Как не утонуть в потоке задач

Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Но в последнее время у меня резко выросла загрузка на проектах, задач стало больше, только вот работоспособность снизилась.

Дело в том, что при всём эволюционном превосходстве человека, как вида, наши возможности довольно ограничены. Особенно много ограничений у нас в голове. И одно из самых серьёзных — пропускная способность нашего мозга. Нам кажется, что мы все такие умные-разумные, можем делать кучу всего одновременно, решать задачи параллельно, обрабатывать огромные массивы информации, но это не так.

В одной из предыдущих статей мы проводили аналогию между мозгом и компьютером — и там, и там есть что-то типа оперативной памяти, которая решает большинство повседневных задач. Увеличить её нельзя, поэтому в определённый момент, когда задач становится слишком много, мы теряемся, скачем между задачами, берёмся за самые простые дела (их проще сделать, а значит проще добыть дофамин — гормон радости), а сложные и важные — откладываем на потом. Единственный способ ситуацию разрулить — научиться оптимизировать работу с оперативной памятью. Я люблю подходить к проблемам системно, поэтому решила изучить GTD. Ниже разберём в чём суть методики GTD.

Что такое GTD

GTD (или Getting Things Done) буквально переводится, как «доведение дел до завершения». Это методика управления задачами, которую около 20 лет назад в одноимённой книге описал бизнес-тренер Дэвид Аллен. Для чего рекомендуют использовать методику GTD:

– методика помогает освободить мозг;

– систематизировать все мысли и задачи;

– распределить их по сегментам;

– сфокусироваться на актуальном и важном, а на неважное временно забить.

Главные принципы GTD

Ключевая идея GTD в том, чтобы хранить максимум информации вне головы (таким образом разгрузить мозг) и регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов, без которых GTD в принципе невозможен. Разберём, как вести GTD более подробно. 

Всё записывай

Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от стикеров до заметок в телефоне. Главное — носитель должен быть один, чтобы не приходилось думать, а где там у тебя что записано. Вот это место, куда ты будешь скидывать все новые задачи, называется Inbox или «Входящие».

Выбирай, что проще

Фиксировать мысли и задачи нужно максимально удобным способом. Кому-то проще пользоваться стикерами или ежедневником, а кому-то — всё выписывать в таск-менеджер. Кстати, WEEEK для этого идеально подходит. Найди формат, который удобен именно для тебя.

Важна дисциплина

Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь. Потом будешь разбирать Inbox и распределять задачи по спискам, дням и неделям. Для всего этого нужна дисциплина. Я поначалу очень страдала — было непривычно выписывать всё регулярно, но я втянулась и теперь доведение дел до завершения даётся гораздо легче.

Списки, списки, списки

Одна из важных составляющих GTD — это списки задач. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список). Но для начала можешь выделить два основных — «Первоочередные действия» и «Когда-нибудь». В первый список из Inbox будешь переносить важные и срочные задачи, а во второй — неважные и несрочные (чтобы определить, какие задачи куда нужно перенести, воспользуйся матрицей Эйзенхауэра). Потом можешь эти большие списки делить на более мелкие, по контексту. Задачи в списках нужно постоянно пересматривать — от ненужных избавляться, а нужным повышать приоритет.

Не разрывайся на между задачами

Держи свой разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно. Выделяй самые приоритетные задачи и решай по одной за раз.

Добавляй документы

Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки и т. д. Её нужно тоже фиксировать вместе с задачами, желательно на том же носителе, чтобы было легче оперативно к ней вернуться. Именно поэтому таск-менеджеры подходят для GTD лучше всего. Давай разберём, как перейти на GTD с привычного планирования.

Как работать по методике GTD

На первый взгляд GTD может показаться запутанной методикой, но это не так. По сути, вся работа с задачами проходит в два этапа:

1. Сбор

Сначала выпиши все мысли и задачи в Inbox Когда у тебя несколько проектов и везде «горят дедлайны», сложно всё запоминать и последовательно решать. GTD поможет подойти к процессу работы более системно и без лишних нервов.

Если только начинаешь работу по GTD, этап сбора съест много времени (придётся выписать всё-всё, что накопилось к этому моменту). Но потом будет попроще — просто в течение дня выписывай всё важное, что приходит в голову.

2. Обработка

В течение дня периодически разбирай Inbox — в конце дня он должен быть пуст, иначе, рано или поздно, ты потеряешь контроль над потоком задач. Проанализируй задачи и выдели приоритетные, которые нужно выполнить в ближайшее время. Для этого по каждой задаче ответь себе на вопросы:

Ответы на вопросы помогут все задачи разделить на сегменты:

Для сортировки задач можешь использовать вот такую схему:

Когда ответишь на вопросы и разделишь задачи по приоритету (раскидаешь их по спискам «Первоочередное» и «Когда-нибудь» или кому-то делегируешь), можешь разделить их ещё и по контексту — какие задачи можно решить дома, какие в офисе, а какие при встрече с друзьями и так далее.

У многих задач будут дедлайны, хотя бы примерные. Если пользуешься таск-менеджером, указывай у задач сроки. В противном случае можешь использовать календарь — выписывать туда задачи на этапе обработки. Оба способа позволят дополнительно разгрузить мозг, а не запоминать все даты и бояться что-то пропустить.

Подводя итог, ещё раз отметим зачем нужен GTD. Для меня GTD — не просто методика по решению задач и составлению расписания. Это стиль жизни, когда ты никогда не переживаешь о невыполненных задачах, травмируя психику — здесь все размеренно и последовательно, ты думаешь только о самом важном и никогда не забываешь о каких-то дедлайнах, ведь у тебя «все ходы записаны».

А это самое крутое!