Рассказываем, как подружить себя и коллег с планёрками и извлекать из них пользу — и когда нужны планёрки, а когда лучше не устраивать лишних встреч. Рассматриваем онлайн-созвоны, чат-планёрки, очные планёрки и почту (не лучшее место для планёрок).
💡 Планёрка (она же митинг, она же дейлик, она же стендап, банальный созвон или совещание) — рабочая встреча с коллегами.
Там обсуждают результаты по прошлым задачам и планы на день, неделю или месяц либо решают возникшую проблему. Такие встречи в адекватном мире длятся 15–60 минут. Бывают регулярные и ситуативные. Ну, вы всё сами знаете.
Как понять, что нужна именно планёрка
✅ Нужно общее решение проблемы, много мнений, интерактивное участие, поиск ответов, нет регламента действий, задача возникла впервые, нужно, чтобы все были в курсе или высказали свои мысли и опасения — устраиваем планёрку.
❌ Уже есть готовое решение или конкретная задача, есть алгоритм выполнения, порядок действий и регламент, нужно просто ознакомить всех с информацией — пиши письмо или сообщение. Планёрка не нужна, не тратим время.
Как проводить онлайн-планёрки
Идеальные правила онлайн-планёрок:
- Все с камерами. По возможности, конечно же. И никто не занимается параллельно другими делами.
- Все вновь входящие — с выключенным микрофоном. Это забота модератора: настроить комнату ожидания и приёма участников именно так.
- Если собираетесь говорить, позаботьтесь о тишине вокруг и стабильном интернете.
- В начале встречи ещё раз проговорите, зачем мы тут все собрались.
- В конце нужно сказать, что будет дальше — высланный всем протокол встречи, план действий, опросник с обратной связью.
❗ В почте планёрки лучше не проводить никогда. Там будет много писем в одной ветке — кто-нибудь что-нибудь точно упустит. А ещё отвечают гораздо медленнее, чем в чате или тем более вживую. Используй почту для обмена готовыми решениями, документами и фиксации договорённостей.
Как проводить планёрки в чате
Этот формат подходит для быстрых обсуждений текущих вопросов, для которых не надо выделять время на созвоны в расписании всех и при небольшом количестве участников — 2–3 максимум. И кое-какие правила тут тоже нужны.
- Оповести нужных участников заранее, за пару часов. Скажи, что вот с 14 до 14:15 мы в этом чате собираемся и обсуждаем такой-то вопрос.
- Тегни нужных коллег. Остальным надо сказать: «В это время не спамим». В течение чатной планёрки никто не должен встревать там с другими вопросами.
- Установи правило: одно сообщение = одна мысль. И никаких коротких сообщений, когда вместо знаков препинания используется кнопка «Отправить». Каждый должен писать полноценное предложение-ответ на один вопрос.
- Не перебивайте печатающих. Пусть человек допишет первое сообщение и ответит, потом накидывайте следующие.
- Для планёрок в чате нужны — повестка, план, вопросы, фиксация договорённостей. Обо всём этом ниже.
Подготовка к планёрке
Составь план встречи
Мы часто говорим про важность планирования, и тут не будем изменять себе. Без подготовки любая рабочая встреча превратится в хаос.
- Определи повестку. Конкретную и влезающую в одну фразу. Иди от результата: чего хотите достичь, решить, получить?
- Перечисли темы и вопросы, которые нужно обсудить. Пока не беспокойся о порядке, просто выпиши всё списком.
- Расставь вопросы по порядку. Теперь выстраивай хронологию, логику, важность — а лучше учитывать сразу всё.
- Выбери участников. Приглашённые на планёрку сотрудники должны активно участвовать, а не приходить ради одного вопроса. В этом смысл встречи — интерактив, коллективный разум, мозгоштурм. Если тема такая, что нужен один человек — с ним и планёрьте, остальным дайте финальное решение в почте или в чате.
Опиши это всё удобным способом и отправь участникам — пусть подготовятся.
Назначь модератора
Модератор собрания делает так, чтобы все успели высказаться, конспектирует встречу, следит за временем и уместностью комментариев. Самому модератору лучше особо не участвовать в собрании — а то не успеет за всем уследить.
Выбери инструменты
- Оффлайн-инструменты: маркерная доска или ватман для повестки и основных идей, блокнот
- Онлайн-инструменты: Zoom, Google Meet, Яндекс Телемост для созвонов, виртуальные доски как замена ватмана для презентаций и ментальных карт
Хороший тон — заранее отправить ссылку на созвон для онлайн-планёрок или приглашение на встречу с номером переговорки для офисных встреч. Желательно через онлайн-календарь.
Ну, и платформы для созвонов должны быть такими, которые используют все в команде. Или как минимум известные — чтобы никто не кидался устанавливать новый софт в первые секунды планёрки.
👉 Ищи вдохновение в подборке 25 сервисов для совместной работы
Обозначь дату и время
Поможет здравый смысл и процессы внутри компании.
Ситуативные встречи сверяй с графиком коллег, который ты знаешь лучше, чем кто-либо. Если SMM-щик обычно приходит к обеду, не ставь планёрку по контенту на утро, чтобы встреча не сорвалась.
Встречи типа дейликов, стендапов, плановые и регулярные ставь на одно и то же время и делай повторяющимися — чтобы все привыкли.
💡 В компании, где планёрки — частая вещь, у всех должны быть открытые календари, чтобы организатор не ходил и не спрашивал, когда кому удобно.
Оповести всех участников
Если ты следуешь хорошему тону и ставишь встречи через онлайн-календарь, все получат оповещения автоматом. Там же можно проверить, все ли ответили «Да» и придут.
Если кидаешь ссылку вручную, используй привычный для всех канал общения — мессенджер, почту или таск-менеджер — и проси там подтвердить.
Проведение совещания
Советы скорее для модератора встречи.
Следи за временем
Время общего собрания и выступления одного человека или обсуждение одной темы должен быть ограничено. Только без крайностей: не нужно обрывать человека на полуслове, достаточно мягко намекнуть. Или заранее выставить экранный таймер.
Поощряй активность
Задавай участникам вопросы, что они думают по теме или какие решения готовы предложить. «Молчунов» придётся дёргать отдельно. Вообще, если есть план встречи, если людей попросили подготовиться к ней и собрать, скажем, какие-то идеи и данные, то активность будет нормальной и так.
Фиксируй результаты
Запишите итоги встречи: решения, планы и коллеги, ответственные за исполнение. Такие записи называют протоколами, резюме, фоллоу-апами или meeting notes.
💡 Если записываешь в блокнот или на доске, лучше продублировать всё онлайн. Эти записи можно будет пошерить с коллегами и заархировать в корпоративной библиотеке.
Как использовать Базу знаний WEEEK для создания и хранения записей со встреч
Создай отдельную ветку документов, которая выполняет роль папки. Внутри делай документы и наводи красоту с помощью текстово-блочного редактора.
В документе сразу можно упоминать пользователей, проекты и другие документы. И делиться по ссылке с кем угодно.
Вот, как это может выглядеть:
👉 Тут рассказали, как вести записи собраний, чтобы их читали, и подобрали ещё четыре сервиса для этого
После планёрки
Наметь план действий
Не всегда на планёрке успеется решить, что делать дальше — плюс планёрка часто и нужна, чтобы собрать вводные. А после встречи принятые решения и выбранные задачи можно превратить в план и распределить по исполнителям. Этим, кстати, часто занимается проджект-менеджер, руководитель, тимлидер.
Распланировать действия можно с помощью разных инструментов, в зависимости от объёма и сути задач:
- Ментальная карта. Подойдёт для визуализации концепций: рисков, возможностей, путей развития. Или далекоидущих стратегических целей.
- Диаграмма Ганта. Для крупных проектов с несколькими этапами, вехами и связями.
- Канбан-доска. Универсальный инструмент для большинства процессов, проходящих в несколько этапов. Идеально для спринтов.
- Календарь. Подойдёт, если много задач и они не связаны напрямую. Просто раскидай их по календарю и назначь нужных исполнителей.
Задачи ставятся тем методом, который принят в компании: в чате, в почте или в таск-менеджере.
👉 Про визуализацию процессов — с подборкой сервисов
Собери обратную связь
Едва ли каждая планёрка будет толковой. Полезно заморочиться и периодически собирать обратную связь — особенно по регулярным встречам или по крупным, вроде стратегических планёрок.
Форма сбора обратной связи зависит от размера команды и корпоративной культуры. Мы рекомендуем делать анонимные опросники, чтобы сотрудники могли честно сказать: «Ребята, планёрки бесполезны потому-то и потому-то, мне вообще сказать ничего не дали».
Чтобы опросник не вызвал отторжения и не отодвинулся в дальний ящик, обозначь, что цель — сделать встречи полезнее или вовсе отказаться от них. Может, тогда коллеги не воспримут это как ненужную бюрократию.
Кратко о планёрках
- Если есть что обсуждать, нужен интерактив, коллективный разум, решение проблемы, брейншторм, разные мнения — значит, планёрка нужна.
- Планёрка будет эффективной, если её спланировать — выбрать повестку, перечислить вопросы для обсуждения и расставить их по порядку.
- Зови на встречу только тех, кто нужен для принятия решений, чьё мнение принципиально необходимо для продвижения работы вперёд. Другим людям незачем тратить своё время.
- Некоторые планёрки могут быть проведены в чате — но для них тоже нужны свои правила.
- Собранию нужен модератор, чтобы следить за временем и ходом обсуждения, фиксировать результаты и потом передавать их команде.
- В проведении собрания тебе помогут: физическая доска, онлайн-сервисы для созвонов, презентаций и ментальных карт. А итоги планёрки можно превратить в эффективный план действий на диаграмме Ганта, Канбан-доске или календаре.
Подписаться