Как привести дела в порядок

Каюсь: посреди выполнения одной задачи я могу резко вспомнить про другую, не менее срочную, и переключиться на неё. И я такой далеко не один. Откуда берётся этот хаос и как его можно упорядочить? Я разобрался и готов тебе рассказать.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 23.04.2020 4 мин.
  • 4 мин.
  • 561
Как привести дела в порядок

Причины беспорядка

В 2001 году Дэвид Аллен, эксперт по личной продуктивности, выпустил книгу «Getting Things Done». В ней он попробовал ответить на заглавный вопрос этой статьи: а как вообще можно привести дела в порядок? Хаосу и потокам не систематизированной информации он противопоставил чёткие систему и методы учёта, которые сейчас известны под аббревиатурой GTD.

Если коротко, согласно Аллену, хаос в делах возникает по трём причинам:

  • перегрузка мозга информацией,
  • потеря концентрации / приоритетов,
  • переоценка собственных сил и возможностей.

Смысл в том, что пропускная способность мозга довольно ограничена. Проводя грубую аналогию с компьютером, у нас есть «оперативка» — та часть мозга, которая решает большинство повседневных задач по готовым шаблонам. Конечно, у мозга есть ещё ресурсы («ядра процессора», «жёсткие диски», вот это всё), но он их использует очень ограничено, потому что это энергозатратно. В итоге, всё упирается в «оперативку». Нарастить её мы не можем, поэтому единственный вариант — оптимизировать работу с ней:

  • хранить максимум информации вне головы;
  • планировать действия и итог сразу, как событие появилось на горизонте, не поже;
  • регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел в работе и жизни.

Вот GTD как раз про всё это. И вроде всё верно, но по мере использования GTD мне (и не только) стали очевидны недостатки этого метода:

  • полная версия системы Аллена сложна, полна терминологии и требует кучу времени на этапе внедрения;
  • любая попытка «начать жизнь с понедельника» обречена на неудачу, ибо поменять все привычки сразу — невозможно;
  • GTD старается исключить из жизни всё, что не является особо важным, в том числе мелочи, которые являются неотъемлемой частью жизни и приносят огромное удовольствие.

В результате GTD оказывается слишком громоздкой, слишком сосредоточивается на планировании и отборе. Она вообще не облегчает ежедневную рутину и сохраняет прежний уровень стресса и низкую эффективность работы. В общем, с причиной вроде всё понятно: беспорядок в делах возникает, когда мозг перестаёт справляться с потоком. GTD на словах звучит круто, но на деле полон недостатков. А что делать-то тогда?

Познать дзен

Эстафету у Аллена принял Лео Бабаута, представивший методики под общим названием Zen to Done (ZTD). Он первым установил причину разрыва между идеальной картинкой GTD и реальностью — речь идёт о привычках и о действиях, а не о системе и инструментах.

В книгах «Focus» и «Zen to Done» Бабаута обобщил наблюдения Аллена и предложил адаптировать GTD под деятельность каждого отдельного человека, в соответствие с его личностью. В общем, что требуется от тебя:

Собирай, обрабатывай и планируй. Заведи привычку записывать всё мало-мальски важное. Делайте это в одном месте — блокноте или приложении. Выдели около часа в день на обработку этой информации, а также других входящих задач, не откладывая в долгий ящик. Обрабатывая новые данные, превращай их в проекты и задачи на день, месяц, год и т. д.

Выполняй по одной простой задаче за раз. Я писал про это уже несколько раз, но повторюсь. Сформулируй задачу как можно проще. Вместо одной сложной:

Сделать подрядчикам новые документы

добавь в план дня две простые:

Внести правки в пункты 5.4 и 5.5 договора с ООО «Незабудка»

Отправить по почте договор в ООО «Незабудка»

Сфокусируйся только на задачах дня и недели. Потому что, чем проще действие, тем сложнее прокрастинировать.

Составляй понятные списки задач. Избегай сложностей: обширных картотек, баз знаний, запутанных приложений и дашбордов. Чем проще, тем меньше шансов «забить». Я, например, использую Things для обработки входящих задач, а потом что нужно переношу в WEEEK и уже там распределяю, делегирую или удаляю, при необходимости.

Организуй, пересматривай и ещё раз упрощай. Наведи порядок на рабочем месте, в документах на диске и дома (у тебя сейчас просто идеальные условия для этого). Помни, что быт — это отражение мышления. Будьте гибче — любая система нуждается в критике и пересмотре, так что заведи привычку раз в неделю апгрейдить свои методики. Упрощай цели до первоочередных, выкидывай всё лишнее.

Искусство визуализации

Очень полезно визуализировать идей. Идеальный способ — рисовать интеллект-карту (она же mindmap).

Записывай ключевые проекты и задачи, выявляй их связи и зависимости. Так тебе будет проще отыскать ошибки в логике, формулировках, а также найти узкие места, где проект может «тормознуть».

Короче

Беспорядок в делах ведёт к стрессу и снижению качества жизни.

Методики борьбы с хаосом существуют. Все они указывают на то, что беспорядок возникает из-за особенностей нашего мозга.

Привычки проще менять по отдельности, поэтому система должна быть адаптирована под личность конкретного человека.

Храни всю информацию, идеи и задачи на одном внешнем носителе. Чем проще и доступнее они будут изложены, чем проще формулировки, тем меньше у тебя шансов удариться в прокрастинацию.

Собирай задачи в списки: на день, неделю, месяц, год. Основных целей не может быть много. Здраво оцени свои возможности. Заведи привычку чистить списки и сверять их с целями еженедельно.

Выдели час-полтора в день на просмотр почты, добавление входящих задач и планирование.

Упрощай и автоматизируй всё, до чего можешь дотянуться. Если можно кому-то делегировать задачу без вреда — делегируй. Избавляйся от лишнего, но помни: «неприоритетные» задачи, особенно из личной сферы, позволяют лучше ощутить вкус к жизни.

Визуализируй сложные концепции и идеи, ищи связи и проблемные точки, которые могут повлиять на результат или твою эффективность.

Поделись статьей
logo
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.