Любой проект имеет начало, середину и конец. Это и есть жизненный цикл — если обобщать. А вот конкретно:
Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит любой проект. После окончания цикла появляется конкретный результат. Реализация проекта с помощью жизненного цикла помогает организованно достигать поставленных целей и структурировать весь процесс.
По методологии Института управления проектами (PMI) у каждого проекта есть пять основных этапов:
- 1. Инициация
- 2. Планирование
- 3. Реализация
- 4. Мониторинг и контроль
- 5. Завершение
Если придерживаться их, проект получит повышенные шансы на успех. Можно минимизировать число ошибок, потратить меньше ресурсов, улучшить коммуникацию внутри команды и превратить хаос в порядок.
Первый этап проекта. Инициация
Это источник, который превратится в реку твоего проекта. Вот, что нужно сделать:
- Разработать задачи и цели проекта. Сможем ли мы решить обозначенную проблему? Какой результат хотим получить в конце?
- Определить выгоды — экономические, социальные и прочие выгоду. Что этот проект нам принесёт?
- Выявить, что нужно для реализации проекта. Сколько людей, сколько времени, сколько денег, сколько бумаги и ручек (ну мало ли!).
- Назначить ответственных и составить команду. Задачи распределим позднее, но с конкретными должностями и именами лучше уже определиться.
- Понять, как проект и его результаты будут оцениваться.
- Составить устав проекта. В идеале он должен содержать информацию, расписанную выше. Устав фиксирует цели проекта, участников, выгоду, в общих чертах — бюджет и риски.
Давай к примеру.
💍 Отправляемся в мир Властелина колец. У ребят из Братства кольца цель — отнести кольцо в Мордор, чтобы его там утопить в лаве. Инициировал проект Гендальф, он же определил цель, собрал команду, назначил ответственных и утвердил своеобразный устав, согласно которому члены Братства обязаны охранять Фродо. Получается, Гендальф — проджект-менеджер.
Второй этап проекта. Планирование
На этом этапе нужно:
- Определить участников проекта. Вот сейчас пора раздать конкретные задания и распределить нагрузку по исполнителям. Для разграничения ролей и обязанностей в проекте часто используется матрица RACI (ниже расскажем, что это такое)
- Определить бюджет проекта — теперь подробно.
- Расписать сроки проекта и каждого его этапа — то есть создать дорожную карту (про неё подробнее в этом материале).
- Определить критерии успешности проекта. Теперь в числах и в метриках.
- Пошагово расписать работу над каждым этапом. Проджект-менеджер должен декомпозировать процессы и определить исполнителей и сроки.
- Определить и оценить риски. То есть — распределить по степени вероятности и влияния на проект.
- Рассчитать запас ресурсов. Их оставляют для ликвидации последствий угроз, которые сбылись.
- Провести организационную встречу. Там же проджект-менеджер представляет подробный план проекта, а участники совещания внимательно слушают и кивают.
Вернёмся в мир Толкиена.
💍 Гендальф провёл организационную встречу в Ривенделе, где распределил обязанности, определил точный состав команды и рассказал, как добраться до Мордора. Давайте разложим мир Властелина колец по матрице RACI.
- R (responsible) — человек, ответственный за отдельную задачу или часть задачи. В Братстве кольца почти каждый член — R. Гимли отвечает за ближний бой, Леголас — за дальний, Арагорн приводит армию мертвецов на сражение, Мэри и Пипин — выполняют юркие поручения и не косячят, Баромир несёт груз ответственности за народ Гондора и заодно за своих внутренних демонов.
- A (accountable) — ответственный за всю задачу целиком. Он же может раздавать задания R-участникам. Думаю, это Гендальф, а после разделения отряда A-участником стал Сэм, который помогал Фродо дойти до горы, а внутри другого отряда Арагорн.
- С (consult) — сторонний консультант, который помогает команде в рамках его компетенции. В нашем примере это владыка Элронд, который прожил пару тысяч лет и знает достаточно об этом мире; прекрасная Галадриэль, самая могущественная и мудрая из эльфийских владык; и Голум, который тоже много повидал и знает путь в Мордор.
- I (informed) — участники проекта, которые должны быть в курсе происходящего. Это опять Гендальф и Арагорн.
После распределения ролей полезно составить таблицу, где в столбик выписаны задачи и подзадачи, а напротив указано, кто и что должен сделать.
Третий этап проекта. Реализация
Вот и началась сама работа. Что делать на этом этапе:
- Следить за синхронностью выполнения задач сотрудниками
- Следить за сроками
- Решать возникающие проблемы и избегать внештатных ситуаций
- Обеспечивать коммуникацию между командой, менеджерами и заказчиком
- Вносить в план изменения
- Рассказывать команде, как идёт процесс
Чем подробнее и яснее был план, тем проще проходит реализация проекта.
💍 Тем временем в мире Властелина колец. Ребята на стадии реализации отправились к горам, а после них по плану была Великая река, за которой и лежит Мордор. Но через снежные вершины пройти не удалось, Гендальф вернулся на стадию планирования и поменял маршрут. Пришлось топать по пещерам Мории. Там компания потеряла Гендальфа, который напоследок прокричал «Бегите, глупцы!» В нашем случае мог бы прокричать «Планируйте, глупцы!».
Четвёртый этап проекта. Мониторинг и контроль
Четвертый этап по времени совпадает с третьим. Текущий мониторинг включает такие процессы:
- Рациональное расходование времени. Проджект-менеджер следит, чтобы все части работы сдавались вовремя.
- Рациональное расходование ресурсов: людей, времени и бюджета.
На этом этапе нужна полная прозрачность процессов, чтобы вовремя устранять недочёты, корректировать план, общаться внутри коллектива. Часто в этом помогают дополнительные совещания.
❗️Этап реализации и мониторинга проходят не последовательно, а одновременно.
💍 Что там с проектом Гендальфа? Пока Братство кольца не разделилось, волшебник сам и контролировал происходящее. А потом пришлось полагаться на удачу и сведения из дополнительных источников. Как когда Фродо и Сэм встретили Фаромира, который потом рассказал Гендальфу, куда отправились полурослики. А насколько легче было бы всему отряду, будь у них интернет и таск-менеджер WEEEK!
Пятый этап проекта. Завершение
Основные работы закончены, но нужно собрать отчёты и сделать выводы. А ещё:
- Собрать итоговый продукт и отчёты по нему.
- Подготовить и согласовать финансовую оценку проекта.
- Подписать закрывающую документацию.
- Оценить удовлетворенность заказчика и соответствие проекта плану.
- Оценить собственный опыт.
💍 Завершающий этап проекта Гендальфа — это отдых хоббитов, попытки вернуться к прежней жизни, ценить то, что есть и не бояться важных шагов. Это делает Арагорн, который выходит из тени Странника и становится королём Гондора. И Сэм, который больше ничего не боится и идёт признаваться в любви Рози.
Почему важна правильная последовательность выполнения этапов
Порядок, порядок и ещё раз порядок — как бы душно это не звучало, но при хаосе и отсутствии структуры в управлении ничего толкового сделать не получится.
Вот пять JTBD (Jobs To Be Done) следования пяти этапам жизненного цикла проектов:
- Договориться на берегу — заранее распределить в команде ответственность, ресурсы и обеспечить всех работой.
- Чётко представить себе и команде цели проекта и смысл происходящего.
- Поддерживать прозрачность процессов.
- Следить за прогрессом, видеть узкие места, понимать правильность выбранного направления.
- Держать конструктивную связь со стейкхолдерами и заказчиками
Обязанности и навыки проджект-менеджера на каждом этапе жизненного цикла
💡Если ты проджект-менеджер или ответственный за проект, ознакомься с таблицей, которая соотносит области знания менеджера проекта, его навыки и обязанности с пятью этапами жизненного цикла проекта. Сохраняй в полезные закладки шаблон-таблицу с этой раскладкой в нашей Базе знаний, можешь также скачать оттуда файл PDF.
WEEEK для реализации всех этапов
Мы выяснили, что с WEEEK в проекте Братства кольца было бы намного больше прозрачности. Голословными не будем — посмотрим, чем WEEEK может помочь любой команде.
WEEEK на этапе инициации проекта
- Собери команду в WEEEK. Раздай доступы (смотри видео ниже по настройке доступов) и сформируй команды в разделе Пользователи.
- Подготовь отдельные папки проектов или проекты для разных отделов и направлений работы.
- Используй синхронизацию WEEEK с календарями, чтобы настроить план встреч и созвонов по проекту.
- Идеи можно собрать и оценить в разделе Идеи внутри каждого проекта. Там можно голосовать эмодзи и решать, какие идеи пойдут в работу ❤️ 😐 💩
WEEEK на этапе планирования
- Здесь надо составить дорожную карту проекта — для этого у нас есть готовый шаблон. Наша дорожная карта составлена на Канбан-доске. Распиши все крупные вехи проекта, расставь теги и метки приоритетов.
- В отдельных проектах создай доски с промежуточными этапами. Переноси в порядке приоритетов задачи с дорожной карты в нужные проекты.
- Задачам присвой исполнителя (или нескольких), а также даты — дедлайн или период работы (несколько дней).
- Смотри, как формируется картина долгосрочной работы над проектами на диаграмме Ганта или в режиме календаря.
WEEEK на этапе реализации
- Декомпозируй большие задачи и долгие процессы на подзадачи и промежуточные этапы. Как работает декомпозиция, мы недавно подробно рассказали.
- Используй режимы отображения календарей и списков, чтобы отслеживать прогресс и операционные процессы.
💡Собирай документацию внутри Базы знаний. Так тебе не придётся покидать сервис в поисках файлов и ничего не потеряется. Перелинковать документ из Базы знаний с любой задачей, другим документом, описанием проекта можно через значок @. Если нужно поделиться документом без права редактирования, используй кнопку Поделиться, выставив нужные правила доступа.
WEEEK на этапе мониторинга
- Отслеживай занятость сотрудников и прогресс в разделе Аналитика. Здесь WEEEK предоставляет полную прозрачность процессов (особенно, если все честно используют сервис).
- Подпишись на задачи, которые важно отслеживать лично. Также просматривай календари коллег, чтобы оценивать их ежедневную загрузку и перераспределять дела.
- Составь регламенты обмена промежуточными результатами — и проси ответственных за задачи раз в неделю отчитываться внутри карточки по промежуточным итогам: для этого подойдут комментарии.
WEEEK на этапе завершения
- В сервисе Аналитика посмотри, сколько часов ушло на проект, сколько задач закрыто и все ли процессы завершены.
- Далее собирай результаты, которые предоставляли сотрудники — и формируй из них отчёт в Базе знаний.
- Теперь используй синхронизацию WEEEK с календарями, чтобы составить план встреч с заказчиком по итогам работы.
Резюме пяти этапов
- Любой проект можно разложить по полочкам на пять этапов — инициацию, планирование, реализацию, мониторинг, завершение. Эту последовательность ввёл Институт управления проектами (PMI)
- Чтобы пройти стадии жизни проекта безболезненно, лучше использовать инструмент для совместной работы — он повысит прозрачность процессов и позволит всей команде быть в курсе происходящего.
- Последовательность пяти этапов важна лишь в том смысле, что нельзя перескочить от идеи сразу к реализации или включать мониторинг на стадии инициации идеи. Однако возвращаться на шаг назад и пересматривать принятые ранее решения можно, чтобы скорректировать курс движения. Также два этапа — реализация и мониторинг — идут одновременно.
Подписаться