DDX — российская сеть фитнес-клубов. Я Никита Гайдай, директор по маркетингу. Отвечаю за формирование стратегии и управление отделом. В моём подчинении 16 штатных сотрудников — диджитал и офлайн-маркетологи, ивент-менеджеры, креативный отдел, администратор. Ещё на аутсорсе 3 дизайнера и директ-маркетолог.
Из стартапа в фитнес-сеть
Когда я пришёл на должность СМО три года назад, был один клуб и небольшая команда с горящими глазами.
В отделе маркетинга было два человека — я и мой заместитель. Тогда мы не думали об оптимизации процессов. Со временем команда росла, в офис переходили бывшие тренеры и другие ребята из спорт-индустрии. Тогда столкнулись с первыми трудностями — они не привыкли следить за работой, выстраивать процессы. Задачи контролировались на уровне «только бы не забыть».
Сейчас у нас 31 фитнес-центров в 9-ти городах России.
По мере роста команды и появления сотрудников без опыта в фитнесе управлять в таком формате становилось сложнее.
Первое решение — миллиард чатов.
По-началу всё устраивало, позже поняли, что это временная мера.
Перешли в Битрикс. Команда с энтузиазмом восприняла идею — после чатов это точно поможет уладить рабочий хаос. Но не получилось — из-за сложного интерфейса пользовались очень неохотно.
Началась децентрализация
Спустя год на Битриксе решили разработать мобильное приложения для фитнеса. Планировали сделать масштабную экосистему для любителей спорта, поэтому собрали отдел из 30-ти разработчиков и переехали на Джиру и Конфлюенс.
В этот момент началась страшная децентрализация. IT-отдел должен был диктовать другим, что делать дальше, но просто ушёл на задачи и не коммуницировал с другими. В результате снова страдали процессы.
Потом случился февраль, и сервисы, которыми мы пользуемся, ушли с рынка. Децентрализация ухудшилась и снова начался хаос. Мы поняли, что пора что-то менять — и начали с поиска подходящего сервиса, где соберём всю команду.
К поиску подошли ответственно — составили список 10-ти крупных платфор. Среди критериев:
- Российское производство.
- Отсутствие монструозности и огромного числа фич.
- Оперативная техподдержка, которая быстро отвечает на вопросы.
- Удобное мобильное решение.
- Современный дизайн, чтобы работать было приятно.
- Понятный интерфейс для удобства работы и интуитивной навигации.
Так как DDX — это офлайн-центры, маркетологам приходится ездить по клубам. Поэтому хотели найти сервис, который поможет поддерживать эту мобильность моему отделу. Из всех сервисов WEEEK подошёл по всем запросам.
Переезд в WEEEK
Не буду врать, что внедрить WEEEK было легко — сотрудники протестовали. Новые решения, которые меняют привычную структуру, всегда раздражают. Пошли на ухищрение — отказывались принимать задачу, которой не видим в WEEEK. И ещё, чтобы адаптировать ребят, проводили вводные обучения, где рассказывали, как пользоваться сервисом.
Это помогло — команда приняла новый инструмент и поняла, что это реально удобно.
Например, на работу с документами тратим меньше дня, а раньше уходило трое суток. Тем самым удалось оптимизировать процесс — управление занимает меньше времени, чем работа над задачами.
Больше всего в WEEEK мне нравятся уведомления в Телеграм. Это супер спасает и позволяет постоянно быть на связи, так как Телеграм — единственное место, где я всегда отслеживаю оповещения. Для команды, которая завязана на этом мессенджере, очень удобно.
Из плюсов сервиса — техподдержка, которая помогает освоиться, оперативно отвечает на вопросы и берёт в работу предложения и ошибки. То, что предлагаем, не забывается и не игнорируется — а исправляется, чтобы улучшить пользовательский опыт.
Единственное, хотелось бы больше прозрачности планов. У WEEEK есть Дорожная карта, где показано, какие фичи планируют внедрить и какие уже в разработке, но без сроков реализации. Удобно отслеживать, что появится, но непонятно когда.
Что сейчас
После переезда рабочий процесс реально изменился:
- Поменялось отношение команды. Для российских компаний такие системы управления в новинку, поэтому многие изначально относятся с подозрением. Кажется, что это всё усложнит, но в WEEEK мы не тратили кучу времени на изучение — быстро освоились и начали работу.
✅ Сотрудникам нравится работать в сервисе, поэтому они стали ответственнее относится к задачам и планированию своего времени — всё записывают, добавляют уточняющие комментарии и не забывают указывать дедлайны.
- Процесс стал эффективнее. Раз в квартал мы с командой собираемся вместе и презентуем результаты, которых добились за прошедшее время.
Анализируя прошлые отчёты, заметил интересный факт.
Когда мы работали в другом сервисе, неучтённых и невыполненных задач было гораздо больше. Последние презентации оказались более полными — достигли новых цифр, меньше задач остались незавершёнными — и всё благодаря WEEEK.
Подписаться