В этом тексте мы разложим по полочкам, как управлять дизайн-процессами и работой команды в дизайн-бюро с помощью современных инструментов и методов. И докажем, что творческий — не значит хаотичный.
Шаг 1. Оценить дизайн-процессы
📌 Дизайн-процессы — это последовательность действий в проектировании цифровых продуктов или услуг. Как правило, они вырабатываются годами и в чём-то близки к методологиям. Применяются в дизайн-бюро, студиях и агентствах
Не будем описывать дизайн-процессы — текст не про это. Обратимся лучше к частым проблемам, которые могут возникать в процессах, и будем думать, как их решать.
❌ Криво формулируются задачи и идеи
Коллеги и заказчики формулируют задачи дизайнерам по-своему — так, как чувствуют. Дизайнер тоже понимает это по-своему, и получается сломанный телефон.
❌ Теряются задачи и срываются дедлайны
Задачи ставятся в мессенджерах, на созвонах устно или возле кулера на обеде. В результате не получается планировать, отслеживать статусы, элементарно соблюдать договорённости, находить ответственных и следовать дедлайнам.
❌ Теряются материалы
Это проблема стихийного и неупорядоченного сбора и хранения артефактов — референсов, результатов исследования, гипотез, прототипов, брендбуков. Дизайнеры обмениваются скринами референсов в чатах. Одно исследование сделали в гугл-доке, а второе в пдфке. Гипотезы нигде не записали — и они проверяются по памяти. Команда полдня тегает друг друга в поисках ссылок, а вторую половину ждёт ответа. В итоге — всё потерялось, работа застряла, сроки горят.
❌ Нет методов приёмки и контроля результатов работы
В команде отсутствуют чек-листы, регламенты работы, флоу и другие регулирующие документы — то, что помогает бесперебойно вести процессы и избегать ошибок. К примеру, дизайн-макеты перед передачей на прототипирование лучше бы проверять по чек-листам. Если их нет, то из раза в раз могут повторяться одинаковые ошибки или получаться разнобойные результаты.
❌ Неравномерно распределяется нагрузка
Нет системы отслеживания статусов задач или нагрузки на команды и отдельных сотрудников. Или отдел дизайнеров и не договорился с разработчиками — и последние оказываются перегружены работой. Такое нередко ведёт к выгоранию и конфликтам в командах.Эти и другие проблемы в процессах дизайн-бюро можно выявить при аудите текущего состояния дел. А дальше — как начать решать их
Шаг 2. Подключить современные инструменты
Команду с большим количеством процессов не получится синхронизовать без организации общего рабочего пространства в таск-менеджере. Иначе ссылки так и будут теряться в чатах, статусы задач останутся загадками, а проблема дискоммуникации никуда не денется.
Пошагово настраиваем цифровое рабочее пространство в таск-менеджере WEEEK.
Организовать процессы на Канбан-досках
Создай портфели проектов, в которые будут включены все заказчики дизайн-бюро. Можно организовать так: один портфель — один заказчик, или один проект — один заказчик. Например, разнести отрисовку интерфейса сайта для ООО «Ромашки» и мобильного приложения для «Рога и Копыта» по разным портфелям и проектам. Так дизайнеры не будут путаться в задачах по ним.
В проектах создай отдельные доски, которые будут соответствовать дизайн-процессам. Пользуйся двумя видами досок — Стандартной и Спринтом.
На стандартных досках можно отразить дизайн-процессы: Исследования, Продуктовые гипотезы, Проектирование, Протипирование, Юзабилити-тестирование, Дизайн-ревью, QA-тестирование и Релиз. Внутри них — колонки, соответствующие этапам работы, и задачи, которые будут двигаться по мере их выполнения.
На спринт-доске удобно планировать процесс разработки, потому что у этой доски есть сроки. Названия колонок в ней могут быть такими: Бэклог продукта, Бэклог спринта, В работе и Выполнено. Задачи в них можно декомпозировать на подзадачи. Это удобно, когда нужно реализовывать объёмные задачи.
Чтобы быстро ориентироваться в проектах и их содержании, добавляй описание проекта и связанные документы в разделе Обзор. Внутрь задач подтягивай файлы, ТЗ от заказчиков, ссылки на референсы и другие артефакты. Назначай исполнителей, ставь дедлайны и оставляй комментарии.
Таким образом у тебя с командой получится иерархия портфелей проектов, проектов, досок с текущими процессами и задач.
Интегрируй сторонние ссылки в сервисе Приложения
Дизайнеры работают в Figma, сервисах Google и многих других. Эти сервисы можно интегрировать в WEEEK в разделе Приложения проекта. Отсюда их можно просматривать, а некоторые даже редактировать.
Шаг 3. Ввести стандарты и процедуры
Сотрудники дизайн-бюро ежедневно пользуются множеством документов: типовыми и под конкретные проекты и задачи. Их удобно хранить в корпоративной Базе знаний — с возможностью совместного редактирования в режиме реального времени и шеринга коллегам и заказчикам.
Вот три типа документов, которые помогут упорядочить работу:
- Регламенты. Документы для стандартов повторяющихся процессов, установки правил работы и устранения ошибок. Подходят для онбординга и общего понимания, как и что работает в дизайн-студии. Такие регламенты могут снять многие вопросы: кто согласовывает макеты, кому задать вопрос, где вести переписки по проектам, как ставить задачи.
- Типовые документы. Это бриф, техзадание, чек-листы и другие. В дизайн-процессах удобно использовать стандартный бриф, чтобы ответы от заказчиков приходили в единой форме и в нужном формате. Техзадание для дизайнеров и разработчиков тоже лучше делать стандартным — чтобы получать гарантированный результат. А чек-листы пригодятся для самопроверки результатов работы команды. Чтобы не тратить время на подготовку каждого из них с нуля, создавай и используй шаблоны из Базы знаний.
- Документы для конкретных проектов и задач — референсы, гипотезы, исследования и другие. Храни их в общем доступе и всегда подтягивай к проектам, к которым они относятся, — тогда команда не будет терять ссылки и скриншоты.
Шаг 4. Обучить команду
Прежде всего обучи команду пользоваться таск-менеджером. Для этого надо сделать внутреннюю демонстрацию и рассказать, как и что работает. Запиши обзорные видео по каждому из сервисов, расскажи о каждом из разделов и так далее.
Это поможет справиться с хаосом задач, бесконечным потом ссылок и вопросами, как и что работает. Вот, как структурировать всю эту информацию:
- Создай корпоративную библиотеку документов. Все регламенты, чек-листы и прочее документы собери в соответствующие ветки. Отдельно полезно сделать документ с доступами и паролями.
- Храни обучающие материалы. В Базе знаний можно собирать ссылки на вебинары, курсы и тренинги. Например, сотрудники смогут найти необходимый видеотуториал по использованию новой программы или сервиса.
- ❗️ Сообщи всем, где и что лежит. И поставь ответственного за порядок в Базе знаний.
Шаг 5. Улучшаем коммуникацию
Обсуждай задачи в строго отведённом для этого месте — в комментариях к задачам. Например, когда задача требует доработки, тегни её исполнителя через @ и подробно опиши, что нужно сделать:
Функция комментирования доступна и в Базе знаний. Например, к правилам удалёнки каждый сотрудник сможет дать фидбек в окне для комментариев. Это поможет составить документ с учётом мнения всей команды:
Ещё одна фишка, которая пригодится команде дизайнеров, — раздел Идеи для общения и брейнштормов. Он отдельный для каждого проекта. В этом разделе можно подробно описать идею и пригласить участников команды проголосовать за неё с помощью эмодзи. Или обсудить содержание и обменяться идеями в комментариях к идеям.
Шаг 6. Управляем временем и задачами
Дизайн-бюро работает над несколькими проектами одновременно. Чтобы упорядочить задачи по важности и не пропускать горящее, используй напоминания и маркеры приоритизации.
Выстроить систему отслеживания загрузки на проектах
Используй таймер для отслеживания времени. Это поможет оценить трудозатраты и эффективность сотрудников.
Информацию о сотрудниках смотри в сервисе Аналитика или в истории конкретных задач. Там же можно посмотреть загруженность по отдельным проектам и собрать детальный отчёт.
Функция Оценка времени на задачу поможет правильно распределить рабочее время и нагрузку. Эти фичи пригодятся при почасовой оплате или если важно оценить, сколько времени уходит на определённые задачи.
Настрой напоминания о задачах
Так твоя команда не пропустит дедлайны. Чтобы команда точно ничего не забыла, ты можешь самостоятельно ставить напоминания на их задачи. Если задачи повторяющиеся, то укажи, в какое время сотрудники будут получать напоминалки.
Приоритизируй задачи
В каждой задаче можно определить приоритет — это окрасит задачу в зелёный, жёлтый, красный или голубой цвета. Так легче определить, за какую из них нужно браться в первую очередь, а какая может подождать.
Главная вещь в оптимизации дизайн-процессов
💡 Самая важная часть в настройке процессов в дизайн-бюро — терпеливо и последовательно обучать команду, отвечать на вопросы, решать возникающие проблемы и противоречия. Нормально, если что-то снова будет ломаться, теряться и забываться. Но если вы с командой вступите на путь управления процессами, количество проблем будет неизменно стремиться к нулю.
Оптимизируем информацию из этого текста
- Дизайн-процессы — последовательность шагов в проектировании цифровых продуктов или услуг, которую используют продуктовые дизайнеры и менеджеры.
- Если в дизайн-бюро плохо организованы рабочие процессы, то у команд будут теряться задачи, референсы и ссылки, данные по исследованиям и гипотезам, чек-листы для самопроверки, срываться дедлайны и неравномерно распределяться нагрузка.
- Чтобы наладить рабочий процесс, нужно организовать общее пространство и ставить задачи на Канбан-доске, отслеживать загруженность на проектах и грамотно управлять временем с помощью таск-менеджера, хранить в общем доступе необходимые для работы документы и регламентировать порядок работы.
- Чтобы доналадить процесс, придётся набраться терпения и постоянно обучать команду работе по правилам процессов.
Подписаться 
