С начала пандемии удалённая работа распространилась настолько, что возможность вернуться в офис всё ещё пугает многих. Большинство людей предпочитает такой формат, но многих руководителей это пугает — ведь платишь деньги подчинённому и не знаешь, работает ли он или нет. Не контролируешь процесс.
Саша Машков уже делился нюансами удалённой работы. Сегодня разберём, как отслеживать загрузку подчинённых, руководить без стресса и поддерживать команду на любом расстоянии.
6 проблем в управлении удалённой командой
На удалёнке, несмотря на её плюсы, не поговорить с коллегами у кулера, с боссом толком не обсудить планы и результаты, конфликты оперативно не решить. Вот самые осязаемые проблемы удалёнки:
- Коммуникационные барьеры и недостаток обратной связи. Когда непонятно, кто там себе что думает, что имел в виду коллега, когда ответил на присланный отчёт сухое «Ок, принял» и подобное.
- Недоверие между коллегами и оторванность от коллектива. Когда сообщения в чате с точкой и без смайлика на конце воспринимаются грубо, и коллега по ту сторону монитора сразу кажется токсиком.
- Отсутствие понимания планов компании и недостаток прозрачности. Верхушка компании что-то делает, решает, а рядовые сотрудники и не в курсе.
- Трудности взаимодействия между членами команды. Когда отправляешь сообщение, а оно уходит в никуда, никто не читает и отвечает, и, вообще, непонятно, кто за что ответственен.
- Контроль эффективности сотрудников и команд. Когда боссу токсично кажется, что из дома люди не работают и смотрят сериалы, а сотрудники тем временем утратили грань между работой и личной жизнью и работают по 11 часов.
- Соблюдение графиков и сроков. Когда не получается добиться от сотрудников исполнения сроков, и дедлайны стабильно срываются.
Конечно, со всеми бедами можно справиться, если правильно настроить процессы и сформировать у каждого сотрудника понимание его функций. Этого можно добиться бесконечными совещаниями — но эффективнее внедрять программные решения, которые позволят отслеживать прогресс, распределять нагрузку и многое другое.
Основные сложности перечислили — теперь назовём способы, как улучшить ситуацию и наладить взаимопонимание.
Как управлять удалённой командой
Отслеживай результат
В офисе проще следить за сотрудником. Понимаешь, сколько времени реально работает, а сколько тратит на перекуры и сплетни с коллегами. Но такой контроль рискует стать навязчивым — и перерасти в микроменеджмент. При таком стиле работы руководитель контролирует каждый шаг и не даёт сотруднику работать самостоятельно.
Это портит отношения в команде и накладывает на тебя кучу ненужных задач. Вместо управления компанией ты тратишь время на проверку подчинённых. Советуем так не делать. Оставь процессы в покое, проверяй результаты — как сотрудники справились с той или иной задачей.
Выберите удобный мессенджер
Так как вся коммуникация перешла в онлайн-формат, нужен отдельный чат в мессенджере. А если отделов несколько — то чат на каждый отдел. Мы в Weeek пользуемся Телеграмом — у нас общий чат и на каждый отдел.
Фиксируй потраченное время
Для постановки задач мессенджер не подходит — они частенько теряются в потоке флуда в общих беседах. Поэтому советую завести для команды таск-менеджер и выписывать дела туда.
А чтобы отслеживать продуктивность работы, проси сотрудников каждый раз ставить таймер. Включать его в начале работы и выключать, как закончат. Потом посмотришь отчёты и проанализируешь, сколько времени коллеги реально тратят на работу.
Управляй через ценности
Мы поговорили об удалённых сотрудниках с Юлией Даниловой, ведущим менеджером аутсорсинга бухгалтерии Кнопка. Она рассказала, что на продуктивность удалённых сотрудников влияют «отвлекаторы» — соцсети, шумные соседи и т. д. Вот как в Кнопке решили эту проблему:
«В эпоху «удалёнки» топ-менеджерам и руководителям стало гораздо сложнее понимать нагрузку своей команды и следить за соблюдением рабочего графика.
«Отвлекаторы» — это соцсети и всевозможные личные дела. Например, сходить в пункт выдачи, съездить к стоматологу или нотариусу, заказать подарки в интернет-магазине. Мы не запрещаем сотрудникам заниматься личными делами в рабочее время, потому что не боимся потерять их внимание.
Есть 2 подхода к решению этой проблемы — пресловутые кнут и пряник. С одной стороны, можно строго регламентировать распорядок дня, ограничить доступ к соцсетям и прочим «вредным» ресурсам, выставлять чётко-выверенные KPI и планы на день, отслеживать длительность обеденных перерывов и следить за онлайн-активностью сотрудников на их компьютерах.
Такой тоталитарный подход требует вложений и временных ресурсов на поддержание порядка, и обычно приводит к сильной демотивации сотрудников. Зачем им доверять руководителю, если он не доверяет им? А вы бы хотели работать под постоянным наблюдением «большого брата»? Кроме этого, придётся раздуть штат менеджеров и управленцев: кто-то же должен анализировать полученную информацию и контролировать исполнение регламентов.
В Кнопке мы больше любим пряники. Тот, кому интересно то, что он делает, не будет отвлекаться на личные дела. Но, чтобы найти таких сотрудников, нужно управлять через ценности.
Нам важно найти людей, которым не всё равно и кому важен результат. Поэтому у нас строгие критерии отбора в компанию. Собеседование — долгое интервью с кандидатами, где мы больше говорим о софт-скиллах, чем о работе. Поэтому из 15 кандидатов в Кнопку попадает один.
А ещё мы говорим о ценностях чаще других. Ценности — не просто красивые слова для сайта компании. Это принципы, которые разделяют сотрудники, и строят работу в соответствии с ними.
Например, одна из ценностей Кнопки: «Говорить простым языком». Задача бухгалтера — детально объяснить разработчику, что нужно сделать. Аккаунт-менеджер должен рассказать клиенту в подробностях, из чего складывается его налог и какие документы помогут его снизить.
Первое знакомство с ценностями у нас происходит на собеседовании, более подробно – в процессе онбординга. Дальше ревью раз в полгода — мы даём обратную связь и помогаем сотруднику увидеть точки роста. Он рассказывает обо всём, что его волнует».
Создай регламент работы
Чтобы сотрудники работали в одном направлении, укрепляй корпоративную культуру и активно транслируй ценности компании. Создай регламент работы — расскажи о миссии компании, каких ценностей вы придерживаетесь. Объясни, как выстраивается рабочий процесс: как взаимодействуют удалённые сотрудники, когда можно взять отпуск и т. д.
Мы, например, оформили регламент в Базе знаний Week. Выглядит вот так:
Работайте спринтами
Чтобы отслеживать результаты и работу команды, установите правило еженедельных совещаний — например, по понедельникам. Обсуждайте, что было сделано за неделю и ставьте задачи на следующий «спринт» — то есть на неделю. И так каждый понедельник.
Обсуждай карьерный путь
Поддерживать мотивацию сотрудников на удалёнке сложнее. От работы отвлекает всё, что угодно: соцсети, дети или шумные соседи и т. д. Поэтому нужно обсуждать перспективы сотрудника. Если он понимает, что в компании может занять руководящую позицию, у него больше мотивации работать продуктивно и быть инициативнее. Чем у того, кто понимает, что перспектив нет и пора уходить.
Мы рассказывали о ревью — беседах тет-а-тет сотрудника и руководителя, где каждый делится обратной связью. На этих же ревью можешь обсудить карьерные возможности подчинённого — в какой должности его видишь и какие перспективы.
В целом, поддерживать мотивацию сотрудника несложно — главное, чаще общаться, слушать обратную связь и укреплять корпоративную культуру. Открыто транслируй ценности компании и ищи тех, кто эти ценности разделяет. Так даже с удалённой командой будешь работать продуктивно.
Инструменты для удалённого управления
Для коммуникации
- Для созвонов — Zoom, Skype, Яндекс.Телемост, Google Meet, Microsoft Teams, VK Звонки, Сбер Jazz.
- Корпоративный мессенджер — Slack, Teams, Пачка, Telegram, Discord.
💡Почему корпоративный мессенджер лучше того же Telegram, пусть даже у него есть папки? Чтобы разделить личное общение и рабочие сообщения и соблюдать порядок в сообщениях. Сотрудник может закрыть корпоративный чат в конце рабочего дня и больше не дёргаться от уведомлений по работе. А когда личный и рабочий мессенджер — одно и то же, то выше тревожность и риск упустить что-то важное.
Для мониторинга проектов
- Weeek, Trello, Asana, Kaiten, YouGile, Bitrix
Софт, который закроет сразу несколько потребностей — в отслеживании эффективности, постановке задач, создании напоминаний. На самом деле, пригодится не только удалёнщикам, а в принципе любой команде, которая одномоментно решает больше одной задачи.
В таких сервисах можно выстраивать структуру проектов, цеплять к задачам правки и комментарии, отслеживать прогресс команды. Их использование делает работу прозрачнее и для сотрудников, и для руководителей.
Контроль рабочего времени
- Toggl, Harvest, Kickidler, RescueTime, HourStack, Timely, Everhour
Важно подчеркнуть — в идеальном мире учёт рабочего времени не про слежку, а про анализ использованного ресурса. Отслеживание часов, потраченных на работу, помогает понять, какие задачи отнимают много времени. И как результат получаем более эффективное планирование. Здесь только нужно, чтобы сотрудник не забывал запускать и останавливать таймеры — ну, и включал его честно.
А для особо душных руководителей есть, на наш взгляд, не особо этичные решения: доступ к интернет-логам пользователей, даже к экранам, веб-камере. Мы против такого шпионажа — это подрывает доверие сотрудников.
Совместное использование документов
- База знаний Weeek, Google Drive, Яндекс Диск, Dropbox, Confleunce
Без этого работа не построится — даже если настроено всё остальное. Кидать файлы в мессенджерах и почтовых клиентах не удобно, а ещё могут затеряться файл или его итерация. Представь, если бы вместо библиотеки за книжкой нужно было бы идти домой к кому-то из читателей.
Намного удобнее работать в едином файловом пространстве — где сотрудники в режиме реального времени вносят изменения, видят историю версий и бегают в чаты к коллегам за нужным файлом.
Управление персоналом
- Контур.Персонал, Zoho People, ABC Solutions, IceHrm
Системы для управления персоналом — HR-менеджеры, (HRM) — обязательно нужны большим компаниям. Но на самом деле пригодятся любым компаниям. Такая система нужна, чтобы управлять обучением и карьерным развитием сотрудников, отслеживать рабочее расписание и отпуска, замерять вовлечённость или выгорание. Короче, хороший инструмент, чтобы не люди на удалёнке не чувствовали себя «забытыми».
Инструменты для управления удалённой командой в Weeek
Weeek идеально подходит для работы с удалённой командой, потому что у нас полный набор необходимых инструментов, которые помогут оставаться на связи с коллегами и следить за выполнением задач.
Заходи и тестируй функции Weeek для управления удалённой командой 👉🏻 Это бесплатно!
Для отслеживания рабочего времени: оценка запланированного и фактического времени
Внутри карточки задачи есть поле «Оценка времени» — его можно использовать, чтобы до начала работы над задачей оценить время, которое потребуется на выполнение.
Фактическое время — то, сколько в реальности ушло на выполнение задачи. Его измерить можно с помощью таймера, который есть на каждой задаче. Включённый таймер на одной задаче автоматически остановится, если запустить его на другой задаче. Главное — не забыть в конце рабочего дня отключить последний таймер!
Отслеживай загруженность сотрудников и прогресс проектов
Всё рабочее время по всем сотрудникам и проектам позволяет суммарно оценить сервис Аналитика. В нём можно получить сводку данных — сколько задач у сотрудника и по проектам было выполнено, сколько рабочего времени суммарно потрачено, сколько задач в среднем за день человек закрывает.
Синхронизация с календарями
В Weeek можно подключить синхронизацию с календарями Google, Apple, Яндекс, CalDav. Все встречи, звонки, корпоративные кофе-брейки будут падать внутрь рабочего пространства.
Можно настроить также обратную связь — чтобы задачи из Weeek попадали в календари. Эта фича пригодится при использовании техники тайм-менеджмента таймблокинг.
Общение и уведомления
Комментарии к задачам — место для обмена идеями, брейншторма, обсуждения задач и отчётов о выполнении дела.
Чтобы не пропускать комментарии, подключи уведомления внутри Weeek и — что ещё удобнее — в чат-бота в Telegram. В мессенджер будут падать не только уведомление, что кто-то прокомментировал задачу, но и содержание этого комментария.
Отслеживание конкретных задач
Если ты — руководитель, и тебе нужно отследить выполнение конкретной задачи, подпишись на неё. Подписка включается внизу карточки задачи.
Если нужно посмотреть, как отдельный исполнитель справляется с конкретной задачей — или задачами — включи фильтр по исполнителю и выбери нужного сотрудника.
Лучшие практики управления удалёнными сотрудниками
Регулярные встречи и обратная связь
Такие гуру удалёнки, как Давид Ян, рекомендуют устраивать созвоны как можно чаще и даже делать виртуальные кофе-брейки — так восполняется нехватка офисного личного общения, поддерживается командный дух, сохраняется прозрачность.
Достаточно не забывать про удалёнщиков — писать им простой вопрос «Как дела?», «Как работается?», иногда звать на созвоны-разговоры о жизни.
Здесь используй программы для созвонов и мессенджеры.
Установка чётких ожиданий и KPI
Каждый сотрудник должен знать свои функции, показатели эффективности, задачи на ближайшее время и на долгосрочную перспективу, а также карту компетенций и карьерный трек. Это поможет сотрудникам не теряться в моменты затишья и знать, чем им заняться.
Желательно всё фиксировать: размытые ожидания, сложившиеся в результате коммуникативных неудач, могут привести к снижению эффективности. А прописанный карьерный трек даже спасает сотрудников от выгорания — этим кейсом с нами поделились в IT-Agency, обязательно почитай.
Правила работы, распределение обязанностей, зоны ответственности, описание карьерного трека — такие вещи нужно прописать в регламентах, в дорожной карте проекта и хранить в корпоративной библиотеке. Для этого также нужны программы для совместной работы с документами.
Соблюдение личных границ
Если сотрудник на удалёнке — не значит, что он всегда на работе. В условиях home-office также должен придерживаться рабочего графика и не обращаться с рабочими вопросами вне графика. Кто-то может и любит допоздна поработать или вообще работать в другом часовом поясе, но в этих моментах с коллегами лучше синхронизироваться.
Для этого пригодятся HRM-системы, где будет зафиксирован график и часы работы сотрудника. А корпоративные мессенджеры помогут человеку изолировать рабочее и личное общение.
Построение культуры доверия и автономии
Некоторые руководители могут часто дёргать сотрудников с типовыми вопросами вроде «Когда доделаешь?», «Не забыл?», «Как дела с задачей?».
А есть ещё крайняя мера — мониторинг рабочей активности. Например, делать скрин рабочего пространства мессенджера каждые 15 минут, ставить программы для отслеживания активности мыши и творить прочие неэтичные, на наш взгляд, вещи. Этот гиперконтроль добавляет стресса, раздражает сотрудников и снижает уважение и доверие к самому руководителю.
Здесь важно научиться доверять команде — а для отслеживания рабочей активности как раз и пригодятся таск-трекеры.
Кстати, интересное мнение о возвращении в офис после пандемии высказал американский пиарщик Эд Зитрон: по его мнению, вернуть сотрудников в офис хотят только плохие руководители, которым ощущение контроля важнее эффективности сотрудников. «Они догадываются, что вы не работаете все восемь часов даже в офисе. Но они знают, что вы знаете, что они могут подойти и увидеть, что вы заняты чем-то ещё».
Обучение и развитие на расстоянии
Как сотрудник не должен забывать о компании, работая в удалённом формате, так и компания не должна забывать о сотруднике. Персональные планы развития, корпоративное обучение, интервью о вовлечённости — всё это крайне важно при дистанционной работе.
Даже если сотрудник последний раз был в офисе полгода назад, с помощью этих инструментов он сможет чувствовать себя полноценным членом команды и знать, что компании важна его производительность, и она готова инвестировать в его развитие.
И вновь — для этой части работы нужны HRM-системы.
Успешные кейсы
Креативное агентство «Рыба»
Мы спросили, как удалённо организовать современное и сильное креативное агентство у СЕО редакции «Рыба» Алексея Рожкова. Команда никогда и не задумывалась об офисе: на удалёнке все прекрасно справляются, а с точки зрения менеджмента это помогает экономить силы и ресурсы.
«Удалёнка даёт больше возможностей в найме — у нас работают ребята из кучи стран. Они или переезжают, или путешествуют, или изначально живут где-то в другом полушарии — это для меня круто. Хорошие редакторы — редкость, и классно, когда ты не ограничен одним городом. Я, например, живу в Новороссийске — здесь я точно не нашёл бы даже пары редакторов нашего уровня. Удалёнка — это больше свободы, и это один из факторов, по которому люди выбирают работать в «Рыбе». На некоторых позициях у нас даже нет графиков — нужно просто вовремя делать обещанный объём работы. А ещё в таком формате могут работать только самые крутые и организованные ребята. Если кто-то косячит и расслабляется — это сразу видно, такие сотрудники у нас не задерживаются», — Алексей Рожков, СЕО «Рыбы»
Проблему с нехваткой общения команда решает спонтанными оффлайн-встречами и личными историями.
Корпоративный мессенджер «Пачка»
Команда корпоративного мессенджера «Пачка» тоже запускалась без офиса: ребята начали работать, когда были ещё студентами из разных городов и стран.
«Для нас это был естественный этап. Когда мы начали расти и развиваться, удалёнка стала для нас и конкурентным преимуществом для найма, и способом найти команду без привязки к локации. Мы привыкли к такому ритму, и со временем поняли, что, скорее всего, офиса у нас никогда не будет. На самом деле офис — это эффективная штука, но, на мой взгляд, в краткосрочной перспективе. В долгосрок удалёнка даёт сотруднику больше свободы, он может переехать, поменять ритм жизни. У нас даже нет как такового рабочего дня и контроля — эффективность измеряется конкретными результатами наших ребят, а задачи ставит каждый себе сам. Вся наша команда ориентирована на результат. Это не каждому подходит, поэтому для соискателей мы всегда обозначаем этот формат работы заранее», — Григорий Любачев, сооснователь «Пачки»
IT-компания «Флант»
Этот кейс мы нашли на просторах интернета — и нам он очень понравился.
Ребята работают без офиса с 2016 года, и в 2021 сделали замер показателей, связанных с его отсутствием. Из дома работают 93% сотрудников — некоторые из них ходят в коворкинги или арендуют собственные офисы. Из минусов выявились лишь два: во-первых, не всем оказалось дано разделять рабочее и личное время; во-вторых, часть сотрудников пожаловалась на нехватку живого общения. В остальном — сплошные плюсы: нет проблем с прокрастинацией, домашние не мешают, у некоторых даже получается совмещать работу с путешествиями.
