Notion — это мультифункциональный сервис, который заменит сразу несколько сервисов. В нём можно создавать базы данных, базы знаний документов, вести проекты и задачи, делать заметки и так далее. Это один из самых любимых инструментов digital-специалистов
Notion любят за лаконичный интерфейс, простоту и практически полное всемогущество. Сервис можно использовать на всех платформах, у него приятный бесплатный тариф, где почти нет ограничений по функциям.
Увы, с 9 сентября 2024 года Notion уходит из России и начнёт блокировать аккауты российских пользователей. И удалять данные 🥲
Вот, какие хорошие альтернативы существуют на рынке.
Как найти идеальный аналог Notion для задач
Важно понять, какие задачи у вас с командой есть и какие потребности вам нужно закрыть. Это позволит определиться с поиском сервиса по функциям и возможностям.
Например, вот какие задачи решает База знаний:
- создание и хранение регламентов компании
- структурирование корпоративной документации
- создание и хранение заметок о проектах
- связь документации и системы для управления проектами
Если же нужно также иметь место, где можно также вести проекты и задачи, отслеживать сделки и так далее, то надо смотреть и на такие возможности сервиса.
Вот чек-лист для выбора идеального аналога Notion по главным функциям, которые вам с командой могут пригодиться.
WEEEK
WEEEK — сервис для управления проектами с широким набором возможностей: это таск-менеджер, База знаний, CRM, Аналитика и управление пользователями в одном месте для комфортной работы команды. Сделаем фокус на Базу знаний, но кратко расскажем и про другие фичи.
Внутри Базы знаний ты можешь создавать документы с вложенной структурой.
В основе создания документов лежит принцип блочно-текстового редактора. Это открывает возможность редактировать тип текста, форматировать, вставлять код, выделять цветом для красоты, лепоты и наглядности, вставлять списки, в том числе раскрывающиеся, таблицы, добавлять фото, видео и прикреплять файлы к документам, считать по формулам.
Что ещё есть в WEEEK:
- много горячих клавиш для удобной работы
-
возможность упомянуть пользователя из рабочего пространства и оставить прямую ссылку на него через
@ -
перелинковка документов из Базы знаний и из сервиса Задачи в обе стороны через
@ - совместное редактирование
- шаблоны для старта работы
- создание документов как внутри Базы знаний, так и внутри проектов с прямой привязкой к проектам
- публикация документа в виде веб-страницы для онлайн-просмотра
- прямой шеринг документом, который откроется даже у незарегистрированного пользователя
- настройка приватности документов и доступов
- управление задачами и проектами в пяти видах отображения: список (таблица), календарь на неделю и месяц, Гант, Канбан-доски
- гибкие настройки приватности и уведомлений
- детальное управление задачей через настройку её типа, простановки меток приоритетов, тегов, кастомных полей девяти типов
- встроенный ИИ и в Базе знаний, и внутри сервиса
Плюсы:
- приятный, современный интерфейс
- стоимость сервиса в рублях, входит в реестр российского ПО
- быстрая и отзывчивая поддержка на русском языке
- есть пробный период 14 дней, а для студентов и преподавателей ВУЗов – бесплатное использование на тарифе PRO
- есть возможность работать только в Базе знаний, без использования других сервисов
- в сервисе Задачи и CRM можно вести рабочие процессы в формате Канбан-доски, диаграммы Ганта, календарей на неделю и месяц и списка
Минусы:
- нет тегов и меток на документы
- возможны баги при работе с редактором
- нет версионности документов
Стоимость:
На бесплатном тарифе тебе доступно до 100 документов без ограничений по функциям внутри. Дальше цена начинается от 199 ₽ для команды до 10 человек.
EvaWiki
Сервис внутри продукта EvaTeam — платформы, которая включаеn несколько сервисов для работы команды. EvaAgile — канбан-доска, списки, карточки; EvaWiki — База знаний; Eva24 — раздел пользователей и EvaDesk — сервис для тех. поддержки пользователей.
Нас больше интересует EvaWiki. Текстовый редактор очень напоминает Google docs. Создание документа происходит в отдельном разделе Документы.
В сервисе также есть возможность создания вложенной структуры, добавления в избранное. Из приятных мелочей есть возможность создания задачи прямо из документа.
Плюсы:
- понятный и стильный интерфейс
- красивый и гибкий редактор, множество блоков для вставок
- возможность сделать задачу из текста
- хранение документов в папки
- демо-данные, которые помогают сориентироваться, и есть возможность удалить все демо данные одним кликом
- классная связь проектов и документации
- быстрое создание задач, документов и проектов
- пробный период 14 дней
- оплата сервиса в рублях
- есть проекты под бэклог, доски, спринты, релизы, отчёты и архивы
Минусы:
- нет возможности добавить видео
- очень долгое и нудное создание проектов
- окно редактора текста маленькое, чтобы посмотреть как будет выглядеть документ, нужно сохранить
- есть проблемы с вёрсткой
Стоимость:
Четыре тарифа, два с фиксированной стоимостью, два с ценой по запросу. С фиксированной стоимостью начинается от 343 ₽ за пользователя в месяц при оплате за год. Второй, Бизнес, стоит 573 ₽ за пользователя в месяц при оплате за год. Есть демопериод на 14 дней
Аспро.Cloud
Система, которая также содержит большое количество функций и где База знаний одна из. В данном случае тебя встретит более нагруженный интерфейс, нужно немного времени, чтобы разобраться.
База знаний выглядит и работает как отдельный раздел. В нём ты можешь группировать документы в разные базы внутри раздела. Внутри каждой базы ты создаёшь нужные статьи.
Плюсы:
- хороший текстовый редактор, возможностей хватит для работы с документами
- Возможность публиковать тексты, сохранить их как черновик, пометить как важные для быстрого поиска
- SEO-оптимизация текстов
- есть быстрые возможности переезда с других сервисов
- есть возможность использовать Канбан в разделе Задачи и CRM, если вы привыкли отслеживать работу в таком формате
- оплата сервиса в рублях
- дополнительные сервисы для работы с проектами, которые
Минусы:
- среднее время ответа тех.поддержки — день;
- нагруженный интерфейс: много ненужных функций, которые нельзя скрыть;
- нет возможности оплатить Базу знаний отдельно.
Стоимость:
Есть полностью бесплатный тариф, в который входят возможности по управлению проектами. Стартовый тариф начинается с 1890 руб/мес — в нём есть ограничение до 5 пользователей, но добавляются функции для управления. Тариф «Команда» — 15 пользователей и 4590 руб/мес, а также тарифы «Бизнес» — 30 пользователей за 8690 руб/мес и «Корпорация».
Yonote
Хороший российский сервис с классным редактором. Очень старается быть похожим на Notion.
Правда, потестировать его оказалось сложно из-за лагов уже на этапе создания рабочего пространства и первого проекта. Это требует танцев с бубном и придумыванием уникального названия, как будто это пароль или адрес почты. Вспоминайте навыки придумывания названия адреса электронки imya_familia12345_12@mail.ru
Когда создать аккаунт всё-таки получилось, открылся довольно неплохой сервис.
Плюсы:
- хороший текстовый редактор, очень похож на Notion
- множество вставок, в том числе интеграции со сторонними сервисами, как Figma, Miro, Google документы, Miro, Dropbox
- есть доски, календари, списки, а ещё бесконечная доска в бета-версии и встроенная страница, также в бета
- встроенные обучающие материалы
- есть импорт из Notion
- входит в реестр российского ПО
- есть ИИ-модуль
Минусы:
- муторнейшее создание аккаунта и первого проекта
- встретились лаги, внутри сайта тоже
Стоимость:
Бесплатно для персонального использования и команды до 5-ти человек. Первый тариф начинается от 149 ₽ за пользователя, второй тариф 249 ₽ за пользователя в месяц.
Яндекс Wiki
Чтобы ты и твоя команда могли удобно создавать Базу знаний с помощью этого сервиса, тебе необходимо создать общий аккаунт на Yandex Cloud.
Yandex Cloud Organization — это решение для корпоративных клиентов, с помощью которого можно подключить к вашей организации сервисы Yandex Cloud и управлять доступом сотрудников к этим сервисам.
Подробнее о том, как настроить систему можно почитать тут и тут.
Сейчас остановимся на самом редакторе.
Создать страничку внутри Базы знаний сможет любой сотрудник, элементы текстового редактора вполне привычные. В момент создания документа — страничка будет выдавать язык Markdown.
Плюсы:
- мощнейший редактор с множеством вставок: даже рисовать можно!
- сохраняет историю изменений, статью также надо отдельно сохранять. Можно пометить текст как устаревший
- настройка доступов, возможность подписать на документы других пользователей
- есть комментарии для документов
- есть рубрикатор содержания по заголовкам в документе
Минусы:
- топорный интерфейс
- нет возможности использовать Базу знаний, как отдельный сервис
- нет оперативной техподдержки
- огромная боковая панель
Стоимость:
Калькулятор стоимости размещен на сайте. Но если коротко, то от 824 ₽ — за кластер управляемой базы данных.
Teamly
Российская платформа, которая в последнее время активно растёт и развивается. Позиционирует себя, как система для управления знаниями. Собственно, все функции в Teamly касаются только документов.
Здесь можно создавать продвинутые базы знаний, веб-страниц, публичных библиотек и небольших командных хранилищ документов.
Плюсы:
- Продвинутый текстовый редактор с возможностью вставлять разнообразные блоки: от заголовков с первого по шестой уровень до встроенных кодовых вставок
- Древовидная структура хранения, а также автоматическое деление на пространства
- Умная лента статей — такая фича пригодится для формирования корпоративной ленты новостей и отслеживания истории изменений
- Флоу согласования статей
- Есть теги для разметки статей
- Классный формат умные таблицы, которые можно использовать для планирования работы и управления
- ИИ-модуль
- Есть аналитика и статистика по документам
- Много обучающих материалов и шаблонов
- Есть роль читатель, то есть тот, кто не редактирует документ, но может его просматривать
Минусы:
- Огромное количество заранее созданных документов, в которых юзер сразу числится как автор. От этого много визуального шума
- Хоть интерфейс дружелюбный, но кажется перегруженным
Стоимость:
Есть пробный период без ограничений по функциям до 15 дней. Есть бесплатный тариф для команды до семи редакторов, даётся хранилище на 2 Гб.
Платных тарифов два. Командный тариф от 199 ₽ за пользователя подойдёт для совместной работы от пяти человек, все могут быть редакторами и на одного даётся 1 Гб. Бесплатных читателей здесь нет. Второй тариф, База знаний, 479 ₽ за пользователя даёт по 50 читателей на одного редактора.
Google Keep
Входит в пакет программ Google, доступные (пока 🤞🏻) всем в России без проблем. Подойдёт тем, кто использовал Notion один и, в основном, чтобы сохранять полезные материалы: конспекты, тексты, задачки, ссылки на статьи и прочее.
Для использования достаточно иметь аккаунт в Google. Оплата за использование не требуется, поэтому использовать можно без страха о потере всех данных в связи с текущей ситуацией.
Редактор текста простой без возможности выделения отдельных участков текста, но для заметок, возможно, эти функции и не нужны:
Плюсы:
- неперегруженный интерфейс
- есть возможность ставить напоминания
- есть возможность добавить соавтора к текстовым заметкам, тогда им также будут видны ваши документы
- есть возможность добавить изображение с текстом, а затем перевести текст с изображения в текстовый формат
Минусы:
- не российский сервис
- зависимость приложения от Google Docs, если вы хотите экпортировать документ
Стоимость:
Бесплатно с аккаунтом Google
ClickUp
Это ещё один мультисервис, где можно вести задачи, проекты и закрывать сразу несколько задач бизнеса. Посмотрим, что у них по документам и работе с базой знаний.
Плюсы:
- мощный редактор с широкими возможностями по вёрстке
- вставка кода, сторонних сервисов, интеграции с десятком программ
- Таблицы и специальные вставки
- Перелинковка с другими внутренними сервисами программы, упоминание юзеров
- Подсчёт статистики по документу: к примеру, количество знаков
- Возможность оставлять комментарии
Минусы:
- Табличка самая простая: нет функций
- Дорогой сервис
Coda
❗️Также уходит из России с 9 сентября
Приятный сервис, который внешне очень близко минималистичному Notion. Ещё текстовый редактор близок по возможностям: много вставок разных блоков и есть возможность трекать задачи через документы. Теперь подробнее!
Плюсы:
- множество вставок разных блоков в текст: от фреймов из других программ до встроенных диаграмм
- деление этих блоков на специализации: сразу есть подборка блоков для дизайнеров, продактов и т.д.
- красивый интерфейс и быстрая работа
- возможность работать с командой
- есть версионность
- гибкие таблицы с возможностью отслеживать статусы, приоритеты, исполнителей
- много обучающих материалов и много темплейтов
- маркер Избранное для документов
- веб-версия и приложения на мобильный
- есть ИИ!
Минусы:
- невозможно попасть на сайт сервиса, если зайти в свой аккаунт приложения
- нет версии на декстоп
- импорт из Notion есть только через HTML, что не даст перенести датабейзы
Стоимость:
Использование документов и таблиц бесплатно даже командой. А вот управление доступами, версионность и шаблоны — это стоит от $10 в месяц
NoteLedge
Специализированное приложение для работы с документами. Работает как отдельный инструмент, только для создания документов, хранения и импорта.
Плюсы:
- Лёгкий импорт документов
- Единая база для хранения
- Вставки видео и аудио
- Есть рисовалка
Минусы:
- Топорный интерфейс из 2000-х
- Неудобная работа с текстом
- Только в виде приложения на компьютер или телефон
Confluence
Классный инструмент для работы с документами — используется многими компаниями для хранения текстовых данных. Специализируется на документах, но интегрируется с другими продуктами Atlassian, как Trello, Jira
Плюсы:
- Крутые возможности по вёрстке
- Можно публиковать документы онлайн
- Много возможностей по вставкам сторонних сервисов
- Легко интегрировать другие части проектов: например, доску, дорожные карты и другое
Минусы:
- Не такой лаконичный интерфейс
- Удаляет российские аккаунты вместе с данными
Microsoft OneNote
Классный инстурмент для работы с заметками и большими документами.
Плюсы:
- Простой и понятный инструмент — особенно легко будет освоить тем людям, кто ещё помнит, как работать в классическом ворде
- Широкие возможности по вёрстке
- Бесплатный инструмент!
- Вставки, фреймы — всё это есть
- Можно создавать библиотеки и разделы
- Есть рисовалка
Минусы:
- Интерфейс напоминает классический ворд, так что никакой лаконичности
- Нужен аккаунт Microsoft
Milanote
Прекрасный инструмент для совместной работы. Можно создавать доски вместе с заметками. Всё управление построено на методе drag-and-drop.
Плюсы:
- Супербыстрая и простая регистрация
- Приятный интерфейс
- Хорошие возможности по вёрстке заметок
- Возможность интеграции и вставок видео, ссылок, фреймов
- Есть рисовалка
- Можно делать доски, которые редактируются отдельно
Минусы:
- Неприятная контекстная реклама сбоку
- Вряд ли получится создать базу документов
Подписаться 
