Наведи порядок на рабочем месте!

Никто не захочет работать, если кружки из-под чая уже закрывают монитор, в телефоне — соцсети и Ютуб, а из-за обилия стикеров не найти нужный документ. Но выход есть — правильно организовать рабочее место.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 03.07.2020 4 мин.
  • 4 мин.
  • 1742
Наведи порядок на рабочем месте!

Не хочешь читать? Слушай!

Когда на рабочем месте ничто не отвлекает от, собственно, работы — это хорошо, как ни крути. Более того, чистота рабочего стола и отсутствие отвлекающих элементов — одни из самых действенных способов борьбы с прокрастинацией.

Я, пока писал эту статью, сформулировал 12 советов, которые, конечно, не превратят твоё рабочее место в сад камней, но помогут работать продуктивнее. Придётся привести в порядок стол, компьютер и рабочий процесс.

Рабочий стол

За ним ты проводишь минимум пять часов в день, на нём все твои рабочие инструменты. А значит, он должен и радовать глаз, и не мешать работе.

1. Привыкни держать его в чистоте

Речь даже не о генеральных уборках и стерильности стола. Вполне достаточно каждый день (утром перед началом рабочего дня и вечером после выключения компьютера) убирать со стола пыль, крошки, лужицы и пятна от пролитых напитков (хотя их лучше вытирать сразу, чтобы не запачкать важные бумаги). Нет, можешь драить стол после каждого чиха, если хочется — главное о работе не забывай.

Другой вопрос — на столе может лежать столько фигни, что там и тряпочкой-то негде пройтись. Поэтому...

2. Обзаведись корзиной для мусора

Понятно, что и дома, и в офисе можно выкинуть ту самую фигня в общее мусорное ведро. Но давай начистоту — вряд ли ты будешь ходить к мусорке каждый раз, когда нужно выбросить бумажку, кусочек скотча, скрепку и так далее. А если рядом будет стоять маленькая неприметная урна, на столе перестанет скапливаться мусор. Главное, не забывай периодически (в идеале — после окончания рабочего дня) выбрасывать её содержимое.

3. Убери все кабели и ненужную электронику

На столе вообще не должно быть проводов — они и мешают, и могут повредиться из-за неаккуратного движения.


Плюс любая техника, которая в процессе работы не участвует, отвлекает. Использовал наушники? Убери на место. Достал телефон и ответил на звонок? Положи обратно в карман.

Если тебе нужен смартфон для работы — или есть, куда его спрятать рядом со столом — не лишним будет организовать место для его зарядки. И для остальных твоих девайсов тоже, если надо.

4. Спрячь, перенеси всю ненужную канцелярию

В крайнем случае, можешь вообще выбросить. Если ты не пользуешься стикерами и блокнотом, а в офисе всем их раздают раз в квартал — не складируй у себя, а отдай, кому они нужнее.

Но если пользуешься — держи канцелярские принадлежности в полном порядке, чтобы не рыться в горах бумаги, клея и скрепок. Если блокнот или ежедневник помогают тебе в работе — пусть они всегда будут под рукой.

5. Периодически наводи порядок

Может, неделю назад тебе была необходима эта папка с бумагой, а сейчас уже не нужна — пусть она отправится на своё место. Или вдруг приобретёшь органайзер для канцелярских принадлежностей, чтобы они стояли в одном месте. Руководствуйся двумя главными принципами:

  • на столе должна быть чистота,
  • работать за столом должно быть удобно лично тебе.

Компьютер

На самом деле, порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, потому что там — вся твоя работа (ну, скорее всего).

6. Держи рабочий стол компьютера чистым

Ты наверняка видел рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы всё было под рукой» (может он и у тебя такой же). С виртуальным рабочим столом принцип тот же, что и с реальным:

Всё лишнее — убрать

Как минимум, можно разобрать всё по папкам. Но даже эти папки лучше перенести с рабочего стола в более подходящее место.

На Mac можно включить функцию «Собрать в стопки», и файлы сами будут группироваться, чтобы не занимать место на рабочем столе.

7. Организуй хранение файлов

Кто-то распределяет их по назначению (отдельно изображения, отдельно письма, отдельно сканы документов), кто-то по задаче и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выбери удобный тип сортировки и поддерживай порядок. Так тебе будет намного легче ориентироваться в информации.

8. Используй таск-менеджер

С его помощью можно избавиться от бесконечных записок, видеть список дел и задач, адекватно оценивать время и сроки. Круто, если у тебя в компании заведено пользоваться таким сервисом. Но если нет — вдруг все потянутся за тобой?

Почитай про инструменты для удалённой работы — там я собрал все основные сервисы и приложения, которые не только помогают работать на удалёнке, но и в целом делают работу эффективнее.

Рабочий процесс

Организовать рабочее место — важно. Но не менее важно — организовать рабочий процесс, чтобы не погрязнуть в хаосе. Возможно, что-то из этого списка ты и так уже делаешь, а о чём-то вообще не задумывался.

9. Оцифровывай всё, что можно оцифровать

Бумага — очень ненадёжное средство хранения информации. Бумаги могут потеряться, смешаться с мусором, быть залитыми кофе, в конце-концов. Отсканированные документы будут в целости и сохранности — главное отправить их в специально отведённое для этого место (например, в облако), а не просто оставить на рабочем столе.

10. Распределяй задачи на сегодня по приоритету

Даже если кажется, что они все супер-срочные, а руководитель только разводит руками — оцени сам, что сложнее, у чего горят сроки, а что может подождать до конца дня.

11. Сначала разберись с текучкой

Но если у тебя помимо большого проекта есть и ежедневная текучка на 5-10 минут — сначала заверши её. Так ты сократишь список дел на день (и причин отвлечься у тебя станет меньше) и быстро войдёшь в рабочий ритм.

12. Не пытайся сделать несколько задач одновременно

Многозадачность — миф. Делать качественно несколько дел одновременно невозможно — что-то обязательно пострадает. Будет куда продуктивнее сначала закончить одну задачу, а потом взяться за вторую.

Чтобы быстрее организовать рабочее место, начни с самого простого — уборки пыли, наведения порядка на рабочем столе, последовательного выполнения задач. Скоро ты и сам заметишь, что меньше отвлекаешься и успеваешь делать больше задач, чем раньше.

Поделись статьей
logo
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.