Как людям творческих профессий успевать больше

Я часто слышу, что творческие люди не могут соблюдать привычных правил тайм-менеджмента, ведь любые правила уничтожают креативность.

Давайте честно. Тайм-менеджмент — не всегда про жёсткое расписание каждого движения пальца. Большинство творческих людей активно планируют свою деятельность, просто не всегда выстраивают систему, что даёт излишние энергозатраты и переработки. Но не все.

Существуют системы по устройству творческой деятельности, составленные не столько специалистами по тайм-менеджменту, сколько представителями творческих профессий, пытающимися оптимизировать свою работу. А значит, эти подходы претендуют на упорядочивание работы без подрыва творческого мышления и вдохновения.

Вот о некоторых из этих систем и расскажем.

Муза и Чудовище. Как организовать творческий труд

Написала книгу Яна Франк, также известная в интернете как Миу Мау. Расскажем пару фактов из её жизни, чтобы понять, что предложенная система — не пустой трёп.

Яна Франк — иллюстратор и дизайнер. Она родилась в Душанбе, но карьеру сделала в Германии. К своим 40 годам Яна не только завела семью, но и и полностью добилась признания в профессии. Не забывая при этом путешествовать, писать и издавать книги, рисовать к ним иллюстрации, обучать студентов и вести блог с 45 000 подписчиков.

В числе компаний, с которым Франк довелось работать: Студия Артемия Лебедева, Swarovski, Alcatel, Davidoff, Hamilton Watch, Swatch, Renault, журнал «Афиша», «Большой город», «Burda», «Rolling Stone», «Vogue».

При этом Яна уже 12 лет борется с раком.

Её система очень проста: планировать и расcчитывать свое время, чтобы экономить силы и энергию, не убивая при этом вдохновение.

Выясните, на что уходит время

Это про хронометраж. В течении трёх дней записываем всёя, что делаем: работу, перекуры, приёмы пищи, отдых, сон, разговоры по телефону и так далее. Затем садимся и анализируем, куда уходит всё время. Заодно узнаете о своих способностях и особенностях много нового. Ищи места, в которых переоцениваешь или недооцениваешь себя. Так недалеко и найти потерянные в течении дня часы.

Обычно в отсутствии времени виноваты не сон и отдых, а обычная рутина, откладываемая на потом. Так появляется творческий беспорядок. Так называемый «Творческий беспорядок» совсем не способствует полету мысли, вместо этого отбирает время и мотивацию на движение дальше, потому что там неперевариваемые дела.

Чтобы понять как тратить время, нужно понять как вы его тратите.

Пишем рутинный список

У всех есть каждодневные занятия — приятные и не слишком. Ответ на почту, заваривание чая, мытье головы, переборка почты — каждому своё. Регулярное выполнение одной и той же задачи в течение 20 дней превращается в механическую привычку, не требующую эмоциональных или энергетических задач. Этот список дел полезно достать, когда необходимо отвлечься от творческой работы. Когда, например, «замылился» глаз или надо избавиться от излишних эмоций.

Ненавистный список

От многих неприятных задач убежать просто невозможно. К ужасу исполнителя, такие задачи бывают ещё и рутинными. Эти задачи делаются долго и неохотно, просаживая эмоциональное состояние.

Как избавиться от таких задач? Полюбить. Чтобы полюбить, нужно понять и простить (шутка). Нужно выяснить, что именно в них так раздражает. Обычно проблема заключается в плохих условиях. Например, чтобы найти нужный имейл, нужно перебрать все письма за последние семь дней. Или, чтобы найти макет, приходится каждый раз в рабочих чатах копаться.

Если структурировать всё заранее и удалить всё лишнее, то задача перестанет быть такой ненавистной.

Список важных мелочей

Это список единичных или спонтанных дел. Этот список нужен, чтобы ничего не вылетело из головы. Потому что держать даже 5 занятий, требующих внимания в голове, — уже тяжкий труд. Нагружать себя им ни к чему. Чтобы было ещё проще, такие дела лучше разбивать на задачи, чтобы не потерять отдельных мелочей.

Совсем прекрасно, если эти задачи разбивать по чек-листам, так как уборка в шкафу, поиск информации и общение в интернете, разговоры по телефону легко превращаются из минут в часы — если вы не знаете, на чём начать и когда закончить. Даже простой список важных дел уже снимет с вам огромную головную боль.

Список больших планов

Здесь будут записаны дела, которые займут много времени: творческие проекты, ремонты в квартире и другое. Легенда гласит, что оптимальное число для таких проектов — четыре. Коллекционировать большее количество не имеет смысла, потому что в процессе о них можно забыть или потерять интерес к их достижению. Лучше добавлять по одному новому делу по мере выполнения предыдущего.

Кстати, напоминаем, что дела должны быть реально осуществимыми. Оценивайте свои возможности трезво.

45 минут / 15 минут

Если вдруг вы не робот, то знайте — отвлекаться от работы нормально и, более того, неизбежно. Человек может продуктивно работать над задачей не более 40 минут, дальше мысли идут в другое русло. Яна Франк предлагает схему 45 и 15 минут. Первую часть уделять работе, вторую – отдыху. Этого достаточно, чтобы спокойно подумать о сделанном.

Такое деление часто можно встретить, например, в учебных заведениях. Всё потому, что оно действительно позволяет работать наиболее продуктивно.

Сейчас может показаться, что такие короткие промежутки времени не дадут сосредоточиться на задаче. Но если параллельно заняться хронометражом, то можно обратить внимание, что, если просиживать безвылазно за работой по несколько часов, делается не больше, а зачастую даже меньше. И не так качественно. Попробуйте.

Нужен стратегический план

Тот самый, который по убеждению многих убивает всякое вдохновение и свободу действий. Чтобы каждый раз, садясь за работу, не искать музу под стулом, когда решите поработать часок над творческой задачей, составляйте список идей и задумок.

Даже когда в голове не будет ничего, кроме обезьянки стучащей тарелками, у вас будет широкий выбор из идей, которые уже давно нуждаются в реализации. Так вы сможете работать с меньшим количеством творческих провалов.

Ещё один плюс: обдумывая и планируя крупное дело, можно заранее представить, сколько оно займёт времени. Частенько всплывают детали, которые могли бы стать неприятной неожиданностью, если бы вы занялись проектом сходу.

Подводите итоги

Подсчёты и итоги в конце дня, недели, месяца, года. Да, это занимает время. Но пробуждает (и удовлетворяет) любопытство, мотивирует на улучшение результатов. Наконец, всегда приятно увидеть, что сегодня все было лучше, чем вчера.

Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей

Дональд Рос дизайнер и предприниматель. Система, описанная в книге основана на его собственном опыте. Вот небольшая выборка:

Список дел

Мысли, идеи и задачи прибывают в голову непрерывно — одна за другой. И постоянно сбивают вас с рабочего процесса. Записывайте, чтобы не держать в голове.

Составьте список НЕ дел

Чем больше дел в списке, тем меньше вероятность, что все они будут сделаны. Поэтому заводите список НЕ дел. Делать это нужно так:

1. Подумайте, какие задачи действительно необходимо выполнить, чтобы закончить проект.

2. Вычеркните всё, что идет после третьего пункта. Эти задачи отправляются прямиком в список не дел. Это то, чем вы сейчас заниматься не будете и думать об этом не нужно.

3. Задача из списка не дел не может быть выполнена пока не попадет в список дел.

В чем здесь польза? Никакой список дел не научит вас принимать решения. Когда у вас в списке дел есть право только на три задачи, то там останется только важное.

Экономьте время на мелочах

Экономьте время на мелочах, чтобы у вас осталось время на действительно важное. Например, Марк Цукерберг носит только толстовки, а Барак Обама — синие или серые костюмы. Мелочи, которые могут сэкономить кому-то по 30 минут в день.

Отдыхайте. Серьезно

Перерывы необходимы. Включайте их в свой распорядок. Не обязательно становиться затворником, чтобы успевать больше. Отдыхайте, тратьте время на развлечения. Это поможет работать лучше, когда вы действительно займетесь работой.

Пора спать

Засидеться на работе на утра? Отлично! Поехали!

В какой-то момент такого забега начинает теряться острота ума. Вот тут пора идти спать. Лучше отдохните и встаньте на час раньше с утра. Или устройте 20-минутный сон-час днём. Если повезет, вы проснетесь свежим, проницательным и счастливым. И сможете сделать тот же объем работы за гораздо меньшее время. И вероятно даже лучше.

Не отвечайте на все звонки

«Я должен ответить на звонок»! Не должны.

Если удается поймать себя на мысли: «Я должен ответить на этот звонок», — попробуйте переформулировать так: «Я решаю ответить на этот звонок». Меняет ли это что-то? Да. Теперь вы не должны, а решаете отвечать или нет.

Работает эта магия и с другими задачами, которым вы что-то задолжали.

Социальные сети

Советы про почту и соц сети самые частые в тайм-менеджменте. Пора бы уже попробовать. Хотя совет Дональда имеет немного специфическую трактовку. Берете случайную запись и смотрите: будет ли уместен комментарий «Кому какое дело?». Как насчет следующей записи? А следующей? А уместен такой комментарий для 99% сообщений в соцсетях. Теперь закройте соцсеть и займитесь чем-нибудь полезным.

Письмо из пяти предложений

Пишите как можно короче. Укладывайтесь в пять предложений.

1. Здравствуйте.

2. Что вы отправляете.

3. Необходимые подробности.

4. Призыв к действию.

5. До свидания.

«Здравствуйте, Мария! В приложении дизайн макета, который обсуждали с вами на обеде. Изменил цветовую схему на более светлую. Дайте фидбэк, так нравится больше? С уважением, Иван».

Однозначность

Исследования утверждают, что у «многозадачников» производительность мозга ниже, чем у людей под воздействием марихуаны. Так что делайте одну задачу за другой, а не все вместе. Пункты 1 и 2 вам в помощь.

Когда срочность важнее

Иногда возникает дилемма: срочность или качество. Всегда лучше показать менее инновационное решение вовремя лучше, чем совсем не представить гениальное.

Да и в целом, простые решения не всегда плохи. Часто отличные инновационные решения возникают именно из-за жестких рамок в цене или сроках.

Муза по расписанию: организация рабочего дня для творческих личностей

Джоселин К. Глэй — писательница, одержимая идеей, что мы можем найти в нашей повседневной жизни больше времени для творчества. Джойслин была директором-основателем конференц-площадки 99U и главным редактором 99u.com, получившего две награды Webby Awards. Сейчас она проживает в Лос-Анджелесе и ведет свой личный блог.

Эта книга состоит из двадцати компактных мастер-классов от представителей творческих профессий. На ее страницах знаменитые креативщики делятся принципами, которые сделали их абсолютно независимыми от вдохновения.

Когда работать получается лучше

Из-за биологических ритмов определенные периоды времени в течение суток являются наиболее подходящими для творческой работы. Определите, в какое время суток ваша творческая энергия на пике, и посвятите эти часы решению творческих задач. Не назначайте на эти часы никаких встреч и не тратьте это время на решение каких угодно задач административного характера.

Сперва творческие вопросы

Долгое время Глэй была недовольна скоростью своей писательской деятельности. Чтобы что-то с этим сделать ей пришлось менять привычки. Теперь каждый день она отводит несколько часов чтобы только писать. Так начинается ее рабочий день. Она никогда не назначает встречи на утро, так как предпочитает тратить это время на то, что важно лично для нее.

Естественно, окружающие не будут в восторге. Люди могут обижаться, да и самому не всегда приятно заставлять других ждать. Однако, гораздо лучше огорчить несколько человек по мелочам, чем сдаться на волю судьбы и начать тратить эффективное время на то, чтобы перебрать почтовый ящик, получая взамен иллюзию профессионального подхода к работе.

Творческая атмосфера

Создавайте обстановку способствующую творчеству. Создавайте ассоциативные привязки с предметами. Например, если в хорошее рабочее состояние вам помогает войти определенная музыка, слушайте только ее. Вот, давайте взглянем на Стивена Кинга (если что, это известный писатель):

Стивен Кинг пишет по 10 страниц каждый день. Каждый. День.

Не давайте разрастаться списку «Что я должен сделать сегодня»

Постарайтесь ограничить количество намеченных на день задач. Маленького клочка бумаги 10 на 10 сантиметров вполне достаточно. Если в течении дня добавлять к списку новые задачи, то есть вероятность не успеете их выполнить. Меня никогда не радует когда я что-то не успеваю. Часто это убивает мотивацию. Оно вам надо? Подавляющее большинство дел никуда не убежит.

Сдерживайте данные обещания

Помечайте обещания и вообще выработайте систему, которая поможет не забывать о данных обещаниях. Такой подход к делу поможет более эффективно отвечать на просьбы окружающих и сделает вас человеком, с которым приятно сотрудничать. А главное –уверенность, что ничего не забыто. Можно спокойно сосредоточиться на задаче, которая заслуживает внимания сейчас.