Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Есть у топ-менеджеров опасное заблуждение: мол, сотрудника нужно загрузить по самое «не могу» и жёстко контролировать рабочее время — тогда он будет работать продуктивнее. Из пяти компаний, в которых я работал, в двух директора жили именно по такому принципу (думаю, тебе тоже такие попадались). Но в реальности, как ты знаешь, всё иначе. Слишком высокая рабочая загрузка снижает работоспособность. А когда от сотрудника требуют работать всё время (и даже в обед), да ещё и в полную силу — он быстро выгорает и ни о каких высоких результатах и речь не идёт. Только кучка пепла на рабочем кресле, ошибки и срыв сроков.
Впрочем, бывает и обратная ситуация. Работы мало, сотрудники полдня праздно сидят в мягких креслицах. И, глядя на это, топ-менеджер думает: «а нужен ли такой большой штат? стоит ли всех держать на полной ставке? а не переувольнять ли половину?» В общем, думает о чём угодно, но не о том, что что-то делает неправильно. Хотя, казалось бы, вот она очевидная мысль, на поверхности: чтобы команда была постоянно работоспособна, нужно равномерно распределять загрузку, а не вот это всё.
Как управлять загрузкой команды
Некоторое время я руководил небольшим коллективом, но ещё больше времени внимательно наблюдал за тем, как людьми (в том числе мной) управляют другие. За время наблюдений я определил для себя 4 направления, в которых стоит работать, чтобы успешно распределять рабочую загрузку. Может будет полезно и тебе.
Определи возможности участников команды
Пообщайся с каждым (если ещё не) и узнай, кто что умеет и знает. Так тебе будет куда проще распределять между ними задачи, чтобы по-максимуму задействовать их полезные навыки.
Узкое место
При неравномерном распределении возможностей, могут возникнуть ситуации, когда какие-то важные задачи может выполнять только один вечно загруженный специалист. Это узкое место — из-за недостаточной квалификации других специалистов замедляется работа на конкретном этапе и снижается эффективность всей команды.
Например, я работал в одном диджитал-агентстве, где был целый отдел фронтендеров. Но из них только один — руководитель отдела — мог не просто заверстать сайт, но ещё и логику прописать. Каждый Новый год, когда в агентстве делали для клиентов спецпроекты, менеджеры сходили с ума — на всех проектах нужна была помощь разработчика, но из всего отдела фронтендеров эту роль мог выполнять лишь один. В итоге агентство постоянно срывало сроки, и клиенты были недовольны.
А выход ведь простой — отправить специалистов помладше учиться, повышать квалификацию.
Автоматизируй процессы
Качественная автоматизация процессов в организации — незаменимая штука. Внедрив хорошую систему управления проектами и задачами (например, WEEEK), ты будешь видеть количество задач каждого сотрудника, график работы, фактически затраченное время и др. А имея на руках такие данные, распределить загрузку и проконтролировать работу команды — дело нехитрое.
Контролируй загруженность
Итак, внедрив автоматизацию, ты можешь контролировать загруженность участников команды — смотреть, сколько задач приходится на каждого и перераспределять их при необходимости. Обращай внимание не только на количество, но и на длительность, срочность и актуальность задач. Если сотрудник работает над важной частью проекта, который нужно сдать на днях, не ставь ему дополнительные задачи — он и их не выполнит качественно, и проект не успеет доделать.
Если работаешь с подрядчиками и субподрядчиками, которых проконтролировать намного сложнее, всегда уточняй у них загрузку на других проектах. Имея актуальные данные об их загрузке и свободном времени, которое они могут уделить на твои задачи, ты сможешь намного рациональнее подойти к вопросу распределения.
Планируй
Ни один проект не идёт точно по плану, но это не повод не планировать. Даже если ты хотя бы примерно будешь знать, чего ожидать от работы в ближайшие недели-месяцы, сможешь представить уровень загрузки всех сотрудников.
🔗 Читай также: 6 советов, как придерживаться плана
Важно не перестараться! Когда (именно «когда», а не «если») что-то пойдёт не так, не цепляйся за первоначальные планы, а попробуй подстроиться, перераспределить рабочую загрузку. Словом, если не получается решить проблему одним способом, попробуй другой — в противном случае команда может потерять ценные ресурсы.
Как управлять своей рабочей загрузкой
Кажется, управление своей загрузкой мало чем отличается от управления загрузкой сотрудников. Автоматизация, планы, определение возможностей, график свободного времени — всё это актуально. Но есть нюансы:
- Если у тебя склонность к прокрастинации, потребуется контроль «сверху». Иначе управление загрузкой может превратиться из инструмента улучшения в самоцель.
- Подумай, кому ты сможешь делегировать свои задачи при слишком высокой нагрузке. Часто бывает так, что руководитель не хочет нагружать коллег своими задачами, и в итоге оказывается слишком загруженным для полноценной работы (привет, это я).
- Не микроконтроль подчинённых — пусть они занимаются своими делами, а ты — своими. Они у тебя наверняка есть. А работу специалистов доверь специалистам.
- Если ты работаешь на удалёнке, не пытайся работать все 24 часа в сутках. Хороший сон для высокой работоспособности просто необходим — как и еда, и своевременные перерывы. Если попытаешься всегда быть на связи, не сможешь отдохнуть и, как следствие, не сможешь полноценно работать.
Держи это в голове, и всё будет хорошо.
Излишне высокая рабочая загрузка снижает продуктивность даже самых продвинутых специалистов. Если ты думаешь, что справишься со всем самостоятельно, или что твоя команда поднажмёт и выдаст в короткие сроки отличный результат, вынужден тебя расстроить — не справишься, не выдаст. Работа на износ, в конце-концов, ни к чему хорошему не приводит. Даже если поначалу кажется обратное.
Если тебе или команде приходится надрываться, значит ты, как менеджер, что-то делаешь не так.
Не буду в конце разбрасываться пафосными словами про «ключ к успешной работе» и т. д. Управление рабочей загрузкой — это ни разу не ключ. Но очень важный инструмент менеджера, которым тебе нужно уметь пользоваться. Хочу верить, что ты научишься, и надеюсь, что эта заметка тебе помогла.
Подписаться 
