Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Управлять проектами непросто. Особенно когда начинаешь этим заниматься спонтанно, без подготовки и обучения.
По себе знаю — многие становятся менеджерами проектов уже в процессе работы. В том же процессе они всё и узнают. А заниматься работой, не представляя как её делать, это, прямо скажем, не очень-то правильно.
Давай разбираться, что такое проект, кто в нём участвует, и из чего, собственно, состоит работа над ним.
📌 Эта статья для новичков в управлении проектами.
Что такое проект
Проектом можно назвать любую деятельность, которая:
- ограничена по времени — у проекта есть планируемую дату завершения, после которого команда проекта распускается;
- ограничена по бюджету — команда проекта должна завершить проект, уложившись в обозначенную на старте сумму;
- результативна — у каждого проекта должен быть определённый результат: книга, рекламный трафик, завершённый ремонт в квартире и так далее;
- уникальна — каждый проект существует только один раз и чем-то, но отличается от других.
Последнее особенно важно. Например, само по себе, производство молочного шоколада — это не проект. Производят его и производят. Другое дело — запуск в производство молочного шоколада с зелёным чаем матча и фисташками.
Кто участвует в проекте
В зависимости от масштаба и сложности проекта, в нём могут участвовать различные физические и юридические лица. Либо проект затрагивает их интересы, либо они непосредственно участвуют в его реализации.
Основных участников проекта не так много.
Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Заинтересован в осуществлении проекта, определяет требования к результату и обеспечивает финансирование. Может быть организацией или человеком.
Если заказчик является организацией, то внутри могут выделять две роли:
- инициатор — сотрудник, который решает: есть потребность в проекте или нет;
- куратор — как правило, топ-менеджер организации-заказчика, который отвечает за достижение проектом конечных целей, а потому всячески контролирует и поддерживает проект. Он же выбирает менеджера проекта.
Менеджер проекта (руководитель проекта) — центральная фигура в управлении проектом. Следит за тем, чтобы проект достиг целей, команда уложлась в бюджет и сроки, а результат получился должного качества. Собирает команду проекта и команду управления проектом (если проект очень большой и одному менеджеру не справиться), от которых во многом зависит успех всего проекта.
Команда проекта — группа отдельных специалистов (внутренних или внешних) или организаций, которые работают над проектом и отвечают перед менеджером проекта. От
Команда управления проектом — группа менеджеров, которые помогают управлять проектом. Каждый может отвечать за свою подкоманду.
Подрядчик — организация или человек, который вступает в отношения с заказчиком и берёт на себя ответственность за выполнение тех или иных работ по договору — всего проекта или его части. Различные диджитал-агентства и фрилансеры — это и есть подрядчики.
У подрядчика может быть свой менеджер проекта и своя команда, а также свои субподрядчики.
В различных ситуациях к этому списку основных действующих лиц могут добавляться:
- инвесторы — стороны, вкладывающие деньги в проект;
- органы власти — государственные структуры, выдвигающие различные требования к проекту;
- потребители — покупатели и пользователи результатов проекта.
Из чего состоит управление проектом
Любая работа, в том числе работа над проектом — это совокупность определённых процессов или действий, которые приносят результат. В случае с управлением проектом, процессы укладываются в четыре этапа.
- Инициация. На этом этапе ты ещё знаешь, как будешь делать проект, но уже понимаешь, что будешь делать и для кого, а также кто за всё это будет платить. Прежде чем начинать проект, нужно понимать, кто заказчик и спонсор, а кто — конечный потребитель.
- Планирование. Один из самых важных этапов управления проектом. Ты уже понимаешь, сколько времени займёт работа над проектом, сколько денег на это потребуется, кто именно всё будет делать и в какой последовательности. Но главное — как будет оцениваться результат, и в каком случае проект будет считаться успешным. На этом этапе также важно продумать тонкости взаимодействия с командой: как с ней коммуницировать и мотивировать, как управлять рисками и так далее.
- Исполнение. На этом этапе тебе бы сидеть и плевать в потолок, наблюдая, как команда работает. Только так, конечно, не бывает — всегда что-то идёт не так. Поэтому менеджеру проекта нужно анализировать работу команды; смотреть, соответствует ли реальность плану; движется ли проект в правильном направлении. И если что-то не так — вносить корректировки в рабочие процессы.
- Завершение. Подведение проекта к финалу и анализ итоговых результатов. Когда работа над проектом подходит к концу, нужно не только убедиться, что уложилась ли команда в сроки и бюджет, доволен ли заказчик проекта результатом (а если ты крутой менеджер проекта, то ты ещё постараешься узнать, довольны ли результатом конечные потребители), но и что выяснить, что в проекте можно было сделать лучше.
Это первая часть из большого рассказа про управление проектами. В следующей статье я расскажу подробнее, как планировать проект.
Подписаться