Почему без плана на день никуда
С утра хочешь переделать кучу дел, а к вечеру что-то вроде делалось, но не сделалось. Знакомо? Кажется, пора менять подход к управлению своим временем и силами.
План на день — как раз инструмент такого управления. Он решает несколько проблем:
- Спасает от неясности — помогает сориентироваться в изобилии дел и проблем
- Снижает тревожность от неопределённости
- Помогает избежать повторения или совершения ненужных действий
- Помогает контролировать дедлайны, даже если они наступят нескоро
Без маломальского плана на день ты будешь делать что-то ради чего-то. Эти неопределённые по смыслу и результату действия вряд ли помогут добиться чего-то путного.
Но, как говорится, упарываться не обязательно — во всяком случае, всё время. Порой достаточно обычного списка задач. Лишь в некоторых случаях важно углубиться в детальное и сложное планирование дня.
Показываем все доступные способы для управления — от простого к сложному.
Как планировать свой день
Ниже приводим известные и проверенные временем методы упорядочивания дня.
Как выбрать тот самый метод? Попробовать разные варианты и найти свой. А ещё лучше подбирать технику под сложность и интенсивность конкретного дня.
Если хочется больше полезных подборок, не можем отказать! Делимся:
Список дел
Простейший способ планирования. Утром садишься и выписываешь все задачи, которые хочешь сделать в течение дня. Можно не расставлять приоритеты и не морочиться с подсчётом времени выполнения.
В течение дня просто идёшь по списку, делаешь дела, вычёркиваешь готовое.
Это прекрасный вариант, если день предстоит спокойный и предсказуемый и понятно, что нужно делать в ближайшее время. В конце дня можно порефлексировать над сделанным.
Такой список дел можно составить в блокноте, заметках телефона или таск-менеджере.
Минус варианта — он не подходит для большого количества задач, потому что список получится колоссальным. Ещё метод требует дисциплины и опыта, чтобы распределить приоритеты «на месте». Наконец, можно вписать слишком много дел и банально не успеть.
Помодоро
Усиляет список дел с помощью управления фокусом. Метод Помодоро воскрешает желание поработать и помогает осилить планы на день, сохраняя концентрацию.
Сначала нужно составить список дел на день. Когда приступишь к выполнению, включай таймер на время, в течение которого собираешься работать над задачей.
По канонам метода отрезок должен быть одинаковым для всех задач — по умолчанию это 25 минут, за которыми следуют 5 минут отдыха. Если ты гуру тайм-менеджмента и заранее понимаешь, сколько займёт задача, сразу ставь таймер на нужное время.
Скажем, у нас такой список дел на день: пересадить цветы в офисе (40 мин), дописать речь к презентации (1 час), посмотреть обучающий урок (25 мин). Теперь выбираем время в таймере и запускаем.
После рабочего отрезка нужно сделать перерыв, чтобы выдохнуть и переключиться. А когда сделаешь четыре подхода, время большого отдыха. Он должен быть в шесть раз длиннее обычного — например, 5 минут и полчаса. Тебе может понадобиться больше времени, но не забывай о дисциплине.
В конце дня можно посчитать помидорки — отрезки «рабочее время + отдых». Можно собирать эту статистику и рефлексировать, чтобы лучше понимать свои возможности.
1-3-5
Прекрасный метод для тех, чьи списки дел разрастаются до размеров средневекового свитка.
Согласно методу 1-3-5, на день надо спланировать девять задач: одну крупную, три средних и пять маленьких.
1 — одна задачища с высшими приоритетом, сложностью и важностью. Такие задачи сложные и многоаспектные, требуют концентрации и влияют на выполнение других задач. Например, подготовить рабочую презентацию
3 — три задачи средней важности и сложности. Скажем, подготовить речь для презентации и отрепетировать её. А из личного — наконец записаться к врачу и оплатить счета
5 — пять наименее важных, сложных и срочных дел. Простые действия в работе и личной жизни, которые не требуют много времени и сил
Составить 1-3-5 всё ещё можно списком — но сразу в правильном порядке! В таком порядке этот план и надо делать.
Метод Айви Ли
Ещё один списочный метод с ограниченным количеством дел.
Как намекает название, его придумал человек по имени Айви Ли — американский журналист начала 20 века. Этот способ работы считается одной из самых ранних и действенных техник тайм-менеджмента.
Метод Айви Ли — это список дел с двумя особенностями: в нём шесть пунктов и они приоритизированы. Пунктов всегда строго шесть, не больше.
А вот правил применения чуть больше:
- Список составляется накануне дня — желательно вечером
- Пункты приоритизируются и выполняются по очереди
- За раз делается одно дело, перескакивать нельзя
- Незаконченные дела переносятся на следующий день, снова вписываются в список из шести дел и приоритизируются
- Повторяется метод каждый день
Получается короткий и понятный список, а ограничение в шесть пунктов помогает не ощущать тяжести от кучи дел.
Матрица Эйзенхауэра
Тут тоже поддерживает план и его выполнение через правильную приоритизацию — но выглядит сложнее, чем 1-3-5 и метод Айви Ли.
Суть в том, чтобы мысленно или на листке бумаги распределить задачи по четырём категориям:
Срочное и важное. Левый верхний квадрат. Это место под наиболее актуальные задачи, которые важно выполнить сейчас. Горящие дедлайны, кризисные ситуации, то, от чего зависят другие люди и их работа — всё сюда.
Важное, но не срочное. Правый верхний квадрат. Эти задачи работают на долгосрочные цели, личное развитие и стратегическое планирование. Их выполнение надо планировать заранее.
Срочное, но не важное. Левый нижний квадрат. Срочные задачи, но не кризисные — они не требуют именно твоего внимания либо не отвечают твоим глобальным целям. Но раз дела срочные, проверяй их вопросом: «Я единственный, кто может это сделать?» — и если нет, то делегируй кому-то.
Неважное и несрочное. Нижний правый квадрат. Не помогают развиваться, не приносят пользы или ощутимого результата. Самый быстрый способ выполнить задачи из этого квадрата — избавиться от них.
Правда, есть с матрицей проблема — как отделить важное от срочного? Или стоит ли записывать те срочно-важные дела в матрицу — когда лучше бы приступить к выполнению?
Ещё при первых попытках построить матрицу Эйзенхауэра все задачи могут оказаться в первом квадрате.
Переломить парадокс помогает техника психологической дистанции: нужно представить друга, который обратился за помощью в оценке своих задач. Учёные выяснили, что когда мы обдумываем свои и чужие дела, задействуются разные области мозга. Поэтому оценить ситуацию проще, когда мы выстраиваем дистанцию между собой и задачей.
👉 Подробно о матрице Эйзенхауэра
MoSCoW
Москва — как столица планирования задач на день — распределяет задачи на:
M — must do: нужные
S — should do: желательные
C — could do: те, что можно бы сделать
W — won’t do: ненужные
Между московским методом и матрицей Эйзенхауэра разница едва заметна, поэтому покажем на примере.
По матрице удобнее планировать собственное рабочее время, а вот по MoSCoW можно приоритизировать задачи для команды или даже бэклог продукта.
В этом случае по MoSCoW-буквам распределяются фичи или особенности продукта, которые нужно реализовать — в первую, во вторую, в третью очереди.
То, что попадает под букву W, необязательно выкидывать из плана, как четвёртый квадрат матрицы Эйзенхауэра. При формировании бэклога задачи, которые оказались ненужными, можно перенести в следующий спринт.
👉 Про MoSCoW-метод и разные примеры приоритизации
Тайм-блокинг
И вот, мы подобрались к двум сложным методам планирования.
Один из них — тайм-блокинг, тайм-боксинг (от слова box, коробка) или блочный план.
В этом методе спланировать одновременно надо и день, и время. Дела и задачи объединяют по содержанию и выделяют под них блок времени — час, два, восемь.
Во временные блоки можно объединять работу по смыслу — например, писать код, готовить текст, верстать презентацию. Задачи, которые отделяются друг от друга в календаре, могут совпадать по сути — например, созвоны, просмотр почты.
Ещё в блочный план нужно вставлять обед и перерывы — а то получится не план, а кирпичный дом.
Метод классно помогает управлять обучением или личными проектами — вроде написания книги.
Блокировкой времени активно пользуется Кэл Ньюпорт, автор книги «Глубокая работа». Он даже выделяет 10–20 минут каждый день, чтобы расписать блоки на завтра, — и это не душнильство.
Психолог Говард Вайс тоже советует объединять похожие задачи в блоки. Подготовка к презентации и ответы на рабочие письма — это один блок, бронь столика на вечер и заказ продуктов на дом — другой блок. По его мнению, это улучшает концентрацию и помогает мозгу не перегреться.
У блочного расписания есть ещё один сильный плюс. Исследования говорят, что нам нужно 25 минут, чтобы вернуться в колею после прерывания дела. Поэтому план по блокам помогает лучше погрузиться в работу и выполнять её.
Agile Results
Agile Results впервые описан в книге Джей Ди Мейера: «Agile для себя. Система личных достижений в работе и жизни».
Метод основан на тотальной декомпозиции плана. Он состоит из трёх глобальных целией и включает три уровня декомпозиции.
- Первым шагом надо определить три глобальные цели на год
- Далее определить три цели на месяц, которые помогут в достижении целей на год
- Далее составляется недельный план. На один день выделяются три приоритетные задачи, которые помогут достичь сначала трёх целей на месяц, а они в свою очередь — трёх целей на год
Чтобы составить план на день, задай себе вопрос: «Каких трёх результатов я хочу достичь к концу дня?».
Метод называется Agile Results, потому что в нём объединились гибкость философии Agile и фокус на достижении результата.
Гибкость тут в том, чтобы составлять план широкими мазками — и постоянно уточнять его, адаптируя под внешние обстоятельства.
Достигнутые и недостигнутые результаты тоже помогут уточнить план — он реализуется итерациями, шаг за шагом, как в сфере разработки ПО (откуда и пришла к нам философия Agile).
Сложность метода в том, что тебе каждый день нужно сверяться с глобальными целями — то есть неслабо задумываться и рефлексировать. Зато на нижней ступени декомпозиции тебя снова ждёт простой список дел на день.
Как придерживаться плана на день
Мало составить план — им нужно пользоваться. Рассказываем о фичах, которые в этом пригодятся.
Держать план перед глазами
Полагаться на память — всё равно что жить без плана. Если дела записаны в онлайн-сервисе, скачай себе мобильное приложение. А если в ежедневнике, то его нужно носить с собой.
Пользоваться трекером задач
Трекинг задач фиксирует время на каждую задачу и формирует отчётность по расходам времени. Это помогает понять, на что в плане уходит больше времени, и учесть это в планировании следующих дней.
Переносить невыполненные дела на завтра
Сжигать задачи — всё равно что забывать о них. То, что не получилось сделать сегодня, нужно переносить на завтра.
Для этого удобно вести расписание в таск-менеджере: например, Weeek автоматически переносит просроченные задачи на следующий день.
Декомпозировать крупные дела
Крупные задачи декомпозируй на подзадачи: так проще ими управлять и оценивать время выполнения.
Дублировать задачи
Полезно для задач, которые повторяются изо дня в день: отвезти детей в школу или проверить почту, дейлики и подобное. Это отличный способ быстро получить расписание на дни вперёд.
Выработать привычку
Следовать плану — это лениво, хоть и полезно. Поэтому нужно ввести составление планов в привычку:
- Ежедневно выделяй время на составление и актуализацию списка дел
- Отделяй важное от неважного с помощью приоритизации
Как только процесс встанет на рельсы и появятся первые результаты, проблема с ленью отпадёт сама.
Делать сейчас то, что можно сделать сейчас
Этот совет также известен как Правило двух минут, и он неплохо экономит время. Выполнить быструю задачу проще, чем осознать её, внести в таск-менеджер или ежедневник и вернуться к ней позже.
Правила хорошего плана
Даже следовать плану недостаточно — нужно сделать его удобным для использования ☝️
- План должен быть понятным. Чем туманнее требования к делу, тем меньше хочется за него браться. Поэтому нужна конкретика
❌ Сделать отчёт
✔️ Собрать исторические данные за 2024 год и подготовить диаграмму к 21 января
- План должен быть коротким. Конкретику не нужно расписывать на три страницы текста — это утомляет. Вспомни все описанные выше методы: в планах девять, шесть или даже три задачи
❌ 33 дела на день
✔️ 9, 6 или 3 задачи на день
- Хороший план — актуальный план. Чтобы план работал, его нужно проверять на актуальность и вычёркивать выполненные задачи. Это разгружает мозг, помогает выработать привычку планировать день и просто приятно
❌ Браться за задачу пятимесячной давности
✔️ Делать задачу пятидневной срочности
- Хороший план — последовательный план. Начатую задачу нужно завершить, прежде чем браться за следующую. Последовательность помогает сосредоточиться и укрепляет дисциплину
❌ Чистка ковра и плиты, сходить в гости к тестю, вымыть холодильник
✔️ Сделать уборку; сходить в гости
План выводов
- Планирование спасает от неясности, снижает тревожность, помогает избежать повторения или совершения ненужных действий, контролирует дедлайны
- Рассмотрели такие методы: список дел, Помодоро, 1–3–5, метод Айви Ли, матрица Эйзенхауэра, MoSCoW, тайм-блокинг и Agile Results. Свой метод выбирай путём подбора
- Чтобы придерживаться плана, его нужно держать перед глазами, выработать привычку планировать и выполнять быстрые задачи сразу
- Хороший план должен быть понятным, актуальным, коротким и последовательным
