Планирование — один из ключевых этапов тайм-менеджмента, когда приводишь ворох идей и задач в порядок. Но бывает так, что календарь играет против тебя. Врываются новые обстоятельства, или на проект нужно гораздо больше времени, чем закладывалось, или дедлайны слишком давят — их так и хочется сорвать. Тогда проще отложить календарный план и выбрать такой тип планирования, который подойдёт тебе.
Например, планирование от содержания — контекстное.
📌 Контекстное планирование — это составление плана действий, исходя из содержания и контекста. То есть при формировании списка задач учитывают определённые условия, необходимые для выполнения.
Контекстный план не отменяет календарный, но смещает фокус внимания со времени, которое неумолимо бежит вперёд, на обстоятельства. Контекст предлагает сосредоточиться на том, что можно сделать здесь и сейчас.
Скажем, ты планируешь крупный ивент. У тебя есть ТЗ, дедлайн и бюджет — они жёсткие. Но есть и множество изменчивых задач — договориться со спикерами, выбрать кейтеринг, в конце концов, убедиться, что в здании, где будет конференция, не протечёт крыша.
И вот ты составляешь список задач на день:
Вообще, это хороший список. Но крышу ты не проверишь, пока не попадёшь в здание конференции. С кейтерингом нет смысла договариваться, пока не установлена чёткая дата. А отказ спикеров вообще подорвёт сам факт конференции. Возникает контекст.
Именно про это контекстное планирование.
Какие бывают контексты в планировании
- Места. Университет или работа, дом или магазин, офис или место конференции — места, которые будут контекстом твоего плана.
- Люди. Это и начальники, и коллеги, и семья, и даже арендодатель. С каждым из них могут быть связаны десятки задач.
- Внешние факторы. Погода за окном, количество денег на счету, важный звонок, без которого план не сдвинется.
- Внутренние факторы. А этот пункт ты наверняка знаешь: тут всё про любимые и нелюбимые дела, что ты делаешь быстро, а на что лучше заложить побольше времени. Как говорится, честный план — план с учётом лени.
Время тоже может быть контекстом. Это когда планы привязывают к:
- распорядку дня — утром до работы, по дороге на работу, в перерыве, по пути домой, вечером дома;
- времени суток — днём, вечером, ночью (хотя какие дела ночью кроме сна?);
- дню недели — в будни, в выходные;
- месяцу или времени года.
Этапы контекстного планирования
Этап 1. Перечисление личных контекстов
Нужно понять и оценить контексты: людей, места, события, с которыми связаны планы и задачи. Они могут быть общими, как «работа», «семья», «здоровье», а могут быть конкретными проектами, людьми или датами.
Вряд ли ты будешь пытаться записать все контексты, существующие в твоей жизни. Это как-то странно. Задумываться и фиксировать для себя контексты важно в момент планирования: распределения задач на день, неделю, месяц.
Этап 2. Группировка дел по выбранным контекстам
Предположим, что планы на неделю готовы — на отдых, работу, домашние дела. Примерный разброс контекстов, допустим, такой — «Офис», «Дом», «Босс», «Дача».
Теперь можно раскидать задачи — тут не задумывайся о приоритете или времени исполнения, пусть задачи просто будут. Наверняка ты заметишь, как легко выписывать сразу группу задач: контекст сам подскажет, что там надо сделать.
💡 Контекстное планирование похоже на составления списка покупок — который, по сути, тоже контекстный план.
Этап 3. Составление чек-листа или плана
В отличие от покупок, не все задачи можно совершать в любом порядке. Надо будет приоритизировать список, продумать последовательность шагов. Так внутри контекстной группы задач станет ясно, какая задача первая, какая последняя, — хотя не для каждого контекста нужно так заморачиваться.
Этап 4. Реализация дел по текущему контексту
План написан — осталось его придерживаться. Кстати, прикольный эффект контекстного планирования: когда придёшь в офис, в голове всплывёт тот самый список дел, которые привязаны к этому месту. Увидишь босса — вспомнишь, что надо бы поговорить про стул. А на даче сама собой вспомнится нечищенная грядка.
💡 Честно признаемся, что таким замороченным планированием не обязательно заниматься каждый день и каждый раз. Но этот способ может хорошо сработать в некоторых ситуациях. К примеру, если поставить мысленную засечку «Когда приду домой» и вписать туда «Передать показания счётчиков». Уже хорошо, если поможет!
Инструменты контекстного планирования
Помимо контекстов, которые ты выбираешь под себя, тебе понадобятся инструменты для составления плана. Ими могут быть:
- Ежедневник. Или стикер, маркерная доска на холодильнике, заметки в телефоне. Отлично подойдёт для тех, кто формирует планы на бегу.
- Доска. Специальная маркерная или пробковая доска. Стикерами можно обозначить контексты в планировании. Лучший вариант для визуалов. Или для тех, кому для эффективного планирования надо окинуть взглядом всё сразу.
- Онлайн-планировщики. Для контекстного планирования в рамках проектов или вместе с командой лучше всех подойдут таск-менеджеры, где есть календари, теги и Канбан-доски для создания контекстов, подзадачи и чек-листы.
Контекстное планирование в Weeek
Вот, как выстроить контекстное планирование в Weeek.
Вариант первый — с помощью тегов. Когда создаёшь задачи, отмечай их тегом, который соответствует контексту. Затем отфильтруй список задач по нужному тегу — и вот перед тобой задачи, завязанные на контексте. Этот вариант подходит и для личного планирования, и для работы над проектом.
Вариант второй — на Канбан-досках. Контексты раскладывают по колонкам — им присваивается название контекста. Затем в колонках прописываются задачи. Это идеально для личного планирования, а вот для проектного подходит слабо.
Вариант третий — с помощью чек-листов или подзадач. Здесь контекстом становится сама задача. Скажем, «Дела в офисе». В подзадачах или внутри карточки задачи в описании в виде чек-листа пропиши, что именно надо сделать, когда сложится контекст.
Частые ошибки в контекстном планировании
Каким бы удобным ни было контекстное планирование, его можно использовать во вред своей продуктивности.
Вот распространённые ошибки.
Контекст важнее срочности
Контекст — отличный инструмент для составления плана, но не надо забывать и о дедлайнах. Домашние дела тоже важны, но они точно не приоритетнее дедлайна по важному проекту — даже если ты дома. Совмещай контекстный план с календарным и ставь напоминания на важные даты.
Контексты не совмещены
Задачи часто относятся сразу к нескольким контекстам. Если ты делаешь ремонт на даче и тебе нужна новая краска, лучше вписать это и в контекст «дача» и в контекст «покупки». И так во всём — контексты часто накладываются один на другой. Если не совмещать их на этапе планирования, эффективность будет падать, а не расти.
Баланс нарушен
Контекстное планирование соблазняет уйти в один контекст с головой. Особенно если есть интересные или горящие контексты, а есть рутинные. Не привязывай себя намертво к контекстному плану — пусть он будет лишь инструментом для наведения порядка в делах.
Конспект о контекстном планировании
- Контекстное планирование опирается на содержание и условия выполнения дела, а не на сроки.
- Планировать контекстами порой проще, чем календарём — это помогает навести порядок. Но совсем забывать про сроки опасно.
- Контекстное планирование поможет вспомнить о задаче, которую нужно выполнить при наступлении определённых условий. К примеру, оказавшись в магазине, можно вспомнить, что дома кончилось молоко.
- Контекстное планирование — лишь помощник в некоторых ситуациях, следовать ему всегда и везде не стоит. Важнее всего ставить мысленные засечки и вспомнить об этих делах при наступлении нужных обстоятельств.
