Знание — сила, а кто владеет информацией, тот владеет миром. Эти правила работают и на корпоративном уровне. Вот только на практике знания в компаниях часто передаются по сарафанному радио, если передаются вообще. А ведь можно собрать информацию в одном месте и делиться ею с сотрудниками, клиентами и СМИ.
Лучше всего эту проблему решает корпоративная база знаний. Это справочный центр, где хранится важная информация о компании, ценные наработки и документы, знания и опыт сотрудников.
Мы рассмотрим 10 лучших программ, которые помогут создать базу знаний, систематизировать её и настроить для внутреннего или внешнего пользования.
Зачем нужна база знаний
- Оптимизирует работу. Внутренняя база знаний экономит время и нервы всем: от новичков до менеджеров — особенно если её регулярно обновляют. Сотрудники не будут отвлекать друг друга от работы, чтобы найти ответ на свой вопрос. Особенно круто для новичков и интровертов!
- Хранит всю нужную информацию. Кейсы, идеи и полезные наработки часто теряются и забываются — но только не в систематизированной базе знаний.
- Объединяет знания сотрудников. Поможет объединить полезные знания всех сотрудников в одном месте, чтобы — опять же — не спрашивать. И чтобы не терять накопленный опыт.
- Упрощает коммуникацию с клиентами, партнёрами и СМИ. Базы знаний бывают не только внутренними, но и внешними. Это удобно, чтобы быстро скидывать нужную информацию о компании заказчикам и клиентам.
Критерии выбора базы знаний
- Дизайн и интерфейс. Хорошую базу знаний не стыдно показать сотрудникам и клиентам. И, конечно, ей удобно пользоваться.
- Структура. Основа основ. Может быть разной, но чаще всего встречается древовидная: когда к материнскому документу привязываются несколько дочерних.
- Категоризация. То есть возможность помечать документы по категориям — с помощью тегов, меток, рубрик.
- Перелинковка документов. Пригодится, чтобы переходить с документа на документ, и упростит использование.
- Загрузка разных видов контента. Удобно, когда к документу можно прикрепить иллюстрацию, видео или файл. В некоторых программах доступны даже интерактивные вставки из других сервисов.
- Функция поиска.
- Совместное редактирование. Онлайн-базы знаний хороши тем, что позволяют нескольким пользователям работать в документах одновременно.
- История обновлений. Поможет следить за актуальностью информации и изменениями в документах.
- Наличие шаблонов. Чтобы работать по готовому решению.
WEEEK
Российская платформа для командной работы. Основной сервис предназначен для управления проектами и задачами, но есть и отдельная База знаний. Она напоминает Notion и предлагает быстрый переезд оттуда.
Основные возможности
- Минималистичный дизайн и удобный текстово-блочный редактор
- Организация документов в древовидном формате
- Совместное редактирование
- Продвинутая кастомизация: обложки, иконки, вставка любого мультимедийного формата, форматирование текста
- Для структуры внутри документа: таблицы, списки, чек-листы и заголовки разного размера
- Упоминание других документов, пользователей и проектов
- Документы можно пересылать пользователям WEEEK или публиковать в интернете
- Есть совместное редактирование
- Гибкие настройки доступа для разных пользователей: редактирование, комментирование, просмотр
- В платном тарифе доступны приватные документы, которые не отображаются у других
- Можно вставлять вложения из других сервисов через embed-код
- Интеграция с Google Документами и Таблицами, Airtable, Figma и Miro
- Шаблоны для быстрого создания документов
- Импорт базы знаний из Notion
Тарифы
Бесплатно до пяти человек и 100 документов. Для команды от пяти человек — от 199 ₽ в месяц за пользователя. В платном тарифе можно снять ограничение по количеству документов — с доплатой 60 ₽ в месяц за пользователя.
Notion
Лидер рынка, который любят за гибкость и разнообразие инструментов. Также подходит для множества других целей: от личного планирования до управления проектами. Только с командным пользованием в РФ сейчас трудности.
Основные возможности
- Готовые шаблоны на любой случай жизни
- Совместное редактирование и комментарии внутри документов, но только в платном тарифе
- Можно опубликовать документ как веб-страницу и делиться с кем угодно
- Широкие возможности оформления: таблицы, ленты новостей, доски, списки, календари событий, временные шкалы и галереи. При этом страницу можно организовать как угодно: элементы с лёгкостью меняются местами
- Встроенный редактор поддерживает Markdown. С помощью несложных команд можно быстро оформить текст и добавить нужные элементы: фото, аудио, видео, ссылки, материалы из других приложений, например, карту или проект из Invision
- Встроенный ИИ-ассистент, который может предложить идеи или продолжить текст
- Записи можно категоризировать для удобного поиска
- Гибкие настройки общего и гостевого доступа
- Доступен экспорт контента в форматах HTML, Markdown, CSV, PDF
Тарифы
Бесплатно только для личного пользования с ограничением на пользование ИИ. Для команд — от $8 за пользователя, причём оплатить российской картой нельзя.
GitBook
Платформа для создания базы знаний, которая заточена под технические командам. Разработчикам особенно понравится интеграция с GitHub.
Основные возможности
- Создание публичных документов, например, API-справки
- Многофункциональный редактор, который помимо изображений, таблиц и видео поддерживает блоки кода
- Кастомизация документов с помощью эмодзи
- Совместный и гостевой доступ
- Обратная связь. Пользователи могут кинуть запрос на изменение, прокомментировать документы или отметить участников
- Поддержка Markdown
- Настраиваемые права доступа
- Синхронизация с Git-веткой, а также импорт
- Неограниченное количество пользователей в самом дешёвом тарифе
Тарифы
Для личного использования бесплатно. Для команды самый дешёвый тариф обойдётся в $6,7 за пользователя в месяц. В более дорогих тарифах добавляются инструменты.
WikiWorks
Онлайн-сервис для адаптации и обучения сотрудников. Простой и лаконичный дизайн с удобным поиском, который отлично подойдёт для небольших команд.
Основные возможности
- База знаний представлена в виде регламентов
- Доступ к материалам можно настроить в зависимости от иерархии в компании
- Можно протестировать каждый вид регламента
- Новостная лента, в которой можно делиться важной информацией
- Можно настроить денежную мотивацию: зарплаты, штрафы, премии
- Удобная обратная связь. Одним кликом можно указать, что документ устарел и предложить дополнить его новой полезной информацией
- Легко добавлять информацию об сотрудниках: ФИО, почта, номер телефона, название отдела, роль на портале, а также имя наставника
- Сотрудники могут предлагать свои идеи в одноимённом разделе, даже анонимно
- Система онлайн-курсов для развития компетенций сотрудников
- Неограниченное количество пользователей
Тарифы
Минимальный тариф на пять пользователей и 1 ГБ памяти обойдётся в 495 ₽ в месяц, а с дополнительными инструментами — 645 ₽. За каждого дополнительного пользователя нужно будет доплачивать по 99 ₽, а за каждый ГБ памяти — 39 ₽ в месяц.
Аспро.Agile
Ещё один российский сервис с минималистичным дизайном для создания базы знаний. Как следует из названия, хорошо подходит для Agile-команд.
Основные возможности
- Встроенный мессенджер
- Интеграция с GitLab и Bitbucket
- Таск-менеджер и трекер задач
- Доступ к базе данных можно открыть для внешних пользователей
- Удобный редактор с возможностью добавлять изображения, видео, ссылки, прикреплять файлы, ставить теги и связывать с родительскими статьями
- Простой и ненавязчивый интерфейс
- В сервисе легко разобраться. Документы создаются быстро, всего в несколько кликов
- Базу знаний можно выгрузить на отдельный сайт
- К сервису можно подключить системы аналитики — Google Analytics, Google Tag Manager и Яндекс.Метрику
- Импорт контента из Confluence
Тарифы
На бесплатном тарифе база знаний недоступна — придётся оплачивать тариф второго уровня за 3920 ₽ в месяц. Пользоваться сервисом смогут до 30 человек.
Confluence
Инструмент для создания базы данных от известной компании Atlassian. Он подойдёт для больших и маленьких команд.
Основные возможности
- Интуитивный дизайн страниц, интерактивных досок и разделов. Удобно создавать и визуализировать базу данных
- Доступна организация контента в виде древовидной структуры
- Десятки шаблонов для создания инструкций, отчётов и документов
- Можно вставлять контент из других сервисов
- Все документы можно комментировать
- Совместная онлайн-работа над информацией
- Доступна индивидуальная лента, где видны недавно просматриваемые разделы
- В документы можно вставлять другие документы, таблицы, изображения, графики и коды
- Интеграции со множеством сервисов
- Связь с основным таск-трекером
- Гибкие настройки прав доступа
- Макросы для создания интерактивных страниц с расширенными функциями и динамическим контентом
Тарифы
Есть бесплатный тариф для команд до 10 человек, платные — от $6,05 за пользователя в месяц. Оплата российской картой невозможна. К тому же аккаунты юзеров из РФ могут удаляться.
Guru
Один из немногих сервисов, где базу данных помогает вести искусственный интеллект. Особенно программу оценят отделы продаж, инженерные или маркетинговые команды.
Основные возможности
- Внутренний поисковик работает с помощью искусственного интеллекта
- AI помогает создавать контент, обобщать сложные темы
- Модуль проверки поможет поддерживать актуальность информации
- Расширение для браузера, с которым можно собирать информацию, не переключаясь между окнами и приложениями
- Аналитика по пользованию контента
- Гибкие настройки внешнего вида: можно настроить панель управления, выбрать логотип и цвет команды
- Интеграция со Slack, CRM, Teams и другими сервисами
- Встроенные шаблоны
- Уведомления об обновлении информации
Тарифы
Команды до трёх человек могут пользоваться бесплатно. Если юзеров больше, сервис обойдётся от $10 за пользователя в месяц.
Teamly
Ещё один российский сервис для управления базой знаний в компании. Схож с Confluence по функциональности и структуре.
Основные возможности
- Интуитивный интерфейс, в котором легко разобраться
- Совместная работа. Пользователи могут создавать, комментировать или добавлять новую информацию в документы
- С помощью материалов базы знаний можно составить учебную программу или курс
- Можно настроить для каждого отдела или проекта своё рабочее пространство
- Умная лента новостей
- Файловое хранилище: древовидная структура и массовые действия
- Удобная систематизация контента
- Расширенная аналитика: самые посещаемые статьи, активные участники, частые пользовательские запросы
- Есть онлайн-чат внутри документа
- Интеграция с сервисом диаграмм Draw.io, доступна вставка Google Документов и Таблиц в тело статьи
- Доступны различные виджеты — например, вставка кода и макеты
Тарифы
Есть бесплатный тариф с ограничениями: до семи человек, 100 статей и 2 ГБ памяти. Далее цены начинаются от 149 ₽ в месяц за пользователя. Тарифы гибкие, на сайте есть калькулятор расчёта стоимости.
Битрикс24
В масштабном сервисе Битрикс24 есть база знаний с удобным редактором, гибкими настройками и корпоративным онлайн-чатом.
Основные возможности
- Умный поиск информации
- Множество шаблонов с блоками контента: обложка, текст, текст с картинкой, видео, кнопки и ссылки и многое другое
- Корпоративный онлайн-чат с привязкой истории переписки к нужной статье
- Гибкие настройки доступа
- Неограниченное количество пользователей на любом платном тарифе
- Удобная категоризация
- Статистика количества просмотров у документа
- Есть живая лента. При этом можно отправлять документы при создании в живую ленту
- Возможность скачать документы в PDF-формате
Тарифы
Бесплатного тарифа нет. Стоимость начинается от 2490 ₽ в месяц за пять пользователей.
Obsidian
Гибкий сервис для создания базы знаний. Ранее он предназначался для личного пользования, а сейчас Obsidian используют и команды.
Основные возможности
- Огромная база плагинов для работы с текстом и файлами для адаптирования базы знания под себя. Больше тысячи!
- Локализован на русском языке
- В базу знаний можно вносить информацию в разном виде: от календаря до Канбан-доски. Нужно лишь установить необходимые плагины
- Доступна совместная работа с документами
- С помощью встроенного плагина «Граф» можно визуализировать базу знаний в виде карты связей для быстрого поиска и наглядности
- Оффлайн-доступ через приложения. При этом Obsidian поддерживает Windows, MacOS, iOS, Android и даже Ubuntu
- Открытый исходный код программы позволяет перенести данные в другие сервисы, в случае если компания уйдёт из России
- Базу знаний в приложении Obsidian можно за пару кликов превратить в сайт, чтобы поделиться с коллегами
- Поддержка Markdown
Тарифы
Бесплатно для личного пользования. Для коммерческого — $50 за пользователя в год.
Подписаться 
