Основы управления проектами на примере WEEEK

Когда я только пришла работать в стартап 3 года назад, то впервые познакомилась с современными методологиями управления проектами. Формат представлял из себя авторский стиль с элементами Agile. При таком подходе нет классического управления, где задачи спускаются сверху. Мы вместе с командой обсуждали цель, продумывали стратегию, а после, каждый ставил себе задачи для достижения общей цели. Чтобы прозрачность сохранялась и в процессе работы, мы выстраивали ее спринтами. Определяли пул задач на неделю, прописывали их в общем таск-менеджере и «бежали спринт».

В статье собраны полезные рекомендации для тех, кто только планирует или делает первые шаги в IT-сфере. А также для команд, которых я упомянула выше. 

Какие задачи стоят в рамках управления проектами:

Самая главная цель управления проектами — бесперебойная работа команды и достижение намеченного результата. Помимо этого, выстроенный процесс управления помогает:

Разберём подробнее на примере WEEEK.

1 шаг: выстраиваем систему планирования 

В нашем блоге мы очень много пишем про методы управления проектами. Чтобы разобраться подробнее, предлагаю прочитать статью Что такое Agile: идея, принципы, возможные проблемы и Как стартапу оптимизировать процесс при создании продукта: Agile, SCRUM, канбан-доски. 

Представим, что у тебя несколько бизнесов: digital агентство и цветочный магазин. Чтобы наладить процесс, удобнее всего использовать канбан-метод и недельный календарь, для отображения всех задач.

В WEEEK канбан привязан к проектам, а задачи в рамках канбана можно привязать к датам. Так в общей канбан-доске будет видна вся картина работы над проектом — твои задачи, а также задачи твоей команды:

В календаре все задачи будут распределены по датам:

Коротко про канбан. Канбан-доски — это способ управления процессом через визуализацию каждого этапа на пути к достижению цели. В рамках моего примера, на первом скрине ты видишь разбивку процесса создания контента по шагам: идеи постов, составление контент-плана, написание текста, оформление визуала и т.д.

Канбан визуализирует как общий рабочий процесс, так и фактическую работу, проходящую через этот процесс. Помимо прозрачности работы, канбан-доска помогает тебе выявлять потенциальные узкие места в твоём планировании и корректировать их, чтобы работа могла проходить с наибольшей эффективностью для тебя и твоей команды.

2 шаг: оптимизируем процесс постановки задач 

Тебе знакомо чувство легкой тревоги от того, что кажется потерял какую-то важную задачу в глубинах чатов? Или от того, что ты не уверен поставил задачу коллеге или нет? Если да, то welcome to the club ;)

Удобнее всего организовать постановку и ведение задач в одном общем пространстве. Например, в WEEEK есть возможность ставить задачи не только в форматах недельного календаря или канбан-доски, но и вести их To-Do списком.
Мне удобнее всего отслеживать задачи в формате календаря. При этом, если нужно поставить задачу коллеге, ты можешь выбрать его из списка других сотрудников, оценить его загруженность на неделе и выбрать наиболее удобный день. Потом в один клик переключиться со всех задач на свои. Задачи по всем проектам удобно отображаются на одном экране:

Если ты не успеваешь выполнить задачу в срок, то она автоматически перенесётся на следующий день. Так ты не потеряешь ничего из виду. 

Ещё из удобных фич в WEEEK — возможность поставить автоматическую задачу. Например, тебе важно каждый понедельник в 10:00 проверять почту. Ставишь автоматическую задачу на день и время. Так ты точно не забудешь о ней. 

3 шаг: создаём единую базу знаний — инструкции, регламенты и полезные материалы для работы 

Если ты работаешь один, то скорее всего ссылки на полезные материалы, интересные статьи и собственные мысли по проекту ты закидываешь в заметки или в диалог с самим собой в Telegram. А что делать, когда работаешь в команде? Важно описать все процессы работы, так как при увольнении кого-то из сотрудников, часть необходимой информации покинет компанию вместе с ним.

Удобнее всего хранить все полезные материалы в одном месте. В некоторых компаниях для этого используют гугл-диск или отдельный сервис для создания корпоративной базы знаний. В WEEEK есть готовый сервис для этого:

Ты можешь создавать документы со вложенной структурой. Внутри каждого документа будет редактор текста и возможность оформить документ на свой вкус. После ты можешь поделиться этим документом с любым нужным человеком.

4 шаг: фиксируем всю информацию о клиентах 

Если твоя работа подразумевает общение с клиентами, то удобнее всего вести учёт в CRM-системе:

CRM-система — это инструмент для сбора всей важной информации о ваших клиентах в одном месте. CRM помогает бизнесу организовать воронку продаж, выстроить взаимодействие с клиентами, добиваться долгосрочного сотрудничества с каждым из них.

В CRM будут храниться все данные ваших клиентов и информация о сделке с ними. Это помогает команде оставаться в курсе текущей ситуации. Ваши сотрудники смогут создавать карточки клиентов, вносить записи о покупках, звонках, электронной почте, чате, обращениях в службу поддержки и т.д. Таким образом, ни одна деталь отношений клиента с вашим бизнесом не ускользнет от внимания.

5 шаг: оцениваем продуктивность каждого сотрудника

Измерение продуктивности команды — один из важнейших элементов управления бизнесом. Когда вы работаете в команде и каждый занят своей работой — нет возможности отслеживать продуктивность каждого отдельного сотрудника в конце рабочего дня. Но это нужно делать, поскольку измерение продуктивности необходимо для улучшения работы в долгосрочной перспективе. Это помогает командам определять сильные и слабые стороны сотрудников, устанавливать KPI или другие метрики достижения целей.

Конечно, продуктивность не равно огромное количество часов на рабочем месте. Её можно определить опираясь на количество и качество задач, которые сотрудник успел выполнить в течение дня. 

В WEEEK есть сервис для анализа работы всей команды. В сводной таблице видна успеваемость команды в разрезе недели. Опираясь на эти данные, вы вместе можете отслеживать успехи и правильно распределять ресурсы команды.

В статье мы разобрали основные 5 шагов управления проектами. Для более глубокого изучения темы, делюсь с тобой небольшой подборкой статей: