Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Когда есть смысл в совещании
Хочешь высказаться по поводу проекта? Лучше напиши в чатике или отправь всем емейл. Нужны идеи собрать для задачи или проекта? Совещание не поможет — нужно поштурмить маленькой группой креативщиков. Тема обсуждения очень простая или не имеет чётких сроков? Лучше с обсуждениями повременить, ну или перенести их в ту же почту.
Именно совещание нужно только если на повестке дня достаточно сложная и обширная тема, которая не терпит отлагательств. И при этом достаточно важная, чтобы затраты времени на собрание были обоснованы.
В других ситуациях в совещании нет смысла. Например, обсудить ближайшие задачи можно и на простой десятиминутной планёрке за утренним кофе.
Если считаешь, что без совещания ну вообще никак, подготовься:
- Продумай, где и когда провести совещание. Это может быть встреча в офисе, видеоконференция и сбор после рабочего дня (если никто не против, конечно). Главное — не забудь проинформировать всех участников о совещании.
- Определи тему собрания и подготовь список вопросов, которые хочешь задать слушателям. Именно они смогут натолкнуть их на нужные мысли и правильные слова. Чтобы было меньше «эээ», «ааа» и прочего мусора, лучше ознакомить всех с вопросами заранее, чтобы на совещание все пришли уже с пониманием темы.
- Если нужно, подготовь визуальные материалы. Даже если ты считаешь, что тебе не понадобятся презентации, документы или распечатки, наверняка кому-то будет проще выразить мысль, имей он в руках лист и маркер.
И чтобы рабочее совещание не прошло впустую и все участники были довольны результатом, следуй этим простым советам:
Сформулируй цель собрания
Есть вероятность, что тема у собрания будет одна, а обсуждать, на самом деле, нужно намного более узкий вопрос. Если ты, как организатор, сначала сам разберёшься, какую проблему нужно обсудить и решить, то и на совещании будет меньше воды и больше дела.
Например, задумал ты на совещании «понять, что делать дальше в проекте». Это очень абстрактно и непонятно. Лучше сформулировать такую цель: «Определить, какой работник на каком этапе, какая у него следующая цель, и что ему нужно для завершения работ». Цель должна быть максимально конкретная, важная, срочная и понятная всем участникам совещания.
Обозначь повестку и продумай ход совещания
Если будешь знать цель совещания, зачем вы вообще собираетесь, у тебя получится сформулировать основные темы обсуждения. Не вопросы лично к каждому участнику собрания, а проблемы, которые нужно решить с помощью совещания. Без плана обсуждения будет много разговорчиков, но маловероятно, что что-то удастся решить. С таких совещаний все выходят вроде и уставшие от напряжённой работы, но с совершенно нулевым результатом.
Запиши по порядку все проблемы, которые требуют срочного обсуждения и определи, какого результата по какому вопросу нужно достичь.
Установи лимит времени
И для всего совещания и для каждого вопроса из плана. Если в ходе совещания будут выступать несколько участников, можно даже регламентировать время на выступление. Это будет очень полезно по нескольким причинам:
- —у всех должно быть время высказаться;
- —под конец совещания нельзя торопиться и решать что-то на скорую руку;
- —совещание не должно быть слишком долгим:
- —к концу затянутого собрания все устают, теряют концентрацию и становятся менее работоспособными;
- —время каждого специалиста стоит денег — чем больше каждый сидит без дела, тем серьёзнее убытки компании.
Определи роли участников
Составь список тех, кому необходимо присутствовать на собрании — так не будет лишних людей, которые могут отклонять обсуждение от нужного курса. Когда определишься с участниками, реши, кто за что будет отвечать — какие вопросы сможет решить каждый участник.
И избегай слишком большого количества участников, чтобы все всё успели сказать.
Реши, что делать дальше
После рабочего совещания ты и весь коллектив должны чётко понимать, что вам следует делать дальше. Если решили организационные вопросы, но чёткие указания к работе не сформулировали, скорее всего, придётся встретиться снова, уже более узким коллективом. А если всё понятно, и результаты совещания можно считать супер-удачными — пора браться за работу!
Вообще, проводить продуктивные рабочие совещания не так уж сложно. Но всегда есть шанс, что всё пойдёт не по плану.
Что может пойти не так
Итак, ты определил цель, продумал план, собрал нужных людей, каждый из которых подготовился — почему тогда рабочее совещание могло пройти неудачно? Вот несколько причин:
- Вы не проводите совещания регулярно. Практика очень важна. Без неё у участников не будет опыта публичных выступлений и они не смогут связать двух слов. Продуктивность редких собраний минимальна.
- Ты знаешь, что хочешь обсудить, но не продумал речь. Читать по бумажке не нужно, но ты должен знать, что именно хочешь сказать. Иначе высока вероятность, что ты исказишь информацию, будешь долго объяснять и вызовешь непонимание у коллег.
- Руководитель всегда высказывается первым. Это не всегда правильно, потому что после руководителя рядовые сотрудники своё мнение озвучивать уже не будут. Хотя, есть и дерзкие исключения.
- Обсуждение всегда сводится к эмоциональному обсуждению проблем в компании, зарплаты или поведения кого-то из сотрудников. Даже если это действительно имеет сейчас значение, всё это стоит обсуждать максимально корректно и беспристрастно.
- Решения с предыдущих совещаний не внедряются. В таком случае вряд ли хоть кто-то из коллег будет серьёзно относиться к следующим рабочим совещаниям.
Всего этого можно избежать, если тщательно подготовиться к собранию и пресекать разговоры не по теме. Если подготовка пройдёт успешно, то и с рабочего совещания весь коллектив выйдет с новыми целями, готовым к работе. Попробуй для следующего собрания подготовить все материалы и вопросы и увидишь, насколько продуктивным оно будет.
