Зачем использовать цифровые ежедневники
77% успешных проектов реализованы с использованием программ по управлению проектами — такова статистика. И вообще рабочие процессы всё больше уходят в онлайн. Выходит, как будто все должны переходить на цифровых помощников. Соберём аргументы.
Вот главные плюсы вести задачи в цифровом помощнике:
- Работа команды сконцентрирована в одном месте и видна как на ладони. Больше никакой беготни по чатам и попыток вспомнить правильный ник коллеги, которого надо упомянуть. Видно, кто и чем занят, кто перегружен и нуждается в помощи — и удобно контролировать удалённую команду.
- Задачи не пропадают в никуда и почти не теряются. Не нужно вспоминать, в какой ветке сообщений тебе написали «Вась (или Кать) сделай то-то до такого-то числа». Если задача записана и зафиксирована, она никуда не пропадёт.
- Защита данных и быстрый доступ к ним. Ежедневник может потеряться или испортиться, дома его может сгрызть собака. По блокноту нельзя произвести глобальный поиск интересной идеи, записанной три недели назад где-то на полях. С таск-менеджером данные по работе хранятся в надёжной системе. И посмотреть их можно с любого устройства, лишь бы был интернет.
- Меньше суеты и лишних сообщений. Одно окно для входа информации — одно окно для выхода. Это в идеале, если все в команде используют цифрового планировщика.
- Легче следить за процессом и результатами. С помощью современных онлайн-планировщиков можно отслеживать рабочее время и эффективность. Цифры помогают объективно следить, сколько времени уходит на задачи, и замечать пробуксовки по проектам.
Отсюда вытекают и минусы. Это зависимость от сервисов (лёг планировщик или потерялись данные — встала работа), задачи без фиксации в планировщике просто не воспринимаются (всё, что не записано в таск-трекере, не считается), бардак, если не все в команде ведут планировщик по единым правилам.
С плюсами и минусами разобрались. Остаётся найти сервис, который дополнит стиль работы компании и закроет потребности в нужных функциях. По шагам разбираем, как к этому прийти.
❗В этом тексте идёт речь только о таск-менеджерах. Другие сервисы для совместной работы — мессенджеры, Канбан-доски и другое — не рассматриваем.
💙 Заходи и тестируй WEEEK. Это бесплатно и без ограничения по времени!
Шаг первый. Собираем вводные данные
Представь, что выбираешь машину. Невозможно просто найти самую лучшую и красивую. А то купишь скоростной спорткар, чтобы возить рассаду — и соберёшь дном ухабы по пути на дачу. Придётся учесть массу критериев — сколько человек машина должна вмещать, кто будет на ней ездить, куда и как часто, по каким дорогам, какой бюджет на покупку и на обслуживание, легко ли достать запчасти. Примерно так, учитывая реальные условия и сразу несколько критериев, надо подходить к выбору программы для командной работы.
Вот, что нужно учесть при выборе сервиса по управлению проектами:
- основные бизнес-процессы (что это такое, писали тут);
- масштаб проекта — количество процессов, отделов, работающих над ним, направлений;
- размер команды — сколько человек будет использовать цифрового помощника;
- тип совместной работы — синхронный или асинхронный;
- примерный месячный бюджет на одного сотрудника, то есть пользователя — сколько вы готовы платить за сервис;
- чего вы хотите от сервиса — подумать, что усложняет жизнь сейчас и как это исправить;
- поддержка языка, на котором работает твоя команда.
Учти и другие индивидуальные моменты. Вдруг сотрудники не привыкли вести дела онлайн и не знакомы со сложными интерфейсами — тогда сразу выбирайте среди простых программ.
Шаг второй. Определяем, какие функции нужны
Этот пункт расширяет предыдущий.
Чтобы понять весь перечень нужных функций, направляйте всё внимание на бизнес-процессы и формат работы команды.
Функции для бизнес-процессов
Чтобы подобрать пакет функций, которые вам требуются, ответьте на следующие вопросы.
В вашей компании применяются методологии по управлению проектами?
К ним относятся Agile, Waterfall, Scrum, Канбан и другие. Если да, то нужен сервис, который легко встроить в этот тип работы.
Какие именно функции могут пригодиться:
- Гибкость настроек Канбан-досок. Это возможность сделать несколько досок внутри одного проекта, перетаскивать колонки и карточки на досках между собой и между досками, быстро создавать новые сущности и прочее.
- Автоматизация досок. Это настройка работы в зависимости от событий — автоматическое уведомление нужных исполнителей при переходе задачи из одной колонки доски в другую, установка даты или таймера, завершение задачи, а также правила на количество задач в одной колонке.
- Возможность сделать доску в доске. Это когда в одном экране открываются две доски, одна над другой. Такая настройка нужна разработчикам или маркетологам — и всем, кто ведёт несколько процессов параллельно.
В вашей компании есть долгосрочное планирование?
Конечно, оно есть у всех. Но надо понять, нужно ли, чтобы команда имела доступ к документам с планами компании — например, чтобы у всех перед глазами была дорожная карта.
Какие именно функции тут нужны:
- Возможность создавать длинные задачи — с длительным сроком выполнения в несколько дней или недель.
- Диаграмма Ганта, таймлайн и другие инструменты визуализации долгосрочных проектов.
- Фичи для фиксации и контроля целей — к примеру, цели по OKR.
- Функции для ведения длительных проектов — например, эпики.
- База документов, в которой можно собрать прописанные стратегии, концепции бренда, руководство по онбордингу и прочее.
В вашей компании много проектов и процессов?
Это когда есть разные филиалы или географические регионы, крупные и разные отделы и команды, множество независимых проектов.
Какие именно функции тут нужны:
- Раздельные проекты в одном рабочем пространстве и портфели проектов.
- Настройки приватности и доступов — даже для сотрудников внутри компании.
- Фильтры по задачам и исполнителям, чтобы не путаться в огромном количестве разнообразных задач.
Применяете ли вы методики приоритизации задач?
Тут нужно посмотреть, есть ли в сервисе встроенные инструменты приоритизации.
Какие именно функции тут нужны:
- Маркеры приоритизации и дополнительные теги.
- Инструменты для построения матрицы Эйзенхауера.
- Дополнительные функции для приоритизации, например, бэклога продукта или спринта.
Есть ли у ваших бизнес-процессов специфические процессы?
Детали вашей работы, которые не могут быть предусмотрены всеми сервисами мира — но вам критичны.
Какие именно функции тут нужны:
- Кастомные поля внутри задач.
Работаете ли вы с заказчиками или сторонними подрядчиками?
И планируете ли вы показывать процессы компании кому-то, кроме сотрудников.
Какие именно функции тут нужны:
- Тонкая настройка приватности, чтобы заказчики из одной компании не увидели детали работы заказчиков из другой компании.
- Особенные виды доступа или ограничение доступа к части функциям, гостевой доступ, а также кастомные роли пользователей.
Функции для работы команды
Продолжаем задавать себе вопросы — что именно нужно, чтобы организовать людей в компании с помощью таск-менеджера?
Отслеживается ли в вашей компании рабочее время и занятость сотрудников?
Какие именно функции тут нужны:
- Трекинг времени на одной задаче. Чтобы понимать, сколько времени уходит на одну задачу.
- Общая аналитика с оценкой общего рабочего времени и количества задач и проектов у пользователей. Чтобы понимать, сколько времени уходит на работу в целом.
- Функция удалённого наблюдения за активностью пользователя — например, скриншот экрана каждые 15 минут. Это, конечно, просто жуть, но мало ли, вам такое нужно.
Насколько разнообразна ваша команда и насколько она велика?
Будут ли новые (да и текущие) сотрудники путаться в должностях, смогут ли быстро разобраться, к какому коллеге пойти с вопросами, и так далее.
Какие именно функции тут нужны:
- Настройка кастомных ролей. Например, возможность выдать права администратора нескольким людям, возможность ограничить доступы к части функций или документам.
- Страница пользователя. Место, где можно отдельно прописать роль пользователя, указать его контактные данные, часы работы.
Бывает ли, что за процессы или задачу отвечают сразу несколько человек?
К примеру, два дизайнера, автор и верстальщик, разработчик фронта и бэкенда.
Какие именно функции тут нужны:
- Возможность поставить нескольких исполнителей на задачу
- Функция подписчика или наблюдателя на задаче.
Нужны ли вам инструменты для работы с удалённой командой?
Конечно, если у тебя удалённая команда.
Какие именно функции тут нужны:
- Трекинг активности пользователей. Чтобы отслеживать, кто и когда был в сети, чем он занят, сколько времени уходит на работу.
- Возможность общаться внутри сервиса. Это может быть встроенный чат или функция упоминания пользователя.
💡Если вы уже пользовались сервисом по управлению проектами, обратите внимание на опыт — на позитивные, так и на негативные моменты. Важно не зацикливаться, но и не выбирать проверенные нерабочие решения.
Если ты ещё не знаком с проектными методологиями, сейчас самое время! Мы уже писали о Канбан, Scrum и Agile — возможно, эти техники помогут тебе систематизировать работу и вывести её на новый уровень.
Дополнительные функции таск-менеджера
- Мобильная версия. Пригодится, если сотрудники работают и в дороге. Причём важен спектр функций — они часто отличаются от того, что есть в веб-версии.
- Напоминания и уведомления. Потому что намного удобнее, когда программы автоматически напоминают о предстоящих делах и уведомляют об изменениях.
- Интеграции с другими сервисами. Когда активно работаешь в каком-то онлайн-сервисе, очень удобно привязать его к таск-менеджеру. Это могут быть статьи в Google Документах, макеты в Figma, электронная почта, онлайн-календари.
- CRM-система. Она нужна, чтобы организовать процесс продаж. В программе по управлению проектами CRM может быть реализована по-разному: от простой таблицы до сложной системы с подвязанной клиентской базой.
- Встроенные таймеры Помодоро или медитации. Дополнительные инструменты для управления рабочим временем и вниманием.
- Кастомизация внешнего вида. Приятная мелочь, которая поможет полюбить таск-менеджер и сделать его удобнее.
В каждой компании — свои процессы, и только ты знаешь, какие возможности нужны именно вам. Выписывая список фич, помни — с крутизной функций обычно растёт и ценник. Полезно расставить хотелки по приоритету, чтобы понимать, от чего можно отказаться.
✅ Полный чек-лист для выбора системы управления проектами забирай из нашей Базы знаний
Шаг третий. Подбираем сервис по запросу и тестируем его
Самый простой, и при этом самый сложный этап. Зато можешь сказать себе спасибо — ведь ты уже знаешь, что конкретно вам нужно от сервиса.
- 1. Найди подборку сервисов и проверь их на соответствие требованиям. Используй наши — 10 лучших планировщиков 2023 год, 7 лучших альтернатив Trello, 15 сервисов для совместной работы.
- 2. Переходи на сайт и изучай сервис. На первой странице тебя ждёт мини-обзор функций и возможностей сервиса. Иногда компания предлагает личную демонстрацию. Воспользуйся этой возможностью — задашь вопросы и даже получишь консультацию по организации рабочего пространства.
- 3. Регистрируйся и тестируй. Лучше сначала разобраться самостоятельно или небольшой группой, а потом уже всю команду подтянуть — чтобы рабочее пространство сразу не превратилось в хаос. И можешь объяснить вновь прибывшим, что там в сервисе и как устроено. А если сервис всё-таки не подойдёт, не будешь зря весь отдел дёргать.
Вполне возможно, что первый блин будет комом — и придётся повторять третий этап заново, уже с другим сервисом. Некоторые команды вообще создают свои таск-менеджеры — так, например, мы когда-то сделали WEEEK.
Подбор сервиса для командной работы — дело непростое, но чаще всего оно с лихвой окупается со временем. Если выбирать лень, просто приходи к нам 😉 А записаться на бесплатную демонстрацию сервиса можешь вот здесь.
Резюме вместо всего текста
- Сервисы по управлению проектами упрощают и систематизируют работу, если они правильно подобраны под конкретные процессы.
- Выбирать программу для команды нужно в три этапа: сначала определить ваши вводные, потом выписать нужные функции, наконец, найти и протестировать подходящий сервис.
- Хороший на первый взгляд сервис может не подойти, и это нормально. Не отчаивайся и протестируй несколько до того, как забрасывать эту идею.
Подписаться 
