Гайд по управлению проектами. Часть 1. Основы

Быть проджект-менеджером и не знать основы управления проектами — всё равно что идти вслепую по минному полю, вооружившись мифическим шестым чувством. Далеко не уйдёшь.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 02.06.2020 3 мин.
  • 3 мин.
  • 209
Гайд по управлению проектами. Часть 1. Основы

Управлять проектами непросто. Особенно когда начинаешь этим заниматься спонтанно, без подготовки и обучения. По себе знаю — многие становятся менеджерами проектов уже в процессе работы. В том же процессе они всё и узнают. А заниматься работой, не представляя как её делать, это, прямо скажем, не очень-то правильно. Давай разбираться, что такое проект, кто в нём участвует, и из чего, собственно, состоит работа над ним.

Эта статья для новичков в управлении проектами.

Что такое проект

Проектом можно назвать любую деятельность, которая:

  • ограничена по времени — у проекта есть планируемую дату завершения, после которого команда проекта распускается;
  • ограничена по бюджету — команда проекта должна завершить проект, уложившись в обозначенную на старте сумму;
  • результативна — у каждого проекта должен быть определённый результат: книга, рекламный трафик, завершённый ремонт в квартире и так далее;
  • уникальна — каждый проект существует только один раз и чем-то, но отличается от других.

Последнее особенно важно. Например, само по себе, производство молочного шоколада — это не проект. Производят его и производят. Другое дело — запуск в производство молочного шоколада с зелёным чаем матча и фисташками.

Кто участвует в проекте

В зависимости от масштаба и сложности проекта, в нём могут участвовать различные физические и юридические лица. Либо проект затрагивает их интересы, либо они непосредственно участвуют в его реализации.

Основных участников проекта не так много.

Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Заинтересован в осуществлении проекта, определяет требования к результату и обеспечивает финансирование. Может быть организацией или человеком.

Если заказчик является организацией, то внутри могут выделять две роли:

  • инициатор — сотрудник, который решает: есть потребность в проекте или нет;
  • куратор — как правило, топ-менеджер организации-заказчика, который отвечает за достижение проектом конечных целей, а потому всячески контролирует и поддерживает проект. Он же выбирает менеджера проекта.

Менеджер проекта (руководитель проекта) — центральная фигура в управлении проектом. Следит за тем, чтобы проект достиг целей, команда уложлась в бюджет и сроки, а результат получился должного качества. Собирает команду проекта и команду управления проектом (если проект очень большой и одному менеджеру не справиться), от которых во многом зависит успех всего проекта.

Команда проекта — группа отдельных специалистов (внутренних или внешних) или организаций, которые работают над проектом и отвечают перед менеджером проекта. От

Команда управления проектом — группа менеджеров, которые помогают управлять проектом. Каждый может отвечать за свою подкоманду.

Подрядчик — организация или человек, который вступает в отношения с заказчиком и берёт на себя ответственность за выполнение тех или иных работ по договору — всего проекта или его части. Различные диджитал-агентства и фрилансеры — это и есть подрядчики. У подрядчика может быть свой менеджер проекта и своя команда, а также свои субподрядчики.

В различных ситуациях к этому списку основных действующих лиц могут добавляться:

  • инвесторы — стороны, вкладывающие деньги в проект;
  • органы власти — государственные структуры, выдвигающие различные требования к проекту;
  • потребители — покупатели и пользователи результатов проекта.

Из чего состоит управление проектом

Любая работа, в том числе работа над проектом — это совокупность определённых процессов или действий, которые приносят результат. В случае с управлением проектом, процессы укладываются в четыре этапа.

  1. 1. Инициация. На этом этапе ты ещё знаешь, как будешь делать проект, но уже понимаешь, что будешь делать и для кого, а также кто за всё это будет платить. Прежде чем начинать проект, нужно понимать, кто заказчик и спонсор, а кто — конечный потребитель.
  2. 2. Планирование. Один из самых важных этапов управления проектом. Ты уже понимаешь, сколько времени займёт работа над проектом, сколько денег на это потребуется, кто именно всё будет делать и в какой последовательности. Но главное — как будет оцениваться результат, и в каком случае проект будет считаться успешным. На этом этапе также важно продумать тонкости взаимодействия с командой: как с ней коммуницировать и мотивировать, как управлять рисками и так далее.
  3. 3. Исполнение. На этом этапе тебе бы сидеть и плевать в потолок, наблюдая, как команда работает. Только так, конечно, не бывает — всегда что-то идёт не так. Поэтому менеджеру проекта нужно анализировать работу команды; смотреть, соответствует ли реальность плану; движется ли проект в правильном направлении. И если что-то не так — вносить корректировки в рабочие процессы.
  4. 4. Завершение. Подведение проекта к финалу и анализ итоговых результатов. Когда работа над проектом подходит к концу, нужно не только убедиться, что уложилась ли команда в сроки и бюджет, доволен ли заказчик проекта результатом (а если ты крутой менеджер проекта, то ты ещё постараешься узнать, довольны ли результатом конечные потребители), но и что выяснить, что в проекте можно было сделать лучше.

Это первая часть из большого рассказа про управление проектами. В следующей статье я расскажу подробнее, как планировать проект.

Поделись статьей
logo
Другие посты
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.