Один из важнейших ресурсов для развития бизнеса — накопленные знания и опыт. Их стоит хранить так, чтобы сотрудники могли легко нужную информацию и никого не дёргая решить свою задачу.
Расскажем про корпоративную вики — волшебный инструмент для развития и повышения эффективности бизнеса.
Если хочется больше полезных подборок, не можем отказать! Делимся:
Корпоративная вики — что это
📌 Корпоративная вики (или база знаний) — платформа для хранения информации и управления ею с общим доступом для команды. В ней можно создавать, редактировать и обновлять документы.
Инструмент и правда волшебный. Корпоративная вики хранит материалы, которые нужны для работы и новым, и старым сотрудникам. Новички найдут в ней ответы на вопросы и быстрее вольются в процессы компании. А старая гвардия может хранить под рукой всё нужное для работы — от чек-листов для самопроверки до корпоративных документов.
Причины создать корпоративную вики
Хранить знания
У каждой компании есть:
- история отношений с клиентами и архив сделок,
- данные о реализованных проектах,
- результаты анализа рынка и конкурентов,
- внутренняя аналитика,
- история компании,
- и многое другое, что копится по мере роста и развития компании.
Эти данные бесценны для любого бизнеса. К ним важно обращаться на старте нового проекта, при пересмотре стратегий, в планировании и управлении процессами.
Корпоративная wiki как раз хранит весь багаж знаний и опыта компании.
Повышение эффективности работы
Люди работают эффективнее, когда не тратят время на поиски. Они уже владеют актуальной информацией о делах компании, знают стандарты работы и кто и за что отвечает.
В этом команде помогает массив документов, унифицирующих процессы. Это шаблоны, описания процессов, структура компании, чек-листы для проверки, регламенты постановки задач и общения между сотрудниками, виртуальные диски и доступы к ним — и многое другое.
Такие документы ускоряют работу и позволяют избегать ошибок.
Улучшать коммуникацию
Когда компания большая, приходится отдельно налаживать коммуникацию между отделами и направлениями. Для этого в корпоративной вики хранят структуру компании, где прописаны отношения между отделами, должности и контакты сотрудников.
Ещё через вики проще осуществлять обмен знаний между сотрудниками. Люди из одного отдела могут обратиться к вики коллег из другого, чтобы изучить их материалы исследований и подобное.
Упростить онбординг
Наконец, корпоративная вики помогает адаптироваться новым сотрудникам. В ней можно хранить:
- правила работы,
- обучающие материалы,
- гайды и тесты для проверки знаний,
- FAQ о компании и офисе,
- пароли и доступы.
В общем, всю информацию, которая из раза в раз требуется новичкам. Это снимет большинство вопросов, поможет сотрудникам быстро и безболезненно адаптироваться — и не дёргать коллег с однотипными вопросами.
С функциями вики — всё. Теперь разберёмся с её разновидностями.
Типы вики
Приватные вики
Всё, что мы описали выше, — это как раз приватные документы и материалы, которые касаются внутренней жизни компании. Доступ к ним есть только у сотрудников.
Суть в том, чтобы сотрудники в любой момент могли обратиться к архиву документов компании. Например, команде маркетинга важно быть в курсе продуктовых обновлений. Если в компании есть wiki, то маркетологам достаточно зайти в документацию разработчиков, свериться с дорожной картой и подготовиться к анонсированию обновлений.
Также в приватной вики хранится информация по ведению проектов — это формирует тот самый драгоценный архив.
Публичные вики
Например, компания может опубликовать в открытый доступ дорожную карту. Так любой пользователь продукта будет в курсе его развития. А ещё здесь можно хранить FAQ с ответами на вопросы и подробные гайды по фичам.
Ещё публичные вики используют HR-специалисты для обучения стажёров и онбординга. В них могут содержаться подробное описание компании, тесты и многое другое.
Гибридные вики
Из названия понятно — такие вики совмещают приватный доступ с публичным.
Это пригодится, когда одна компания сотрудничает с другой, вместе разрабатывая продукт или проект. Чтобы не тратить время и силы на погружение в имеющиеся процессы, можно открыть часть корпоративной вики — и потом создавать общую.
7 шагов для создания корпоративной вики
Шаг 1. Определить цель и аудиторию
Корпоративная вики должна быть понятной и полезной для каждого члена команды. Её цели у вики могут быть разными в зависимости от типа бизнеса и текущих задач, но есть кое-что общее.
Главные цели вики:
- Привести в порядок процессы компании. Скажем, в отделе контента может быть свой процесс согласования текстов. Если его подробно отразить егов wiki, то сотрудники будут быстрее готовить материалы к публикации.
- Проводить онбординг. Это алгоритм действий, благодаря которым сотрудники быстрее вливаются в работу. У каждой компании может быть свой подход к онбордингу и его следует зафиксировать и при необходимости совершенствовать.
- Снизить количество ошибок в работе сотрудников. Допустим, повторяющиеся процессы можно подробно описать так, чтобы у команды не возникало вопросов при выполнении каких-то заданий.
У каждой компании будет свой набор целей — если его определить до начала составления вики, то она получится по-настоящему полезной.
Шаг 2. Собрать и структурировать информацию
Удобнее использовать wiki c древовидной структурой.
В такой структуре есть основные разделы — например, по направлениям работы компании (маркетинг, продажи, разработка), по назначению (регламенты, онбординг сотрудников, правила работы в офисе), по содержанию (история компании, структура, информация о сотрудниках, пароли).
Дальше каждый раздел может включать подразелы. Их можно разбить ещё на подразделы. Получается картотека с множеством закладок, в которой один ящик — это один раздел. Это и есть древовидная структура.
Выглядит это вот так:
Теперь чуть подробнее про внутреннюю структуру. Она зависит от целей wiki и конкретной компании. Но есть более или менее стандартные с понятным содержанием:
- История и миссия компании. Это важный документ для погружения сотрудников в контекст, готовится вместе с CEO компании
- Структура компании. Организационная структура департаментов, отделов и направлением с перечислением сотрудников и их должностей
- Описание рабочих процессов и база для онбординга. Унифицирующие документы, которые помогают избегать ошибок, регулировать процессы, погружать новичков в работу компании
- Регламенты и правила. Свод правил компании. Например, правила работы на удалёнке и другие внутренние распорядки. Собрать всё это поможет тимлид
- Проекты и клиенты. Здесь можно структурировать документы по каждому проекту или клиенту по принципу «один проект — одна папка»
- Пароли. Суперважный документ с доступами ко всем необходимым для работы сервисам, а иногда и к соцсетям
- Учебные материалы. Здесь можно хранить всё для повышения квалификации сотрудников: обучающие видео, полезные статьи и гайды по работе фичей
- Архив. Проектная документация по реализованным проектам
Шаг 3. Выбрать платформу для вики
Ниже ты найдёшь подробный разбор сервисов для создания вики. А пока держи краткий обзор по главным функциям, которые важны для создания корпоративной базы знаний 👇
| Weeek | Confluence | MediaWiki | Notion | Google Документы | |
|---|---|---|---|---|---|
| Тип | Отдельная программа | Отдельная программа | Открытый код | Отдельная программа | Один из сервисов Google |
| Древовидная структура | Есть | Есть | Есть | Есть | Нет |
| Цена | От 199 ₽ за каждого участника команды | От $4,89 до $8,97 в месяц | Бесплатно | От €3 до €7 в месяц | Бесплатно |
| Простота | Просто | Сложно | Очень сложно | Сложно | Просто |
| Приватность | Есть | Есть | Есть | Есть | Есть |
| Русский язык | Есть | Есть | Есть | Нет | Есть |
| Комментирование | Есть | Есть | Есть | Есть | Есть |
| Версионность | Да | Да | Да | Да | Да |
| Готовые шаблоны | Да | Да | Да | Да | Нет |
| Мобильное приложение | Да | Да | Нет | Да | Да |
Шаг 4. Разработать и написать контент
Как правило, за вики отвечает один человек — контент-менеджер. Он может не владеть всей информацией, но знает, где и кого спросить. Он же будет писать саму вики.
Когда вся информация собрана, останется оформить её — написать тексты, распределить их по структуре и отформатировать.
Что важно учесть при подготовке структуры для разделов вики:
- Содержимое одного раздела должно относиться только к его теме
- Пусть тексты будут краткими и точными — сотрудники приходят в вики за информацией, у них мало времени и есть проблема, которую надо срочно решить
- Лучше качественно сверстать тексты — добавить заголовки, списки, выделения цветом, ссылки
- Связанные документы стоит перелинковать
Шаг 5. Настроить поиск и навигацию
Корпоративная вики удобна тем, что в ней легко находить нужные документы и материалы. Вот несколько советов для удобного поиска и навигации:
- Корректно прописывай названия документов. Автору документа «Док по обучению работы в БЗ» понятно, что это документ по обучению новых сотрудников работе с базой знаний, но для других это неочевидно. Лучше давать точные названия — например, «Как работать с базой знаний»
- Пользуйся тегами и метками. Если документ относится к разработке мобильного приложения, можно ему присвоить тег или метку «Мобильное приложение». В дальнейшем по этому тегу будут отображены все связанные материалы
- Определяй документы в соответствующие рубрики или разделы. Если поиск не помог, то документ можно найти в рубрике или разделе. Для этого нужно внимательно следить, куда именно добавляются документы. Например, информацию про онбординг добавляй строго в HR-процессы
Шаг 6. Внедрить вики в компанию
Новую вещь лучше вводить постепенно. Процесс интеграции такой:
- Донести до команды необходимость вики. Рассказать сотрудникам, почему новый инструмент удобнее предыдущего способа хранения документов
- Провести обучение. Например, записать видеотуториалы или гайды, в которых объяснить функции и возможности вики. Там же важно рассказать про структуру документации
- Поощрять использование. Когда сотрудники приходят с вопросами, лучше сразу отсылать их к вики. А ещё поощрять дополнение базы компании знаниями и опытом сотрудников, принимать идеи по её улучшению
Шаг 7. Обновлять вики
За это тоже отвечает контент-менеджер. Он:
- Собирает информацию и обновляет документы
- Следит за правилами вёрстки, чтобы документы были оформлены в едином стиле
- Блюдёт порядок — скажем, переносит в архив документы закрытых проектов, удаляет лишние или пустующие разделы
- Оповещает команду о добавлении новых документов — например, в общем чате
- Собирает обратную связь по ведению вики — и по просьбам команды убирает неактуальные разделы и упрощает использование
5 сервисов для создания вики
База знаний Weeek
Weeek — российский онлайн-сервис для организации рабочих процессв. Вики можно создать во внутреннем сервисе Базе знаний с расширенными функциями текстово-блочного редактора.
Главный плюс — возможность закрывать разные потребности бизнеса в одном месте: вести проекты, связывать документы с задачами из таск-менеджера, пользоваться встроенным календарём и CRM-системой, отслеживать эффективность работы и многое другое.
Сервис включён в Единый Реестр российского ПО. Подойдёт для компаний любых сфер и команд разных размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатно для команд до пяти человек. Начиная с тарифа Lite — от 199 ₽ за каждого участника команды.
✅ Плюсы и фичи для WIKI:
- Древовидная структура документов. Можно создать сколько угодно основных разделов и дочерних документов внутри
- Глобальный поиск в документах по названиям и ключевым словам
- Текстово-блочный редактор для оформления документов в понятном и удобном формате. Есть форматирование текста, разные заголовки и списки, таблицы, чек-листы, эмодзи и цветные блоки
- Совместная работа над документами в режиме реального времени
- Можно бесплатно добавлять в рабочее пространство гостей для просмотра и комментирования базы. Например, подрядчиков или заказчиков
- Настройки приватности для разных пользователей — можно ограничить просмотр документов, редактирование или комментирование
- Перелинковка с документами и упоминание пользователей в тексте через @
- Расширенные возможности вёрстки и кастомизации документов — обложки, иконки, добавление в документ изображений, видео и embed-вставок
- Готовые шаблоны документов
- Можно опубликовать документы в интернете. Они будут доступны даже тем, кто не зарегистрирован в Weeek
- Удобный экспорт документов в формат PDF
- Документы можно вывести на печать в принтере
❌ Недостатки:
- Нет версионности
- Нет системы тегов и меток
- Встречаются баги в некоторых блоках
Confluence
Онлайн wiki-система для создания базы знаний от австралийской компании Atlassian. Здесь можно не просто создавать и хранить документы или таблицы, но и дополнять их изображениями, временными шкалами, вставлять код из сторонних сервисов и многое другое.
Confluence легко интегрируется с Microsoft Office, а также с Jira и Trello и другими продуктами от Atlassian. Подойдёт для компаний любых сфер и команд разных размеров.
Как пользоваться: web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $4,89 до $8,97 в месяц.
✅ Плюсы и фичи для вики:
- Древовидная структура документов с возможностью создания неограниченного количества главных разделов и добавления дочерних
- Совместная работа над документами в режиме реального времени
- Текстово-блочный редактор для оформления документов — сверху панель инструментов с набором функций, похожая на Google Документы
- Шесть разновидностей заголовков, форматирование и выравнивание текста, возможность поменять цвет текста, нумерованный и маркированный списки, чек-листы, таблицы, упоминания коллег, эмодзи и многое другое
- Глобальный поиск документов и комментариев по названиям, ключевым словам и тегам
- Добавление в документы изображений, графиков, таблиц, а также других документов из Confluence или других вложений сторонних сервисов
- Комментирование документов
- Перелинковка документов
- Блок-схемы для упрощения визуализации процессов и иерархий
- Готовые шаблоны для создания документов под разные задачи
- Гибкая настройка приватности документов для разных пользователей
- Уведомления о редактировании документов
- Управление версиями документов с возможностью просмотра, мониторинга истории редактирования и возвращения в предыдущие версии
- Возможность интегрировать плагины и превратить вики в платформу из разных приложений
- Есть доступ к прежним версиям документов
❌ Недостатки:
- Нет HTML-редактора
- Не в реестре российского ПО
- Нельзя оплачивать российскими картами
MediaWiki
Бесплатный HTML-движок для сайта, помогающий создавать wiki-страниц от создателей Wikipedia. MediaWiki создан для сбора и систематизирования документов, знаний и других материалов.
Сначала он был разработан для общедоступных систем — первоочерёдно для Wikipedia. И только позже движок стал дорабатываться и адаптироваться под корпоративные цели. MediaWiki подойдёт для компаний любых сфер и команд разных размеров.
Как пользоваться: приложения для Mac и Windows.
Стоимость: бесплатно.
✅ Плюсы и фичи для wiki:
- Минималистичный интерфейс с удобной навигацией, похожей на Wikipedia
- Древовидная структура документов с возможностью создания неограниченного количества главных разделов и добавления дочерних
- Совместная работа над всеми документами в режиме реального времени
- Расширенный функционал текстово-блочного редактора: заголовки, форматирование, списки, медиа вложения
- Форматирование текста происходит с помощью вики-разметки, которая состоит из символов *, ‘ и =. Например, для форматирования слова курсивом нужно заключить его в две пары апострофов — вот ‘’так‘’
- Отдельные вкладки для просмотра, редактирования и комментирования документов. Если настроить приватность, то для разных типов пользователей отображаются разные вкладки и, соответственно, возможности работы над документами
- Перелинковка (или перенаправления) страниц с аналогичным принципом Wikipedia — если пользователь проходил по ссылке, то она меняет цвет с синего на фиолетовый
- Функция Project:Sandbox для тестового просмотра документов перед публикацией
- Функция «Внесённые изменения» для просмотра различий между текущей версией документа и прошлой
- Функция Special:RecentChanges для мониторинга всех изменений внутри документов. Например, можно узнать, какие файлы загружались, куда перемещались документы, какие из них удалены и так далее
- Глобальный поиск документов по названиям и ключевым словам
- Функция «Бот» для автоматического создания или обновления документов. Она полезна для повторяющихся и больших по объёму задач, которые трудозатратно выполнять вручную
- Гибкая настройка приватности документов для разных пользователей
- Есть доступ к прежним версиям документов
❌ Недостатки:
- Сложный в использовании — нужно глубоко погрузиться во все нюансы и знать азы программирования
- Нельзя переносить одиночные строки. Чтобы начать новый абзац, нужно оставить пустую строку или вставить разрыв строки HTML с помощью тега <br />
Notion
Многофункциональный сервис для создания корпоративных wiki и других полезных для работы пространств. В Notion можно создать базу знаний, работать с документами, папками, вести заметки, хранить информацию, ссылки и многое другое. Подойдёт для компаний любых сфер и команд разных размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от €3 до €7 в месяц.
✅ Плюсы и фичи для wiki:
- Совместное редактирование документов в режиме реального времени
- Расширенные функции текстово-блочного редактора: таблицы, ленты новостей, доски, списки, календари событий, временные шкалы и галереи
- Все фрагменты содержимого в документах состоят из блоков — тексты, изображения, таблицы, чек-листы и так далее. Их можно переставлять и трансформировать в другой блок
- Встроенная функция комментирования в документах
- Перелинковка документов
- Глобальный поиск документов и комментариев по названиям и ключевым словам
- Добавление тегов для быстрой фильтрации и поиска
- Шаблоны для создания документов под разные задачи
- Гибкая настройка приватности документов для разных пользователей
- Функция «Отменить», чтобы вернуть случайно удалившуюся информацию в документе
- Экспорт документов в PDF, HTML, Markdown и CSV
- Есть доступ к прежним версиям документов
❌ Недостатки:
- В Notion нет папок. Это решается созданием подстраниц — документов внутри документов
- Нельзя оплатить российскими картами
- Интерфейс на английском и других иностранных языках
Google Документы
Бесплатный онлайн-редактор от Google. В нём можно создавать и редактировать документы вместе с коллегами в режиме реального времени.
Пожалуй, самый популярный сервис для всех, кто работает с текстом и документами. Подойдёт для компаний любых сфер и команд разных размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатно.
✅ Плюсы и фичи для wiki:
- Совместное редактирование документов в режиме реального времени
- Расширенный функционал текстово-блочного редактора: выбор шрифтов, множество заголовков, возможность менять размер текста, форматирование, списки, масштабирование, медиа вложения и многое другое
- В одном документе можно организовать структуру с помощью заголовков, отдалённо напоминающую древовидную. Это позволит переходить от раздела к разделу в документе. Для отображения этой панели нужно нажать три точки слева в верхней части экрана
- Отсутствие древовидной структуры заменяется перелинковкой документов
- Автоматическое сохранение во время работы над содержимым в документах
- Просмотр предыдущих версий содержимого в документах и возможность откатиться назад
- Гибкая настройка приватности. Владелец документа может настроить просмотр документа, возможность комментирования и редактирования
- Простая интеграция с другими продуктами от Google
- Автономное редактирование — для работы без подключения к интернету
- Документы легко вывести на печать в принтере
- Есть доступ к прежним версиям документов
❌ Недостатки:
- Нет древовидной структуры документов
- Ограниченные возможности автономного редактирования
Примеры успешных wiki
Покажем пару примеров: публичный и приватный. Первый — от Яндекс Про, а второй — от Weeek. Вот критерии, на которые мы опирались:
✅ Вики для крупного бизнеса
✅ Вики для малого и среднего бизнеса
✅ Понятная структура
✅ Грамотно выбранный tone of voice — прямиком в аудиторию
✅ Удобная навигация и поиск
Яндекс Про — публичная вики
Здесь понятная и простая структура: один блок — один продукт. Для быстрой навигации есть поиск по названиям или ключевым словам.
Зайдём в раздел Яндекс Такси. Здесь понятная структура со ссылками на тексты с ответами на вопросы. Раздел большой — каждый таксист сможет самостоятельно найти ответ на любой вопрос. Например, как отменить заказ или как ехать по маршруту с платной дорогой. н
Мы показали лишь фрагмент этого раздела, а целиком его можно посмотреть здесь.
Обрати внимание, как оформлена информация — она спрятана в раскрывающихся списках. Здесь можно легко пробежаться глазами по заголовкам и найти интересующую тему.
А ещё — краткость и tone of voice. В каждом пункте — текст, который строго относится к сути заголовка.
Таск-менеджер Weeek — приватная вики
Делимся своей вики! Мы пользуемся ею каждый день, постоянно обновляем и считаем, что она на 100% выполняет свою функцию.
Кейс Weeek — пример оформления приватной вики для малого и среднего бизнеса.
Наша вики разложена по структуре компании: Маркетинг, Продукт, Аналитика, Поддержка, Продажи и так далее. Разделы разбиты на множество подразделов, часть скрыты правилами приватности. К некоторым — например, «Пароли» — закрыто право на редактирование, чтобы избежать лишнего творчества.
А это полезная шпаргалка-навигация для новичков по соцсетям и чатам компании.
Мы и в приватную вики вплели наш tone of voice, чтобы он буквально западал в подкорку. Но внутри у нас — вполне серьёзные правила, которые нужно соблюдать.
Например, редакционная политика:
Ещё в нашей вики мы сводим внешние ссылки на важные материалы. Например, отзывы о работе сервиса, результаты исследований или тренды. Здесь можно хранить ссылки или скриншоты — главное содержать это всё в порядке.
Структурируем главное
- Корпоративная вики (или база знаний) — платформа для эффективного управления информацией с общим доступом для команды
- Вики нужна для хранения знаний компании, повышения эффективности работы, упрощения онбординга и общения между сотрудниками
- Есть приватные вики — где все знания и документы не выходят за пределы компании, публичные — где информация доступна для всех, гибридные — когда две (или больше) компании ведут общую вики.
- Чтобы создать и внедрить вики, нужно определить её цель, аудиторию, собрать и структурировать информацию, выбрать платформу, разработать, написать и актуализировать контент, обеспечить удобный поиск и навигацию по документам.
- Лучшие инструменты для создания и ведения вики: Weeek, Confluence, MediaWiki, Notion и Google Документы.
