Хронометраж. Первый шаг в освоении тайм-менеджмента

Шаг первый

— Как вы провели ваш сегодняшний день?

— Ну, пару часов посмотрел сериал, часик в соц сетях «позалипал», 6 часов работал, вечером кушать готовил час.

Такой ответ имеет погрешность 124%. Дело в самой человеческой природе и восприятии времени. Если быть точнее, то вы наверняка замечали, что время может тянуться по-разному, в зависимости от дела, которым вы занимаетесь. Например, соц.сети и сериалы могут показаться двадцатью минутами, когда на деле вы потратили на них 3 часа. А работа над каверзной и нежеланной задачей на работе может показаться целой бесконечностью, когда на самом деле вы потратили на нее 40 минут. Если копнуть еще глубже, то, на секундочку, а вы точно на работе на соцсети не отвлекались?

Вот тут мы и применяем хронометраж.

Кто такой Хронометраж?

Хронометраж это когда вы записываете все свои дела и затраченное на них время по минутам. Будем знакомы!

Например:

 - Сходил в магазин — 10 минут

- Позвонил Васе, пообщались про проигрыш нашей сборной по хоккею — 20 минут

- Завтракал 15 минут

- Смотрел Youtube, пока собирался на работу — 50 минут

- Поработал над статье в блог — 40 минут

...

Даже если вы будете записывать ваш хронометраж с погрешностью на 5 минут, данные все равно будут очень полезны.

Как долго этим заниматься?

Кто-то занимается этим всю жизнь. Но обычной недели будет достаточно чтобы понять на что вы тратите лишнее время.

Вы будете удивлены количеством времени, которое тратите впустую.

В результате часто можно понять, например, что выходить по выходным и оставаться работать сверхурочно вам приходится из-за того, что реально работой вы занимаетесь только 2-3 часа в день. Теперь вы знаете свои слабые места и можете над ними работать. 

Примеры

Вася

Это — Вася. Он рос в большой семье с тремя братьями и сестрой. Родители много времени проводили на работе, чтобы прокормить семью. Вася средний ребенок, поэтому ему всегда приходилось маневрировать. И работать по 10 часов в день 6 дней в неделю Вася считает естественным. Хотя и сам этим не очень доволен, так как свободного времени остается мало.

Василий записывал хронометраж в течении трех рабочих дней, а потом забросил. И так времени не хватает, а еще и это. На выходных, он копался в телефоне и случайно наткнулся на свои заметки. Ему стало интересно. И.... О, чудо! Он заметил, что его слабое место это разговоры по телефону.

Вася экстраверт и болтун. Многие экстраверты, теряют контроль над временем, когда им выдается возможность поблотать. Неудивительно, что что он тратил на «рабочие» разговора по  3 часа в день. Ведь на самом деле Вася, из трех часов в день, два обсуждал игру нашей сборной по хоккею.

Что делать Васе?

Всем своим друзьям и партнерам нужно объявить, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.

Когда же звонок всё-таки необходим, то, как минимум, он будет запланированным. Это значит, что Вася заранее может подготовить список пунктов, которые необходимо обсудить и вычеркивать их по мере готовности. Кроме того, необходимо учиться быть кратким. Делать это намного проще, когда разговор планируется заранее. А когда все пункты в списке закончились — разговор закончен. 

Интересно, как потратит Василий появившиеся из неоткуда два дополнительных часа в день.

Ксюша

Ксюша работает не покладая рук, но времени почему-то все еще не хватает. Ксюше даже пришлось сократить свой обеденный перерыв на 30 минут. Недавно Ксюше сделали предложение. Теперь нужны средства на свадьбу, и Ксюша готова работать без выходных, лишь бы сделать максимально много работы и получить больше денег. 

Ксения —  девушка настойчивая, поэтому решила изучать тайм-менеджмент. И начала она с хронометража. Проведя неделю записей, она выясняла в чем ее проблема. 

Дело в том, что подружки очень рады событию в жизни Ксении и постоянно скидывали ей места для свадьбы и другие свадебные финтифлюшки. Сами по себе, уведомления не забирают много времени. Но что-же с ними не так?

По ощущениям Ксюши она тратит не больше 3 минут на отвлечение. На практике же выяснялось, что 2 часа 43 минуты в день она тратит на уведомления. Кроме того, было замечено что аналогичные задачи в случае получения уведомления выполняются, в среднем, на 20 минут дольше, не считая времени затраченного на социальные сети. 

Во-первых, постоянные уведомления сбивают концентрацию, а значит на задачу времени тратится больше чем действительно нужно. А во-вторых, после каждого уведомления Ксюша заходит посмотреть, что ей скинули, потом еще полистать пару постов в ленте, отписаться подружкам и вернуться к работе.

Что делать Ксюше?

Решение на поверхности. На время работы отключать все уведомления в социальных сетей, и отвечать на них только в  полноценный обеденный перерыв или после работы. 

Поздравляем с предстоящей свадьбой!

Артем

Артем предприниматель. Свое свободное время он любит тратить с друзьями. Вдвойне приятней, если это проходит в ресторане, ведь поесть Артем тоже очень любит. Одна проблема только у Артемия, времени не хватает. Встречи постоянно, дела-дела. Хотелось бы больше свободного времени, но не работая бизнес не сделаешь.

Артем тоже начал заниматься Хронометражем, но со временем не густо. То просто забывал из-за срочных дел, иногда со встречи на встречу. Записав с перебоями 5 дней Артем сел однажды ночью и удивился.

Так как своего офиса у Артема нет, вроде и не нужен, то он каждый день ездил на встречи  на своем автомобиле. Затраты на это конечно были заложены. Обычно встречи проходили на нейтральной территории. Например, в кафе. 

Вот и получается, что четыре из двенадцати рабочих часов Артем тратит на дорогу. А еще два часа на пустые разговоры в кафе. Атмосфера распологает. 

Что делать Артему?

Прикинув все, Артем понял, что каждая встреча обходится ему, в среднем, в 300 рублей. В день он проводит четыре-пять встреч. Плюс транспортные расходы 15000 рублей в месяц.

Итого, только на встречи, Артем тратит в месяц лишних 180 часов и 51 тысячу рублей. Он принял решение, что выгоднее снимать офис и приглашать всех клиентов к себе. Таким образом встречи будут больше по-делу, а не про покушать, и в день он сможет проводить на две встречи в день больше. Но Артемий пошел дальше и нанял себе секретаря, которого просит раз в месяц предоставлять отчеты по потраченному им времени. Теперь Артем точно знает, как непродуктивен он был раньше. А ведь это только одна и самая простая методика тайм-менеджмента.

Что использовать для Хронометржа?

Вариант 1. Ручку, записную книжку и часы.

Вариант 2. Диктофон

Вариант 3. Различные календари

Вариант 4. Приложение Weeek.

Оно идеально не только для командного планирования и управления проектами, но и для личных дел. Когда вы только регистрируетесь, первое, что вы видите — это личный календарь с возможностью записей, установкой даты и времени задач и их продолжительностью. И это не спроста. Кстати, это так же удобно  для планирования предстоящих дел.

Итого

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

Начните с хронометража.