Как провести онбординг сотрудников

Как адаптировать новых сотрудников: инструкция для руководителей

Адаптация новых сотрудников занимает до 6 месяцев. Рассказываем про этапы онбординга и как грамотно адаптировать новенького в рабочий процесс, чтобы тот не уволился.

Адаптация новенького сотрудника длится 3 месяца у рядовых сотрудников и 6 — у руководителей. Но по статистике больше половины новичков не дорабатывают до этой точки, а уходят в другие компании. Происходит это из-за плохой адаптации и, в особенности, онбординга.

Что такое адаптация

Адаптация — процесс внедрения сотрудника в компанию и рабочий процесс и ознакомления с корпоративной культурой компании, а также привыкание сотрудника к новым условиям, задачам и коллективу. Состоит из 4-ёх этапов:

Собеседование и найм;
Пребординг — первичное знакомство с компанией, которое происходит ещё до 1-ого рабочего дня;
Онбординг;
Адаптация — непосредственно привыкание сотрудника к новым условиям.

Онбординг (или onboarding) буквально переводится как «посадка на борт». Это комплекс действий, направленных на знакомство новичка с коллективом и офисом, задачами и целями.

Если пребординг начинается после того, как вы договорились о начале сотрудничества — рассказываешь о компании, присылаешь приветственные письма, добавляешь в рабочие чаты, таск-менеджер и т. д. Онбординг же начинается в первый рабочий день — когда новичок заходит в офис или рабочий чат (если удалёнка).

Цель онбординга — введение сотрудника в курс дела, помощь в адаптации к рабочим процессам и коллективу, чтобы команда двигалась в одном направлении. Онбординг помогает создать хорошее первое впечатление.

А плохой онбординг наоборот увеличивает число увольнений — больше 50% сотрудников увольняются как раз из-за плохой системы адаптации. А найм и так занимает кучу времени, поэтому лучше приложить усилия, а не доводить до увольнений новичков.

Зачем нужен онбординг:

Новичкам проще влиться в процесс. Новички меньше стрессуют и проще вовлекаются в работу, коллектив и задачи.
Снижается текучка кадров. Онбординг помогает сделать лояльнее и создать позитивное впечатление, что снижает риск увольнений.
Лучше производительность. Сотрудник и сам может познакомиться с компанией — поспрашивать коллег, полистать соцсети и отзывы. Но это займёт время, которое лучше потратить, решая рабочие задачи.

Как провести онбординг

У онбординга 4 этапа, для каждого — свои задачи и подход.

Этап 1. Первый рабочий день

Самый важный этап, ведь соискатель ещё думаешь — работать ли тут дальше или продолжить поиски. Поэтому важно создать позитивное впечатление.

Как грамотно провести онбординг в первый день:

Заранее выпиши пропуск на нового сотрудника, подготовь рабочее место и предупреди команду о новеньком.

Кстати, во время пребординга не забудь указать новичку какие документы взять, как пройти, кто встретит и т. д.

Встреть новичка, а если у тебя внезапный созвон или встреча — делегируй офис-менеджеру.
Покажи офис и рабочее место сотрудника.
Познакомь с коллективом. Если компания крупная, познакомь с ключевыми людьми, с которыми новичок будет взаимодействовать чаще.
Расскажи о жизни компании — корпоративной культуре, тусовках, собраниях и т. д.

Главное, будь дружелюбен и открыт — это первый шаг к лояльности нового сотрудника.

Этап 2. Первая неделя работы

Если в первый день больше фокус на знакомство с офисом и коллективом, то дальше — с рабочими процессами и задачами. Вот как на этом этапе провести онбординг:

Обсуди зону ответственности: чем сотрудник будет заниматься, какие возьмёт задачи.
Поставь KPI на 3 месяца или квартал, а также недельные цели-спринты.
Дай необходимые для работы доступы и ссылки. Например, маркетологу важен доступ к паролям и логинам к соцсетям и т. д.
Расскажи, как усстроен процесс работы — когда отправлять ТЗ дизайнеру, по каким дням выкладывать статьи и т. д.
Подпишите документы по трудоустройству.
Если есть корпоративные курсы и well-being программы, расскажи о них сотруднику и составь стратегию по изучению.

Этап 3. Месяц работы

Через месяц следующий этап онбординга:

Поделитесь обратной связью о работе новенького — похвали и дай конструктивную критику, где стоило бы улучшить. И сотрудник поделится фидбэком о работе в компании и ощущениями — что не нравится в процессах и в компании.

Это вовлекает сотрудника в процесс и делает лояльнее. Например, мы в WEEEK проводим такие «ревью» раз в 3 месяца.

Пересмотр зарплаты. Если после испытательного срока (чаще длится месяц), вы обговаривали повышение — обсудите.
Обсудите проделанную работу и дальнейшие планы, поставьте цели и KPI.

Этап 4. Через 3 месяца с начала работы

Как я говорила, рядовой сотрудник адаптируется к работе в компании 3 месяца. Поэтому четвёртый этап онбординга — заключительный. Вот, что в него входит:

Собрание с командой и личное ревью.
Постановка общих целей и KPI.

Ещё хороший способ внедрения сотрудника в коллектив — корпоративы. У нас, например, недавно был вечер шаурмы — после рабочего дня команда вместе готовила и каждый рассказывал истории из жизни. Совместная деятельность помогает сблизиться!

Адаптация сотрудников зависит от того, насколько грамотно руководитель проведёт пребординг и онбординг. Если дать новичку разбираться в процессах самостоятельно, тот потратить кучу времени неэффективно. А ещё есть шанс, что ему банально не понравится отношение к сотрудникам и он уйдёт искать работу дальше.

Короче, удели онбордингу больше внимания и получишь лояльных и высокоэффективных сотрудников. А для руководителя это самое важное.