О сервисе

О WEEEK

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Решения

Chevron

Возможности

Chevron

Режим Календаря

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Режим Досок

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Подзадачи

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Уровни важности

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Тёмная тема

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Умные уведомления

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Горячие клавиши

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

О сервисе

← Назад

О WEEEK

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Возможности

Chevron
← Назад

Режим Календаря

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Режим Досок

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Подзадачи

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Уровни важности

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Тёмная тема

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Умные уведомления

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Горячие клавиши

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

Как управлять рабочей загрузкой

Александр Машков

Александр Машков

Calendar

03 сентября

Time

4 мин.

Eye

410

Продуктивность коллектива, где все пашут нон-стоп, в конечном итоге немногим выше, чем где половина просто лежит и плюёт в потолок. Коротко рассказываю, как правильно распределённая рабочая загрузка помогает сделать работу команды эффективнее.
Как управлять рабочей загрузкой

Есть у топ-менеджеров опасное заблуждение: мол, сотрудника нужно загрузить по самое «не могу» и жёстко контролировать рабочее время — тогда он будет работать продуктивнее. Из пяти компаний, в которых я работал, в двух директора жили именно по такому принципу (думаю, тебе тоже такие попадались). Но в реальности, как ты знаешь, всё иначе. Слишком высокая рабочая загрузка снижает работоспособность. А когда от сотрудника требуют работать всё время (и даже в обед), да ещё и в полную силу — он быстро выгорает и ни о каких высоких результатах и речь не идёт. Только кучка пепла на рабочем кресле, ошибки и срыв сроков.

Впрочем, бывает и обратная ситуация. Работы мало, сотрудники полдня праздно сидят в мягких креслицах. И, глядя на это, топ-менеджер думает: «а нужен ли такой большой штат? стоит ли всех держать на полной ставке? а не переувольнять ли половину?» В общем, думает о чём угодно, но не о том, что что-то делает неправильно. Хотя, казалось бы, вот она очевидная мысль, на поверхности: чтобы команда была постоянно работоспособна, нужно равномерно распределять загрузку, а не вот это всё.

Как управлять загрузкой команды

Некоторое время я руководил небольшим коллективом, но ещё больше времени внимательно наблюдал за тем, как людьми (в том числе мной) управляют другие. За время наблюдений я определил для себя 4 направления, в которых стоит работать, чтобы успешно распределять рабочую загрузку. Может будет полезно и тебе.

Определи возможности участников команды

Пообщайся с каждым (если ещё не) и узнай, кто что умеет и знает. Так тебе будет куда проще распределять между ними задачи, чтобы по-максимуму задействовать их полезные навыки.

Узкое место

При неравномерном распределении возможностей, могут возникнуть ситуации, когда какие-то важные задачи может выполнять только один вечно загруженный специалист. Это узкое место — из-за недостаточной квалификации других специалистов замедляется работа на конкретном этапе и снижается эффективность всей команды.

Например, я работал в одном диджитал-агентстве, где был целый отдел фронтендеров. Но из них только один — руководитель отдела — мог не просто заверстать сайт, но ещё и логику прописать. Каждый Новый год, когда в агентстве делали для клиентов спецпроекты, менеджеры сходили с ума — на всех проектах нужна была помощь разработчика, но из всего отдела фронтендеров эту роль мог выполнять лишь один. В итоге агентство постоянно срывало сроки, и клиенты были недовольны.

А выход ведь простой — отправить специалистов помладше учиться, повышать квалификацию.

Автоматизируй процессы

Качественная автоматизация процессов в организации — незаменимая штука. Внедрив хорошую систему управления проектами и задачами (например, WEEEK), ты будешь видеть количество задач каждого сотрудника, график работы, фактически затраченное время и др. А имея на руках такие данные, распределить загрузку и проконтролировать работу команды — дело нехитрое.

Контролируй загруженность

Итак, внедрив автоматизацию, ты можешь контролировать загруженность участников команды — смотреть, сколько задач приходится на каждого и перераспределять их при необходимости. Обращай внимание не только на количество, но и на длительность, срочность и актуальность задач. Если сотрудник работает над важной частью проекта, который нужно сдать на днях, не ставь ему дополнительные задачи — он и их не выполнит качественно, и проект не успеет доделать.

Если работаешь с подрядчиками и субподрядчиками, которых проконтролировать намного сложнее, всегда уточняй у них загрузку на других проектах. Имея актуальные данные об их загрузке и свободном времени, которое они могут уделить на твои задачи, ты сможешь намного рациональнее подойти к вопросу распределения.

Планируй

Ни один проект не идёт точно по плану, но это не повод не планировать. Даже если ты хотя бы примерно будешь знать, чего ожидать от работы в ближайшие недели-месяцы, сможешь представить уровень загрузки всех сотрудников.

Читай также

6 советов, как придерживаться плана

Важно не перестараться. Когда (именно «когда», а не «если») что-то пойдёт не так, не цепляйся за первоначальные планы, а попробуй подстроиться, перераспределить рабочую загрузку. Словом, если не получается решить проблему одним способом, попробуй другой — в противном случае команда может потерять ценные ресурсы.

Как управлять своей рабочей загрузкой

Кажется, управление своей загрузкой мало чем отличается от управления загрузкой сотрудников. Автоматизация, планы, определение возможностей, график свободного времени — всё это актуально. Но есть нюансы:

  • Если у тебя склонность к прокрастинации, потребуется контроль «сверху». Иначе управление загрузкой может превратиться из инструмента улучшения в самоцель.
  • Подумай, кому ты сможешь делегировать свои задачи при слишком высокой нагрузке. Часто бывает так, что руководитель не хочет нагружать коллег своими задачами, и в итоге оказывается слишком загруженным для полноценной работы (привет, это я).
  • Не микроконтроль подчинённых — пусть они занимаются своими делами, а ты — своими. Они у тебя наверняка есть. А работу специалистов доверь специалистам.
  • Если ты работаешь на удалёнке, не пытайся работать все 24 часа в сутках. Хороший сон для высокой работоспособности просто необходим — как и еда, и своевременные перерывы. Если попытаешься всегда быть на связи, не сможешь отдохнуть и, как следствие, не сможешь полноценно работать.

Держи это в голове, и всё будет хорошо.


Излишне высокая рабочая загрузка снижает продуктивность даже самых продвинутых специалистов. Если ты думаешь, что справишься со всем самостоятельно, или что твоя команда поднажмёт и выдаст в короткие сроки отличный результат, вынужден тебя расстроить — не справишься, не выдаст. Работа на износ, в конце-концов, ни к чему хорошему не приводит. Даже если поначалу кажется обратное.

Если тебе или команде приходится надрываться, значит ты, как менеджер, что-то делаешь не так.

Не буду в конце разбрасываться пафосными словами про «ключ к успешной работе» и т. д. Управление рабочей загрузкой — это ни разу не ключ. Но очень важный инструмент менеджера, которым тебе нужно уметь пользоваться. Хочу верить, что ты научишься, и надеюсь, что эта заметка тебе помогла.

logo

Полезные статьи у тебя в почте раз в неделю

Скрыть

Article Другие статьи

Также советуем почитать

Читать другие статьи →