По списку задач не всегда понятно, можно ли поручить сотруднику ещё одну. Пять небольших дел могут занять пару часов, а одна сложная задача — почти весь день. Чтобы не перегружать команду и реалистично планировать сроки, важно анализировать загруженность сотрудников.
Разберём, какие показатели учитывать, как посчитать нагрузку сотрудника и что делать, если работа в команде распределена неравномерно.
Что такое загруженность сотрудников
показывает, какая часть его рабочего времени в определённом периоде уже занята выполнением обязанностей. При расчёте учитывают не только задачи из плана, но и встречи, созвоны, согласования, переписки и проверку результатов
🔎 Разберём на примере. Контент-маркетолог работает 40 часов в неделю. На подготовку двух статей у него запланировано 16 часов, на редактуру материалов авторов — восемь, на созвоны с командой — четыре, на согласования с дизайнером и экспертом — два, на переписку — ещё два. Всего занято 32 часа из 40, поэтому загрузка составляет 80%.
Оптимальная загруженность должна составлять около 70–80% рабочего времени. Так сотрудник успевает выполнять все запланированные задачи, делать перерывы и спокойно переключаться между делами.
Если загруженность слишком низкая, бизнес теряет деньги. Если слишком высокая, сотрудники чаще перерабатывают, хуже справляются с задачами и могут срывать сроки. Всё это снижает мотивацию, приводит к выгоранию и увольнениям.
Загруженность легко спутать с рабочим временем, нагрузкой, трудозатратами и результативностью. Для наглядности сравнили эти понятия в таблице:
| Понятие | Что показывает | Пример |
|---|---|---|
| Рабочее время | Сколько времени сотрудник в принципе может посвятить работе по своему графику | 40 часов в неделю |
| Нагрузка | Сколько задач и других дел нужно выполнить сотруднику за определённый период | За неделю нужно подготовить презентацию на 20 слайдов, согласовать её с руководителем и внести правки по комментариям |
| Трудозатраты | Сколько времени требуется или уже ушло на конкретную задачу, проект или другой вид работы | На подготовку презентации нужно шесть часов |
| Загруженность | Какая часть времени сотрудника уже занята работой в выбранном периоде | На неделю доступно 40 часов, из них 32 уже заняты задачами и встречами — загрузка 80% |
| Результативность | Какой результат должен получить сотрудник и в какие сроки | Сотрудник подготовил и согласовал презентацию к пятнице, как и было запланировано |
Но несмотря на различия, эти понятия связаны между собой и дают более точное представление о загруженности сотрудника.
Зачем проводить анализ нагрузки сотрудников
Собрали пять основных причин, почему проджект-менеджерам, руководителям отделов и тимлидам так важно оценивать загруженность команды.
Равномерно распределять работу
Например, на следующую неделю у двух разработчиков запланировано по четыре задачи. Но у первого — интеграция с новым сервисом и исправление ошибок перед релизом, а у второго — несколько небольших доработок интерфейса. Оценка загруженности помогает увидеть разницу в объёме работы и распределить новые задачи так, чтобы не перегрузить отдельных сотрудников.
Реалистично планировать сроки
Допустим, команда рассчитывает запустить лендинг за неделю исходя из трудозатрат на текст, дизайн и вёрстку. Но уже в процессе выясняется, что дизайнер сможет подключиться не сразу. В итоге график сдвигается. С оценкой загруженности можно заранее заметить такие ограничения и заложить их в план.
Заранее замечать перегрузку
Оценка загруженности показывает, когда сотрудник работает из последних сил. Если такая ситуация сохраняется неделями, человек быстрее устаёт, чаще ошибается и рискует выгореть. В этом случае руководителю нужно заранее делегировать коллегам часть работы перегруженного человека, а ещё пересмотреть сроки и приоритеты.
Понимать, хватает ли ресурсов
Перед тем как брать новый проект в работу, важно проверить, есть ли у команды ресурс. Если важные спецы уже заняты, лучше заранее подключить подрядчика, нанять новенького в команду или перенести проект.
Быстрее реагировать на изменения
Иногда в проекте появляются новые требования, приходят срочные правки от клиента, а кто-то из команды может внезапно уйти на больничный или уволиться. Если руководитель понимает текущую загруженность команды, ему становится проще управлять изменениями.
Какие показатели учитывать при оценке загруженности
Чтобы оценить загруженность человека, недостаточно посчитать рабочие часы или количество задач. Важно учитывать контекст: чем именно занимается специалист, в каких условиях он выполняет работу и сколько усилий она требует. Тут пригодятся пять показателей.
Доступные рабочие часы
Сначала посчитай, сколько рабочего времени у сотрудника есть в выбранный период. При полной занятости это обычно 40 часов в неделю, при частичной — например, 20. Из этого времени не забудь вычесть отпуска, выходные, праздники и отгулы.
Плановые и фактические трудозатраты
Сравни, сколько времени сотрудник планировал потратить на работу и сколько ушло в итоге. Помни не только про сами задачи, но и встречи, созвоны, согласования и другие рабочие дела.
Количество и сложность задач
Количество задач само по себе мало о чём говорит. Пять небольших правок в статье могут занять меньше времени, чем один большой отчёт. Поэтому смотри в том числе на объём и сложность задач.
Количество параллельных дел
Наша любимая нерабочая многозадачность. Напомним: чем чаще человек переключается, тем быстрее он устаёт, а нагрузка только увеличивается.
Сверхурочная работа
Посмотри, как часто сотрудник работает после окончания дня или в выходные и сколько дополнительных часов на это уходит. Да, разовые переработки могут возникать. Например, если появляются срочные задачи. Но если человек задерживается регулярно, стоит пересмотреть нагрузку и сроки.
Результат
Контролируя работу сотрудников, смотри, что человек сделал за день, неделю или месяц и помогло ли это приблизиться к общей цели. Важно и то, насколько хорошо сделана работа. Например, как часто задачу приходится возвращать автору и сколько раз её нужно исправлять перед финальной версией.
Как рассчитать загруженность сотрудника
Подготовили пошаговую инструкцию и разобрали её на примере проджект-менеджера с обычной 40-часовой рабочей неделей. Для наглядности решили рассчитать нагрузку на сотрудника за неделю, но можно взять и месяц, спринт или квартал. Главное — считать все показатели за один и тот же срок.
Шаг 1. Определи доступное рабочее время
У нашего проджект-менеджера график: пять дней в неделю по восемь часов. Но на этой неделе он взял один отгул. Поэтому его доступное время:
40 − 8 = 32 часа
Шаг 2. Посчитай плановые трудозатраты
Собери все задачи сотрудника на выбранный период и укажи, сколько времени планируется потратить на каждую.
У проджект-менеджера на неделю запланированы:
- составить план следующего спринта — 4 часа
- проверить статусы задач и обновить план проекта — 6 часов
- провести две командные встречи и созвон с заказчиком — 5 часов
- подготовить отчёт по проекту для заказчика — 6 часов
- разобрать блокирующие задачи — 5 часов
Теперь складываем время:
4 + 6 + 5 + 6 + 5 = 26 часов — это плановые трудозатраты
Шаг 3. Рассчитай процент загруженности
Раздели плановые трудозатраты на доступное рабочее время и умножь результат на 100%.
🏋️♂️ Загруженность сотрудника = плановые трудозатраты ÷ доступное рабочее время × 100%
Для нашего примера:
26 ÷ 32 × 100% = 81,25%
Получившийся коэффициент можно использовать как ориентир при распределении работы:
- До 70% — есть запас для новых задач
- 70–85% — большая часть рабочего времени распределена, но есть резерв на непредвиденные дела и перерывы
- 85–100% — загрузка высокая, поэтому перед добавлением новых задач стоит проверить приоритеты и сроки
- Больше 100% — работы больше, чем доступного времени, поэтому часть задач нужно перенести или передать
Шаг 4. Сравни загрузку нескольких сотрудников
Рассчитай показатель для коллег со схожими обязанностями и компетенциями.
| Сотрудник | Доступное время | Плановые трудозатраты | Загрузка |
|---|---|---|---|
| Наш проджект-менеджер | 32 часа | 26 часов | 81,25% |
| Проджект-менеджер №2 | 40 часов | 38 часов | 95% |
| Проджект-менеджер №3 | 40 часов | 24 часа | 60% |
Второй проджект-менеджер загружен сильнее остальных, поэтому часть его задач можно передать третьему специалисту.
Шаг 5. Сравни плановую и фактическую загрузку
В конце периода посчитай, сколько времени сотрудник потратил на задачи по факту:
🏋️♂️ Фактическая загруженность = фактические трудозатраты ÷ доступное рабочее время × 100%
В нашем примере часть задач заняла больше времени, поэтому фактические трудозатраты выросли с 26 до 30 часов:
30 ÷ 32 × 100% = 93,75%
Разница с планом:
93,75% − 81,25% = 12,5
Причины расхождения могут быть разными. Возможно, задачи заняли больше времени, появились незапланированные дела или у сотрудника не оказалось нужных навыков. В этом важно разобраться, чтобы лучше планировать нагрузку в будущем.
Методы оценки загруженности сотрудников
Оценивать загруженность можно по-разному. Всё зависит от типа задач, цели анализа, доступных инструментов и данных о работе, которые можно собрать. Пройдёмся по самым популярным методам.
Автоматизированный учёт нагрузки
В этом случае данные о загрузке собирает система управления проектами.
Например, в Weeek для этого есть функция «Загруженность команды». Она учитывает назначенные задачи, сроки, плановые и фактические трудозатраты и доступное рабочее время сотрудников. Руководитель сразу видит загруженность по всей команде и отдельному сотруднику и может вовремя перераспределить задачи, перенести сроки или подключить внешнего специал
Оценка по нормативам
Здесь сначала определяют норматив времени для типовой задачи и рассчитывают по нему нагрузку на день, неделю или месяц. В конце периода сравнивают план с фактом.
Если сотрудник регулярно не укладывается в норматив, проверь причины: возможно, задачи стали сложнее, времени заложили мало или появились другие обязанности. Метод лучше всего подходит для повторяющихся задач: обработки обращений и заказов, проверки документов, выставления счетов или внесения данных.
Хронометраж рабочего времени
Этот метод показывает, сколько времени занимает конкретная задача или её отдельные этапы. Например, при подготовке еженедельного отчёта можно замерить время на сбор данных, проверку цифр и оформление документа. Результаты помогут определить трудозатраты и затем использовать их при планировании.
Хронометраж часто становится основой для нормативов. Если же нужно понять, чем сотрудник занят на протяжении всего дня, используют фотографию рабочего времени. Она показывает, на что уходит больше всего времени и где возникают потери.
Метод экспертных оценок
Этот вариант подойдёт для новых и нестандартных задач, по которым ещё нет статистики. Чтобы оценить объём работы, надо подключить несколько специалистов, которые хорошо знают процесс. Пусть каждый оценит сложность задачи, время выполнения и необходимые ресурсы. Затем сравни ответы, обсуди расхождения и согласуй общую оценку.
Изначально мы использовали Google Таблицы, куда сотрудники вручную вносили выполняемые задачи. Но со временем такой подход стал неэффективным. Данных не хватало, а ещё они очень быстро теряли свою актуальность.
Тогда мы перешли на собственный таск-трекер. Сейчас в нём фиксируем задачи, ответственных, сроки, приоритеты и статусы. Вся информация хранится в одном месте, поэтому проще замечать перегруз, просрочки и неравномерное распределение работы.
Как оптимизировать нагрузку сотрудников
Допустим, анализ показал, что часть сотрудников перегружена. Такая ситуация случается довольно часто. Но есть и хорошая новость: это легко исправить. А как именно — рассказываем дальше.
Перераспредели задачи между специалистами
Если один специалист загружен сильнее остальных, часть его задач можно делегировать коллеге со свободным временем. Но не забывай учитывать роль, опыт и навыки сотрудников.
Пересмотри приоритеты
Если передать работу коллегам не получается, проверь, все ли задачи нужно выполнить в запланированный срок. Чаще всего некоторые из них можно перенести без ущерба для проекта.
Например, у менеджера по продажам на одну неделю запланированы встречи с клиентами, подготовка коммерческих предложений, отчёт по продажам и обновление данных в CRM. Если отчёт нужен руководителю только к концу месяца, а часть данных можно внести позже, эти задачи стоит перенести на следующую неделю. Так у сотрудника останется больше времени на работу с потенциальными клиентами.
Сократи время на рутинные задачи
Если часть рабочего времени регулярно уходит на повторяющиеся действия, подумай, как их сократить или упростить. Например, команда каждый понедельник вручную собирает данные для отчёта и тратит на это несколько часов. Можно автоматизировать часть процесса или отказаться от показателей, которые никто не использует.
Также время можно экономить с помощью шаблонов и готовых материалов. Например, отделу продаж пригодятся коммерческие предложения для разных сфер бизнеса, а службе поддержки — база ответов на частые вопросы.
Помоги сотрудникам освоить нужные навыки
Иногда сотрудник выполняет меньше задач и срывает сроки, потому что ему не хватает опыта или знаний. Если это происходит регулярно, стоит разобраться, какие навыки можно подтянуть.
Например, менеджер долго готовится к встречам с клиентами, потому что ему сложно подбирать аргументы под разные запросы. Обучение по продукту и разбор типовых возражений помогут быстрее готовиться к переговорам и увереннее вести их.
Найми дополнительных сотрудников
Если команда постоянно работает на пределе, а задач становится больше, стоит проверить, хватает ли текущего состава. Иногда нагрузку уже не получится снизить только за счёт перераспределения или автоматизации.
Например, если у отдела продаж несколько месяцев подряд растёт количество лидов, а менеджеры не успевают обрабатывать их в рабочее время, можно нанять ещё одного специалиста. Для временного роста нагрузки подойдёт подрядчик или сотрудник на частичную занятость.
Чтобы исправить эту ситуацию, мы ввели стандарты передачи информации, отдали рутинные задачи младшим специалистам, автоматизировали документооборот и пересмотрели приоритеты по клиентам. Именно сочетание этих изменений помогло наладить работу без расширения штата.
✅ Теперь ты знаешь, как оценивать загруженность сотрудников и что можно сделать, если она распределена неравномерно. Но помни: новые задачи, переносы сроков, изменение состава команды и эмоциональное состояние сотрудников быстро меняют картину. Поэтому анализируй загруженность хотя бы раз в неделю.
