Миллион книг, статей и подкастов упоминают эту тему. От потока информации голова идёт кругом: бирюзовые организации, Agile, SCRUM, Канбан, проактивность команды и прочее. В этой статье опишу основные моменты и помогу разобраться, что к чему.
Зачем нужна оптимизация
Если ты руководишь командой разработки, но сам не разработчик, то не понаслышке знаешь, что команда должна чётко понимать куда вы идёте, и что сейчас в приоритете. Иначе можно закопаться в бесконечном потоке допиливания фич.
Способы оптимизации
Сокращать время и понимать четкий ориентир помогает организация работы по методологии, которая применяется во многих стартапах — Agile.
Подробно об этом мы рассказывали в статье «Что такое Agile: идея, принципы, возможные проблемы».
Если коротко, то это целая философия, которая подразумевает горизонтальную модель управления — все сотрудники равны и несут ответственность за результат перед друг другом. Такой подход работает только в том случае, если все твои сотрудники умеют работать даже тогда, когда ты не стоишь за их спиной.
В рамках этой философии существуют два взаимно поддерживающих и, одновременно, самостоятельных инструмента SCRUM и Канбан-доски.
Главная ценность SCRUM — у тебя и твоей команды будет четкое понимание целей на краткосрочный и долгосрочный период, а также конкретные сроки на выполнение приоритетных задач. Все понятно — есть цель, есть спринт на неделю-две, есть ответственные и есть измеримый результат. Вы постоянно на связи и знаете о том, что делают ваши сотрудники.
В рамках SCRUM также используются Канбан-доски, чтобы отображать процесс работы.
Главная ценность Канбана — поддерживать поток задач и сделать процесс работы команды прозрачным.
Процесс выглядит так:
- ставим глобальную цель;
- прописываем задачи;
- берем задачу в работу;
- переносим с этапа на этап до завершения работы над ней;
- повторяем цикл с другой задачей.
Почему это не работает
Чаще всего, когда ты стараешься внедрить SCRUM в том виде, в котором он существует —тратишь кучу времени на объяснение команде что к чему. Потому что стоит выпасть одному элементу и это уже не SCRUM. Чтобы не усложнять жизнь себе и команде, советую взять основные принципы и адаптировать методологию под себя.
Это можно сделать следующим образом:
- двухнедельные или недельные спринты: вместе с командой решить, сколько вам нужно на достижение цели, которую вы ставите вначале спринта.
- канбан-доска для отражения и ведения процесса работы над задачами;
- daily meeting или ежедневные короткие созвоны, если по-русски, чтобы собрать среднюю температуру по больнице: раскидать задачи, уточнить кто и где застрял, нужна ли помощь и т.д.;
Подробнее про каждый принцип
Если в команде, которой вы руководите до 9 человек и 1 зона ответственности, например разработка, то вам хватит одной доски.
Если вы параллельно руководите разработкой, командой продукта, командой маркетинга, то советую создать отдельную доску под каждый процесс и не мешать все в одну воронку. Иначе вместо прозрачности вы получите склад задач по каждому направлению.
Спринты. Спринт — это определенный отрезок времени, чаще всего неделя или две, за который команда фокусируется на определенном пуле задач в рамках одной цели по продукту. Часто бывает так, что руководитель ставит ограничение по количеству задач. Например, в каждый спринт мы берём максимум 5 больших задач и 15 маленьких. Это не вымышленная цифра из головы — основываться важно на опыте. В прошлом месяце набрали 7 больших задач, и 20 маленьких — ничего не успели. Сокращаем и ищем свой темп для бега в этом спринте, чтобы дыхание не сбивалось. Так же, как и время которое будете бежать — неделя или две.
Например, в течение недели вы с командой допиливаете оплату на сайте — это задача на спринт. В рамках этой задачи вам нужно расписать действия, которые будет совершать пользователь или user story. В данном случае: пользователю нужно привязать карту, ввести данные, пользователь может оплатить через счет и т.д. После того, как вы пропишите истории, переходите к конкретным задачам: прикрутить счетчик оплаты на сайт, продумать и подготовить дизайн странички, сверстать и т.д.
Daily meeting. Важный момент, который стоит обговорить на берегу — если ты решишь внедрить этот принцип, то нужно донести его ценность для команды. Иначе есть риск скатиться в отчёты и пустую трату времени вначале дня. И тут как тон дня задашь, так и побежите дальше.
Ценность таких созвонов — синхронизация и прозрачность. Какие задачи уже сделаны, что планируем делать, есть ли какие-то сложности, которые не получается решить самостоятельно.
Например, ты как руководитель определил цель на спринт и раскидал задачи. После этого собираешь созвон или встречу в офисе, где с командой обсуждаете ориентир и корректируете, если нужно.
Во время спринта ты можешь собирать созвоны/встречи каждое утро или организовать это в чате. При любом раскладе, всем участникам нужно прийти с ответами на три вопроса выше: что сделано, что планирую делать сегодня, есть ли сложности. Сложности разбираете всей командой, и накидываете варианты решений.
Канбан-доска. После того, как цель на спринт обозначена, задачи раскиданы — их нужно поместить на Канбан-доску.
Вы можете использовать реальную пробковую доску со стикерами или же внедрить уже готовый сервис с канбан-доской. Разбить доску на следующие этапы: Бэклог, To do, Doing, Done.
Вот как это будет выглядеть в сервисе WEEEK:
Вместе с командой вы можете формировать бэклог. В этот столбец будут попадать все задачи, которые вы планируете взять в работу в рамках следующих спринтов. Такой своего рода банк идей. Столбец To do — все задачи на спринт. И дальше все просто – ответственный берет задачу и перемещает ее дальше по воронке до последнего этапа.
Такой подход к работе поможет тебе наладить коммуникацию внутри команды — каждый будет знать на каком этапе находится работа над продуктом, чем занят его коллега. Куда можно вписаться, а где наоборот попросить кого-то подключиться к его работе.
Эти принципы применимы не только в разработке. Можно смело внедрять для команд по маркетингу, контенту, продвижению. Да, и, личное планирование можно организовать по этой же методологии.
Главная мысль статьи: хочешь оптимизировать работу — ищи инструменты, вникай, бери самое лучшее и только потом внедряй для своей команды. Только в таком случае инструмент будет работать на тебя.
Подписаться 
