Как перевести сотрудников на таск-менеджер за 4 шага

Как приучить сотрудников к таск-менеджеру

Управлять работой сотрудников проще, когда ты в курсе всех их актуальных задач и результатов. Рассказываем, почему таск-менеджер — маст-хэв любого бизнеса, и объясняем, как к нему приучить всех сотрудников.

Вспомни, как было раньше. Сначала команды активно использовали бумажные носители (блокноты, стикеры и так далее). Потом появились мессенджеры (не нынешние, а старые, типа ICQ или Jabber), и управлять задачами каждого сотрудника стало проще — с помощью сообщений. Затем пришло время таск-менеджеров — командных или одиночных сервисов для управления задачами и проектами. Они максимально упростили жизнь менеджерам: делегировать задачи, а также следить за процессами и контролировать продуктивность сотрудников теперь можно буквально в пару кликов. И хотя таск-менеджеров появляется всё больше, далеко не все команды используют хотя бы самые простые. Я решила с этим разобраться, и рассказать, почему и как твоей команде стоит на них перейти.

Таск-менеджеры — маст-хэв

Я работаю одновременно над пятью проектами, и с такой многозадачностью возникает проблема: легко что-то упустить или сделать в последний момент. Чтобы её решить и вовремя находить новые ошибки, я фиксирую все задачи и цели, а потом слежу за результатами.

Раньше я для этого использовала ежедневники и листы А4. Но первые неудобно носить с собой, а вторые постоянно теряются, вносят путанницу и захламляют рабочее пространство, отчего страдает продуктивность. Таск-менеджер закрыл все боли: задачи я почти не теряю, а важную информацию не забываю.

И это я одна. А когда управляешь не только своим рабочим временем, но ещё и целой командой, таск-менеджер становится в разы полезнее.

Он делает работу прозрачной. Ты можешь в реальном времени видеть работу каждого сотрудника и, потенциально, повысить эффективность всей команды.
Задачи получается выполнять в срок. Преимущество таск-менеджеров перед другими способами управления задачами — пуш-уведомления, которые напоминают сотруднику о важной встрече или горящем дедлайне.

В цифровом виде легче фиксировать задачи, а значит ты ничего не забудешь.
Проще управлять работой сотрудников на удалёнке. Таск-менеджер помогает легко следить за эффективностью членов команды, анализировать результаты и ставить новые цели.
У некоторых таск-менеджеров есть хранилище, база знаний и другие инструменты, которые позволяют держать всю информацию по проекту под рукой.

Страхи и возражения

Перевести команду на таск-менеджер будет сложно — не каждый сотрудник будет готов, и придётся всех подготовить: объяснить пользу и отработать возражения. Например:

«За мной будут следить»

Некоторые сотрудники боятся попасть под тотальный контроль. В целом, их опасения оправданы — ты действительно сможешь следить за действиями своих сотрудников. Но нужно объяснить, что ты не собираешься следить за каждым их шагом. Твоя цель — упростить себе оценку эффективность их работы.

«Не хочу переучиваться»

Многие сотрудники привыкли к старому формату (какой бы он ни был), не любят перемены, а потому уверены, что изучать таск-менеджер сложно и долго. Тебе нужно убедить их в обратном — разобраться в новом инструменте не так сложно, особенно когда для этого есть инструкции и обучающие видео.

Как перевести сотрудников на таск-менеджер

Отработка возражений — это только часть работы, которую тебе нужно провести, чтобы сотрудники перешли на таск-менеджер. А весь процесс можно свести к простым четырём шагам:

Расскажи команде о переводе на новый формат

Объясни команде, почему нужно начать управлять проектами и задачами в таск-менеджере. Как раз здесь начнутся возражения, которые тебе предстоит обработать. Круто, если ты сможешь мотивировать переход на таск-менеджер не только пользой для себя, но и для каждого сотрудника.

Выберите самый удобный таск-менеджер

Их очень много, важно выбрать тот, что понравится и тебе, и твоей команде. Мы разбирали 8 самых популярных таск-менеджеров — почитай, наш обзор преимуществ и недостатков каждого может пригодиться.

Проведи обучение

Не все понимают, как пользоваться таск-менеджерами. Если оставить процесс обучения на откуп сотрудникам, скорее всего, они забьют и ничего не изменится. Будь готов дать команде все нужные материалы и внимательно следить за процессом обучения.

Можно сильно упростить себе задачу с убеждением команды перейти на таск-менеджер и последующим обучением, сделав одного из сотрудников евангелистом. Сначала объясни всю пользу одному человеку, дай время, чтобы он научился работать в сервисе, а потом попроси его донести пользу для остальной части команды.

Начните медленно переходить на таск-менеджер

Команде будет непросто привыкнуть к таск-менеджеру, научиться фиксировать все задачи в электронном виде, поэтому послабления на первое время — норма. Со временем команда привыкнет.

Если вы ещё не пользуетесь таск-менеджером, самое время подумать об этом. Это не так страшно и проблемно, как может показаться поначалу, но однозначно важно для твоей команды.