Сегодня хочу рассказать о системе наведения порядка на рабочем месте — систему 5S с японскими корнями. На примере организации рабочего места в офисе или дома посмотрим, как порядок на столе и в делах прокачивают продуктивность.
Что такое система 5S
«Встал поутру, умылся, привёл себя в порядок — и сразу же приведи в порядок свою планету. Это очень скучная работа, но совсем нетрудная»
Антуан де Сент-Экзюпери
Система 5S — это как раз метод наведения порядка в процессах и в вещах. Не в масштабах планеты, конечно, но хотя бы в масштабах рабочего места. И это один из инструментов бережливого производства — концепции управления, нацеленной на устранение любых потерь.
Система родом из дисциплинированной и аккуратной Японии. Её внедрили на производствах, и японские фабрики стали образцом чистоты и организованности. Система состоит не просто в раскладывании предметов по местам. Инструменты и детали сортировали по коробкам и отсекам так, чтобы легко находить и брать. Каждый отсек и ячейку подписывали. Каждое рабочее место закреплялось за конкретным процессом и работником. А на полу клеили цветные ленты для зонирования. Всё делалось так, чтобы не возникало путаницы, ошибок и простоев.
А потом 5S пошла в массы. Принципы хорошо перекладывались на организацию деловых процессов и рабочего места в офисе или дома.
5S — это пять правил, которые работают последовательно и вместе: сортировка, создание порядка, соблюдение чистоты, стандартизация, совершенствование
Как организовать рабочее место по системе 5S
В деловой сфере нет инструментов, деталей, станков, и продукты не такие физические. Тут своё понятие инструмента, продукта и «производственной единицы»: это документы, сервисы, лиды, клиенты.
Но законы порядка в деловой сфере те же, что сделали из завода Toyota образец организованности. Если офис — чистое пространство, где за каждым сотрудником закреплена ответственность и есть регламенты работы, то и «производство» будет бесперебойным.
Система 5S переносится с тяжёлого производства на офисную жизнь и рабочий стол удалёнщика, потому что это не просто «душные» принципы чистоты и порядка — это философия, образ мышления с главной идеей: «Как сделать каждый аспект работы лучше?»
Идея такая:
Каждая единица рабочего процесса — это молекула, которую надо в согласованном порядке увязать с другой. Неважно, это задача, документ, файл или вещь на рабочем столе.
И вот эта «молекула» должна:
- Иметь своё место и не покидать его.
- Иметь чёткое назначение и выполнять его.
- Иметь понятное и постоянное название.
- Её должно быть легко использовать и вернуть на место.
- Новые молекулы присоединяются к существующим по заведённым принципам.
Перекладывай принципы на организацию рабочего места и процессов. Ставь книгу на полку. Складывай документы в папку. Собирай файлы в одном месте. Убирай грязные кружки и вытирай пыль с монитора. Отлаживай рабочие процессы и соблюдай стандарты. Это если говорить просто — теперь подробнее.
Пять шагов системы 5S — как навести порядок в офисе
По пяти простым шагам системы 5S и принципу молекулы ты можешь одинаково привести в порядок рабочий стол, за которым сидишь, рабочий стол компьютера и рабочие процессы.
1 шаг — сортировка
Отсортируй всё, что используешь в работе, по трём категориям:
- нужно, использую постоянно
- нужно, использую редко
- не нужно, потому что не использую.
Например 👉🏻
- В категорию нужно идёт блокнот с ручкой, где каждый день делаешь пометки; или виртуальная папка с корпоративными паролями, которые регулярно нужны в работе.
- В категорию использую редко — стратегия компании, с которой сверяешься раз в месяц; или книги по специальности, к которым ты обращаешься время от времени.
- В категорию не нужно попадает всё, что лежит без дела, — документы позапрошлого года; старые скриншоты на компьютере.
Всё, что оказалось не нужно, — в архив, в корзину, в мусорку. Из остального формируем рабочее пространство.
2 шаг — создаём порядок
- Документы структурируем в общем хранилище. В корпоративную библиотеку можно включать регламенты работы, стратегии компании, файл с доступами и паролями. Для хранения медиафайлов подойдут виртуальные диски Яндекс или Google. Принцип: документы организованы так, чтобы их можно было быстро и легко найти, в том числе новым сотрудникам.
Например, мы в Weeek храним документы в общей Базе знаний. У каждого отдела своя рубрика, например, Weeek Marketing. У рубрики есть основной документ, где прописано, что лежит внутри, и какие принципы работы заведены в отделе. Внутри лежат документы направлений — допустим, «Контент». А там вложены документы «Стратегия», «Редполитика» и так далее. Получается такая древовидная структура, в которой удобно ориентироваться.
- Наводим порядок в чатах. В Telegram теперь можно разложить чаты по папкам: например, Личное, Работа, Новости, Обучение. Для работы лучше выбрать корпоративный мессенджер, например, Пачка. Для соблюдения порядка вводят правила переписки — например, вот такое: если нужно обсудить задачу с сотрудником, надо тегнуть этого сотрудника и изложить задачу в текстовом сообщении (не всем удобно слушать голосовые). На одно сообщение — одна единица смысла.
- Раскладываем вещи на столе. То, что используется часто: ручки, блокнот, документы — храним под рукой. Книги положим на дальний угол стола или на полку, заметки на стикерах — на пробковую доску, рамку с фото семьи — сбоку от монитора. Остальное (кнопки для доски, запасные ручки, пачки бумаги) в ящик.
3 шаг — соблюдение чистоты
Это в первую очередь чистота и порядок в документах и в процессах:
- Если вы договорились, что данные фиксируются в общей гугл-таблице, — значит, не нужно писать каждому сотруднику и просить внести данные. Он сам должен это делать.
- Если введена древовидная система документов, то нельзя создавать документы вне главного документа — добавлять новые файлы нужно внутрь соответствующей рубрики.
- Для новых документов вводятся аккуратные и понятные названия, дубли документов, папки и сущности «Без названия» удаляются.
- Новые фотографии, видео, картинки, баннеры — всё загружается на общий диск по папкам с понятным названием.
- У всего есть своё место. Если вы договорились вести задачи в таск-менеджере, то постановка задач в чате больше не практикуется. Если обмен файлами происходит через диск — никаких вложений в почте или в мессенджере.
Сюда включаются также забота о чистоте в офисе:
- Каждый сотрудник убирает за собой: моет чашки, вытирает пролитое, собирает рассыпанное.
- На столах сотрудников порядок.
- Общая кухня и туалеты содержатся в чистоте.
- 💐Цветочки в офисе поливают те, кто больше всего их любит, — или кто-то ответственный.
Принцип для этого шага — «Оставь после себя чище, чем было».
❗Если что-то регулярно загрязняется, то надо не постоянно убирать, а устранить источник.
4 шаг — стандартизация
Когда ясно, что система заработала, пора заводить и прописывать стандарты. Это общие правила организации.
- Зафиксируйте правила размещения и названий файлов — и всех оповестите, что отныне вы делаете вот так.
- Определите правило формулировки задач.
- Зафиксируйте, какую информацию о клиентах надо собирать.
- Создайте регламент формирования отчётов.
- Закрепите правила общения в рабочих чатах.
- Можно в принципе оговорить и то, что должно и не должно быть на столах у сотрудников, но это зависит от гибкости организации.
5 шаг — совершенствование
Тут буду кратка. Разработанная система должна быть адаптивной и подстраиваться под новые вводные. Особенно, если какой-то стандарт оказался неудобным. Цель отныне — циклично применять шаги системы 5S и продолжать улучшать рабочее место и процессы.
Система 5S в офисе — зачем её использовать
- Чтобы не делать лишнюю работу и не терять время. Допустим, нужно подготовить отчёт о работе команды. Если нет общего пространства, где каждый сотрудник описал свою часть, то придётся: написать каждому и попросить данные ➡️ собрать результаты в документ ➡️ проанализировать. Все ответят в разное время и по-своему — сбор информации и аналитика займут время. И только после этого можно делать отчёт. Результат — много лишних телодвижений и потраченного времени. Этого можно избежать с правилами организации процессов и общим хранилищем данных.
- Чтобы не терять деньги бизнеса. На том же примере: кто-то из сотрудников не прислал данные, ты засиделся над аналитикой, отчёт написан поздно. Руководитель не успел сделать презентацию, и встреча с заказчиком получилась скомканная и неубедительная. Результат — репутация команды пострадала, возможно, потерян контракт.
- Чтобы не терять концентрацию. Тут вернёмся в мир физический и посмотрим, что на рабочем столе. Хаос в бумагах, лишние предметы, мусор на столе, монитор, облепленный стикерами, рабочий стол компьютера в скринах и папках «Без названия12» — всё это не способствует сосредоточенности. Ты долго роешься в неназванных документах, проливаешь на бумаги кофе, ловишь муху, прилетевшую на вчерашнюю тарелку из-под печенек. Короче, неубранный рабочий стол — препятствие, на преодоление которого требуются время и силы.
❗️Система 5S нужна не просто для наведения порядка на рабочем столе и в процессах. Через упорядочивание всего, из чего складывается работа, снижаются потери. Цель системы 5S именно в этом.
3 ошибки при внедрении
- Думать, что порядок на рабочем столе и внутри офиса и есть 5S. Система 5S — это, повторюсь, философия. Её суть — совершенствовать рабочие процессы и минимизировать любые простои, ошибки, потери.
- 5S в офисе — это не военный порядок. Цель метода — согласовать необходимое для эффективности и работы в команде. Это общий стандарт, который определяет функционирование офиса.
- Пытаться построить ригидную систему, которая не должна разрушиться. В статье про антихрупкие компании, мы рассказывали, почему отказ от неэффективного и неработающего и есть эффективность.
Инструмент для внедрения системы 5S
Навести порядок в делах по системе 5S помогут разные инструменты — например, Weeek. Это наш блог, так что без лишней скромности рассказываем, как в нашем сервисе можно упорядочить процессы твоей команды 🙂
- Когда приметесь за сортировку документов, понадобится пространство для хранения. Здесь поможет База знаний. Там можно выстроить иерархию документов, вести отчётность и добавлять внешние источники информации, вроде макетов из Figma или видео.
- В разделе Задачи планируйте работу. Тут много возможностей — прописывание подзадач, постановка сроков и длительности, назначение исполнителей, комментарии, вложенные файлы и ссылки. Планировать работу можно в пяти режимах: календарь на неделю и месяц, списки, Канбан-доски и диаграмма Ганта. Благодаря фильтрам отбирайте задачи — после недавнего обновления фильтры можно сохранять даже при переключении между проектами.
- В CRM-системе ведите отчётность по клиентам и сделкам. Придумайте единый стандарт заполнения карточки, отмечайте ответственного, дату и прикрепляйте сделку к конкретному проекту. Это поможет быстро находить информацию о проделанной работе за нужный период.
***
Цель 5S — создать систематизированный подход для умной работы и поддерживать его. Потратив время и силы на организацию, вы сэкономите их на процессах — надо только поддерживать порядок. Как внедрите систему 5S у себя, устройте вечеринку в офисе с пиццей, заслужили. Только убраться не забудьте!
