Разобрались в теме аутсорсинга, сравнили его с другими формами сотрудничества на подряде и подготовили чек-лист для выбора подрядчика на аутсорс — с примерами из практики WEEEK и креативного провайдера корпоративного обучения Тру Education.
Что такое аутсорсинг
📌 Аутсорсинг или аутсорс (англ. outer source using — использование внешних источников) — это передача непрофильных задач компании внешним сотрудникам или организациям.
Аутсорс приходит на помощь, если:
- нужно сосредоточить штатных сотрудников на ключевых задачах и профильном направлении компании,
- нет денежных ресурсов и времени на то, чтобы нанять и обучить новых сотрудников под конкретный пул задач,
- нужно решить узкопрофильные задачи быстро, гарантированно, чётко,
- нет необходимости выделять одну постоянную штатную единицу на решение задач.
Аутсорсинг часто применяют в маркетинговом и юридическом направлениях, в сфере HR и в IT-процессах, в продажах, поддержке клиентов. Но на аутсорс не отдают ключевые для бизнеса задачи — например, разработку стратегии продукта или бренда.
Плюсы и минусы аутсорсинга
✅ Проще найти «готовых» крутых спецов. На аутсорс нанимаются люди с пулом подтверждённых кейсов и опытом. Эти специалисты решат задачи бизнеса — и их не надо учить.
✅ Гарант выполнения — договор. Там прописаны перечень работ, сроки, оплата, ответственность сторон. За выполнение этих обязательств исполнитель ручается.
✅ Нет лишних налогов. Заказчик не начисляет страховые взносы сотрудникам аутсорс-компании. Это возможно, только когда между сторонами заключён трудовой договор, а между аутсорсерами и заказчиком он не заключается.
✅ Проще расторгнуть договор. Уволить штатного сотрудника всегда сложнее, чем прекратить сотрудничество с аутсорсером.
❌ Меньше развития и роста. Аустсорсер пришёл и ушёл — у компании и сотрудников больше знаний и опыта не стало.
❌ Подобрать аутсорсеров непросто. Как и хорошего сотрудника — хорошего аутсорсера ещё поискать. Одни не будут соответствовать стандартам качества, другие выйдут за бюджет, третьи будут делать всё по-своему.
❌ Плохая коммуникация между штатом и аутсорсом. Потенциальное узкое место для конфликтов, несостыковок и утечек информации.
Виды аутсорсинга
Пройдёмся по списку работ, которые часто передают на аутсорс.
Аутсорсинг бизнес-процессов
Компания обращается к аутсорс-компании для решения определённой задачи, которая может повторяться систематически. Яркий пример — колл-центр на аутсорсе, к которым обратились магазин или банк.
Маркетинговый аутсорсинг
Аутсорсинг-компании можно делегировать исследование рынка, разные виды продвижения — SMM, PR, таргетированную рекламу.
Например, для ведения соцсетей можно обратиться в маркетинговое агентство. Они разработают концепцию, придумают интересные фишки — всё это поможет бизнесу развиваться и увеличивать продажи.
IT-аутсорсинг
Компании приходят к разработчикам на аутсорсе для создания ПО или IT-поддержки текущих процессов. Программистов со стороны часто нанимают для разработки лендинга, приложений, настройки программ внутри неайтишной компании.
Юридический аутсорсинг
У компаний редко есть собственный штат юристов — это дорого и неоправданно, поэтому за юридическим сопровождением идут к аутсорсинг-компаниям.
Промышленный аутсорсинг
Необходим, когда нужно сосредоточиться на более важных процессах. Как правило, компании отдают на аутсорс не всё промышленное производство, а только часть.
К примеру, в творческой сфере принято продавать мерч. Организация самостоятельно разрабатывает изображение и дизайн, а печать задуманного передаёт на аутсорс.
Аутсорсинг питания
Ещё такую услугу называют кейтерингом. Этот вид аутсорсинга позволяет компаниям снизить непрямые расходы, связанные с содержанием собственной кухни или столовой. А ещё может помочь провести классное мероприятие, угостить гостей вкусной едой и напитками.
Аутсорсинг клининговых услуг
Уборку в офисе или на других территориях можно делегировать специальным аутсорсинговым компаниям. В договоре с ними прописывают расписание и объём работ. Это удобно: помогать с уборкой будут люди со специальным оборудованием и необходимыми средствами.
Чем аутсорсинг отличается от фриланса и аутстаффинга
Фриланс
Фрилансер — это один специалист, который оказывает услуги, не вступая в штат компании. Его главное отличие от ауторсеров — срок сотрудничества. С фрилансерами обычно работают разово или проектно, а с аутсорс-организациями заключают долгосрочное сотрудничество.
На фриланс чаще всего передают разовые заказы — написать контент для Telegram-бота, проиллюстрировать блог, сделать лендинг. А на аутсорс передают более постоянные задачи: бухгалтерскую отчётность, SEO, юридические услуги.
Аутсорсинг для некоторых задач надёжнее найма череды разных фрилансеров — реже меняются люди, меньше человек посвящаются в данные компании. Аутсорсинг — долгосрочное сотрудничество, фриланс — выполнение разовых задач.
✅ Плюсы фриланса
- Минимум бюрократической волокиты, можно быстро начать сотрудничество.
- Часто фрилансеры работают по субботам и воскресеньям. Поэтому могут сделать горящие задачи не дожидаясь понедельника.
❌ Минусы фриланса
- Не подходит для объёмных и длительных процессов, где помощь нужна постоянно, а не разово.
- Предполагает большие риски для безопасности данных.
Аутстаффинг
Работодатель берёт сотрудника «в аренду» у другой компании. Специалист, который официально работает в одной организации, делает задачи другой без оформления в её штат.
✅ Плюсы аутстаффа
- Подрядчик самостоятельно обучает сотрудников, выдаёт оборудование, несёт ответственность за премирование, систему мотивации, оплачивает больничные листы и другие социальные взносы.
- В случае нарушений ответственность перед трудовой инспекцией ляжет на сотрудника и аутстафф-компанию.
❌ Минусы аутстаффа
- Перед началом сотрудничества заказчик и аутстафф-компания могут неудачно выстроить коммуникацию. Из-за этого исполнители несвоевременно получат указания по работе, и это может повлиять на качество и сроки.
- Когда сотрудники не в штате, они могут безответственно относиться к выполнению обязанностей.
💡 Когда сотрудники «арендуются» у другой компании, есть риск, что пострадают их мотивация и эффективность. Получается, они работают и на свою компанию, и одновременно на чужую — а в итоге как будто бы ни на чью. В этом случае формат аутсорсинга выгоднее: исполнитель активнее включается в проект и процессы.
Чек-лист: как выбрать компанию-аутсорсера
- Изучи сайт и социальные сети. Это поможет сделать выводы о репутации компании, узнать об услугах, опыте и релевантных кейсах.
- Пообщайся с предыдущими или текущими заказчиками. Это необязательно, да и возможность есть не всегда — но всё же штука полезная.
- Перед встречей подготовь подробный список вопросов. Уточни всё, что вызывает сомнения, в том числе алгоритм действий в случае разных форс-мажоров.
- Оцени уровень профессионализма специалистов. В идеале на встрече или созвоне должен быть кто-то из специалистов или тех, кто напрямую отвечает за их работу.
- Проведите демоверсию совместной работы. Так обе стороны поймут, получится ли сотрудничать дальше.
Ошибки при переходе на аутсорсинг
Спешка
К аутсорсу часто прибегают, когда не хватает ресурсов на штатных сотрудников и нужно поскорее всех уволить и сократить. Но далеко не все специалисты поддаются замене.
Решение. Дать себе время оценить, сможет ли аутсорс-компания выполнять обязанности штатных сотрудников. Возможно, ни один аутсорс не заменит тех, кто в проекте с самого начала и знает его тонкости как никто другой. А ещё стоит тщательно изучить рынок аутсорсеров.
Плохой подбор аутсорс-фирмы
К подбору аутсорсинговой компании стоит относиться так же, как к найму сотрудника. Иначе можно связать себя долгосрочным договором с непрофессиональными сотрудниками и насобирать проблем, а не решить их.
Решение. Выдели отдельного человека или группу, которые подберут аутсорсера. Лучше рассмотреть несколько вариантов и не заключать договоров, пока не будете уверены наверняка. Можно сначала провести демодень и посмотреть, подходите ли вы друг другу. Либо подписать договор ГПХ на испытательный срок совместной работы.
Неправильно составленный договор
Основа основ, и самая частая проблема в любом подобном сотрудничестве. Сюда относятся и размытые сроки, и непрописанные объёмы, и невнятная ответственность сторон. Не говоря уже о более серьёзных рисках, таких как утечки данных и чрезвычайные ситуации.
Решение. Команда должна непосредственно участвовать в создании договора. Вычитывайте получившийся результат вместе с юристом. Постарайтесь учесть все возможные ситуации и прописать всё, что можно прописать, чтобы впоследствии возникало минимум вопросов.
Кейсы и примеры из практики WEEEK и True Education
Поговорили с двумя сторонами — с аутсорсером и тем, кто работает с аутсорсерами.
Опыт Виктории Палешко, SEO-специалистки, которая помогает бизнесу расти
Вика Палешко — SEO-специалистка, которая помогает развивать сайт и блог WEEEK. Кроме нас, у её SEO-команды есть и другие проекты. Вика поделилась своим опытом работы в качестве аутсорсера 👇
До начала работы на проекте моя команда синхронизируется с командой клиента по следующим пунктам:
- ниша и особенности проекта,
- текущие результаты поискового трафика,
- цель, которую клиент ставит перед SEO,
- сроки — реалистичные для достижения цели,
- верхнеуровневый план по кварталам,
- детализированный план по неделям.
Так все участники проекта понимают, куда мы идём и за счёт чего можем туда дойти.
Дальше мы строим с командой проекта регулярную коммуникацию:
- Проводим часовой созвон раз в 1–2 недели со всей командой. Обсуждаем промежуточные результаты, выполненные работы, план на следующую неделю.
- Для оперативной связи по срочным или небольшим вопросам по каждому проекту делаем чат в Telegram.
- Наша SEO-команда подключается в клиентский таск-менеджер, чтобы мы могли сами ставить задачи разработке и проверять их выполнение. Это позволяет избежать критичных ошибок и недопониманий.
- Проводим защиту ежемесячных и ежеквартальных отчётов по результатам SEO.
В проект и продукт возможно погрузиться только на основе коммуникации с командой клиента.
У нас есть общий пул вопросов, которые мы задаем на старте проекта, — он подходит под все ниши бизнеса. Это хорошая база, чтобы начать диалог и вести его в правильном русле.
Если что-то не успели проговорить или обсудить, спасают регулярные планёрки в течение проекта. Тут клиент может рассказать о будущих изменениях в бизнесе — выход в новый регион, отключения, добавление продукта.
Ну и, в целом, мы не боимся задавать вопросы и ничего не додумываем. Это важно!
Видела много кейсов, когда специалист придумал себе ответы на вопросы, а у клиента тем временем были совсем другие мысли, бизнес-процессы, ожидания.
Моя команда работает в WEEEK. Под каждый клиентский проект у нас отдельный проект. Внутри используем доски с планами работ по кварталам и на текущий месяц — с разбивкой по неделям. На досках фиксируем идеи по проекту и регулярные задачи, которые должны выполняться с определённой периодичностью.
Для каждого проекта у нас есть внутренние планёрки — их можно назвать репетицией еженедельного отчёта для команды клиента.
Марина Войтович, продуктовый директор провайдера корпоративного обучения Тру Education, нанимает аутсорс-специалистов
В структуре Тру есть два важных понятия — внешний контур и внутренний контур команды. Они более существенные и фундаментальные, чем просто разделение на аутсорс, аутстафф или фриланс.
Я считаю, что разделение команды на внешний попроектный и внутренний постоянный контуры позволяет нам реализовывать даже самые смелые концепты в корпоративном обучении.
Так как мы занимаемся образовательными программами, спроектированными под запрос конкретной компании, состав внешнего контура команды может очень сильно отличаться от проекта к проекту.
Например, в одном проекте из внешнего контура будут лишь разработчик и технический специалист для поддержки обучающего бота. А в другом — целая команда из операторов, плюс визажист, плюс звукорежиссёр, три-четыре эксперта по теме программы, несколько внешних фасилитаторов и даже иллюстратор образовательных комиксов.
У нас на аутсорсе, или во внешнем контуре:
- бухгалтеры,
- видеооператоры,
- звукорежиссёры,
- монтажёры,
- модераторы и фасилитаторы групповой работы.
Можно на примере видеопроизводства разобрать, как организована коллаборация внешнего и внутреннего контура команды.
На съёмки, которые проводит аутсорсинговая команда, вместе с ней выезжает наш менеджер проекта, плюс удалённо на связи моушн-дизайнер, который будет монтировать всё отснятое.
Работу мы начинаем за две недели до съёмочного дня:
- Показываем референсы клиенту, вместе составляем ТЗ, "сшиваемся" по ожиданиям.
- Решаем, как обеспечить нужную картинку: как поставить свет, какое необходимо оборудование, кто и когда привезёт его на съемочную площадку, нужна ли аренда оборудования или всё необходимое у нас есть. Это координирует внутренний менеджер проекта.
- Ведём работу с человеком, который будет в кадре, — внутренним экспертом из компании или приглашённым спикером. Понимаем, как он должен выглядеть, о чём будет рассказывать. Контентная команда из внутреннего контура помогает эксперту подготовить материал к съёмке видео, а внешние специалисты работают над его видом в кадре.
- В начале съёмочного дня ребята ставят оборудование, делают тестовые кадры, отправляют внутренней команде продакшена, и мы корректируем картинку, пока не получим нужный результат
Мы никогда не ориентируемся на экономию в деньгах, для нас важнее всего соответствие качеству, которое клиент ожидает увидеть во всех продуктах Тру. Так что проще постоянно работать с одной и той же командой. Если тебя устраивает качество сотрудничества, таких людей надо стараться сохранять и развивать отношения с ними.
Важно дать аутсорсинговой команде время. Не стоит строить иллюзий, что ты проведёшь онбординг в продукт за полчаса, созвонишься, расскажешь, запишешь 2–3 скринкаста — и всё, сразу будет высококлассный результат.
Бывает, у человека что-то круто получается, но не совсем — на 60% классно, но есть и что докрутить. В таком случае стоит продолжать. На второй раз будет попадание на 70%, на третий — на 80%, и так далее.
Я считаю, что именно от того, насколько хорошо у вас развита коммуникативная компетентность, зависит эффективность работы со всеми — и с внутренней командой, и со специалистами на аутсорсе.
Отдаём тебе на аутсорс выводы
- Аутсорсинг — это когда компания передаёт свои непрофильные задачи внешним сотрудникам или организациям.
- В зависимости от того, что отдают на аутсорсинг, различают его разные виды: IT-аутсорсинг, аутсорсинг бизнес-процессов, административный, юридический, промышленный.
- К аутсорсингу стоит прибегать, когда есть объёмный и длительный процесс, который требует постоянного внимания, но не относится к главному профилю компании или стратегическим задачам.
- До начала сотрудничества нужно проверить репутацию и опыт компании, их портфолио. Если есть возможность, стоит провести демоверсию совместной работы.
- Самое важное в аутсорсинге — тщательно составить договор, где будет предусмотрено всё до мелочей, и уделять особое внимание коммуникации со внешними специалистами.
Подписаться 
