ТОП-9 сервисов для создания базы знаний в 2025 году

Информация — это ресурс, который помогает бизнесу расти, принимать взвешенные решения и не терять ценные идеи. Но на практике обмен знаниями в компаниях часто происходит «по старинке» — в переписках, на встречах или просто на словах. Из-за этого многое теряется, а полезный опыт остаётся у отдельных людей.

Намного удобнее собрать все знания в одном месте — чтобы каждый сотрудник мог легко найти нужную информацию, поделиться своими идеями и помочь коллегам. Так компания становится более открытой, а команда — сильнее и сплочённее.

Лучше всего эту проблему решает корпоративная база знаний. Это справочный центр, где хранится важная информация о компании, ценные наработки и документы, знания и опыт сотрудников.

Мы рассмотрим 10 программ, которые помогут создать базу знаний, систематизировать её и настроить для внутреннего или внешнего пользования.

Зачем нужна база знаний

Оптимизирует работу. Внутренняя база знаний экономит время и нервы всем: от новичков до менеджеров — особенно если её регулярно обновляют. Сотрудники не будут отвлекать друг друга от работы, чтобы найти ответ на свой вопрос. Особенно круто для новичков и интровертов!
Хранит всю нужную информацию. Кейсы, идеи и полезные наработки часто теряются и забываются — но только не в систематизированной базе знаний.
Объединяет знания сотрудников. Поможет объединить полезные знания всех сотрудников в одном месте, чтобы — опять же — не спрашивать. И чтобы не терять накопленный опыт.
Упрощает коммуникацию с клиентами, партнёрами и СМИ. Базы знаний бывают не только внутренними, но и внешними. Это удобно, чтобы быстро скидывать нужную информацию о компании заказчикам и клиентам.

Критерии выбора базы знаний

Дизайн и интерфейс. Хорошую базу знаний не стыдно показать сотрудникам и клиентам. И, конечно, ей удобно пользоваться.
Структура. Основа основ. Может быть разной, но чаще всего встречается древовидная: когда к материнскому документу привязываются несколько дочерних.
Категоризация. То есть возможность помечать документы по категориям — с помощью тегов, меток, рубрик.
Перелинковка документов. Пригодится, чтобы переходить с документа на документ, и упростит использование.
Загрузка разных видов контента. Удобно, когда к документу можно прикрепить иллюстрацию, видео или файл. В некоторых программах доступны даже интерактивные вставки из других сервисов.
Функция поиска.
Совместное редактирование. Онлайн-базы знаний хороши тем, что позволяют нескольким пользователям работать в документах одновременно.
История обновлений. Поможет следить за актуальностью информации и изменениями в документах.
Наличие шаблонов. Чтобы работать по готовому решению.

WEEEK

Российская платформа для командной работы. Основной сервис предназначен для управления проектами и задачами, но есть и отдельная База знаний. Она напоминает Notion и предлагает быстрый переезд оттуда.

Основные возможности

Минималистичный дизайн и удобный текстово-блочный редактор
Организация документов в древовидном формате
Совместное редактирование
Продвинутая кастомизация: обложки, иконки, вставка любого мультимедийного формата, форматирование текста
Для структуры внутри документа: таблицы, списки, чек-листы и заголовки разного размера
Упоминание других документов, пользователей и проектов
Документы можно пересылать пользователям WEEEK или публиковать в интернете
Есть совместное редактирование
Гибкие настройки доступа для разных пользователей: редактирование, комментирование, просмотр
В платном тарифе доступны приватные документы, которые не отображаются у других
Можно вставлять вложения из других сервисов через embed-код
Интеграция с Google Документами и Таблицами, Airtable, Figma и Miro
Шаблоны для быстрого создания документов
Импорт базы знаний из Notion

Тарифы

Бесплатно до пяти человек и 100 документов. Для команды от пяти человек — от 199 ₽ в месяц за пользователя. В платном тарифе можно снять ограничение по количеству документов — с доплатой 60 ₽ в месяц за пользователя.

GitBook

Платформа для создания базы знаний, которая заточена под технические командам. Разработчикам особенно понравится интеграция с GitHub.

Основные возможности

Создание публичных документов, например, API-справки
Многофункциональный редактор, который помимо изображений, таблиц и видео поддерживает блоки кода
Кастомизация документов с помощью эмодзи
Совместный и гостевой доступ
Обратная связь. Пользователи могут кинуть запрос на изменение, прокомментировать документы или отметить участников
Поддержка Markdown
Настраиваемые права доступа
Синхронизация с Git-веткой, а также импорт
Неограниченное количество пользователей в самом дешёвом тарифе

WikiWorks

Онлайн-сервис для адаптации и обучения сотрудников. Простой и лаконичный дизайн с удобным поиском, который отлично подойдёт для небольших команд.

Основные возможности

База знаний представлена в виде регламентов
Доступ к материалам можно настроить в зависимости от иерархии в компании
Можно протестировать каждый вид регламента
Новостная лента, в которой можно делиться важной информацией
Можно настроить денежную мотивацию: зарплаты, штрафы, премии
Удобная обратная связь. Одним кликом можно указать, что документ устарел и предложить дополнить его новой полезной информацией
Легко добавлять информацию об сотрудниках: ФИО, почта, номер телефона, название отдела, роль на портале, а также имя наставника
Сотрудники могут предлагать свои идеи в одноимённом разделе, даже анонимно
Система онлайн-курсов для развития компетенций сотрудников
Неограниченное количество пользователей

Аспро.Agile

Ещё один российский сервис с минималистичным дизайном для создания базы знаний. Как следует из названия, хорошо подходит для Agile-команд.

Основные возможности

Встроенный мессенджер
Интеграция с GitLab и Bitbucket
Таск-менеджер и трекер задач
Доступ к базе данных можно открыть для внешних пользователей
Удобный редактор с возможностью добавлять изображения, видео, ссылки, прикреплять файлы, ставить теги и связывать с родительскими статьями
Простой и ненавязчивый интерфейс
В сервисе легко разобраться. Документы создаются быстро, всего в несколько кликов
Базу знаний можно выгрузить на отдельный сайт
К сервису можно подключить системы аналитики — Google Analytics, Google Tag Manager и Яндекс.Метрику
Импорт контента из Confluence

Confluence

Инструмент для создания базы данных от известной компании Atlassian. Он подойдёт для больших и маленьких команд.

Основные возможности

Интуитивный дизайн страниц, интерактивных досок и разделов. Удобно создавать и визуализировать базу данных
Доступна организация контента в виде древовидной структуры
Десятки шаблонов для создания инструкций, отчётов и документов
Можно вставлять контент из других сервисов
Все документы можно комментировать
Совместная онлайн-работа над информацией
Доступна индивидуальная лента, где видны недавно просматриваемые разделы
В документы можно вставлять другие документы, таблицы, изображения, графики и коды
Интеграции со множеством сервисов
Связь с основным таск-трекером
Гибкие настройки прав доступа
Макросы для создания интерактивных страниц с расширенными функциями и динамическим контентом

Guru

Один из немногих сервисов, где базу данных помогает вести искусственный интеллект. Особенно программу оценят отделы продаж, инженерные или маркетинговые команды.

Основные возможности

Внутренний поисковик работает с помощью искусственного интеллекта
AI помогает создавать контент, обобщать сложные темы
Модуль проверки поможет поддерживать актуальность информации
Расширение для браузера, с которым можно собирать информацию, не переключаясь между окнами и приложениями
Аналитика по пользованию контента
Гибкие настройки внешнего вида: можно настроить панель управления, выбрать логотип и цвет команды
Интеграция со Slack, CRM, Teams и другими сервисами
Встроенные шаблоны
Уведомления об обновлении информации

Teamly

Ещё один российский сервис для управления базой знаний в компании. Схож с Confluence по функциональности и структуре.

Основные возможности

Интуитивный интерфейс, в котором легко разобраться
Совместная работа. Пользователи могут создавать, комментировать или добавлять новую информацию в документы
С помощью материалов базы знаний можно составить учебную программу или курс
Можно настроить для каждого отдела или проекта своё рабочее пространство
Умная лента новостей
Файловое хранилище: древовидная структура и массовые действия
Удобная систематизация контента
Расширенная аналитика: самые посещаемые статьи, активные участники, частые пользовательские запросы
Есть онлайн-чат внутри документа
Интеграция с сервисом диаграмм Draw.io, доступна вставка Google Документов и Таблиц в тело статьи
Доступны различные виджеты — например, вставка кода и макеты

Битрикс24

В масштабном сервисе Битрикс24 есть база знаний с удобным редактором, гибкими настройками и корпоративным онлайн-чатом.

Основные возможности

Умный поиск информации
Множество шаблонов с блоками контента: обложка, текст, текст с картинкой, видео, кнопки и ссылки и многое другое
Корпоративный онлайн-чат с привязкой истории переписки к нужной статье
Гибкие настройки доступа
Неограниченное количество пользователей на любом платном тарифе
Удобная категоризация
Статистика количества просмотров у документа
Есть живая лента. При этом можно отправлять документы при создании в живую ленту
Возможность скачать документы в PDF-формате

Obsidian

Гибкий сервис для создания базы знаний. Ранее он предназначался для личного пользования, а сейчас Obsidian используют и команды.

Основные возможности

Огромная база плагинов для работы с текстом и файлами для адаптирования базы знания под себя. Больше тысячи!
Локализован на русском языке
В базу знаний можно вносить информацию в разном виде: от календаря до Канбан-доски. Нужно лишь установить необходимые плагины
Доступна совместная работа с документами
С помощью встроенного плагина «Граф» можно визуализировать базу знаний в виде карты связей для быстрого поиска и наглядности
Оффлайн-доступ через приложения. При этом Obsidian поддерживает Windows, MacOS, iOS, Android и даже Ubuntu
Открытый исходный код программы позволяет перенести данные в другие сервисы, в случае если компания уйдёт из России
Базу знаний в приложении Obsidian можно за пару кликов превратить в сайт, чтобы поделиться с коллегами
Поддержка Markdown

Сводная таблица

Сравнение сервисов для создания базы знаний

Сервис	Бесплатный тариф	Платный тариф	База знаний	Формат документов	Совместное редактирование	Импорт / Интеграция	Доступ по ссылке	Платформы
WEEEK	Да (до 5 человек, 100 док.)	199 ₽/польз.	Да	Блочный редактор, древовидная структура, медиа, таблицы, чек-листы	Да	Notion API, Google Docs/Sheets, Airtable, Figma, Miro	Да (публикация)	Web, iOS, Android, macOS, Windows
GitBook	Да (личное пользование)	$6.7/польз.	Да	Markdown, код, изображения, таблицы, видео	Да	GitHub, синхронизация с Git, импорт	Да (публикация)	Web
WikiWorks	Нет	495 ₽/мес. (5 пользователей)	Да	Регламенты, текст, шаблоны, тесты	Да	Нет	Нет	Web
Аспро.Agile	Нет	3920 ₽/мес. (до 30 человек)	Да	Файлы, изображения, видео, ссылки, embed, теги	Да	GitLab, Bitbucket, Google Analytics, Я.Метрика	Да (отдельный сайт)	Web
Confluence	Да (до 10 человек)	$6.05/польз.	Да	Страницы, макросы, таблицы, графики, код	Да	Trello, Jira, Slack и др.	Да (частично)	Web, iOS, Android, десктоп
Guru	Да (до 3 человек)	$10/польз.	Да	AI-поддержка, карточки, ссылки, шаблоны	Да	Slack, CRM, Teams и др.	Нет	Web
Teamly	Да (до 7 человек, 100 статей)	149 ₽/польз.	Да	Текст, таблицы, код, Google Docs, Draw.io, новостная лента	Да	Draw.io, Google Документы и Таблицы	Да (частично)	Web, iOS, Android, десктоп
Битрикс24	Нет	2490 ₽/мес. (5 пользователей)	Да	Блоки: текст, изображения, видео, шаблоны, чат	Да	Встроенные модули	Нет	Web, iOS, Android, десктоп
Obsidian	Да (личное пользование)	$50/год	Да	Markdown, граф, календари, доски, плагины	Да	Нет	Да (опубликовать сайт)	Windows, macOS, Linux, iOS, Android