Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Причины беспорядка
В 2001 году Дэвид Аллен, эксперт по личной продуктивности, выпустил книгу «Getting Things Done». В ней он попробовал ответить на заглавный вопрос этой статьи: а как вообще можно привести дела в порядок? Хаосу и потокам не систематизированной информации он противопоставил чёткие систему и методы учёта, которые сейчас известны под аббревиатурой GTD.
Если коротко, согласно Аллену, хаос в делах возникает по трём причинам:
- перегрузка мозга информацией,
- потеря концентрации / приоритетов,
- переоценка собственных сил и возможностей.
Смысл в том, что пропускная способность мозга довольно ограничена. Проводя грубую аналогию с компьютером, у нас есть «оперативка» — та часть мозга, которая решает большинство повседневных задач по готовым шаблонам. Конечно, у мозга есть ещё ресурсы («ядра процессора», «жёсткие диски», вот это всё), но он их использует очень ограничено, потому что это энергозатратно. В итоге, всё упирается в «оперативку». Нарастить её мы не можем, поэтому единственный вариант — оптимизировать работу с ней:
- хранить максимум информации вне головы;
- планировать действия и итог сразу, как событие появилось на горизонте, не поже;
- регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел в работе и жизни.
Вот GTD как раз про всё это. И вроде всё верно, но по мере использования GTD мне (и не только) стали очевидны недостатки этого метода:
- полная версия системы Аллена сложна, полна терминологии и требует кучу времени на этапе внедрения;
- любая попытка «начать жизнь с понедельника» обречена на неудачу, ибо поменять все привычки сразу — невозможно;
- GTD старается исключить из жизни всё, что не является особо важным, в том числе мелочи, которые являются неотъемлемой частью жизни и приносят огромное удовольствие.
В результате GTD оказывается слишком громоздкой, слишком сосредоточивается на планировании и отборе. Она вообще не облегчает ежедневную рутину и сохраняет прежний уровень стресса и низкую эффективность работы. В общем, с причиной вроде всё понятно: беспорядок в делах возникает, когда мозг перестаёт справляться с потоком. GTD на словах звучит круто, но на деле полон недостатков. А что делать-то тогда?
Познать дзен
Эстафету у Аллена принял Лео Бабаута, представивший методики под общим названием Zen to Done (ZTD). Он первым установил причину разрыва между идеальной картинкой GTD и реальностью — речь идёт о привычках и о действиях, а не о системе и инструментах.
В книгах «Focus» и «Zen to Done» Бабаута обобщил наблюдения Аллена и предложил адаптировать GTD под деятельность каждого отдельного человека, в соответствие с его личностью. В общем, что требуется от тебя:
Собирай, обрабатывай и планируй. Заведи привычку записывать всё мало-мальски важное. Делайте это в одном месте — блокноте или приложении. Выдели около часа в день на обработку этой информации, а также других входящих задач, не откладывая в долгий ящик. Обрабатывая новые данные, превращай их в проекты и задачи на день, месяц, год и т. д.
Выполняй по одной простой задаче за раз. Я писал про это уже несколько раз, но повторюсь. Сформулируй задачу как можно проще. Вместо одной сложной:
Сделать подрядчикам новые документы
Добавь в план дня две простые:
Внести правки в пункты 5.4 и 5.5 договора с ООО «Незабудка»
Отправить по почте договор в ООО «Незабудка»
Сфокусируйся только на задачах дня и недели. Потому что, чем проще действие, тем сложнее прокрастинировать.
Составляй понятные списки задач. Избегай сложностей: обширных картотек, баз знаний, запутанных приложений и дашбордов. Чем проще, тем меньше шансов «забить». Я, например, использую Things для обработки входящих задач, а потом что нужно переношу в WEEEK и уже там распределяю, делегирую или удаляю, при необходимости.
Организуй, пересматривай и ещё раз упрощай. Наведи порядок на рабочем месте, в документах на диске и дома (у тебя сейчас просто идеальные условия для этого). Помни, что быт — это отражение мышления. Будьте гибче — любая система нуждается в критике и пересмотре, так что заведи привычку раз в неделю апгрейдить свои методики. Упрощай цели до первоочередных, выкидывай всё лишнее.
Искусство визуализации
Очень полезно визуализировать идей. Идеальный способ — рисовать интеллект-карту (она же mindmap).
Записывай ключевые проекты и задачи, выявляй их связи и зависимости. Так тебе будет проще отыскать ошибки в логике, формулировках, а также найти узкие места, где проект может «тормознуть».
Короче
Беспорядок в делах ведёт к стрессу и снижению качества жизни.
Методики борьбы с хаосом существуют. Все они указывают на то, что беспорядок возникает из-за особенностей нашего мозга.
Привычки проще менять по отдельности, поэтому система должна быть адаптирована под личность конкретного человека.
Храни всю информацию, идеи и задачи на одном внешнем носителе. Чем проще и доступнее они будут изложены, чем проще формулировки, тем меньше у тебя шансов удариться в прокрастинацию.
Собирай задачи в списки: на день, неделю, месяц, год. Основных целей не может быть много. Здраво оцени свои возможности. Заведи привычку чистить списки и сверять их с целями еженедельно.
Выдели час-полтора в день на просмотр почты, добавление входящих задач и планирование.
Упрощай и автоматизируй всё, до чего можешь дотянуться. Если можно кому-то делегировать задачу без вреда — делегируй. Избавляйся от лишнего, но помни: «неприоритетные» задачи, особенно из личной сферы, позволяют лучше ощутить вкус к жизни.
Визуализируй сложные концепции и идеи, ищи связи и проблемные точки, которые могут повлиять на результат или твою эффективность.
Подписаться 
