5 этапов в управлении проектом или жизненный цикл проекта

Любой проект имеет начало, середину и конец. Это и есть жизненный цикл — если обобщать. А вот конкретно:

Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит любой проект. После окончания цикла появляется конкретный результат. Реализация проекта с помощью жизненного цикла помогает организованно достигать поставленных целей и структурировать весь процесс.

По методологии Института управления проектами (PMI) у каждого проекта есть пять основных этапов:

1. Инициация
2. Планирование
3. Реализация
4. Мониторинг и контроль
5. Завершение

Если придерживаться их, проект получит повышенные шансы на успех. Можно минимизировать число ошибок, потратить меньше ресурсов, улучшить коммуникацию внутри команды и превратить хаос в порядок.

Первый этап проекта. Инициация

Это источник, который превратится в реку твоего проекта. Вот, что нужно сделать:

Разработать задачи и цели проекта. Сможем ли мы решить обозначенную проблему? Какой результат хотим получить в конце?
Определить выгоды — экономические, социальные и прочие выгоду. Что этот проект нам принесёт?
Выявить, что нужно для реализации проекта. Сколько людей, сколько времени, сколько денег, сколько бумаги и ручек (ну мало ли!).
Назначить ответственных и составить команду. Задачи распределим позднее, но с конкретными должностями и именами лучше уже определиться.
Понять, как проект и его результаты будут оцениваться.
Составить устав проекта. В идеале он должен содержать информацию, расписанную выше. Устав фиксирует цели проекта, участников, выгоду, в общих чертах — бюджет и риски.

Давай к примеру.

💍 Отправляемся в мир Властелина колец. У ребят из Братства кольца цель — отнести кольцо в Мордор, чтобы его там утопить в лаве. Инициировал проект Гендальф, он же определил цель, собрал команду, назначил ответственных и утвердил своеобразный устав, согласно которому члены Братства обязаны охранять Фродо. Получается, Гендальф — проджект-менеджер.

Властелин колец считается канонической сказкой. Простой парень покидает свой дом и отправляется навстречу сложным приключениям. По такому принципу строится даже сказка «Гуси-лебеди». А мы заметили в этой истории отголоски большого проекта, реализуемого по всем правилам проектного менеджмента

Второй этап проекта. Планирование

На этом этапе нужно:

Определить участников проекта. Вот сейчас пора раздать конкретные задания и распределить нагрузку по исполнителям. Для разграничения ролей и обязанностей в проекте часто используется матрица RACI (ниже расскажем, что это такое)
Определить бюджет проекта — теперь подробно.
Расписать сроки проекта и каждого его этапа — то есть создать дорожную карту (про неё подробнее в этом материале).
Определить критерии успешности проекта. Теперь в числах и в метриках.
Пошагово расписать работу над каждым этапом. Проджект-менеджер должен декомпозировать процессы и определить исполнителей и сроки.
Определить и оценить риски. То есть — распределить по степени вероятности и влияния на проект.
Рассчитать запас ресурсов. Их оставляют для ликвидации последствий угроз, которые сбылись.
Провести организационную встречу. Там же проджект-менеджер представляет подробный план проекта, а участники совещания внимательно слушают и кивают.

Вернёмся в мир Толкиена.

💍 Гендальф провёл организационную встречу в Ривенделе, где распределил обязанности, определил точный состав команды и рассказал, как добраться до Мордора. Давайте разложим мир Властелина колец по матрице RACI.

Организация команды, определение ролей, создание устава, проработка критериев успешности проекта — всё это часть второго этапа реализации проекта

R (responsible) — человек, ответственный за отдельную задачу или часть задачи. В Братстве кольца почти каждый член — R. Гимли отвечает за ближний бой, Леголас — за дальний, Арагорн приводит армию мертвецов на сражение, Мэри и Пипин — выполняют юркие поручения и не косячят, Баромир несёт груз ответственности за народ Гондора и заодно за своих внутренних демонов.
A (accountable) — ответственный за всю задачу целиком. Он же может раздавать задания R-участникам. Думаю, это Гендальф, а после разделения отряда A-участником стал Сэм, который помогал Фродо дойти до горы, а внутри другого отряда Арагорн.
С (consult) — сторонний консультант, который помогает команде в рамках его компетенции. В нашем примере это владыка Элронд, который прожил пару тысяч лет и знает достаточно об этом мире; прекрасная Галадриэль, самая могущественная и мудрая из эльфийских владык; и Голум, который тоже много повидал и знает путь в Мордор.
I (informed) — участники проекта, которые должны быть в курсе происходящего. Это опять Гендальф и Арагорн.

Матрица RACI без шуток

После распределения ролей полезно составить таблицу, где в столбик выписаны задачи и подзадачи, а напротив указано, кто и что должен сделать.

Третий этап проекта. Реализация

Вот и началась сама работа. Что делать на этом этапе:

Следить за синхронностью выполнения задач сотрудниками
Следить за сроками
Решать возникающие проблемы и избегать внештатных ситуаций
Обеспечивать коммуникацию между командой, менеджерами и заказчиком
Вносить в план изменения
Рассказывать команде, как идёт процесс

Чем подробнее и яснее был план, тем проще проходит реализация проекта.

💍 Тем временем в мире Властелина колец. Ребята на стадии реализации отправились к горам, а после них по плану была Великая река, за которой и лежит Мордор. Но через снежные вершины пройти не удалось, Гендальф вернулся на стадию планирования и поменял маршрут. Пришлось топать по пещерам Мории. Там компания потеряла Гендальфа, который напоследок прокричал «Бегите, глупцы!» В нашем случае мог бы прокричать «Планируйте, глупцы!».

Иногда даже самый продуманный план может быть изменён с учётом новых вводных

Четвёртый этап проекта. Мониторинг и контроль

Четвертый этап по времени совпадает с третьим. Текущий мониторинг включает такие процессы:

Рациональное расходование времени. Проджект-менеджер следит, чтобы все работы сдавались вовремя.
Рациональное расходование ресурсов: людей, времени и бюджета.

На этом этапе нужна полная прозрачность процессов, чтобы вовремя устранять недочёты, корректировать план, общаться внутри коллектива. Часто в этом помогают дополнительные совещания.

❗️Этап реализации и мониторинга проходят не последовательно, а одновременно.

💍 Что там с проектом Гендальфа? Пока Братство кольца не разделилось, волшебник сам и контролировал происходящее. А потом пришлось полагаться на удачу и сведения из дополнительных источников. Как когда Фродо и Сэм встретили Фаромира, который потом рассказал Гендальфу, куда отправились полурослики. А насколько легче было бы всему отряду, будь у них интернет и таск-менеджер WEEEK!

В реализации проекта стоит полагаться на метрики, внешнюю информацию и иногда на собственную интуицию

Пятый этап проекта. Завершение

Основные работы закончены, но нужно собрать отчёты и сделать выводы. А ещё:

Собрать итоговый продукт и отчёты по нему
Подготовить и согласовать финансовую оценку проекта
Подписать закрывающую документацию
Оценить удовлетворенность заказчика и соответствие проекта плану
Оценить собственный опыт

💍 Завершающий этап проекта Гендальфа — это отдых хоббитов, попытки вернуться к прежней жизни, ценить то, что есть и не бояться важных шагов. Это делает Арагорн, который выходит из тени Странника и становится королём Гондора. И Сэм, который больше ничего не боится и идёт признаваться в любви Рози.

В конце проекта нужна ретроспектива, оценка результатов, проработка ошибок и, конечно, качественный фидбек команде

Почему важна правильная последовательность выполнения этапов

Порядок, порядок и ещё раз порядок — как бы душно это не звучало, но при хаосе и отсутствии структуры в управлении ничего толкового сделать не получится. Вот пять JTBD (Jobs To Be Done) следования пяти этапам жизненного цикла проектов:

Договориться на берегу — заранее распределить в команде ответственность, ресурсы и обеспечить всех работой
Чётко представить себе и команде цели проекта и смысл происходящего
Поддерживать прозрачность процессов
Следить за прогрессом, видеть узкие места, понимать правильность выбранного направления
Держать конструктивную связь со стейкхолдерами и заказчиками

Обязанности и навыки проджект-менеджера на каждом этапе жизненного цикла

💡Если ты проджект-менеджер или ответственный за проект, ознакомься с таблицей, которая соотносит области знания менеджера проекта, его навыки и обязанности с пятью этапами жизненного цикла проекта. Сохраняй в полезные закладки шаблон-таблицу с этой раскладкой в нашей Базе знаний, можешь также скачать оттуда файл PDF.

Таблица из книги PMBOK, 7-ое издание

WEEEK для реализации всех этапов

Мы выяснили, что с WEEEK в проекте Братства кольца было бы намного больше прозрачности. Голословными не будем — посмотрим, чем WEEEK может помочь любой команде.

WEEEK на этапе инициации проекта

Собери команду в WEEEK. Раздай доступы (смотри видео ниже по настройке доступов) и сформируй команды в разделе Пользователи.
Подготовь отдельные папки проектов или проекты для разных отделов и направлений работы.
Используй синхронизацию WEEEK с календарями, чтобы настроить план встреч и созвонов по проекту.
Идеи можно собрать и оценить в разделе Идеи внутри каждого проекта. Там можно голосовать эмодзи и решать, какие идеи пойдут в работу ❤️ 😐 💩

WEEEK на этапе планирования

Здесь надо составить дорожную карту проекта — для этого у нас есть готовый шаблон. Наша дорожная карта составлена на Канбан-доске. Распиши все крупные вехи проекта, расставь теги и метки приоритетов.
В отдельных проектах создай доски с промежуточными этапами. Переноси в порядке приоритетов задачи с дорожной карты в нужные проекты.
Задачам присвой исполнителя (или нескольких), а также даты — дедлайн или период работы (несколько дней).
Смотри, как формируется картина долгосрочной работы над проектами на диаграмме Ганта или в режиме календаря.

Используй готовый шаблон дорожной карты для долгосрочного планирования

WEEEK на этапе реализации

Декомпозируй большие задачи и долгие процессы на подзадачи и промежуточные этапы. Как работает декомпозиция, мы недавно подробно рассказали.
Используй режимы отображения календарей и списков, чтобы отслеживать прогресс и операционные процессы.

💡Собирай документацию внутри Базы знаний. Так тебе не придётся покидать сервис в поисках файлов и ничего не потеряется. Перелинковать документ из Базы знаний с любой задачей, другим документом, описанием проекта можно через значок @. Если нужно поделиться документом без права редактирования, используй кнопку Поделиться, выставив нужные правила доступа.

WEEEK на этапе мониторинга

Отслеживай занятость сотрудников и прогресс в разделе Аналитика. Здесь WEEEK предоставляет полную прозрачность процессов (особенно, если все честно используют сервис).
Подпишись на задачи, которые важно отслеживать лично. Также просматривай календари коллег, чтобы оценивать их ежедневную загрузку и перераспределять дела.
Составь регламенты обмена промежуточными результатами — и проси ответственных за задачи раз в неделю отчитываться внутри карточки по промежуточным итогам: для этого подойдут комментарии.

WEEEK на этапе завершения

В сервисе Аналитика посмотри, сколько часов ушло на проект, сколько задач закрыто и все ли процессы завершены.
Далее собирай результаты, которые предоставляли сотрудники — и формируй из них отчёт в Базе знаний.
Теперь используй синхронизацию WEEEK с календарями, чтобы составить план встреч с заказчиком по итогам работы.

Резюме пяти этапов

Любой проект можно разложить по полочкам на пять этапов — инициацию, планирование, реализацию, мониторинг, завершение. Эту последовательность ввёл Институт управления проектами (PMI)
Чтобы пройти стадии жизни проекта безболезненно, лучше использовать инструмент для совместной работы — он повысит прозрачность процессов и позволит всей команде быть в курсе происходящего.
Последовательность пяти этапов важна лишь в том смысле, что нельзя перескочить от идеи сразу к реализации или включать мониторинг на стадии инициации идеи. Однако возвращаться на шаг назад и пересматривать принятые ранее решения можно, чтобы скорректировать курс движения. Также два этапа — реализация и мониторинг — идут одновременно.