Как перейти с Trello, Asana, Notion и т. д. на российский аналог

Ситуация в мире усложнила работу сервисов — часть блокируют, часть — сама уходит и блокирует российских пользователей, а зарубежные сервисы с оплатой по подписке — повышают цены, так как зависят от курса.

В прошлой статье мы рассказывали о российских таск-менеджерах, которые подойдут на замену зарубежным Trello, Asana, Notion, Jira и другим. Теперь делюсь, как перевезти команду на новый сервис и не потерять задачи и файлы, которые хранятся на старом.

Собери критерии

Составь с командой список фич, которые необходимы в работе — например, рабочие вопросы решаете в Telegram и хотите, чтобы уведомления по задачам приходили туда. Или хотите планировать по канбану, работать со встроенным помодоро-таймером и т. д.

Чем больше важных критериев соберёшь, тем легче подобрать сервисы, которые понравятся всем в команде.

Изучи сервисы

Собираем список таск-менеджеров — банально гугли или спрашивай знакомых или опирайся на нашу прошлую статью — ссылку оставила чуть выше. Там подробно описали преимущества и недостатки самых релевантных в текущей ситуации.

Познакомиться с сервисами поможет онлайн-демонстрация — запроси у команды выбранного таск-менеджера созвон в Zoom. Сразу оценишь функционал и преимущества платформы на практике. Сэкономишь время — не нужно копаться вручную.

Например, мы в WEEEK устраиваем демонстрации — показываем фичи, общаемся с командами и рассказываем, как оптимизировать сервис под бизнес-процессы каждой компании индивидуально. Если тоже хочешь — пиши на почту info@weeek.net.

Обсуди с командой

Ты изучил российские сервисы и подобрал релевантные. Теперь собери команду, чтобы вместе выбрать лучший. 

Попробуй метод «шесть шляп мышления» — соберёте плюсы и минусы и выясните, как оптимизировать бизнес-процессы в новом таск-менеджере.

Выгрузи данные и отдай разработчикам

Если хочешь переехать в таск-менеджер со старыми задачами и материалами — экспортируй данные в формате CSV (или другом, который подходит требованиям нового сервиса). 

У Trello, Asana, Notion и т. д. разные инструкции экспорта, поэтому не буду описывать — лучше обратись в поддержку или раздел «Помощь», где пошагово описан процесс экспорта. А затем обратись в поддержку нового сервиса и уточни, как происходит переезд и что ещё нужно.

Например, чтобы переехать в WEEEK, экспортируй архив в форматах Excel или CSV и присылай нашей команде на почту. А дальше мы уже сами всё выгрузим — хватит созданного командного воркспейса и архива данных.

Обучи команду

Команда не сразу перестроится и адаптируется — придётся привыкать к новому интерфейсу. Не переживай, если первое время будет куча вопросов.

Постарайся обучить команду — изучи сервис и помоги сотрудникам. Или договорись с командой таск-менеджера о проведении ещё одной демонстрации. Так быстрее, чем они будут вручную пытаться изучить фичи.