Как создавать несколько продуктов и управлять международной командой • Ольга Осокина, AIBY

«AIBY — зеркало моего образа жизни»

Я основатель компании AIBY – полноценной экосистемы здорового образа жизни, включающей в себя девять направлений жизнедеятельности (от косметологического аспекта до генетики и гормонального статуса). Мы некий шлюз людей в превентивную медицину, чтобы они могли решить свою проблему до наступления болезни. Но даже если что-то случилось, человек может обратиться к нашему сервису и задать вопросы нашим врачам.

Мы включаем в себя несколько продуктов: маркетплейс товаров, платформа ментального здоровья (онлайн-психология и медитации), глубокая медицина, нутрициология, биохакинг третьей волны (биомаркеры долголетия, гормональный статус). Наша миссия – помочь вам жить долго и счастливо.

Как ты попала в этот проект? Как появилась идея его реализовать?

Проект попал в меня – я создатель AIBY. Это зеркало моего образа жизни. Сейчас всё, что связано со здоровым образом жизни, очень актуально и нужно людям.

Чем Оля занималась до AIBY

Я основала международную консалтинговую компанию в Америке (найм продактов на аутсорсинг). Также я создавала несколько заведений здорового образа жизни, для вегетарианцев (многие из них успешно проданы). Ещё был проект по ИИ (мы разрабатывали робота, который оказывал консалтинг компаниям на удалёнке). 

Сколько у вас в работе проектов на данный момент?

В целом, в разработке двадцать один продукт внутри AIBY. Но сейчас мы выпускаем на рынок первые пять – это будет первый квартал, чтобы люди смогли пощупать на рынке первые наши продукты. 

Как не терять фокус и планировать задачи, работая над 21 продуктом

Я пробовала разные инструменты – Trello, календари, на разные почты, но все хотят моё свободное окошко в календаре. Так календарь ушёл в корзину, он для меня неэффективен.

Самый главный фокус для меня появляется, когда я понимаю, для чего я делаю в целом свой проект и каждую конкретную поступающую задачу. У меня нет синдрома отложенного понедельника, а это сильно помогает в работе над множеством продуктов.

Второе, что сильно помогает – это команда. Без сильной команды и правильно выстроенных процессов мало что получится. Мы стараемся во всех своих проектах делать международную команду.

А сколько у тебя ассистентов или помощников?

У меня их нет. Но есть PR-щики, которые соединяют меня с подкастами и различными СМИ. В целом могу сказать, что вся команда – это мои помощники и первые лица, которые отвечают за результат нашей миссии также, как и я.

А как проходит твой рабочий день? Из чего он состоит?

Я просыпаюсь, кормлю кошку, готовлю завтрак семье и приступаю к работе. 

К тому же, как я говорила, у нас международная команда – это сильно влияет на рабочий день. Люди находятся в разных часовых поясах, поэтому рабочий процесс не прекращается 24 часа. 

«Люди на ключевых позициях должны быть в разных часовых поясах»

Наши дизайнеры находятся в Японии и встают раньше, чем кто-либо. К моменту, когда дизайнер подготовит материал и закончит свой рабочий день, верстальщик из Европы подхватит процесс и отверстает продукт, который далее пойдёт к разработчику из Америки. Получается, что ребята за один день (мои 24 часа) успевают выполнить полный цикл работ. Мой рабочий день поэтому сразу начинается со звонков и так далее, потому что к моменту пробуждения азиатская команда уже подготовила определённые результаты, после которых пойдут верстальщики, а к вечеру меня будет ждать разработка. Получается работа нон-стопом и постоянное нахождение на связи.

Как проходит рабочая неделя: про сон 4-6 часов и work-life баланс

Медитации, которые обычно люди делают утром или вечером, я делаю во время работы. Часто, между тем, как я пишу стратегии, заметки или комментарии ребятам, включаю нашу платформу с медитативной музыкой, чтобы сконцентрироваться и перевести дух. Это классно разгружает мозг.

Иногда бывают тренировки, хотя они сейчас случаются реже. Точно я делаю тренировки с нашей платформы, тестирую их перед выпуском на рынок. Так с работой пока я могу не ходить в спортзал. Более того, я не думаю, что приготовить, а просто смотрю рецепты у нас на платформе.

Рабочий день у меня длится по-разному. Иногда я сплю по 4-6 часов, но благодаря моему образу жизни, мне этого бывает достаточно. Но суббота – это обязательный день, который я посвящаю только себе, семье и друзьям. Воскресенье – день, когда я стараюсь дать новое развитие своему мозгу.

Было ли такое, что такой режим с четырёхчасовым сном нарушал твою работу, ты выгорала? И бывали ли в принципе у тебя периоды выгорания?

Мы создали программу «Антивыгорания» во многом из меня. Я слышу вокруг очень много о выгорании, но совсем не понимаю, как это может происходить, если ты любишь свою жизнь, хочешь что-то делать. 

Начнём с того,  что я живу самостоятельно с двенадцати лет. А мой первый проект случился в четырнадцать. В девятнадцать начался достаточно серьёзный уровень бизнеса. И мне с таким багажом не понятно, когда люди успевают выгорать, если вокруг столько всего интересного.

В нашей компании мы решили провести исследование, в ходе которого выяснили, что каждый третий россиянин выгоревший. А на рынке только 32% компаний, которые занимаются ментальным здоровьем своих сотрудников. Хочу сказать, что это серьёзный показатель для компаний, чтобы они больше времени уделяли ментальному здоровью работников.

Ещё мы провели исследование с HH.ru на тринадцать разных стан, чтобы посмотреть, как разные материки выгораниют и увели определённые результаты. Добавив к этому мой личный опыт человека, который никогда не выгорал, мы создали работающую программу против выгорания. Она персонализирована под каждого участника.

Выгорают разные люди. Выгореть может как человек, который ничего не делает в своей жизни, так и тот, кто находится в постоянном темпе.

Здесь могу ещё сказать отталкиваясь от своей интернациональной команды. Люди из разных культур приносят что-то новое, делятся своими историями, а ты понимаешь, что хорошо там, где нас нет. Когда думаешь о том, что надо уехать в другую страну, потому что там будешь счастлив, возникает пример ребят из команды и тех проблем, с которыми они сталкиваются. Тогда понимаешь, что мы сами создаём свою реальность, в которой нам будет комфортно и хорошо, независимо от внешних обстоятельств. 

А у тебя с детства было желание прогрессировать в своём развитии или это внешняя мотивация?

Не знаю. Мы же не Маугли и социализация на нас влияет – это все внешние факторы. При этом все дети разные, они рождаются с разным набором настроек, интересов, склонностей.

Что касается моей мотивации, начать нужно с того, что в двенадцать лет мои родители из-за работы решили переехать в другой город. Папа пришёл ко мне и сказал: «Оля, мы переезжаем». Я сказала «нет», потому что у меня была английская школа, кружок по биологии, хореография пять раз в неделю. Мол: «Папа, где я там буду резать крыс и кротов?!» Он говорил, что мы найдём всё в новом городе, но я настаивала на том, что могу остаться, потому что квартиру мы не продавали. Мама был против, а папа решил испытать меня и разрешил. Он думал, что спустя пару дней я начну просить их забрать меня, но этого не случилось. Когда они приехали ко мне через неделю после переезда, я чувствовала себя хорошо и делилась с ними своими успехами и новостями. Так начался мой самостоятельный образ жизни. Наверное, это внешняя мотивация того, что ты подвластен сам себе и можешь с раннего возраста делать всё, что хочешь. Она дала мне понимает, что кроме тебя самого, тебе никто не поможет. Что ты сам должен определиться, кто ты и чего хочешь в жизни. Но здесь важно отметить, что мой мозг и всё внутреннее было устроено так, что я смогла жить самостоятельно и получать от этого удовольствие,  а кто-то к этому, возможно, не склонен. 

Поэтому я всегда говорю, что предпринимателями должны становится люди, которые любят сталкиваться с трудностями, ловят от этого кайф.

А ты не скучала по родителям?

У меня было много кружков, которые меня увлекали. Пять дней плотного графика, поэтому скучать было некогда. Но родители всегда были для меня самой большой опорой. Папа говорил: «Оля, ты всё сама. Но помни, что у тебя всегда есть запасной парашют – это мы».

Показательной была история, когда я в девятнадцать лет решила застроить жилыми домами квартал. Я пришла к родителям (они занимались строительным бизнесов), рассказала свою идею, попросила помочь и проинвестировать. На что он сказал мне: «Советом помогу, а для инвестиций дам контакты проверенных инвесторов. Придёшь к ним, защитишься и получишь инвестиции для своего проекта». Это принцип «дайте удочку, но не давайте рыбку». Возвращаясь к разговору про выгорание, он сильно помогает не выгорать. Поэтому всем советую искать удочки, а не приходить на рыбное место.

Специфика управления международной командой и «логистика выполнения задач»

Начнём с того, что я работаю в биотеке. В любом таком проекте сотрудники делятся на учёных и на технарей. Они всегда сталкиваются лбами друг с другом. Плюс учёные делятся на два вида: те, кто любит копать вглубь, ничего долго не выдавая на рынок, и очень творческие. С ними нужно по-разному выстраивать работу.  

Первое, что мы делаем для того, чтобы работа была наиболее продуктивна – выстраиваем рабочие процессы так, чтобы вся цепочка задач следовала из страны в страну (я рассказывала об этом ранее). 

Второе, что мы делаем – беспрерывный теневой найм. Мои сотрудники знают об этом. При этом у нас очень маленький отток сотрудников. Мы всё время вливаем новую кровь в проекты.

Третье – разные культурные ценности и опыт сотрудников. У нас на всех совещаниях есть метод шести шапок.  Каждой “шапке” присваивается свой цвет, соответствующий определённой категории. Например, зелёные – инноваторы и креативщики, белые – только плюсы, чёрные – только минусы. Заранее сотрудники знают, к какой категории они относятся. Это помогает разбить разных людей и структурировать их.

Про метод «7+1» и адвокатов бренда

Представьте пиццу. На сколько кусков вы можете её разрезать? Чтобы все смогли почувствовать вкус, можно разрезать её на восемь кусочков. В команде также: должен быть один ключевой сотрудник и ещё семь под ним. Так строится сетка – несколько небольших команд, в которых есть один человек, который на том же уровне, что и я, контролирует рабочий процесс при условии, что мы находимся в разных часовых поясах.

Разница в менталитете и способы мотивации сотрудников

У всех наших команд есть своя специфика. Например, немцы более точные и им сложно доказать крутость продукта (им нужно показывать точные цифры, чтобы смотивировать); американцы более лёгкие на подъём и мотивируются идеями (например, когда мы получаем какие-то премии в нашей сфере). Зная эти особенности менталитетов, знаешь, что говорить, чтобы действовать на разных людей. 

Ещё важно разделение ролей, метод шести шляп. Это помогает избегать стычек между членами команды.

В плане ценностей у них нет разногласий, потому что мы изначально подбираем людей в команду на основе нашей главной миссии – сделать продукт, которые поможет людям жить долго и качественно. 

Как контролировать рабочий процесс и отслеживать результаты

Есть адвокаты бренда, которые ведут контроль качества продукта. Есть база знаний и Jiro для задач и комментариев к ним. Ещё помогает работа спринтами – любые задачи мы делим на недельные спринты. По средам и пятницам у нас с командой проходит общий часовой созвон, где мы решаем какие-то накопившиеся проблемы, обсуждаем текущие задачи, простраиваем планы. Ключевые сотрудники в воскресенье присылают мне недельные отчёты, чтобы я могла увидеть, какие изменения произошли, где мы сделали прорыв, а в каком месте нужно поднажать. 

Блиц-опрос

Какими инструментами ты пользуешься в работе?

Я старовер. У меня есть блокнот. Я обожаю утром или с вечера писать задачи, а во время рабочего дня их вычёркивать. Это кайф. Мой любимый блокнот, у которого всё получается.

Второе – все задачи месяца я планирую в форме road map. Не только в работе, но и в личной жизни. Сюда входят финансы, социальная миссия, личные артефакты и мечты, семейные ценности, проектные цели. 

А какие маленькие радости помогают тебе не выгорать?

Первое – то, что связано с телом (spa, массаж, уход за волосами или кожей). Второе – покупки (вещи, украшения и пр.). Третье – подарки, которые приносят радость моим близким. 

С родителями часто видитесь?

Сейчас не очень часто, потому что мы живём в разных странах. Но у нас есть определённые дни в году, когда мы все слетаемся с разных уголков земли. А созваниваемся каждый день, хотя бы на пять минут.

Какие привычки помогают тебе и в работе, и в жизни?

Раньше у меня было так, что я заводила будильник и переносила его всё время на пять минут. Я стала трекать, сколько раз я переношу будильник и во сколько я всё же встаю. Теперь я встаю в тот самый крайний будильник, в который я обычно вставала. Ну или, если получается встать раньше, встаю пораньше и не валяюсь. 

Вторая привычка – перфекционизм. Я всегда доделываю задачи, не переношу на “следующий понедельник”. 

Ещё одна вещь, которую недавно заметила – разрешать себе отдыхать и ни о чём не думать. Когда чувствую, что хочу полениться – позволяю себе это сделать и немного расслабиться. Парадоксально, но когда позволяешь мозгу полениться, то открывается второе дыхание, свежий приступаешь очень скоро к работе.

А если кто-то из команды откладывает задачи на потом, как ты поступаешь?

Они все знают, что находятся в цепочке. Поэтому не откладывают. У них есть групповая ответственность.

Какие навыки ты считаешь нужными для человека, который хочет быть востребованным в современном мире?

Человек должен уметь адаптироваться к новым условиям, а также смотреть вперёд и прогнозировать. А ещё нужно уметь смотреть на проблемы, как на возможности.

Что посмотреть/почитать

Первое – ходите на все новые фильмы и старайтесь анализировать их через призму вашей жизни. 

Второе – сериалы. Например, «Бумажный дом». Такие сериалы помогают развивать нестандартное мышление, нужно пытаться предугадывать, что там будет дальше.

Из книг – советую читать всё подряд, что нравится.