Недельное планирование, как способ упорядочить хаос и добиваться целей

Совмещая работу и дом, управление командой и несколькими проектами, ты рискуешь столкнуться с трудностями — упущенными важными задачами, ошибками, забытыми встречами и горящими дедлайнами — следовательно, лишним стрессом и проблемами с ментальным здоровьем. Чтобы всего этого избежать и достичь поставленных целей, нужно грамотно распоряжаться нашим важнейшим ресурсом — временем. Причём не только на локальном уровне — в рамках одного дня, — но и на уровень выше — в рамках недели.

Почему важно делать план на неделю, и причём тут пирамида Франклина

Один из американских отцов-основателей Бенджамин Франклин придумал систему, которая помогала ему рационально использовать ресурсы и планомерно двигаться к цели. Суть идеально описывает девиз пирата Френсиса Дрейка — Sic Parvis Magna, «Большое начинается с малого». Большая цель разбивается на более мелкие, а те, в свою очередь, ещё на более мелкие — с помощью такой декомпозиции получается пирамида задач, выполнение которых ведёт к достижению большой цели.

Если попробуете загуглить пирамиду Франклина, выглядеть она будет с точностью наоборот: внизу — главные жизненные потребности, а наверху — планы на день. Но, кажется, такая пирамида противоречит сама себе. Двигаясь к цели, мы поднимаемся на вершину, а не спускаемся вниз.

В улучшенной версии пирамиды наверху — главные жизненные ценности; затем глобальные цели; следом генеральный план по их достижению; дальше — долгосрочный план (на несколько лет); краткосрочный (от недели до месяца) и в самом низу — план на день, на котором всё базируется.

Я знаю много людей, которые поминутно расписывают себе весь день, чувствуют контроль и думают, что всё у них отлично. Но проблема в том, что, когда живёшь одним днём, не видишь всю картину. Не понимаешь, в каком направлении развиваться, как достичь желанных целей. Раньше я хотела научиться рисовать, но глобально это была проблема Нади-из-будущего. Я же, Надя-из-настоящего, что-то делала, но никаких планов по достижению этой цели не строила. Теперь я знаю: когда есть цель, но нет вектора движения и плана на чуть более длительный период, чем день, добиться чего-то очень и очень сложно.

Другая крайность — люди, которые придумывают себе цели на месяц, а потом сразу переходят к планам на день. С вероятностью близкой к 100% цель от них всё удаляется, хотя они каждый день что-то делают. Долгосрочный план очень далёк — он даёт общее представление о том, куда нужно двигаться, но слишком подвижен и изменчив, чтобы на него опираться в краткосрочной перспективе.

Поэтому без плана на неделю никуда. Краткосрочный план помогает не только быть в курсе текущих задач, но и видеть всю картину. Недельное планирование даёт пространство для анализа и работы над ошибками, а значит, снижается риск возникновения новых проблем на следующей неделе.

Плюсы и минусы недельного планирования

Давайте будем честны: расписывать все задачи на неделю очень муторно (это, пожалуй, единственный минус), особенно поначалу, особенно если дисциплина — не сильная твоя сторона. Придётся вырабатывать в себе привычку. Первое время будет сложно, но постепенно привыкаешь. А когда чувствуешь, как растёт эффективность — это только мотивирует продолжать.

Плюсов у недельного планирования больше, но самых значимых два:

Как строить планы на неделю

Я собрала 5 принципов, которые помогут тебе распланировать неделю:

1. Определяй цели

Каждая неделя должна приближать тебя к глобальной цели. Поэтому, чтобы не потратить время впустую, реши, какие результаты и цели на неделю помогут тебе продвинуться вперёд. 

2. Выписывай все задачи

Затем выпиши все задачи, которые помогут добиться недельных целей. Целей и задач может быть много. Далее распредели задачи по дням: сначала те, где важно время (мероприятия, учёба, встречи), затем задачи, которые ко времени не привязаны (фитнес, прогулка с друзьями, мелкие рабочие задачи и так далее). Здесь пригодится тайм-блокинг — о нём мы расскажем в одной из следующих статей.

3. Сосредоточься на приоритетном

Когда раскидаешь задачи по дням, выбери самые важные, на которые нужно сделать упор. В идеале, чтобы не перегореть и не переживать, если что-то не успеешь, их должно быть не больше двух.

4. Перенеси то, что не успел

Недельное планирование — не «гонка на выживание». План нужен, чтобы облегчить твою жизнь и убрать лишний стресс, а не увеличить его. Не пытайся сделать всё сразу. Если не получается или не хватает сил, перенеси задачу на другой день или неделю.

5. Проанализируй успехи и неудачи

В конце недели проведи обзор всего, что было сделано по плану. Это отличная возможность точечно проработать все проблемы, оптимизировать свою работу, составлять план с учётом прошлых неудач и находить новые гипотезы для решения. Я выделяю под эту задачу полчаса воскресным вечером и тебе советую.

Придерживайся этих принципов, и всё у тебя будет круто!

Если хочешь постоянно добиваться своих целей и повышать личную эффективность, не стоит делать всё сразу и травмировать нервную систему. В работе важна системность и последовательность. 

Вместо этого лучше удели немного времени составлению плана на неделю. Так ты взглянешь на задачи стратегически, увидишь проблемные места и найдёшь лучшее решение.

Чтобы было проще работать с задачами и строить планы, советую пользоваться цифровыми инструментами. Таск-менеджер WEEEK идеально подойдёт для управления задачами и недельного планирования — именно для этого мы его и сделали.