Инструменты для удалённой работы

Я больше трёх лет работаю удалённо. Поначалу было тяжко: задачи сваливались в кучу, с коллегами нормально не пообщаться и так далее. Но я разобрался, как работать удалённо и не сойти с ума, и сейчас уже слабо представляю, что бы делал в офисе.

В этой статье я расскажу, какие инструменты помогут не терять продуктивность и работать эффективно даже на удалённой работе.

Структурируем информацию

В офисе можно собраться с коллегами в переговорке, обсудить планы, набросать на доске или флипчарте планы и идеи, нарисовать интеллект-карту и так далее.

Поштурмить можно и онлайн. Лучший вариант (и в какой-то степени уникальный)...

Miro (бывший RealtimeBoard)

В Miro ты создаёшь бесконечную виртуальную доску и прикрепляешь к ней всю важную информацию: заметки, документы, картинки, дорожные карты, интеллект-карты и многое другое. С доской могут одновременно работать несколько человек, благодаря чему можно коллективно планировать задачи, рисовать схемы и делать что угодно ещё.

Есть свой маркетплейс со множеством интеграций. 

Стоимость: бесплатно, но есть ограничение — можно одновременно работать только в трёх проектах. Хочешь больше — плати 12 $ за пользователя в месяц.

Платформы: веб-версия, приложения для Windows, macOS, iOS и Android.

Полноценных альтернатив Miro днём с огнём не сыщешь. Существует целая россыпь приложений для создания интеллект-карт, которые тоже позволяют упорядочить мысли: MindMeister, Coogle, XMind и другие. Все они одинаково неудобные (кроме разве что MindNode, но он только на устройствах Apple), да ещё и деньги просят.

В общем, Miro – ван лав ❤️

Отслеживаем время

Чтобы не погрязнуть в прокрастинации, сидя дома, отслеживай время, которое тратишь на задачи. Если окажется, что тратишь мало, будет хотя бы стыдно.

Приложений для тайм-трекинга очень много, особенно если посмотреть в App Store или Google Play. Самое удобное –

Toggl

Toggl — интуитивно понятный тайм-трекер. Запускаешь — он считает минуты и секунды. Всё это почти мгновенно синхронизируется с другими версиями приложения. По ходу работы или в момент остановки таймера, указываешь клиента, проект и описываешь задачу, которой занимался. Когда придёт момент оправдать своё рабочее время, у тебя будет чёткий и подробный отчёт о том, что и когда ты делал (Toggl записывает в том числе, в какие промежутки времени ты работаешь) и сколько времени эта работа у тебя заняла.

Есть очень удобная фича — idle-детектор. Засекает, когда ты ничего не делаешь за компьютером в течение 5 минут и предлагает приостановить запущенный таймер, чтобы данные были правдивыми. Помогает бороться с лентяйством.

В Toggl можно создавать рабочие области, клиентов, проекты, теги и команды — в общем, всё, что нужно для командного тайм-трекинга.

Есть интеграции с 100+ приложениями и сервисами, многие из которых позволяют автоматически передавать данные о задаче и проекте в Toggl.

Стоимость: бесплатно с небольшими ограничениями для одного или для команд до 5 человек, 10 $ за пользователя в месяц для разблокировки всех возможностей (оплачиваемое время, неограниченные команды и так далее), 20 $ за пользователя в месяц для самого полного доступа к сервису (для больших команд).

Платформы: веб-версия, приложения для Windows, macOS, Linux, iOS, Android, плагин для Chrome и Firefox.

Аналогов у Toggl очень много: Harvest, TMetric, Tick, Timely, Hours и др. Я успел попользоваться каждым и могу тебя смело заверить, что лучше Toggl я пока ничего не нашёл. Функционально все трекеры плюс-минус одинаковы, но у большинства плохой интерфейс как минимум в одной из версия приложения (а мне нужно, чтобы везде всё было класненько). У Toggl же одинаково удобно трекать время как с телефона, так и с компьютера. Так что тут без вариантов.

Управляем проектами

Если ты работаешь в одиночку, проект простой и задач мало, можно обойтись и блокнотом. Но когда ты работаешь в команде, задач и проектов много, без инструмента для управления проектами не обойтись.

WEEEK

В основе WEEEK лежит канбан-методология: на доске с колонками, описывающими этапы работы, создаёшь карточки задач, а потом, по ходу работы, перетаскиваешь их, пока не завершишь. Это если вкратце. Ну а вообще, у WEEEK очень гибкая структура (воркспейсы → проекты → доски), благодаря которой можно выстроить работу над задачами в компании любого размера.

В сервис встроен раздел «Идеи», который пригодится для мозговых штурмов. В задачах можно оставлять комментарии и прикреплять файлы. Есть интеграции с важными для работы сервисами, типа Google Документов или Miro.

WEEEK работает «из коробки» без привлечения разработки, что удобно, например, ритейлу или маркетингу.

Стоимость: можно пользоваться бесплатно с ограничениями по количеству проектов и размеру команды; за 190 ₽ (2,9 $) в месяц можно разблокировать все возможности для одиночного использования; за 390 ₽ (6,7 $) за пользователя в месяц можно разблокировать все возможности для команды.

Платформы: веб-версия, приложения для Windows и macOS (в разработке), для iOS и Android.

WEEEK — молодой сервис на рынке, где правят бал крупные закостеневшие игроки. Альтернатив у него много. Ближайшие: Asana и Wrike. Они существуют давно, хорошо выглядят и работают, но, как и все крупные компании, грешат замедленным развитием и экстремально высоким ценником:

А сейчас, в кризис, ценник особенно важен.

Общаемся с коллегами

Без рабочих переписок не обойтись. Мы все уже давно сидим в мессенджерах и в ближайшие годы только ещё сильнее туда углубимся. Так что очень важно найти хорошее место для общения с коллегами.

Я выбираю Telegram и Discord.

Telegram

Telegram в представлении, думаю, не нуждается. Это один из самых популярных мессенджеров в мире и уж точно — самый удобный и надёжный. Даром что видеозвонков пока нет и конференц-связи. Но, полагаю, это вопрос времени.

В недавнем обновлении появилась возможность раскладывать чаты по папкам, и теперь рабочие переписки лежат отдельно от личных.

Мы используем Telegram для переписок и коротких созвонов один на один.

Стоимость: бесплатно.

Платформы: веб-версия, приложения для Windows, macOS, Linux, iOS, Android.

Аналогов много. Skype? Кривой до безобразия. Slack? Очень дорогой. RocketChat? Требует танцев с бубном и настройки на своём сервере. Короче, для переписок мы выбираем Telegram, без вариантов.

Discord

Discord — это мессенджер с поддержкой VoIP и видеоконференций. Он ориентируется на геймеров, но без проблем подходит и для рабочих переписок и созвонов.

В Discord можно переписываться напрямую с пользователями, если добавить их себе в друзья, а также проводить коллективные аудио- и видео-созвоны. Ещё можно бесплатно создать свой сервер в пару кликов, пригласить туда коллег и общаться в формате «комнат», по аналогии с любым войс-чатом. С недавним обновлением в «комнатах» появилась возможность ещё и видео транслировать.

Во время разговора можно транслировать свой экран, что очень полезно.

Стоимость: бесплатно; за 10 $ каждый пользователь может прокачать свой аккаунт, но бенефиты того не стоят.

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.

С пандемией коронавируса рынок «звонилок» подмял под себя Zoom. Даже Google, у которого есть свой Hangouts проводит там свои собрания. Но потом оказалось, что он дырявее бабушкиного сита и пока очень уязвим для хакеров. Для корпоративного общения это очень критично.

Евангелисты Microsoft могут меня проклинать, но Skype и Teams я даже не хочу тут рассматривать (хотя, признаюсь, пробовал ими пользоваться), потому что они, мягко говоря, оставляют желать лучшего.

Вместе работаем с документами

Я до сих пор сталкиваюсь с тем, что некоторые клиенты присылают информацию в файлах Microsoft Office. Пошло уже третье десятилетие XXI века, а люди всё ещё пересылают docx-файлы. И это когда есть Google Документы...

Google Документы / Google Таблицы / Google Презентации

Если за что мы все и должны быть благодарны Google, кроме поисковика, так это за его облачный офисный пакет. У Google Документов, Google Таблиц и Google Презентаций есть очень важные фичи, которые делают их идеальными инструментами для удалённой работы:

Стоимость: бесплатно.

Платформы: веб-версия, приложения для iOS и Android.

У онлайн-офиса Google есть неплохие альтернативы, но в каждом случае есть своё «но»:

• —Dropbox Paper. Минималистичный аналог Google Документов. Чистый интерфейс не отвлекает от самого важного: написания текста. К сожалению, полноценно заменить онлайн-офис Google не может, потому что работа с таблицами здесь сделана из рук вон плохо. А ещё тут очень громоздкий интерфейс комментариев, из-за чего их просто неудобно просматривать.
• —Notion. Сервис-гибрид, который своими возможностями одновременно претендует на место любого онлайн-офиса и замену систем управления проектами, типа WEEEK или Asana. Это очень хороший вариант для использования исключительно внутри компании — всё-таки им пользуется куда меньше людей, чем одними только Google Документами. Поэтому в работе с кем-то извне возникнут проблемы. Ну и он условно-бесплатный — есть ограничение на количество блоков, после которого нужно платить.
• —iWork. Крайне удобный офисный пакет от Apple (ах, какие шикарные презентации можно собирать в Keynote, ммм). В офлайне. Онлайн-версия iWork — насилие над пользователем. Зато бесплатно для любого владельца Apple ID.
• —Office 365. Пакет приложений, в которых входит облачный Microsoft Office. Он работает даже немного быстрее своей офлайновой версии, что меня не перестаёт веселить. По факту ты продолжаешь работать с привычными файлами Office, которые лежат в облаке, просто через веб-интерфейс. Ну и это всё платное удовольствие. Впрочем, как и локальный Office, мой дорогой пират.

Храним файлы

На удалёнке важно всегда иметь доступ к рабочим файлам, где бы и с какого устройства ты ни работал. Староверы-конспирологи и сейчас хранят файлы на внутренних серверах компании, предоставляя дистанционный доступ через VPN. Но мы же с тобой не из таких, верно? У нас есть облачные сервисы.

С ними всё не так однозначно, как с другими сервисами, которые я разобрал. Топовых игроков рынка много, но в сердечке у меня только два облачных сервиса.

Dropbox

Я обожаю Dropbox. У него сейчас самый приятный интерфейс, самая быстрая синхронизация и лучшие мобильные приложения. У него есть интеграции со всем, с чем только можно. Он воспринимает файлы приложений iWork как файлы, а не как папки (привет, Google Диск). Он круто интегрирован в приложение «Файлы» на iOS, благодаря чему можно очень легко скидывать файлы из Dropbox прямо в Telegram. В нём даже можно создавать гуглдоки, гугл-таблицы и гугл-презентации.

Правда он не очень-то безопасный и сразу просит кучу денег.

Стоимость: бесплатно дают 2ГБ, но можно получить 500МБ за каждого приглашённого пользователя; минимальный платный тариф — 12 $ за 2ТБ.

Платформы: веб-версия, приложения для Windows, macOS, Linux, iOS и Android.

Google Диск

Google Диск — почти идеальное облако, особенно если ты работаешь с онлайн-офисом Google. У него тоже есть куча интеграций и удобный веб-интерфейс. Вот только с приложениями для ПК и мобильных устройств ему не повезло. На macOS приложение «Загрузка и синхронизация» очень долго синхронизирует даже небольшие файлы и иногда выдаёт ошибку из-за наличия в названиях файлов каких-нибудь «не тех» символов. На iOS Google Диск плохо интегрирован в приложение «Файлы», что снижает его полезность.

Стоимость: бесплатно дают 15ГБ; минимальный платный тариф — 219 ₽ в месяц за 200ГБ. За 2ТБ придётся платить 699 ₽.

Платформы: веб-версия, приложения для Windows, macOS, iOS и Android.

Альтернатив Dropbox и Google Диска много. Самые известные:

• —Облако@Mail.ru. Приятный веб-интерфейс, но отвратительные десктопные и мобильные приложения, если сравнивать с Dropbox. Когда только появился, дарил вечное облако на 1ТБ — это единственное, что могло бы объяснить его использование.
• —Яндекс.Диск. Самое дешёвое облако в России — 69 ₽ за 100ГБ и 210₽ за 1ТБ. Работает очень быстро. Мобильного приложения для большинства пользователей будет достаточно (фоточки там хранить и так далее), но там нельзя посмотреть, к каким файлам ты открывал доступ. И это огромный минус.
• —OneDrive. Облачный сервис от Microsoft, который существует отдельно, но чаще всего используется в пакете Office 365 (сейчас уже Microsoft 365). Там тебе сразу дают облако на 1ТБ. В целом, довольно неплохой облачный сервис, особенно если твоя компания плотно сидит на продукции Microsoft.

Разные инструменты для удалённой работы подходят для разных задач. Их объединение в общую систему положительно влияет на продуктивность, как бы далеко от офиса ты ни находился.

Очень хочется верить, что скоро появятся какое-то сложные модульные решения, которые смогут учесть все недостатки и достоинства конкурентов и полностью закрыть все вопросы, связанные с удалёнкой. Поживём — увидим.