компании. Для понимания контекста дай ссылку на дорожную карту и план проекта.
Шаг 9. Определить процесс управления изменениями
В проектах изменения неизбежны — надо уметь ими управлять. Процесс должен описывать, как подают, оценивают, утверждают или отклоняют запросы на изменения. Также стоит указать, кто принимает решения о нововведениях, как они могут повлиять на объём проекта, сроки, бюджет и ресурсы.
Шаг 10. Контролировать
Когда задачи получены, а сроки оговорены, менеджеру проекта надо выстроить систему отслеживания прогресса. Тут поможет таск-менеджер и другие фичи для управления проектами.
Работа проджекта — отслеживать общие дедлайны и промежуточные результаты, а не каждую подзадачу в отдельности.
На Канбан-доске WEEEK есть статусы задач в колонках — можно начинать рабочий день с проверки, соблюдаются ли этапы, не горят ли дедлайны. В этом помогут фильтры по Просроченным задачам или Непросроченным задачам проекта.
Ещё один способ эффективного мониторинга — уведомления о перемещениях задач из одной колонки в другую.
Для этого нужно настроить автоматизацию действий в колонках, чтобы приходило пуш-уведомление об изменении статуса.
В WEEEK проджект-менеджер может контролировать ход работы через статус Подписчика задачи и настроить уведомления на события — смена статуса или исполнителя, новый комментарий. Тогда новые вводные не пройдут мимо.
Дополнительно понимать, что происходит с проектом, помогут отчёты по статусам. Там отражают промежуточные результаты, проблемы, риски. Отчёты помогают оценивать прогресс и вовремя распознавать сложности.
Отчёты бывают ежедневными, еженедельными, ежемесячными и ежеквартальными. Частоту обмена статусами нужно обговорить с проджектом.
📎 Полный гайд по отчётам по статусам здесь
Шаг 11. Завершить план и запустить проект
Ура, мы на финише!
Редкий проект проходит гладко и без погрешностей. Советуем провести ретроспективу по итогам, чтобы подсветить успехи и обсудить неудачи. Это похоже на работу над ошибками — она поможет качественнее планировать и реализовывать будущие проекты.
Ещё одна важная часть — постпроектные активности (или постпроектный мониторинг). Это нужно, чтобы контролировать, как приживается готовый продукт и насколько он соответствует потребностям аудитории. Как правило, за это отвечает отдельный менеджер, который ведёт подробный отчёт по постпроектному мониторингу.
Пример плана проекта
Теперь, чтобы переварить всё, о чём написали выше, надо посмотреть на примере. Представим, что компания «Рогалик» хочет создать корпоративный портал.
1. Цели и объём работ
Цель проекта — создать единый корпоративный портал для сотрудников компании, объединяющий новости, внутренние документы, инструменты для совместной работы и обучение. Повысить эффективность коммуникаций и доступность информации
2. График (ключевые этапы)
| Этап | Сроки | Контрольная точка |
|---|---|---|
| Анализ требований | 1–2 недели | Согласование ТЗ |
| Дизайн и архитектура портала | 2 недели | Утверждение макетов и структуры |
| Разработка | 4 недели | Первое тестирование функционала |
| Интеграция с системами | 2 недели | Проверка интеграций |
| Тестирование и исправления | 2 недели | Одобрение QA |
| Обучение сотрудников | 1 неделя | Проведение обучающих сессий |
| Запуск портала | 1 день | Портал работает в боевом режиме |
3. Структура разбивки работ (WBS)
-
1.
Анализ и планирование
1.1. Сбор требований
1.2. Определение функционала -
2.
Дизайн и прототипирование
2.1. Разработка макетов страниц
2.2. Утверждение дизайна -
3.
Разработка портала
3.1. Frontend
3.2. Backend
3.3. Интеграция с корпоративными системами -
4.
Тестирование
4.1. Функциональное
4.2. Интеграционное -
5.
Обучение и внедрение
5.1. Подготовка инструкций
5.2. Проведение обучающих сессий - 6. Запуск и поддержка
4. Задачи и мероприятия
- Провести интервью с сотрудниками, собрать требования
- Создать прототип портала
- Разработать дизайн интерфейса
- Настроить серверную часть и базы данных
- Реализовать функционал портала
- Провести тестирование всех модулей
- Организовать обучение пользователей
- Подготовить руководство пользователя
- Запустить портал и собрать обратную связь
5. Ресурсы
| Что | Кто |
|---|---|
| Команда | Менеджер проекта, аналитик, дизайнер, frontend- и backend-разработчики, тестировщик, специалист по интеграции, тренер по обучению |
| Материалы и инструменты | Сервер, лицензии на ПО, инструменты для управления проектом (WEEEK, Confluence) |
| Финансы | Разработка, лицензии, обучение, тестирование |
6. Роли и обязанности
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Менеджер проекта | Контроль сроков, бюджета, координация команды |
| Бизнес-аналитик | Сбор требований, подготовка ТЗ |
| Дизайнер | Создание макетов и прототипов |
| Разработчики | Реализация портала (frontend/backend) |
| Тестировщик | Тестирование функционала |
| Специалистпо интеграции | Подключение к корпоративным системам |
| Тренер | Обучение сотрудников |
7. План управления рисками
| Риск | Вероятность | Последствия | Меры |
|---|---|---|---|
| Срыв сроков разработки | Средняя | Отсрочка запуска | Буфер времени, регулярные контрольные встречи |
| Ошибки интеграции | Средняя | Некорректная работа портала | Раннее тестирование интеграций |
| Недостаток вовлечённости сотрудников | Низкая | Низкое использование портала | Провести обучающие сессии и мотивацию |
| Превышение бюджета | Низкая | Дополнительные расходы | Контроль затрат, приоритизация функционала |
8. Бюджет проекта
| Область | Сумма |
|---|---|
| Разработка | 500 000 ₽ |
| Дизайн | 100 000 ₽ |
| Лицензии и ПО | 50 000 ₽ |
| Тестирование | 50 000 ₽ |
| Обучение сотрудников | 30 000 ₽ |
| Итого | 730 000 ₽ |
9. План коммуникаций
Еженедельные совещания команды
Отчёт руководству: раз в две недели — текущий прогресс, проблемы, решения
Обратная связь от сотрудников: через опросы и пилотное тестирование портала
Документация проекта: в Базе знаний WEEEK, доступна всем членам команды
Какие мысли унести с собой
🔸 Планирование помогает заранее подготовиться к возможным трудностям. Это даёт проектной команде больше гибкости, устойчивости и уверенности при принятии решений на всех этапах реализации проекта
🔸 Хороший план содержит все цели, задачи, результаты, сроки их выполнения. Его нужно понятно структурировать, показать всей команде и регулярно обновлять
🔸 Стоит определить, какие работы входят в план, а какие — нет. Разбей проект
на конкретные задачи с понятными сроками и ответственными, чтобы избежать недопонимания и «расползания» объёма
🔸 Составляй реалистичный график с ключевыми этапами и контрольными точками. Не забудь заложить запас времени на возможные задержки и непредвиденные обстоятельства
Подписаться 
