📌 GTD (Getting Things Done), или доведение дел до завершения — метод и система управления задачами. Базируется на простом факте: чем больше в твоей голове варится информации, задач и мыслей, тем больше времени тратится на размышление о них, а не на делание дел
Метод выработал в начале нулевых и описал бизнес-тренер Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок». GTD был разработан в ответ на желание добиться предельной продуктивности, не нарушая баланс между работой и личной жизнью. С тех пор метод завоевал миллионы сторонников по миру, а книга пережила кучу переизданий.
💡 Ключевая идея GTD — хранить максимум информации вне головы, записывать их, регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов метода.
Главные принципы GTD
Всё записывай
Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от блокнота и заметок в телефоне до навороченного таск-менеджера. И здесь нет ничего «слишком мелкого», «чрезвычайно огромного», «и так не забуду», «ой, это не важно». Норма, если в рядом окажутся пункты «Купить молока» и «Выучить японский и переехать в Японию». Значит, эти мысли посетили твою голову — и были благополучно зафиксированы.
Первый принцип — самый важный. Ничего не держать в голове!
Веди списки задач и просматривай их
В предыдущем пункте сказано, что надо всё записывать. Задачи, идеи, мысли, планы на покупки и радикальные изменения в жизни. Сначала всё это для начала надо просто записать, никак не структурируя.
Дальше подключается вторая составляющая GTD — это списки задач. Здесь уже речь о списках того, что надо сделать. Это большие списки нужно делить на более мелкие и так далее, постоянно пересматривать и актуализировать — от ненужных задач избавляться, а нужным повышать приоритет.
Это второй принцип метода — вести списки и просматривать их.
Соблюдай дисциплину
Как только появляется задача или идея, сразу фиксируй её. Потом задачи нужно приоритизировать, распределив по спискам, дням и неделям.
Третий принцип жёсткий, на нём всё держится.
Не разрывайся между задачами
Когда приступаешь к выполнению задач из списка, делай её одну. Держи разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно.
Четвёртый принцип метода — фокусировка — гарантирует, что всё сработает.
Храни всё в одном месте
Записанные задачи, планы на шоппинг и захвата мира — всё разное по величине и масштабах, значимости и сложности, должно находиться рядом, в одном месте.
Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки, скриншоты и прочее — это тоже нужно хранить в одном месте.
Пятый принцип — порядок в записях.
Теперь о том, как работать по методу — здесь шагов, как и принципов, пять. Все завязаны на обработке информации.
Как работать по методике GTD — 5 шагов
Сбор информации
Все задачи, идеи, хотелки, мысли, мечты собираются и записываются.
Вспоминаешь, что надо купить домой хлеб? Записано! Посетила мечта стать фридайвером? Записано! Решаешь обновить гардероб? Записано! Нет неважных и слишком крупных задач. Всё, что приходит в голову в формате «А надо бы сделать!» записывается. В процессе применения метода GTD эти идеи отсеются или пойдут в реализацию.
Выписывай задачи в блокноте, таск-менеджере или любом удобном устройстве — главное в одном месте и не потерялось. В методе этот список называется входящие (Inbox)
Жизнь по методу по GTD начинается с просмотра этого списка — отсюда ты забираешь задачи на выполнение. Прямо берёшь и думаешь — действительно ли хлеб надо купить хлеб, надо ли становиться фридайвером и есть ли деньги на новые шмотки. И потом уже думаешь, как сделать это.
Обработка или сортировка
Берётся список со входящими задачами и подключается вот эта схема:
Для упрощения на этом этапе попробуй вот эту схему:
Всё, что было записано в беспорядочную массу идей, мыслей и задач превращается в более упорядоченный список — или отбрасывается. Пересмотри список и прогони задачи через череду вопросов-ответов:
- Задача займёт не более двух минут? Да — сделать. Нет — пока отложили
- Задача требует больше одного шага действий и не сделается за две минуты? Да — пометь её как проект.
- Задачу можно кому-то поручить? Да — назначьте исполнителя. Нет — пока отложили
- Это не задача, а материал — файл, ссылка, статья, контакт? Это может понадобиться позже? Да — прикрепи к задаче по теме. Нет, не нужно — в корзину или на когда-нибудь.
- Есть день, когда задачу нужно или можно сделать? Поставь дату. Нет — пока отложи.
- Задача потеряла актуальность? Удаляем.
💡 Используй теги или специальные пометки на задачах. К примеру, тег «проект» для сложносоставной задачи, «срочное» для срочной задачи.
Организация
Этап превращения упорядоченного списка в череду конкретных действий. Вообще, этапы сборки и организации идут вместе — так что раскрываем предыдущий пункт.
Выполни простые задачи сразу
Те, что можно сделать за две минуты. Сделай их сейчас. Пример таких задач: «Ответить на письмо коллеги», «Разобрать рабочий стол».
Распредели задачи с точной датой выполнения
Отметь задачи с датами в календаре или в таск-менеджере и поставь напоминания. Кстати, GTD не рекомендует слишком полагаться на сроки. Так что имеет смысл включать в этот список только задачи с железной датой — созвоны, встречи, даты ежемесячных платежей и подобное.
Об этих задачах можно забыть до дедлайна.
Однако — если к выполнению задач нужно подготовиться, то создай дополнительную задачу.
К примеру, в определённый день и час предстоит онлайн-презентация заказчику. Презентацию надо подготовить, а это отдельная большая задача. Выпиши её, переходи к следующему организационному пункту.
Крупные задачи определи в отдельный список
Это задачи-проекты, требующие разбиения на промежуточные задачи — декомпозиции. В GTD проект — это любая задача, требующая два и более шага для выполнения
Возьмём ту же историю с презентацией. Это минимум три шага — собрать информацию, сделать презентацию, отрепетировать выступление.
В организации задач-проектов нужно сделать так:
- прописать все шаги
- чётко выделить первый шаг
- сделать первый шаг
Последующее шаги могут быть пересмотрены и изменены. На этапе организации нужно определить именно первое действие, которое будет выполнено.
Делегируй
Здесь всё ясно — если ты не можешь сделать какую-то задачу самостоятельно, нужен исполнитель. Для всех таких задач на этапе организации нужно проставить ответственных вместе со сроками.
Можно собрать такие задачи в отдельные списки — например, подойдёт список «Порученные мною».
В подготовке презентации делегировать в теории можно графическое оформление — сформулируй задачу «Оформить презентацию в стиле компании» и отправь её дизайнеру.
Уточни контекст или ожидание
Отдельно разметь задачи, для выполнения которых требуется определённый контекст. К примеру:
- Запросить цифры для презентации в отделе продаж. Это задача требует ожидания — когда бухгалтер ответит и пришлёт
- Зайти в отдел продаж в офисе и попросить цифры для презентации. Это задача с контекстом — её можно сделать только находясь в офисе
Разметить контекст или статус ожидания удобнее отдельными пометками — к примеру, тегами. Это сделает задачу заметнее — заметишь, когда контекст состоится.
👉 Про контекстное планирование у нас есть отдельная статья
Отложи на потом
Для этого подойдёт отдельный список, например, «Когда-нибудь». Сюда отправляются такие задачи, которые сделать сейчас нет возможности или в них срочности.
Примеры задач на когда-нибудь: Купить книгу для будущего прочтения, отправиться в путешествие, посмотреть фильм, написать новые посты или разработать темы для них
Это идеи, которые потоком приходят в голову. Список «Когда-нибудь» — не склад несбыточных мечт, а место для сбора идей, которые нужно обдумать или к реализации которых нужно подготовиться.
💡 Возвращаться к этому списку можно, когда будет время, силы, желание, необходимость. И этот список точно надо чистить от идей, которые не прошли испытание временем.
Собери справочные материалы
На облачном диске или в таск-менеджере, который позволяет хранить файлы, собери нужны материалы: ссылки, изображения, файлы, контакты, комментарии. Всё, что потребуется для выполнения задач или нужно сохранить на потом.
💡Идеально — крепить эти справочные к задаче. Так точно ничего не потеряется
Скорее всего, будут и материалы, которые с задачами не связаны — идеи, заметки. Для них тоже нужно отдельное место. И их стоит разметить тегом либо присвоить им лаконичное название. Это облегчит поиск.
Действия
Задачи структурированы! Больше не нужно продумывать и держать в голове каждый шаг. Ведь твои списки — набор конкретных шагов, это понятная схема, план. Осталось только его придерживаться.
Если на прошлых шагах всё сделано по методу GTD, то тебе не придётся всякий раз отвечать на вопрос «Так, и что мне с этим делать?». У тебя будет ответ на вопрос: «Чем я буду заниматься прямо сейчас?». То есть останется только заняться работой.
Для гибкой работы с задачами и выбором действий идеально использовать поиск или фильтры для группировки списков. Это как запрос «Чем я буду заниматься прямо сейчас?» к собственной GTD-системе.
И помни — все силы и внимание одной задаче, всецело погружайся в процесс работы, а потом переходи к следующему делу в списке.
Обзор
Еженедельно пересматривай списки. Удобно делать это в воскресенье, накануне очередной рабочей недели, когда надо решить, чем заниматься следующие дни, что будет твоим приоритетом.
Ещё на обзоре надо выкидывать то, что потеряло актуальность. Это застоявшиеся задачи, ненужные материалы, то, что было сделано, и идеи, планы, мечты, которые больше не хочется или не нужно реализовывать.
Для ненужных задач также можно создать отдельный список — «Корзина» или «Архив». Не удаляй совсем, возможно, спустя время они вновь будут актуальны.
Автор GTD Девид Аллен говорит, что такой обзор — критический фактор успеха. Это средство от скопления дел, тревожности, потери мотивации и способ рефлексии по поводу задач, которые не удалось сделать.
Преимущества и недостатки метода GTD
✅ Снижает умственное напряжение — особенно когда нужно держать в голове миллион задач, касающихся работы и личной жизни
✅ Помогает бороться с многозадачностью — когда все задачи суперсрочные и непонятно, за что хвататься в первую очередь
✅ Сохраняет рабочий темп — можно последовательно выполнять задачи, когда они чётко распределены по степени важности
✅ Помогает не забывать, даже если выполнение задачи откладывается или зависит от других — но и не думать постоянно о делах, которые пока невозможно сделать
❌ Требует времени на адаптацию — нужно настроить рабочее пространство таск-менеджера или другого пространства, интегрировать сервисы и приучить себя к дисципилине
❌ Помогает лишь в организации задач — для планирования работы на день или неделю понадобятся дополнительные методы. Например, тайм-боксинг
❌ Невозможность переключения на другие задачи — Дэвид Аллен считал многозадачность недопустимой. Хотя иногда это скорее плюс, а не минус.
Ошибки при работе с Getting Things Done методом
Почти все они про нарушение пяти принципов работы.
- Поверхностно изучить метод. Метод GTD непростой. Так что важно изучить его принципы, порядок работы — а потом следует выписывать собственные проблемы, которые надо решить. Возможно, ты регулярно забываешь задачи, срываешь дедлайны или забиваешь на свои цели и мечты. Ещё GTD может вообще тебе не подойти — так что изучи разные методики управления временем.
- Редко просматривать задачи. Не забывать про задачи, вовремя их менять, пересматривать и выкидывать не нужные — вот так правильно. Порой у дел меняется приоритет, вводные данные и актуальность.
- Хранить данные и документы в разных местах. Списки задач и всё необходимое для их выполнения нужно хранить в одном месте. Это удобно и для тебя, и для команды, если метод внедряется для многих сразу. Собирайте все заметки, ссылки, референсы, чек-листы и прочие документы так, чтобы у всех был к ним общий доступ в любое время.
- Работать в режиме многозадачности. Метод GTD — спасение от многозадачности. Составляешь много списков дел, но работаешь в один момент времени с одной задачей из одного списка. Всё
Какие сервисы подходят для работы по GTD. 8 топ-инструментов
Считаем эти инструменты лучшим способом вести задачи и дела. Некоторые из них простые, но проверенные временем, и есть те, что включают множество других полезных функций для работы над проектами.
WEEEK
Российский таск-менеджер для командной работы. Есть все главные и продвинутые инструменты для планирования дел и управления задачами. Заметки и идеи можно оформить в сервисе для документов в Базе знаний.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатно для команд до пяти человек. Начиная с тарифа Lite — от 199 ₽ за каждого участника команды.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Работа с задачами в нескольких режимах отображения: Канбан-доски, календари на неделю и месяц, списки и диаграмма Ганта
- Возможность вести списки дел с категориями вчера/сегодня/завтра, а также разделы «Порученные мной» — также с датами
- Декомпозиция задач с помощью подзадач — функция, которая пригодится на этапе структурирования задач
- Приоритизация — чтобы было проще ориентироваться, какие задачи требуют срочного включения, а какие подождут
- Система тегов и фильтры для быстрого поиска нужных задач, кастомные поля, если возможностей тегов и имеющихся полей задачи недостаточно
- Определение дедлайна — ставь дату и время, когда задача должна быть выполнена. А функция оценки времени на задачу поможет планировать своё время
- Карточка задачи позволяет хранить информацию в одном месте — добавляй файлы, ссылки, подробные описания и кастомизируй её поля под себя
- Расширенные функции текстово-блочного редактора в задачах: маркированные, нумерованные и переключаемые списки, чек-лист, добавление файлов, таблиц, упоминание коллег и так далее
- Уведомления с напоминалками — в приложении, на почту и в Telegram через бота
- Интеграция с календарями, другими сторонними приложениями и сервисами
❌ Недостатки
- Нужно потратить много времени на настройку рабочего пространства для работы под методу
- Баги
TickTick
Онлайн-планировщик со стандартным набором функций: планирование, постановка задач, отслеживание дедлайнов, настройка уведомлений и получение напоминаний, маркировка задач по тегам и приоритетам.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $3,99 в месяц или $35,99 в год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Отдельный раздел Входящие — для фиксирования текущих и будущих задач
- Интерфейс напоминает электронный ежедневник с функцией планирования в режиме списков на день, неделю, календаря, а также Канбан-доской и тайм-лайном
- Система назначения сроков в один клик без необходимости заходить в календарь
- Декомпозиция и приоритизация задач, система тегов и функция вложения файлов. А ещё шаблоны задач для сохранения повторяющихся процессов
- Функция преобразования задачи в заметку. Но есть ограничение — задачи должны быть незавершёнными и не содержать подзадачи
- Уведомления — на почту и в приложении
- Интеграция с календарями, другими сторонними приложениями и сервисами
❌ Недостатки
- Невозможно оплатить российскими картами
- Задержки в синхронизации заметок между устройствами
- Неудобно декомпозировать задачи — опции спрятаны в дополнительную кнопку, надо покопаться, чтобы добраться до неё
Any.Do
Органайзер-ежедневник для ведения списков дел, постановки задач и их решения. Сервис помогает не забывать о задачах в течение дня, недели и месяца.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $2.99 в месяц на одного пользователя, $4.99 для команд в месяц на одного пользователя и $8.33 в месяц за семейную подписку из четырёх пользователей.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Система лист-проектов: можно вести рабочие и личные в разных местах
- Декомпозиция и приоритизация задач, система тегов и функция вложения файлов
- Просмотр задач на день, неделю и в календаре в формате доски на 7 дней. Задачи можно сортировать на сегодня, завтра и на потом
- Функция распознавания голосовых команд для постановки задач
- Интеграция сервисов: Googlе, WhatsApp, Microsoft Teams и другие приложения
- Уведомления — на почту и в приложении
❌ Недостатки
- Многие важные функции доступны только в платной подписке. Например, теги и приоритизация задач
- Нельзя планировать задачи на Канбан-доске и диаграмме Ганта
- В сервисе нет русского языка и возможности оплатить российскими картами
Todoist
Онлайн-планировщик для управления задачами, структурирования рабочего дня и планирования будущих действий в формате списка.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $4 в месяц на одного пользователя, $6 для команд в месяц на одного пользователя.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Отдельный раздел Входящие — для фиксирования текущих и будущих задач
- Работа с задачами в нескольких режимах отображения: Канбан-доски, календари на неделю и месяц и списки
- Четыре уровня приоритетов задач — самый важный будет отмечен красным, наименее важный — без цвета
- Декомпозиция задач и функция вложения файлов
- Расширенная система меток (или тегов) для удобной навигации по разным типам задач
- Фильтрация задач — для рабочих и личных дел
- Интеграции с программами и системами, например, Gmail, Outlook, Google Календарём, Microsoft Teams
- Уведомления — на почту и в приложении
❌ Недостатки
- Многие важные функции доступны только в платной подписке. Например, уведомления и календарь
- Невозможно оплатить российскими картами
Microsoft To Do
Онлайн-сервис для создания и управления списком задач в списках. Запланированные задачи можно просматривать в календаре Outlook.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатно.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Создание списков задач с возможностью делиться ими даже с теми, кто не зарегистрирован в сервисе
- Теги и фильтрация и декомпозиция задач
- Добавление к задачам файлов и заметок
- Функция настройки повторов задач для автоматизации процессов
- Создание задач из упоминаний в электронных письмах
- Уведомления — на почту и в приложении
❌ Недостатки
- Есть лимит на добавление файлов в задачу — 25 Мб
- Нельзя поставить подзадаче срок исполнения и отфильтровать задачи по датам создания и выполнения
- Нельзя планировать задачи на Канбан-доске и диаграмме Ганта
Notion
Сервис, который по функционалу заменяет сразу несколько других программ и приложений. Здесь можно создавать заметки, вести Канбан-доски, работать с таблицами и календарём, собирать базы знаний и многое другое.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Windows, Mac, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от €3 до €7 в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Канбан-доска для управления проектами с настройкой напоминалок, назначением ответственных, отслеживанием сроков и обменом комментариями. Также есть встроенные фильтры, чтобы было проще найти нужную карточку.
- Широкие возможности тексто-блочного редактора — от простых маркированных списков до сложных таблиц
- В сервисе можно собирать все материалы в базу знаний — с возможностью структурирования, деления на разделы, настройки поиска, чтобы информацию было легко найти
- Гибкие настройки общего и гостевого доступа
- Простой импорт документов и заметок из сторонних сервисов
❌ Недостатки
- Невозможно оплатить российскими картами
- Интерфейс на английском и других иностранных языках
Google Keep
Онлайн-сервис для создания заметок и их хранения. Удобнейшее дополнение для всех, кто активно пользуется сервисами Google.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS и Android.
Стоимость: Бесплатно.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Три типа заметок: заметка-список (чек-листы), заметка с рисунком (зарисовка идеи) и фотозаметка (фотография с описанием)
- Интеллектуальный поиск, система тегов, напоминалки и приоритизация задач с помощью окрашивания заметок в разные цвета
- Добавление соавторов к заметкам и спискам задач
- В сервисе можно устанавливать напоминания в Google Календаре
- Возможность добавлять заметки и списки в Google Документы и Google Презентации
- Синхронизация между устройствами
- Сервис полностью бесплатный
❌ Недостатки
- Непросто найти нужную заметку или список из-за простейшей иерархии, в которой нет ничего кроме тегов одного уровня
- Нельзя перемещать папку в папку, из-за этого найти нужную заметку порой возможно только с помощью поиска
Заметки Apple
Стандартное приложение для iPhone и Mac для ведения списков, заметок с фотографиями, отсканированными документами, рукописными пометками и рисунками.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и iOS.
Стоимость: Бесплатно.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Списки и заметки можно найти по тексту, который в них содержится, рукописным заметкам и даже тексту в отсканированных документах (чеки и счета)
- Возможно связывать заметки ссылками, чтобы соединять между собой идеи, контент и любую другую информацию. Чтобы вызвать быструю команду для добавления ссылок, в тексте заметки введи символы >>
- Таблицы, чек-листы, маркированные списки и другие возможности текстово-блочного редактора
- Заметки могут автоматически распределяться по смарт-папкам на основе фильтров. Для этого нужно создать правила, чтобы фильтровать заметки по дате создания, контрольным спискам, вложениям и другим параметрам
- Структурирование заметок в папки и подпапки
- Система тегов для быстрого группирования заметок
- Функция добавления и упоминания других пользователей в заметках и списках. Коллеги получат уведомление и увидят со своих устройств обновление контента
- Мгновенная синхронизация заметок на других устройствах, связанных одним профилем iCloud
❌ Недостатки
- Нет функции комментирования заметок — её можно только просматривать и редактировать
- Нельзя видеть, над чем именно работают соавторы заметок и список в режиме реального времени
Главное о методе GTD
- GTD (Getting Things Done — «доведение дел до завершения») — методология тайм-менеджмента, помогающая управлять задачами и доводить их до завершения
- Принципы GTD: фиксируй задачи удобным способом, оформляй их в списки, соблюдай дисциплину в ведении списков, не разрывайся между задачами, храни всё в одном месте
- Метода GTD снижает умственное напряжение, помогает бороться с многозадачностью и сохраняет рабочий темп
- Минусы GTD — требует много времени на адаптацию, помогает лишь в организации задач (для планирования помогут другие методы, например, тайм-боксинг)
- Метод GTD применяется в пять шагов — сбор, обработка, организация, действия, обзор
- Обзор — то есть пересмотр списков — маст-хев и важная часть метода. Требует регулярного пересмотра списков дел, чтобы выкидывать старые или ненужные задачи
- Лучшие сервисы для работы по GTD: WEEEK, TickTick, Any.Do, Todoist, Microsoft To Do, Notion и Заметки Apple
Подписаться 
