Коротко о главном
- Корпоративная wiki — это пространство, где команда хранит инструкции, регламенты, информацию о компании, проектах и рабочих процессах
- Она помогает сотрудникам быстрее находить ответы, меньше зависеть от коллег и реже ошибаться из-за устаревшей или потерянной информации
- Составляя вики, начинай с цели. Например, ускорить онбординг, сократить повторяющиеся вопросы или описать взаимодействие между отделами. От этого зависят структура и содержание
- Не нужно сразу переносить в wiki все документы подряд. Сначала проведи аудит, убери дубли и устаревшие материалы, а затем перенеси самые востребованные инструкции и регламенты
- У каждого важного раздела должен быть ответственный. Он следит за актуальностью документов и обновляет их, когда меняются процессы
Что такое корпоративная WIKI
— это база данных, где хранят всю важную информацию о компании: документы о процессах, сотрудниках, проектах, клиентах и т. п. Это единый источник актуальных сведений, который собирают, обмениваясь знаниями внутри команды
Корпоративная вики хранит материалы, которые нужны для работы и новым, и старым сотрудникам. Новички найдут в ней ответы на вопросы и быстрее вольются в процессы компании. А старая гвардия может хранить под рукой всё нужное для работы — от чек-листов для самопроверки до корпоративных документов.
Любой сотрудник компании может редактировать или добавлять информацию в корпоративную вики, если у него есть чем поделиться. Это делает её ценным ресурсом для людей: в любой момент быстро получится найти нужные данные.
Что хранить в корпоративной WIKI
Обычно там хранят материалы, которые постоянно используют в работе, помогают принимать решения и освобождают от потребности устно объяснять одно и то же.
При этом структура вики может отличаться: всё зависит от размера компании и её специфики. Например, HR-отделы используют её для онбординга и кадровых правил, разработчики — для технической документации, проектные команды — для описания процессов, планов и результатов работы.
Если говорить о примерах, в корпоративную wiki можно добавить:
- информацию о компании, её структуре, культуре, ценностях и целях
- стратегию и планы развития
- внутренние регламенты, политики и правила
- кадровые и административные документы
- описания бизнес-процессов и зон ответственности
- обучающие материалы для адаптации новичков
- проектную документацию
Сюда же идут инструкции, ответы на частые вопросы, разные шаблоны и планы.
Преимущества внутренней вики
Корпоративная wiki улучшает бизнес сразу на нескольких уровнях: на уровне сотрудников, процессов, масштабирования и экономики компании.
Легче находить нужную информацию и меньше зависеть от коллег
Сотруднику не придётся искать документы в десятках папок на диске, дёргать руководителя, чтобы уточнять правила, или вспоминать, в каких закромах лежит инструкция.
За счёт этого:
- сотрудникам проще работать самостоятельно (мечта всех руководителей)
- меньше времени уходит на поиск информации, больше — на полезные рабочие дела
- снижается количество ошибок, потому что регламенты всегда рядом
Описанные процессы проще анализировать и улучшать
Компания может увидеть лишние согласования, повторяющиеся действия, неясные роли и области, которые зависят от одного человека.
Так, получится:
- находить слабые места и дорабатывать их
- сохранять практики, которые круто работают
- быстрее внедрять новые правила и инструменты
Не страшно масштабироваться
Чем быстрее растёт компания, тем сложнее передавать знания устно. Wiki сохраняет единый подход к работе, даже если выросло число сотрудников, отделов и проектов.
Она упрощает:
- передачу процессов между подразделениями
- наём большого количества сотрудников
- внедрение единых стандартов
Влияет на экономические показатели
Сотрудники тратят меньше времени на поиск информации, быстрее выполняют задачи и допускают меньше ошибок. Для бизнеса это значит устойчивость процессов при росте или изменениях. Также получится сохранить интеллектуальный капитал компании и снизить операционные траты.
Чем WIKI отличается от базы знаний и корпоративного портала
Wiki, база знаний и корпоративный портал решают похожие задачи, но отличаются по масштабу и назначению.
| Инструмент | Для чего нужен | Что обычно хранит |
|---|---|---|
| Вики | Для совместного создания и редактирования внутренних документов | Регламенты, инструкции, описания процессов, правила, проектные материалы |
| База знаний | Для быстрого поиска готовых ответов и инструкций | Статьи, FAQ, руководства, техническая документация, обучающие материалы |
| Корпоративный портал | Для организации всей внутренней цифровой среды компании | Новости, документы, сотрудники, задачи, календарь, коммуникации и сервисы |
Вики — это пространство, которое может редактировать любой имеющий к нему доступ. Туда добавляют всё, что связано с бизнесом: от статей и мозговых штурмов до масштабных идей.
База знаний обычно ориентирована на поиск и потребление информации, а не на совместное редактирование. В ней чаще хранят уже подготовленные и проверенные материалы: статьи, FAQ, инструкции и руководства.
‼️ Получается, что вики может быть одним из форматов базы знаний. Но не каждая база знаний является вики. Например, справочный центр для клиентов — это база знаний, но пользователи не могут самостоятельно редактировать его статьи
Корпоративный портал — это более крупная система, которая объединяет разные инструменты для работы компании. Кроме базы знаний или wiki, в него могут входить: новости компании, профили сотрудников, заявки на отпуск или задачи и проекты.
Готовая структура корпоративной WIKI
Постарались собрать более-менее универсальную структуру вики, которую можно использовать командам из разных областей.
Главная страница
Это точка входа в корпоративную wiki. Здесь стоит коротко объяснить, что хранится в базе, дать ссылки на основные разделы и вынести самые популярные документы.
Также можно добавить материалы для новичков, последние обновления и контакты сотрудника, который отвечает за актуальность вики.
О компании
Здесь сотрудники знакомятся с устройством бизнеса: в чём миссия компании, какие ценности и цели, как бизнес развивался и что представляет собой сейчас.
История компании
С чего всё началось, какие важные события произошли и что есть сейчас
Миссия и ценности
Сформулировать одну миссию и 5+ ценностей, которым следуют все
Стратегия и цели
План развития бизнеса: к чему он стремится и как будет этого достигать
Организационная структура компании
Как развиваются отделы и направления, как координируются подразделения, как строятся рабочие отношения внутри команды
Команды
Какие команды есть, чем занимаются, кто в них рулит процессами
Брендбук
Как транслируется бренд во внешний мир
Сотрудникам
Здесь лежит важная административная информация, которая пригодится в повседневной работе.
Рабочий график
Рассказать, в какое время и какие дни нужно быть на связи
Отпуска
Сколько дней отпусков полагается сотрудникам, как брать отпуск и к кому обращаться
Больничные
В каких случаях брать больничный и как оформлять
Зарплата
В какие дни приходит зарплата и что делать, если случилась задержка, какие есть премии и бонусы
Справки
Какие справки оформляет работодатель и как их получить
Увольнение и передача дел
Как за две недели грамотно завершить дела
Онбординг
Чтобы быстро включить сотрудника в работу 💪 Для разных должностей можно создать отдельные страницы: онбординг маркетолога, менеджера, разработчика, менеджера по продажам.
План первого рабочего дня
Что обязательно стоит посмотреть в первый день
План первой недели
Чем заняться и какие обучающие курсы пройти в ближайшую неделю
План испытательного срока
Сколько длится и каковы критерии прохождения испытательного
Инструкции по получению доступов
Для чего нужен каждый из доступов и к кому обращаться
Список обучающих материалов
Зачем проходить обучающие материалы, что обязательно, а что — не очень
Процессы и регламенты
Один из главных разделов корпоративной вики! Тут стоит описать, как в компании ставят задачи и согласовывают их, как проводят встречи и контролируют качество работы.
Как ставим задачи
Где и в какой формулировке ставятся задачи, что обязательно должно быть в описании
Согласования
Сколько дней выделяют на согласования, сколько кругов правок приемлемо
Проведение встреч
Сколько обычно длятся встречи и на каких стоит обязательно быть
Подготовка отчётов
Как часто готовят отчёты и как они выглядят
Команды и отделы
Для каждого подразделения можно создать отдельный раздел. Так общие регламенты остаются в одном месте, а узкоспециализированные материалы — внутри конкретной команды.
Маркетинг
Цели команды, состав и роли, процессы, регулярные встречи, отчёты, полезные ссылки (для всех — единообразное описание)
Продажи | Разработка | Дизайн | Поддерка | Финансы
Инструменты и доступы
Здесь сотрудники находят инструкции по всем рабочим сервисам.
‼️ Пароли в wiki хранить не стоит. Для них лучше использовать защищённый менеджер паролей
Корпоративная почта
Для чего используется, кто выдаёт доступ, как войти, правила работы, к кому обращаться за помощью (для всех — единообразное описание)
Мессенджер | Таск-менеджер | CRM | Облачное хранилище | Аналитика |
FAQ
Когда вопросы от разных сотрудников повторяются, есть смысл завести фак. Этот документ будет постоянно пополняться и разрастаться, поэтому важно не потерять структуру.
‼️ Главное правило — короткие ответы. А если надо объяснить подробнее, лучше создать отдельную инструкцию, а в FAQ ограничиться ссылкой
Как оформить отпуск? | Где заказать технику? | Что делать, если клиент оставил жалобу? |
Архив
Важное уточнение — это не корзина. Да, в архиве лежат документы, которые больше не используют, но они могут когда-то понадобиться. Так что не спеши сносить всё подчистую.
‼️ Архив важно визуально отделить от актуальной базы, чтобы сотрудники случайно не использовали старую информацию
Старые версии регламентов | Завершённые проекты | Устаревшие инструкции | Старые презентации
Как создать корпоративную WIKI за 10 шагов
Если просто перенести туда все файлы из чатов и облака, получится тот же беспорядок, только в новом месте. Поэтому сначала нужно определить цели, затем собрать и разобрать материалы, продумать структуру и только после этого запускать базу для всей команды.
Шаг 1. Определить цели
Как обычно, всё начинается с цели — от неё будут зависеть структура, содержание и выбор сервиса.
Если сотрудники постоянно задают одни и те же вопросы, сделай упор на FAQ и короткие инструкции. Если новички долго включаются в работу — собрать материалы для онбординга и пошаговые руководства по должностям. Если отделы работают разрозненно — описать общие процессы, зоны ответственности и правила взаимодействия.
Кроме того, подумай про целевую аудиторию: кто будет пользоваться вики? От аудитории зависят структура wiki, язык документов, уровень детализации и права доступа.
После — набросай список материалов, которые будут в базе.
Шаг 2. Выбрать сервис для корпоративной wiki
В первую очередь он должен быть прост и удобен в использовании, а потом уже всё остальное. Комфорт команды на первом месте, иначе вики не будут пользоваться.
Обрати внимание:
- на многофункциональность редактора
- есть ли вложенность структуры страниц
- на настройку прав доступа
- на возможность комментировать и упоминать коллег
- можно ли видеть историю изменений
- есть ли совместное редактирование
- можно ли добавлять визуальные материалы
Если команда уже использует таск-менеджер, CRM, облачные диски или мессенджеры, пригодятся интеграции.
‼️ Обрати внимание, можно ли в сервисе импортировать существующие документы, скачивать в разных форматах и ограничивать доступ к отдельным разделам
Шаг 3. Назначить ответственных
У корпоративной wiki должен быть владелец, который отвечает за структуру и актуальность базы. Он не обязан писать все документы, но поможет собрать информацию, назначить авторов, следить за форматом и находить устаревшие материалы.
За разделами лучше закрепить конкретных специалистов. Например, HR может отвечать за онбординг и кадровые правила, бухгалтерия — за финансовые инструкции, а руководители отделов — за процессы своих команд.
Шаг 4. Провести аудит источников
Самое сложное. Стоит найти все места, где сейчас хранятся знания компании. Это могут быть рабочие чаты, облачные диски, электронная почта, CRM, таск-менеджеры, презентации, записи встреч, старые базы знаний и личные папки сотрудников.
Для начала достаточно составить реестр материалов: что это за документ, где он находится, кто за него отвечает, насколько он актуален и что с ним делать.
Например 👇
| Материал | Где хранится | Ответственный | Состояние | Что сделать |
|---|---|---|---|---|
| Инструкция по отпуску | Google Drive | HR | Актуальна | Перенести |
| Скрипт продаж | Чат отдела | Руководитель продаж | Нужно проверить | Переработать |
| Описание продукта | Презентация | Продакт | Есть дубли | Объединить |
Шаг 5. Отсортировать материалы и расставить приоритеты
После аудита раздели материалы на четыре группы:
- Можно перенести без изменений — это актуальные и понятные документы
- Нужно отредактировать: сократить, дополнить или привести к общему формату
- Объединить, если один процесс описан в нескольких местах
- Удалить или отправить в архив
Собирать всю wiki сразу необязательно. Сначала перенеси материалы, которые нужны большинству сотрудников, влияют на качество или безопасность работы. Не упускай из виду знания, которыми владеет только один человек.
Минимальная версия базы может быть собрана только из информации о компании, онбординга, основных регламентов, часто используемых инструкций и описания основных процессов.
Шаг 6. Спроектировать структуру wiki
Примерную структуру мы набросали в блоке «Готовая структура» выше по тексту. Её можно брать и использовать как шаблон. Здесь скажем вот что: не стоит делать слишком много уровней вложенности. Если для поиска инструкции нужно открыть пять папок и потом ещё 10 ссылок, стоит это упростить.
А названия разделов и документов должны быть понятными без контекста.
❌ «Процесс 4.2»
✅ «Как оформить командировку»
Шаг 7. Перенести и переработать тексты
Каждый документ стоит привести к удобному формату: убрать повторы, сократить длинные вступления, добавить понятные заголовки и разбить сложный процесс на шаги.
‼️ Там, где это полезно, добавь скриншоты, схемы, примеры и ссылки на связанные документы. В конце страницы укажи владельца и дату последнего обновления
Шаг 8. Проверить wiki на сотрудниках
Другими словами — протестировать. Дай доступ к получившейся вики группе сотрудников. Предложи, например, найти правила оформления отпуска, инструкцию по подготовке отчёта, описание продукта или контакты нужного отдела.
Все замечания и похвалу обязательно стоит где-то сохранить, а потом доработать.
Шаг 9. Запустить и встроить в работу
Полезно провести короткую презентацию и показать сотрудникам структуру wiki, поиск, основные разделы и способ сообщить об ошибке.
Документация должна стать частью рабочих процессов. Например, новый проект не считается завершённым, пока по нему не оформлены выводы, а новый регламент — пока он не опубликован в базе.
Шаг 10. Поддерживать информацию в актуальном состоянии
Компания меняется, а вместе с ней меняются процессы, правила и документы. Так что стоит раз в несколько месяцев перепроверять информацию и обновлять её, если нужно. Устаревшие документы лучше переносить в архив, чтобы они не смешивались с актуальными.
‼️ Обращай внимание на то, какие вопросы сотрудники продолжают задавать. Возможно, нужного документа нет, его сложно найти или он написан непонятно
Как сделать корпоративную wiki удобной: советы
Совет 1
Пиши простым языком и избегай лишнего профессионального жаргона. Сотрудник должен понимать инструкцию без помощи автора
❌ Для инициации процедуры согласования отпускного периода необходимо направить соответствующий запрос непосредственному руководителю
✅ Чтобы оформить отпуск, отправь заявку руководителю минимум за две недели
Совет 2
Длинные тексты разбивай на смысловые блоки и добавляй подзаголовки. Большинство пользователей сначала просматривают страницу и только потом читают нужный фрагмент
❌ Инструкция по командировке оформлена одним длинным текстом: в нём вперемешку описаны согласование поездки, покупка билетов, бронирование гостиницы и подготовка отчёта.
✅ До поездки
Согласуй даты с руководителем и создай заявку
Во время поездки
Сохраняй билеты, чеки и другие подтверждения расходов
После поездки
В течение трёх рабочих дней отправь отчёт и приложи документы
Совет 3
Иногда лучше один раз показать, чем пересказывать. Используй визуальные материалы, когда они помогают быстрее понять действие
❌ Чтобы попасть в раздел X, сначала нужно перейти в папку Y, затем найти подпапку N, пролистнуть вниз…
✅
Тогда мы разделили около 700 страниц между сотрудниками по зонам ответственности и проверили каждую: что-то обновили, что-то объединили, лишнее отправили в архив. На всех страницах назначили владельцев, чтобы было понятно, кто следит за актуальностью материала
Часть работы сначала делали вручную, а затем подключили корпоративный Claude. Он помогал приводить страницы к единому стилю, находить дубли и проверять связи между документами. Полностью автоматизировать ревизию не получилось, но нейросеть заметно сократила объём ручной работы
Из этого опыта я бы выделила три главных правила: заранее распределить зоны ответственности, подготовить единый чек-лист проверки и посмотреть, какие нейроинструменты можно подключить к ревизии. Особенно полезно искать не только устаревшие страницы, но и связи между ними — именно там чаще всего скрываются дубли и потерянные материалы
Как собрать корпоративную WIKI в Weeek
В Weeek корпоративную вики можно собрать в сервисе «База знаний». В нём создают регламенты, инструкции, отчёты и другие внутренние документы, объединяют их во вложенную структуру и открывают доступ отдельным сотрудникам или всей команде.
Создай проект для материалов
Перед тем как наполнять Базу знаний, заведи в сервисе «Задачи» отдельный проект, например «Создание корпоративной wiki».
Работа будет делиться на этапы: собрать документы, посмотреть актуальность, разработать структуру и т. д. Для этого переименуем колонки на Канбан-доске и создадим парочку новых:
Найдено → На проверке → В работе → На согласовании → Готово
Для каждого документа создай отдельную задачу. В ней укажи ссылку на исходный файл, ответственного сотрудника, дедлайн и будущий раздел wiki. В описании задачи укажи, что важно учесть, и при необходимости прикрепи файлы.
Если материалов появится много, пригодятся теги — они позволяют дополнить задачи собственными параметрами и затем фильтровать их по нужным значениям. Допустим, тегами могут стать актуальность материала или его тип.
Спроектируй структуру wiki
Перейди в меню сервисов и открой Базу знаний. Сначала создай корневые документы — они будут выполнять роль основных разделов. Например: стартовая страница, о компании, онбординг, регламенты, процессы отделов и т. п.
Внутри каждого раздела создай вложенные документы. Для этого нажми + рядом с названием корневого документа. Так можно построить древовидную структуру и постепенно раскрывать каждый раздел.
Свяжи документы с задачами и процессами
Wiki не должна существовать отдельно от повседневной работы. Добавляй ссылки на документы в задачи, проекты и описания процессов. Допустим, в задачу на публикацию статьи прикрепляй ссылку на редполитику, в карточку клиента — инструкцию по ведению сделки.
Так сотрудникам не придётся отдельно искать инструкцию: она будет находиться рядом с задачей.
Настрой доступы
Раздели материалы по уровню конфиденциальности. Общие правила и инструкции должны быть доступны всем сотрудникам, документы конкретного отдела — только его участникам, а финансовые регламенты — руководителям и бухгалтерии.
В Weeek можно настраивать доступ как к самому сервису База знаний, так и к отдельным документам. Для первого случая переходи в раздел «Пользователи» → Люди
Для второго — жми три точки → Команда и доступы
Для клиентов, подрядчиков или партнёров отдельные материалы можно открыть по публичной ссылке.
