В подкасте «Потом доделаю» мы постоянно общаемся с топ-менеджментом разных направлений. Спикеры известных компаний делятся с нами своим опытом в управлении – рассказывают о сложностях и как их преодолели. Внутри команды WEEEK мы тоже постоянно сталкиваемся с тем, что нужно оптимизировать процессы. Сегодня я соберу эту экспертизу в ёмкие пункты, чтобы тебе легче было разобраться что к чему. Погнали!
Что такое управление проектами?
Термин «управление проектами» встречается на сайте каждого сервиса для таск-менеджмента. Само по себе понятие звучит слишком обобщенно и не каждый может разложить его на конкретные составляющие. Это нормально – каждый, кто только собирается выстраивать управление проектами или пытается перестроить старый подход, понимает его по своему. Давай простыми словами ответим на вопрос, что же такое управление проектами.
Управление проектами – действия руководителя, которые помогают твоей команде достигать целей. Сюда входит и работа по проекту:
- 1. обозначение главной цели;
-
2.
разработка общей стратегии;
-
3.
распределение зон ответственности между сотрудниками;
-
4.
определение, кто будет прописывать задачи — ты или сотрудники будут самостоятельно каждый для себя;
-
5.
распределение задач;
-
6.
обозначение KPI, которые помогут достичь общей цели в установленное время;
-
7.
отслеживание выполнения задач и KPI;
-
8.
аналитика по итогам работы.
Так и выстраивание необходимой атмосферы в коллективе:
- 1. прогнозирование выгорания у сотрудников;
-
2.
дружеская коммуникация;
-
3.
поиск возможностей для роста сотрудников;
-
4.
выстраивание корпоративной культуры;
-
5.
урегулирование конфликтов и другое.
Как видишь, задач очень много. Если ты читаешь эту статью, то понимаешь, что «само по себе как-нибудь выстроится» – не работает на практике. Возникает хаос и кажется, что каждый сотрудник закапывается в своей текучке, а общие цели не достигаются. Именно поэтому многие руководители компаний в какой-то момент ставят отдельного сотрудника на роль управленца. Просто потому что сами они начинают слишком закапываться в операционке, хотя им нужно время и пространство для того, чтобы выстраивать вектор для развития компании на рынке.
В стартапах и небольших командах, где слова «менеджер» и «KPI» вызывают нервный тик сотрудников, тоже существует свой подход к управлению проектами. Об этом можно почитать в статье Как стартапу оптимизировать процесс. Если коротко, то команда на общих созвонах на равных проговаривает тактику по достижению общей цели, выписывает задачи и каждый начинает делать свою работу в рамках общей цели. На повторных cозвонах обсуждается, как команда продвинулась и прописываются новые задачи.
В этой статье мы будем говорить про первый подход. Потому что второй также включает в себя какие-то элементы от него. Чтобы коллектив начал работать как отлаженный механизм внутри часов, всем нужно знать, какие маленькие шаги приведут компанию в точку B. Управление проектами помогает в этом.
Какие способы управления проектами бывают?
Способы управления проектами начинаются от стикера на твоем рабочем столе до использования специальных сервисов. Есть разные методики, которые помогают рабочему процессу заработать в едином потоке. В одной из статей мой коллега очень подробно описал разные методы управления. Мы разберём два основных.
Каскадная модель управления проектами или Waterfall
Суть метода в том, что задачи делаются одна за другой. Пока не закончится работа над предыдущей, ты не переходишь к следующей.
В рамках проекта – это работа этапами. В самом начале разбиваешь свой процесс на этапы и переходишь от одного к другому. Например, у тебя производство униформы для разных категорий сотрудников. Весь твой процесс можно разделить на такие этапы: обсуждение технического задания с заказчиком, снятие мерок и отрисовка эскизов, согласование эскизов, закуп материалов, пошив одежды, финальная примерка, доставка заказчику.
Внутри каждого этапа много небольших задач – пока ты не выполнишь их все, не можешь переходить к следующему этапу. В этом суть каскада.
Чтобы этот метод работал, важно соблюдать его принципы:
- 1. Есть чёткие инструкции для каждого этапа и ведётся документация.
- 2. Задачи по новому этапу берутся в работу строго после завершения предыдущего.
- 3. Нужно соблюдать последовательность этапов.
- 4. Если заказчик меняет запрос – переделываем ТЗ и начинаем процесс заново.
- 5. Все недочёты важно найти и исправить, пока ты в рамках этапа, потому что есть пункт 4 выше.
- 6. Клиент участвует только на первых этапах – с момента начала реализации проекта его участие исключено.
Такой подход отлично подойдёт тем, в чьих процессах не нужно постоянное участие заказчика. Даже если этапы меняются от проекта к проекту – внутри одного они устойчивы и проработаны, всем понятно, из каких шагов будет состоять работа. Процессы не предполагают возвращения назад. Например, процесс строительства. Вы залили фундамент, проверили его и только потом продолжили строить. Вы просто не можете пойти дальше, пока этот процесс не будет завершён.
Гибкая модель или методология Agile
Agile – когда работа над этапами может вестись параллельно, а конечная цель у процесса одна. Вместо жестких этапов, здесь спринты и более гибкое планирование – ты можешь сдвинуть какую-то задачу, чтобы вернуться назад и быстро исправить ошибку, которую сделал на предыдущем этапе. Например, у вас есть глобальная цель – выстроить HR-бренд компании-работодателя. Это задача отдела по внутренним коммуникациям. Отдел не может действовать в отрыве от главного заказчика – руководства компании. Сотрудникам необходимо держать с ним связь во время работы над этой задачей. В этом месяце отделу нужно продумать план публикаций в корпоративный канал, провести мероприятие для сотрудников, заказать кружки, ежедневники и толстовки к новому году. В рамках определённого времени они будут работать по всем направлениям параллельно, могут приоритетно выделять какие-то задачи, какие-то отодвигать. Здесь суть в том, что команда самостоятельно выбирает пути решения и ставит себе задачи, каждый бежит спринт, а на финише получаете общий результат.
Принципы, без которых Agile не Agile:
- 1. Фокус на том, что нужно заказчику на текущий момент – гибкий подход к планированию.
- 2. Отсутствие отношений менеджер-сотрудник, каждый сотрудник сильный специалист в своей зоне ответственности, все равны.
- 3. Работа делится на короткие спринты. Спринты – время, за которое команда выполнит запланированные задачи и достигнет цели.
- 4. Проводить короткие собрания в начале каждого дня, на которых сотрудники обозначают свои задачи на день.
- 5. Акцент на обратную связь от заказчика и потребителей.
- 6. Самое главное – люди и коммуникация.
Такой подход отлично подойдёт тем, кто ценит гибкость и нуждается в ней, чтобы выживать на рынке. Это и креативная сфера, и IT-сектор, и даже мебельные компании. Самое важное – компания должна быть настолько хорошо структурирована, что, когда бизнес сталкивается с трудностями, то действительно совершенствуется и даже внедряет инновации.
Кстати, сейчас всё больше команд используют гибридное управление проектами.
Какие навыки необходимо прокачать управленцу?
Наш опыт и опыт гостей подкаста сформировали надёжную экспертизу в этом вопросе. Подробное описание всех навыков наш маркетолог Надя собрала в отдельной статье. Если hard-skills обычно больше уделяют внимания, потому что кажется, что только они напрямую влияют на результат, то soft-skills часто проседают. В этой статье сделаю упор на них.
Примерять тапки сотрудника
Здесь речь идёт том, чтобы стараться проникнуться теми условиями, в которых находится сотрудник. Стараться понять, с какими сложностями в работе сталкивается, какие задачи решает, где нужно больше твоего менторства. Это поможет тебе говорить с ним на одном языке, а не в формате начальник – сотрудник. По нашему опыту, в доверительном сотрудничестве гораздо больше выгоды для компании, чем в формально-административном. Так есть больше шансов отследить ошибки на ранних этапах, выстроить надёжную коммуникацию и сделать сотрудника лояльным по отношению к компании, и, как итог, заинтересованным в её успехе на рынке.
Быть не просто боссом, быть бадди
Это про стиль коммуникации с сотрудниками. Он не подразумевает полное отсутствие субординации, скорее здесь также про доверительные отношения, где обе стороны равны – «ты окей, я окей». Это метод подразумевает полную свободу для сотрудников, где они сами ставят задачи, отслеживают дедлайны, держат фокус на приоритетных областях, а ты выступаешь в роли наставника, который может направить. Как правило, в таком формате сотрудники учатся самостоятельно и берут ответственность только на себя. Они знают, что есть тот, к кому могут прийти за помощью, но за них их работу никто делать не будет, как и стоять за спиной, контролируя исполнительность. Либо мы сотрудничаем на равных и каждый делает свою работу хорошо, либо прощаемся.
Стать профи в теме конфликтологии
Нормально, что могут возникать недопонимания в коллективе. Особенно там, где есть место конкуренции. Твои сотрудники в первую очередь люди с живыми эмоциями. Поэтому очень важно то, как ты будешь реагировать на подобные ситуации внутри коллектива. Многие руководители понятия не имеют, как решать вопросы и предпочитают их игнорировать. Как должно быть: разговариваешь с одним сотрудником, понимаешь его видение ситуации и главную претензию, разговариваешь с другим – тоже самое. Садишь их за стол переговоров, выступая для них переводчиком. Помогаешь найти несколько вариантов урегулирования конфликта, чтобы восстановить продуктивное сотрудничество.
Эти три пункта – минимум, который ты должен предложить своим сотрудникам. Помни, что руководитель – это связующее звено между конечной целью компании и командой. Если говорить метафорично, то его взгляд на управление процессами должен быть похож на съёмку с квадракоптера, где он как бы сверху видит, как строится работа в компании и помогает всем двигаться сообща, чтобы с минимальными затрами ресурсов приходить из точки А в точку В.
Подписаться