Каждая команда сталкивается с тем, что нужно внедрять сервисы, которые помогут выстраивать работу прозрачно. Это влияет на:
– выстраивание общей стратегии;
– поддержание правильного фокуса работы у каждого сотрудника: в приоритете та работа, которая принесёт результат;
– ведение задач: дедлайны не срываются и риск забыть о задаче гораздо ниже, потому что все задачи ведутся в одном пространстве;
– формирование привычки планировать свой рабочий день, что повышает продуктивность;
– структурирование информации: всё в одном месте и не теряется в переписке чата.
Для управления рабочими процессами
Вместо блокнотов, личных заметок и постановки задач в чатах отлично подойдут:
WEEEK – российский аналог Trello и сервис для командной работы. Внутри WEEEK есть: Таск-менеджер, База знаний, CRM, Аналитика и HR-раздел. Тебе не придётся внедрять сразу несколько сервисов и постоянно переключаться между ними в течение дня. Таск-менеджер поможет тебе и твоим сотрудникам планировать свой день в удобном формате: списки, канбан-доски и недельный календарь.
Канбан-доска – способ планирования через деление на этапы. Вы можете разбить любой свой процесс по шагам. Чаще всего используют три этапа: что нужно сделать, что делаем и сделано.
Все заметки, документы и статьи, а даже регламенты или пароли от соцсетей можешь хранить в Базе знаний. В CRM — вести учёт клиентов, сделок/продаж и партнёров. Аналитика покажет, насколько были эффективны твои сотрудники в конкретный период времени, а раздел Пользователи поможет быстро найти контактную информацию по каждому сотруднику.
Стоимость: для команд до пяти человек есть бесплатный тариф, для команд больше – стоимость тарифа от 199 руб/мес. за пользователя.
Битрикс 24 – подойдёт для больших команд со сложной структурой управления.
В Битрикс 24 есть 4 отдельных сервиса: CRM, Задачи и проекты, Совместная работа и Сайты. В этом пункте остановлюсь на первых двух.
В разделе Задачи и проекты ты можешь ставить задачи по проекту и отслеживать их эффективность. В разделе CRM все по-классике: ведешь сделки от начального этапа до оплаты.
Главный минус Битрикс – его нагруженность. Если тебе не нужны какие-то из этих сервисов, то они просто будут висеть мёртвым грузом слева в «скрытых» сервисах. Плюс, чтобы научить команду использовать сервис, потребуется очень много времени.
Стоимость: бесплатно до 5 ГБ памяти и с ограниченной функциональностью, от 1990 руб/мес. за 5 пользователей.
Shtab – этот сервис также можно назвать аналогом Trello. Сервис помогает выстраивать планирование: ставить задачи, вести учет по проектам, контролировать выплаты зарплаты сотрудникам, отслеживать результаты с помощью аналитики и формировать отчёты.
Подойдёт небольшим командам, которые не хотят тратить время на внедрение. Удобно, что задачи можно просматривать в нескольких форматах, почти так же, как в WEEEK: доска, список, месячный календарь и матрица.
По каждому проекту у тебя есть отдельная доска, где ты будешь видеть его статус.
Стоимость: есть бесплатный тариф с ограничениями, платные тарифы начинаются от 95 руб/мес. за человека.
Для видеоконференций
Вместо или в дополнение к оффлайн-совещаниям в офисе:
Яндекс.Телемост – молодой российский сервис для видеозвонков. Его можно использовать в веб версии внутри браузера Яндекс или установить себе на телефон или компьютер. Сервис бесплатный.
Групповые созвоны в Telegram – этот мессенджер давно перерос свою главную задачу – общение в чатах. Сейчас внутри него можно создавать экспертные каналы, групповые чаты с клиентами и коллегами. Если вы привыкли использовать групповые чаты, то созваниваться можно прямо из них. Нет ограничений по времени и также бесплатно.
Whereby – менее популярный аналог привычных ZOOM и Skype. Для расширенных возможностей есть подписка, но для небольших команд вполне хватит бесплатного тарифа, который включает в себя: 1 комнату для созвонов, вместимость до 100 участников и созвоны с ограничением в 45 минут.
Для общения
Когда в мессенджерах становится тесно, постоянно теряется информация и смешивается личное с рабочим, то вместо Telegram, WhatsApp и Viber можно внедрить корпоративный мессенджер:
Пачка – корпоративный мессенджер с минималистичным и стильным интерфейсом. Ты можешь создавать открытые и закрытые чаты и каналы. Чтобы не засорять групповой чат долгими обсуждениями есть треды – проще говоря, ты можешь оставить комментарий на сообщение и продолжить диалог внутри ветки с комментариями. Из классных фич встроенный сервис видеозвонков. Тебе не придётся искать отдельный сервис для видеоконференций, и вся коммуникация будет внутри одного инструмента.
Стоимость: бесплатно до 2000 сообщений в месяц, стоимость подписки от 159 руб/мес. за сотрудника.
Tada team – внутри ты также найдёшь чаты, видеозвонки, задачник и календарь. Удобно, что можно пригласить коллег по номеру телефона. Как и в предыдущем сервисе есть фильтрация по чатам, возможность создавать личные и групповые чаты. Благодаря встроенному календарю и задачнику ты не пропустишь дедлайны по текущим задачам.
Стоимость: бесплатно с 1 марта.
Битрикс 24 – так как я упоминала этот инструмент выше, здесь коротко про раздел Совместная работа. В этом разделе ты можешь выстроить все коммуникации внутри команды: вести ленту новостей, общаться в чате, организовывать видеовстречи, обмениваться документами, вести общую базу знаний на диске и т.д.
Для создания mind-карт
sBoard – сервис в котором ты и твоя команда можете создавать майнд-карты во время мозгового штурма. Из приятного – интерфейс вообще не перегружен, сервис активно развивается, поэтому тебя и твою команду будет ждать много приятных обновлений.
Стоимость: есть бесплатный тариф с ограничениями, подписка от 455 руб/мес.
Miro – как Zoom и Skype в мире видеозвонков, так Miro в мире майнд-карт. Удобно, что внутри сервиса есть шаблоны – тебе не нужно будет с нуля собирать карту, можешь взять готовый и переложить на свою задачу.
Стоимость: нет оплаты в рублях, но как показывает практика нашей команды – хватает бесплатного тарифа.
Mind42 – этим сервисом я пользовалась ещё в универе, чтобы структурировать информацию по таргетированной рекламе. Инструмент-старичок подойдёт тем, кто не хочет долго разбираться в том «а куда тыкать, чтобы все заработало».
Стоимость: бесплатно.
Для ведения заметок и общей базы знаний
WEEEK – подробнее про сервис База знаний. Внутри БЗ ты сможешь создавать документы для общего использования. Это могут быть: регламенты, правила работы в офисе, концепция продукта или услуги, которую твоя компания предоставляет на рынке, а также любые полезные материалы, к которым ты бы хотел вернуться.
К каждому документу ты можешь создать «поддакумент, например: основной документ «Маркетинг», а в него вложены: продвижение в соцсетях, стратегия, тактика, каналы коммуникации, описание ЦА и другое. Благодаря такой структуре тебе будет гораздо проще ориентироваться. Полезная фича – есть возможность поделиться документом с клиентом, партнёром или коллегой.
Например, ты подготовил короткий отчет и хочешь поделиться им с партнёром: оформил всё внутри документа, добавил ссылки, изображения и видео. Скопировал ссылку и скинул в чат с клиентом.
Стоимость: для команд до 5 человек есть бесплатный тариф, для команд больше – стоимость командного тарифа от 590 руб/мес.
Google Keep – сервис, который который доступен всем, у кого есть гугл-почта. Google Keep удобно пользоваться как в web-версии, так и в мобильной. Тебе не придётся тратить много времени на то, чтобы разобраться с функциями – интерфейс очень понятный и нет лишних кнопок, которые будут отвлекать внимание. Ты можешь создавать заметки для себя и делиться с коллегами. Удобно, что способов создания документов есть несколько: создать заметку с помощью текстового редактора, надиктовать голосом, автоматически перенести текст с изображения. Чтобы пошерить документ, тебе нужно будет прикрепить к нему соавтора. Ещё ты можешь создать заметку-напоминание и выделить важную информацию среди всех материалов с помощью закрепа заметки.
Стоимость: бесплатно.
Для финансового учёта и управления финансами
ПланФакт — сервис отлично подойдёт для командного управленческого учёта. По сути, ты можешь делегировать этому сервису финансовый учет и построение отчётности: ДДС (отчет о движении денежных средств), ОПУ (отчёт о прибылях и убытках) и Баланс. Ты можешь запросить консультацию по настройке сервиса или подключить финансиста от сервиса на аутсорс.
Стоимость: стоимость подписки от 2100 руб/мес., также есть тестовый бесплатный период – 7 дней.
Финтабло – этот сервис с более простой функциональностью и менее нагруженным интерфейсом. Ты самостоятельно сможешь разобраться с основными функциями продукта. Думаю, что это особенно важно для тех, кто переезжает с Excel или вообще только начинает знакомство с ведением бухгалтерии для своего бизнеса. Если ты привык использовать Telegram для работы, то можешь настроить выгрузку отчетов о финансах компании в Telegram-бот.
Стоимость: подписка от 1790 руб/мес и бесплатный пробный период.
Финолог – сервис похож на предыдущий интуитивно понятным интерфейсом. Подойдёт для небольших команд. Удобно, что после регистрации тебя встречают демо-компании – это поможет тебе быстрее сориентироваться. Ты сможешь вести учёт по нескольким проектам и подключить несколько счетов.
Стоимость: подписка от 3 990 руб/мес и 14 дней бесплатного использования.
Когда ты только пытаешься разобраться с тем, как структурировать всю информацию внутри компании, то все эти сервисы кажутся чем-то сложным и непонятным. Плюс, приходится встречаться с сопротивлением команды, которая привыкла руководствоваться правилом – «работает? не трогай!». И это нормально. Любой новый процесс может вызывать сопротивление, потому что привычное – понятно. В этой статье мы собрали рекомендации о том, как переехать в таск-менеджер, но они отлично подойдут для любой ситуации, в которой тебе необходимо внедрить сервис по оптимизации работы.
Подписаться 
