Кайдзен — это ещё одна добрая и мудрая методология управления. С японского кай — перемены, дзен — лучше. Получаются «перемены к лучшему».
💡 Суть Кайдзен: совместная работа над одним проектом людей разных профессий для достижения лучшего результата. Методология универсальна для реструктуризации процессов в бизнесе.
История философии Кайдзен
Философия Кайдзен появилась в середине ХХ века, когда японские компании пытались оправиться от поствоенного кризиса. Масааки Имаи, основатель Кайдзен, предложил дополнить известный круг контроля качества планируй, действуй, проверяй, улучшай принципами 4S: сортируй, систематизируй, приводи к стандарту, совершенствуй.
Появилось понятие «контроль качества» и метод Кайдзен, чтобы раз за разом выводить продукт на новый уровень путём минимальных расходов.
Чтобы Кайдзен принёс плоды, в процессы решено было вовлекать сотрудников — ведь они каждый день работают над своими задачами, знают минусы, которые приходится терпеть, и наверняка носят в голове много идей по исправлению. Маасаки Имаи хотел дать голос каждому и верил, что совместные усилия ведут к росту.
Первой компанией, внедрившей Кайдзен, стала Toyota. Переоценка бизнеса по Кайдзен вывела бренд в мир — и вскоре методика успеха стала широко известна.
С 1985 года существует Институт Кайдзен. Он изучает мировые примеры применения методики, помогает внедрять философию и продвигает устойчивое развитие. С 2020 года Институт сотрудничает с ООН, как один из соавторов «Повестки дня в области устойчивого развития 2023».
Основные принципы и подходы Кайдзен
Суть метода состоит в повышении прибыльности бизнеса через постоянное и всестороннее улучшение работы. Создатель метода утверждает, что Кайдзен предлагает пять S:
- Sieri (сортировка) — выявление обязанностей каждого сотрудника: определение зон ответственности и инструментов, выявление полезных действий и лишних.
- Seiton (систематизация) — наведение порядка в рабочих процессах: грамотное распределение задач между сотрудниками так, чтобы действия каждого сотрудника дополняли действия коллег, и процессы приводили к росту.
- Seiso (содержание в чистоте) — устранение лишнего: задачи, инструменты и даже лишние должности должны быть убраны из рабочих процессов, и такая очистка должна производиться регулярно.
- Seiketsu (стандартизация) — доведение до автоматизма предыдущих трёх пунктов, превращение их в стандарт, который просто и быстро можно донести до каждого сотрудника.
- Shitsuke (совершенствование) — постоянное развитие: любой стандарт требует улучшения со временем, поэтому надо актуализировать процессы, повторно проходясь по предыдущим пунктам.
Но Кайдзен — это гораздо больше. Опираясь на 5S, Toyota пришла к идее бережливого производства, то есть создала свою философию, отвечающую запросам компании. Принципы дают направление, развиваясь в котором получается лучше понять свои потребности и развить их.
Инструменты и методы Кайдзен
Существует много инструментов для улучшения качества работы, основанные на Кайдзен.
Смотри, какие методы называет ядром Кайдзен автор этого течения Масааки Имаи:
- Знай своего клиента. Другими словами — свою целевую аудиторию. Опросы облегчают жизнь и потребителю и тому, кто создаёт рынок: в любой сервис можно написать жалобу или благодарность, ставить звёздочки за товары вошло в привычку, а без отзыва на продукт ты вряд ли оформишь его покупку. Сегодня это новый стандарт делового общения.
- Отпускай. Метод Кайдзен предлагает тебе освобождаться от всего, что не относится к работе. Отработанные договоры с партнёрами отправлять в архив, мусор в корзину. Дополнительные предметы или действия отнимают ресурсы. Поэтому оставляй важное – и отпускай остальное.
- Отправляйся на производство, или Go to Gemba. Японский термин gemba обозначает производство или рабочее пространство. Автор принципа настаивает, что руководитель бизнеса должен видеть рабочие процессы, чтобы вводить качественные изменения, а не воображаемые.
- Давай возможности. Если ты лидер команды, наверняка понимаешь ценность социального ресурса — когда команда вдохновлена и ощущает общий рост. На старте эйфорию даёт сама идея проекта, а чтобы поддерживать интерес к работе, цели должны быть достижимыми, а задачи – исполнимыми.
- Оперируй данными. Без реальных цифр никуда, даже если они не радуют. Чем больше ты знаешь о продукте, потребителях и конкурентах, тем больше представляешь, куда и как хочешь развиваться. Опирайся на реальные расчёты, когда продумываешь новые цели, тогда результат оправдает твои ожидания.
5 примеров применения Кайдзен
Toyota
Пионером применения Кайдзен стала Toyota.
В 1950 годах Toyota стала вести бизнес по принципам 5S, чтобы вывести компанию из кризиса. Набирая обороты, Toyota обнаружила, что может сокращать расходы за счёт минимизации отходов и вторичной переработки.
Родилась концепция бережливого производства Toyota, что помогло компании стать гигантом в отрасли и внесло значительный вклад в сохранение окружающей среды.
Mitsubishi
Успех заметили конкуренты и стали внедрять Кайдзен у себя. Например, в 1980 годах Mitsubishi Motors взяла убыточный бизнес в Австралии и сделала его прибыльным за несколько лет. Благодаря грамотной сортировке и распределению труда компания сократила расходы и эффективно использовала накопленные ресурсы.
Sony
Ещё в 20 веке Кайдзен захватил не только производство автомобилей, но и другие сферы. Sony перешла на Кайдзен, проверяя технику по методу PDCA (Plan – Do – Check – Act) и сокращая издержки производства. И каждая новая линейка продуктов учитывает предыдущие ошибки.
IT-сфера
В IT Кайдзен пришёл вместе с системой Scrum. Один из создателей метода, Джефф Сазерлент вдохновлялся Кайдзен как примером командной работы над проблемами.
Поэтому, к примеру, он ввёл командные ретроспективы, где разбираются проблемы спринтов и спрашивают людей об их проблемах. А ещё есть пошаговое планирование и ориентация на постоянное совершенствование результатов.
КАМАЗ
В российском автопроме первыми ввели Кайдзен КАМАЗ. В 2000 годах компания прошла сертификацию и перешла на бережливое производство, что позволило ей сэкономить на производстве десятки миллиардов рублей к сегодняшнему дню.
Хотя вопрос, повысило ли это качество продукта, остаётся открытым.
Как начать внедрение философии в своём бизнесе
Философия Кайдзен удобна тем, что её можно вводить постепенно. Необязательно объявлять день икс и перестраивать разом все процессы. Вот шаги, которые помогут внедрить Кайдзен в компании.
Дай шанс каждому
Возможность высказаться ценится, когда понимаешь, что тебя услышат. Воспринимай жалобы сотрудников не как критику, а как идеи по улучшению продукта.
Классный пример — «Фабрика идей» российской компании ERG. Проект внутри компании помог простимулировать её сотрудников работать по профессии и предлагать идеи по улучшению работы компании. Вместо поиска новых кадров, компания слушает специалистов, которые уже знают процессы изнутри. «Фабрика идей» работает с 2017 года, и сейчас насчитывает более 4500 заявок!
Метод PDCA и пошаговое планирование
Кайдзен часто ассоциируют с циклом Plan – Do – Check – Act. Этот цикл идеален для быстрого перехода в философию Кайдзен с технической стороны.
PDCA предполагает постоянные улучшения через четыре простых шага: планирование, действие, проверка и корректировка. Метод хорошо сочетать, например, с методом SMART, и уделять сортировке задач особое внимание, как предлагает Кайдзен.
Привычка к чистоте
«Порядок на столе – порядок в голове» – это тоже про Кайдзен. Сегодня мы всё чаще используем Канбан-доски для работы, и держать их в чистоте также важно, как и рабочий стол, если хочешь придерживаться Кайдзен. Расчищай рабочее и онлайн-пространство до идеального, а потом ещё немного – то есть улучшай и отсекай лишнее. Тогда ты сможешь достичь успеха в важном!
Как использовать Канбан-доску WEEEK для внедрения Кайдзена
Визуализируй незавершённую работу
Чтобы понять, что именно улучшить, надо заметить, где начинаются проблемы. Канбан-доски — лучший способ отследить «бутылочные горлышки» рабочих процессов.
В WEEEK есть целый набор инструментов для выявления проблем. Это:
- маркер приоритета
- значок просроченности задачи
- кастомные поля для разметки застоявшихся задач
Оптимизируй рабочий процесс
Ещё одна цель Канбана — ограничить объём задач, которые одновременно находятся в работе. Это называется WIP-лимит — work-in-process limits, лимиты незавершённой работы.
Такой лимит устанавливает одновременное количество задач, которые могут находиться в работе. В классике Канбана их шесть. Это официальный запрет не брать в работу новые задачи, пока не сделаны старые.
👉 Тут рассказываем о подробнее о WIP-лимитах и как настроить их в WEEEK
Рефлексируй вместе с командой
Помимо еженедельных ретроспектив попробуй использовать возможности досок и WEEEK. Для отслеживания рабочего времени, затраченного на задачи.
Для этого запускай таймер на карточке задачи. И ещё посмотри, сколько задач приобрели статус просроченности.
Подписаться 
