Риски перегрузки для команды
К слову о выгорании — hh.ru посчитали, с ним сталкивались 80% сотрудников. Это опасно и для команды, и для руководителей, поскольку часто заканчивается сменой деятельности и увольнением.
Выгорание — обоюдоострый меч, который грозит сотруднику моральным истощением, а руководителю — текучкой кадров и низким КПД.
Под низким КПД мы пониманием снижение производительности, и это вторая проблема перегруженной команды.
Когда команду регулярно заваливают срочными и важными задачами, она не может сохранять высокую планку качества. А если при этом одним сотрудникам постоянно перепадает больше работы, чем другим, начинаются конфликты между «тяжеловозами» и «бездельниками». Сотрудники недовольны собой и коллегами. Следом приходит общая неудовлетворённость.
Удовлетворённость работой — основа продуктивной и мотивированной рабочей силы. Когда у одного сотрудника по десять задач одновременно, а у другого полторы в месяц, то первые чувствуют себя недооценёнными, а вторые — бесполезными.
Сбалансированная рабочая нагрузка культивирует чувство справедливости, повышая удовлетворённость работой у всей команды.
Как вовремя заметить и предотвратить перегрузку сотрудника
Болезнь всегда проще профилактировать, чем лечить. Чтобы не допускать перегрузок, нужно:
- Следить за графиком отпусков. Тех, кто давно не отдыхал, поощрять взять передышку
- Давать разнообразные задачи. Монотонная работа способна погасить даже олимпийский огонь мотивации. Стоит менять задачи, чтобы сотрудники расширяли свой кругозор и прокачивали новые навыки
- Декомпозировать задачи. Работа над большим и длительным проектом садит аккумулятор даже самого бодрого сотрудника. Разбивайте большой проект на несколько итераций, обсуждайте прогресс по ним на встречах и поощряйте сотрудников
- Обсуждать перспективы роста. Прозрачность продвижения по карьерной лестнице успокаивает, даёт ощущение стабильности и уверенности. Сотрудники меньше переживают и не чувствуют себя недооценёнными. Главное не давать пустых обещаний, иначе руководитель потеряет свою репутацию и разочарует подчинённых
Если участились конфликты в коллективе, работники жалуются на несправедливое распределение задач, а производительность команды растёт отрицательно — пора зафиксировать среднюю нагрузку по больнице и перераспределить задачи.
Как именно — рассказываем.
Как измерить рабочую нагрузку
Рабочая нагрузка — это количество задач на период времени. Её нужно отслеживать и корректировать для справедливого распределения работы между сотрудниками.
Измерить нагрузку можно вручную или с помощью программ. Рассмотрим эти методы подробнее.
Методы оценки и расчёта текущей рабочей нагрузки
Самостоятельная оценка
Каждый сотрудник сам рассказывает о своих задачах на 1:1, синках, дейликах — сколько их было, сколько выполнено в срок и просрочено, среднее время на задачу.
У этого подхода есть ощутимый минус — субъективность ответов и человеческий фактор. Сотрудник банально может не помнить, переоценивать или недооценивать свою нагрузку.
Автоматическая оценка
Беспристрастный и надёжный источник анализа, если все подходят к делу ответственно. Проводится с помощью таск-менеджеров и их фич для контроля нагрузки команды:
- тайм-трекер — для фиксации затраченного на задачу времени
- аналитика — для отчётов по времени и количеству задач за период
- календарь, Канбан-доски и фильтры по исполнителям — для подсчёта количества задач за период
Приведём несколько инструментов для примера и расскажем об их фичах.
Инструменты для управления рабочей нагрузкой команды
WEEEK
Показывает количество задач каждого сотрудника, график работы и фактически затраченное время. Для этого есть:
- Подписка на задачи — позволяет следить за прогрессом выполнения
- Фильтр по сотрудникам — показывает, кто чем занимается и кто сколько сделал в моменте
- WIP-лимиты в досках — для ограничения количества задач в колонке. Помогает команде не утонуть в бесконечном потоке задач
- Отчёты по сотрудникам и проектам во внутреннем сервисе Аналитика
В отчёте по сотрудником отображается количество задач каждого сотрудника и затраченное им время. Аналитика по проектам показывает количество задач на каждом проекте и общее время выполнения. Отчёты можно настраивать нужным образом и выгружать в CSV и Excel.
- Тайм-трекинг задач — фиксация времени работы над задачей по таймеру и вручную. Все данные выводятся вновь в сервисе Аналитика
Yandex Tracker
Фичи помимо графика работы и прогресса по задаче:
- Уведомление о переработках и свободных часах
- Отчёты по задачам и трудозатратам. Выглядит как список всех задач, который можно скачать и посмотреть в браузере
- Визуализация в виде таймлайна. Позволяет смотреть загрузку в трёх разрезах — по отделам, по отдельным сотрудникам и по временным отрезкам: неделям, месяцам и так далее.
- Анализ эффективности работы с таблицами, графиками и диаграммами
YouGile
- Анализ проделанной работы в команде. Позволяет посмотреть все действия команды во всех проектах и изучить, как менялась активность работы за любой период
- Автоматическая генерация отчётов и настройка их регулярной отправки по расписанию
- Отслеживание прогресса в процентах
- Диаграмма Ганта — с автопланированием и отчётами
Как управлять и планировать рабочую загрузку команды
Шаг 1. Составить план нагрузки
Для начала нужно определить объём предстоящих проектов — в этом поможет модель WBS. Эта схема разбивает проект на небольшие части по иерархии — от общей цели проекта до задач и подзадач.
Составить WBS можно в таск-менеджере — это будет отправной точкой в автоматизации процесса управления загрузкой.
А декомпозиция облегчит работу над проектом и поможет её контролировать, не допуская перегрузок в команде.
Шаг 2. Оценить возможности команды
Чтобы точно расставить приоритеты, нужно пообщаться с каждым членом команды и узнать, кто что умеет и знает. Это позволит справедливо распределять задачи, чтобы по максимуму задействовать навыки команды.
Шаг 3. Распределить задачи
Когда задачи декомпозированы и понятно, кто и что умеет в команде, осталось распределить должностные обязанности и подзадачи в зависимости от ролей и навыков. Это сохранит прозрачность и равноправие в работе и ускорит рабочий процесс.
При распределении ролей пригодятся матрицы RACI и DACI.
Шаг 4. Осуществлять мониторинг
Когда процесс поставлен на рельсы, нужно продолжать следить за ним. Статистика по загрузке сотрудников и аналитические отчёты помогут отслеживать рабочую нагрузку на команду в процессе работы.
Перекосы нужно устранять путём перераспределения нагрузки.
Советы от WEEEK для поддержания мотивации и продуктивности команды
Самая продуктивная команда — это мотивированная команда. Поддерживают мотивацию такие ингредиенты, как:
- Сплочённость. Наращивается медленно и состоит из совместных мероприятий — тимбилдингов и корпоративов, коллективных проектов, обмена опытом и поощрения общения. Всё это топит лёд и прививает чувство вовлечённости
- Чёткие цели. Такие техники как SMART помогают ставить реальные и конкретные цели, которые помогают команде понимать, к чему и зачем она идёт
- Поощрение — важно замечать успехи сотрудников, чтобы сохранять их интерес к работе
- Своевременная обратная связь — важно оперативно решать возникающие проблемы, даже мелочи вроде жалоб на сквозняки в кабинете. Иногда простая замена окна помогает команде чувствовать себя важной и услышанной
5 ошибок при управлении рабочей нагрузкой команды
Скатываться в микроменеджмент
Контроль полезен в небольших дозах и только для пользы дела. Слежка за каждой секундой работы утомит команду и приведёт к выгоранию. Важно доверять сотрудникам их работу.
Много целей одновременно
Только Цезарь мог делать три дела одновременно, но больше это никому не нужно. Это ведёт к распылению в работе и сомнительным результатам. Важно ограничить количество целей и приоритизировать их, чтобы сосредоточиться на важных и нужных
Нечёткие цели
Если цели команде непонятны, и никто не знает, когда и как прийти к результату, производительность команды быстро достигает дна. Понятные цели — важный элемент рабочего процесса, который влияет на производительность команды.
Если менеджер постоянно ставит новые задачи, меняет приоритеты или не умеет их расставлять, то сотрудники сбиваются с системы навигации. Не допустить этого поможет приоритизация задач — например, с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Неразумные требования
Например, требовать сильных сотрудников немного поработать за отстающих, чтобы выровнять нагрузку.
Важно ставить реалистичные сроки и объём работ каждому сотруднику и отслеживать процесс работы, чтобы вовремя заметить возможную перегрузку.
Отсутствие обратной связи
Если команда не получает реакции на свои проблемы, атмосфера быстро скатывается в зловещую. Проблемы не стоит игнорировать. Даже если они кажутся неважными на первый взгляд, нужно обратить на них внимание и посмотреть, как они влияют или могут повлиять на работу и атмосферу в команде.
Управляем твоей загрузкой только через главные мысли текста
- Управление рабочей нагрузкой — это распределение задач между сотрудниками. Контролировать нагрузку нужно для повышения производительности работы, снижения текучки кадров и выгорания, сохранения мотивации к работе
- Перегрузки в работе ведут к выгоранию, снижению производительности и общей неудовлетворённости
- Управление загрузкой команды включает в себя составление плана работ, распределение ролей по возможностям членов команды и мониторинг
- Невозможно вручную следить, кто и чем занят. Для этого нужны инструменты, которые помогают мониторить загруженность команды и анализировать результативность
Подписаться 
