Если при слове «рутина» ты вспоминаешь не героя «Идеальных дней», а скорее персонажа «Офиса», значит, дела плохи. Особенно когда при обработке очередного отчёта внутри всё трясётся от усталости и раздражения, а вместо глубокого анализа приходится в сотый раз перепроверять одни и те же цифры и вылавливать смешные опечатки.
В таком случае пора отдать часть этой рутины автоматизации. При правильном её внедрении число ошибок сократится, работа ускорится, а у команды появится больше времени и сил на глубокую аналитику, принятие решений, креатив и, конечно же, кофе.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
— это использование программных решений для автоматического выполнения повторяющихся и сложных рабочих процессов. Она упрощает ежедневную работу, сокращает количество ручных действий и помогает бизнесу работать стабильнее
Проще говоря, компьютер берёт на себя рутинные задачи: обрабатывает заказы, работает с данными, согласует документы, контролирует сроки, заполняет таблицы и принимает заявки. И делает это гораздо быстрее человека. Например, вместо 8 часов ручного ввода данных компьютеру может потребоваться всего 20 минут. В результате меньше ошибок и больше времени у сотрудников на действительно важные задачи.
При этом не стоит путать автоматизацию с цифровизацией или оптимизацией. Они решают разные задачи. Если первое отвечает на вопрос, какие действия можно доверить компьютеру, то цифровизация — как перевести работу в цифровую среду, а оптимизация — как сделать сам процесс проще, эффективнее.
Для чего нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация избавляет команду от повторяющихся задач. Например, собрать данные, обработать счета, подготовить отчёты. Всё это выполняется быстрее и без ошибок из-за невнимательности или замылившегося глаза. А сотрудники освободившееся время тратят на задачи, где действительно нужны опыт и креативность.
Сегодня также для автоматизации всё чаще используют искусственный интеллект. Он берёт на себя даже те процессы, для которых раньше требовалось участие человека.
Освобождает сотрудников от рутины
Ручная работа хороша в творчестве. Но обрабатывать тысячи строк ежедневно в таблице — занятие утомительное. Сотрудники тратят часы на однообразные действия, которые компьютер может выполнить за несколько минут. В итоге устают, не успевают закончить всё вовремя, а на хороший анализ уже не остаётся ни времени, ни сил.
Автоматизация успешнее справляется с рутиной. Это показывает исследование о португальской компании, которая занимается водоснабжением и санитарной инфраструктурой. Каждый месяц сотрудники вручную обрабатывали порядка 3000–4000 счетов. Около 300 из них оставались без обработки. После автоматизации это количество сократилось до 30.
В повторяющихся операциях становится меньше ошибок
Даже самый внимательный и дотошный сотрудник когда-нибудь промахнётся по клавише — особенно на трёхтысячном счёте за месяц. Чем больше данных приходится переносить в компьютер вручную, тем выше риск пропустить строку или ввести неверное значение.
Автоматизация не гарантирует идеальный результат, но помогает заметно сократить число ошибок. В одном исследовании после автоматизации их доля снизилась до 0,2%. Меньше ручной работы — меньше шансов, что где-то потеряется цифра, запятая или целая строка.
Команда быстрее обрабатывает данные
Автоматизация сокращает время на задачи, которые раньше занимали почти весь рабочий день. В исследовании процессов обработки данных время работы уменьшилось более чем на 90% — до 20 минут.
У сотрудников остаётся больше времени, чтобы анализировать данные, искать причины проблем, принимать решения. В итоге команда быстрее справляется с рутиной и может сосредоточиться на работе, которую пока рано отдавать алгоритмам.
Сроки не срываются, а ответственные знают, что делать
Автоматизация следит за дедлайнами и ответственными. Задачи не теряются, а сроки не превращаются в рекомендации.
Например, в таск-менеджере Weeek руководители могут назначать исполнителей и устанавливать сроки. А визуальные инструменты вроде календаря, Канбан-доски или диаграммы Ганта, помогут не упустить ни одну задачу. А система сама напомнит сотрудникам о приближающемся дедлайне.
Рабочие процессы становятся прозрачнее
Здорово, когда руководителю не нужно играть в детектива, чтобы понять, где застряла задача. Автоматизация покажет, на каком она этапе, сколько времени занимает каждый шаг и где что начало буксовать. Так гораздо проще увидеть «узкие места» и держать всю картину перед глазами.
Бизнес растёт без лишней нагрузки на команду
Бизнес идёт вперёд, а людей и времени не хватает. Нанимать новых сотрудников на каждую новую задачу — не вариант. Автоматизация повышает эффективность уже работающих сотрудников минимум на 25%. Один раз настроенный сценарий в таск-менеджере Weeek можно использовать снова и снова, не заставляя сотрудников каждый раз создавать задачи вручную.
А заодно автоматизация сокращает число ошибок и делает рабочие процессы прозрачнее. При масштабировании бизнеса это особенно кстати: автоматизация не только решает текущие проблемы, но и не даёт им разрастаться вместе с компанией.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать
Практически в любом отделе — от продаж и маркетинга до финансов и HR. Главное, чтобы они соответствовали критериям: повторяющиеся, выполняются по чётким правилам и с большим объёмом операций, работают со структурированными цифровыми данными и не требуют человеческого суждения.
Продажи и работа с клиентами
В продажах автоматизация помогает принимать звонки от потенциальных клиентов, анализировать их дальнейшую успешность, обрабатывать заявки, перераспределять их между менеджерами, вести клиентов по воронкам, напоминать о следующих шагах работы.
Например, можно выстроить такую цепочку автоматизированных действий: заявка → расчёт → договор и счёт → оплата → производство и отгрузка → закрывающие документы.
Маркетинг
В маркетинге алгоритмы успешно работают с контент-планом, сегментацией аудитории, согласованием и публикацией контента, отправкой пушей. В Weeek digital-агентство может настроить автоматизацию досок. Система сама перекинет карточки по разным колонкам и отправит напоминания.
Документооборот и согласования
Где-где, а в документообороте важно, чтобы всё было без ошибок. Слишком дорого они обходятся. Здесь автоматизируют шаблоны документов, маршрутизацию, согласование, подписание и хранение. Например, после заверения сделки система сама формирует договор, отправляет его ответственным людям и сохраняет документ в нужном разделе.
Управление персоналом
В управлении персоналом тоже хватает задач, которые любой HR-специалист с радостью отдаст компьютеру. Это приём и адаптация сотрудников, оформление документов, отпуска, переводы, увольнения и другие регулярные процессы.
Например, в Weeek можно создать шаблон проекта с задачами для новичка и назначить ответственных и сроки. А дальше запускать готовый сценарий каждый раз, когда в компании появляется новый сотрудник.
Финансы и бухгалтерия
Деньги любят… автоматизацию. В финансах множество задач, которые не обязательно делать вручную: выставлять счёт после подтверждения заказа, передавать документы на согласование, напоминать клиенту об оплате. Например, сразу после закрытия сделки система сама формирует всё необходимое и отправляет менеджеру.
Клиентская поддержка
Работа с клиентами станет приятнее, если отдать умным алгоритмам рутину: распределять обращения, назначать ответственных, следить за сроками ответов и отправлять типовые сообщения.
А ещё система отслеживает последний контакт с клиентом. Если общения давно не было, она сама поставит задачу менеджеру связаться с ним. Например, в Weeek можно выстроить такую цепочку: новое обращение → задача → ответственный → срок → статус «Готово» → следующая задача.
Производство и логистика
В логистике важно, чтобы груз ехал, а товары нигде не терялись. Здесь автоматизация держит под контролем обработку заказов, сроки, работу с остатками, передачу информации между отделами.
В Weeek, например, легко управлять поставками через доску с этапами Заказано, Ожидание и Готово к продаже, а затем настроить автоматические действия для каждой колонки.
Какие процессы не стоит автоматизировать
Не стоит автоматизировать бизнес-процессы только потому, что они существуют. Лучше отказаться от роботизации, если они:
Плохо организованные
Сначала лучше убрать лишние этапы и дублирующиеся действия, а также разобраться, кто за что отвечает. Для этого процессы нужно стабилизировать, стандартизировать или оптимизировать. И только потом внедрять автоматизацию.
Содержат много нестандартных сценариев
Для автоматизации подходят понятные процессы с небольшим количеством альтернативных сценариев и исключений. Если практически каждый случай требует отдельного решения, то настройка алгоритмов обойдётся слишком дорого.
Часто меняются
Если у руководителя каждый день как белый лист, автоматизированный сценарий придётся постоянно перенастраивать. Поэтому сначала процесс нужно стабилизировать, а уже потом автоматизировать.
Не имеют чётких правил
Автоматизация — это не сотрудник, который привык работать с задачами «придумай сам» или «может, что-нибудь поинтереснее». Ей нужны чёткие правила: если происходит Y → выполнить С → затем передать задачу X. Чем понятнее формулировки, тем надёжнее работает сценарий.
Требуют человеческого суждения
Никакой робот не сможет создать уникальную креативную концепцию из ничего. Поэтому под автоматизацию подходят процессы, где требуется минимум человеческого вмешательства. А разработку идей, переговоры, разрешение конфликтов с клиентами, стратегии и оценку нестандартных кейсов лучше оставить на сотрудников.
Но это не значит, что такие процессы совсем не поддаются автоматизации. Например, алгоритмам можно отдать повторяющиеся задачи, а людям — то, где нужны опыт, здравый смысл и немного креатива.
Какие системы используют для автоматизации бизнес-процессов
Вообще, используют разные классы систем, и у каждого своя роль. Одни управляют отдельным направлением, другие берут на себя повторяющиеся операции, а третьи связывают несколько процессов между собой.
Системы управления проектами и задачами
Системы управления проектами и задачами созданы для организации работы внутри команды. В них управляют задачами, устанавливают сроки, назначают ответственных, исполнителей, отслеживают статусы.
Weeek — система управления проектами и задачами через календари, Канбан-доски, диаграмму Ганта и автоматизацию. Также здесь есть База знаний, которая поможет хранить важную информацию.
Shtab — система управления задачами и проектами, где можно автоматизировать работу с карточками. Например, задавать триггеры или автоматически менять статусы.
BPMS — системы управления бизнес-процессами
BPMS (Business Process Management System) моделирует, запускает и контролирует бизнес-процессы. Алгоритм работы описывается в виде схемы, а после превращается в автоматизированный сценарий. Система сама поставит задачу участникам, определит последовательность действий, контроль за сроками и отправку уведомлений. BPMS подходит для сложных маршрутов действий между сотрудниками.
ELMA365 с моделированием процессов в BPMN 2.0, автоматической постановкой задач, контролем сроков и мониторингом исполнения.
Naumen BPM занимается автоматизацией сложных и нетипичных повседневных действий в крупных компаниях. Система помогает структурировать, формализовать и автоматизировать.
CRM-системы
CRM (Customer Relationship Management) управляют клиентами и продажами. Они объединяют информацию о заказчиках, заявках, коммуникациях, сделках, помогают вести клиентов по воронке и автоматизировать повторяющиеся действия менеджеров.
Битрикс24 — CRM-система с автоматизацией продаж, роботами, триггерами, аналитикой, а также интеграциями с каналами коммуникаций.
amoCRM — для управления продажами, воронкой и клиентскими процессами.
Системы электронного документооборота
СЭД — для автоматизации работы с документами на всех этапах: от создания до хранения. Такие системы особенно полезны там, где документы проходят через несколько отделов или сотрудников.
Directum — система для документооборота, договоров, кадровых процессов, бухгалтерских документов.
Docsvision используют для работы с документами: создания, согласования, контроля, управления архивом, кадрами, договорами.
RPA — программные роботы
RPA (Robotic Process Automation) — технология, которая поручает алгоритмам рутинные задачи: перенос данных, обработку документов, заполнение форм и сбор информации.
Primo RPA — система, где роботы управляют бизнес-процессами по заданным пользователем сценариям.
PIX Robotics — экосистема для автоматизации рутинных бизнес-процессов, включающая RPA, процессное упPIX Roboticsравление и аналитику.
Как выбрать процесс для автоматизации
Определить, что пора автоматизировать, несложно. Достаточно обратить внимание на несколько критериев.
Процесс регулярно повторяется
Чем чаще повторяются одни и те же действия, тем больше пользы от автоматизации. Особенно если они незаслуженно отнимают много времени. В таких процессах автоматизация помогает сократить рутину, ускорить работу и освободить время для более важных задач.
Работа по понятным правилам
Для автоматизации прописываются варианты под каждое типовое условие. Поэтому те процессы, у которых есть чёткая последовательность действий и стабильные правила, отлично под неё подходят.
В процессе участвуют несколько сотрудников
Если задача передаётся из рук в руки по цепочке, то её можно автоматизировать. Например, система назначит следующего исполнителя, отправит ему уведомление и обновит статус.
Однако много участников — ещё не сигнал. Важно, чтобы между этапами была чёткая последовательность, а между участниками — строгая иерархия. Если же сотрудникам каждый раз приходится принимать нестандартные решения, автоматизация здесь скорее будет мешать, чем помогать.
Возникают ошибки и задержки
Это один из самых практичных критериев. Если операции, которые делаются вручную, регулярно происходят с ошибками, приходится постоянно переносить одни и те же данные из таблицы в таблицу, а сроки срываются, то автоматизация устранит эти проблемы.
Результат можно измерить
Автоматизация должна быть ощутимой. Поэтому полезно сначала определить время решения задачи вручную, количество ошибок, долю просрочки, только потом роботизировать действия. После — сравнить эффект от её внедрения.
Как автоматизировать бизнес-процесс
Сначала нужно понять, где и что работает неэффективно, какой результат хочешь от этого получить и какие действия нужно делегировать компьютеру.
Определить цель автоматизации
Перед автоматизацией стоит решить, а что именно от неё ждут. Цель и критерии оценок должны быть конкретными, чтобы потом не гадать, стало ли лучше. Поэтому вместо «Хочу автоматизировать входящие заявки» — «Сократить обработку заявки с 15 минут до 5» или «Уменьшить количество просроченных задач».
Описать текущий процесс
Перед изменениями зафиксировать процесс таким, какой он есть сейчас. Для этого можно описать последовательность действий, ответственных на каждом этапе, зафиксировать входные данные и результаты.
Найти ошибки и лишние действия
Сначала нужно провести оптимизацию: убрать лишние действия, ненужные согласования, дублирования, задержки и ручные операции. Например, с помощью расчёта стоимости и выполнения, процессной аналитики или анализа целевых показателей.
Спроектировать новый процесс
Дальше нужно понять, как процесс будет работать после автоматизации: какие шаги останутся, кто за них отвечает и что система сможет делать сама. При этом не стоит полностью убирать человека из действия. Рутину можно отдать компьютеру, а сотрудникам оставить решения, где нужны опыт и здравый смысл.
Выбрать систему автоматизации
Выбрать систему под задачу. Для работы с клиентами подойдёт CRM, для управления ресурсами компании — ERP, для документов — СЭД, для сложных маршрутов — BPMS, а системы управления задачами — для организации работы команды.
Настроить автоматический сценарий
Перенести сценарий в выбранную систему. Создать этапы, настроить правила, назначить ответственных и определить автоматические действия.
Как это можно сделать в Weeek
Создаём отдельный проект и внутри него — доску Блог. В ней формируем колонки, отражающие реальный путь материала. Например, Постановка ТЗ → В работе → На редактуре → На согласовании → Готово к публикации → Опубликовано.
Создаём шаблон задач. В нём можно сохранить типовую структуру работы, через Связь указываем процессы, которые связаны между собой, и какая задача не может быть выполнена, пока не сделана предыдущая.
В Weeek доступна настройка действий, которые происходят при перемещении карточки между колонками. Например, при попадании задачи в Редактуру — автоматически назначить редактора. Также задачу можно закрывать после попадания в Опубликовано или передавать на другую доску. Для этого нужно нажать на три точки справа, в углу колонки, — и появятся настройки автоматизации.
Как только задача выполнена, она перейдёт в колонку следующего этапа, которая указана в настройках автоматизации.
Также можно настроить повторяющиеся задачи, если контент, например, выходит по расписанию. В результате не нужно каждый раз создавать новую карточку задачи, она будет автоматически появляться на доске по определённым дням.
Провести тестовый запуск
Перед полноценным запуском проверить новый сценарий на ограниченное количество задач. Убедиться, что все переходы работают правильно, задачи уходят ответственным людям, а автоматизация срабатывает в нужный момент.
Обучить сотрудников
Автоматизация меняет привычный порядок работы, поэтому хорошо было бы не просто об этом сказать сотрудникам между делом, но и обучить. Рассказать, что изменится, кто за что отвечает и какие задачи теперь выполняет система. А новые правила лучше сразу зафиксировать, чтобы потом не было вопросов.
Оценить результат
Автоматизация запущена — самое время проверить, стало ли от неё лучше. Здесь пригодятся исходные показатели и критерии оценки. Сравните их с новыми данными: сколько времени теперь занимает процесс, стало ли меньше ошибок, сколько задач выполняется в срок и сколько ручной работы удалось убрать.
Масштабировать процесс
Автоматизация оправдала ожидания? Отлично, тогда пора перенести сценарий на аналогичные процессы. Теперь остаётся периодически проверять результаты и в случае чего их дорабатывать.
