Управлять проектами непросто. Особенно когда начинаешь этим заниматься спонтанно, без подготовки и обучения. Многие становятся менеджерами проектов уже в процессе работы — там же всё и узнают. Но заниматься делом, не понимая, как его делать, — прямо скажем, не лучший подход.
Давай разберёмся, что такое проект, кто в нём участвует, из чего состоит работа над ним — и как выстроить управление на практике с помощью Weeek.
Что такое проект
Проектом можно назвать любую деятельность, которая:
- ограничена по времени — у проекта есть планируемая дата завершения, после которой команда распускается
- ограничена по бюджету — команда должна достичь результата, уложившись в обозначенную на старте сумму
- результативна — у каждого проекта должен быть конкретный итог: книга, рекламный трафик, завершённый ремонт и так далее
- уникальна — каждый проект существует только один раз и чем-то отличается от остальных
Последнее особенно важно. Например, само по себе производство молочного шоколада — это не проект: производят и производят. Другое дело — запуск в производство молочного шоколада с зелёным чаем матча и фисташками.
Кто участвует в проекте
В зависимости от масштаба и сложности проекта, в нём могут участвовать различные физические и юридические лица — либо проект затрагивает их интересы, либо они непосредственно работают над ним.
Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Определяет требования к результату и обеспечивает финансирование. Может быть организацией или человеком. Внутри организации-заказчика часто выделяют две роли:
- инициатор — сотрудник, который решает, нужен проект или нет;
- куратор — как правило, топ-менеджер, который отвечает за достижение целей проекта, контролирует его и выбирает менеджера.
Менеджер проекта — центральная фигура. Следит за тем, чтобы проект достиг целей, команда уложилась в бюджет и сроки, а результат соответствовал ожиданиям. Собирает команду проекта и при необходимости — команду управления.
Команда проекта — группа специалистов или организаций, которые работают над проектом и отвечают перед менеджером проекта.
Команда управления проектом — группа менеджеров, помогающих управлять проектом. Каждый может отвечать за свою подкоманду.
Подрядчик — организация или человек, берущие на себя ответственность за выполнение определённых работ по договору. Различные диджитал-агентства и фрилансеры — это и есть подрядчики. У подрядчика может быть свой менеджер, своя команда и свои субподрядчики.
В зависимости от ситуации к участникам добавляются: инвесторы — стороны, вкладывающие деньги; органы власти — государственные структуры с требованиями к проекту; потребители — покупатели и пользователи результатов.
Из чего состоит управление проектом
Работа над проектом — это совокупность процессов, которые приносят результат. В управлении проектом они укладываются в четыре этапа.
Инициация. На этом этапе ты уже понимаешь, что будешь делать и для кого, а также кто за всё это будет платить. Прежде чем начинать, важно определить заказчика, спонсора и конечного потребителя.
Планирование. Один из ключевых этапов. Здесь ты определяешь, сколько времени займёт проект, сколько денег потребуется, кто и в какой последовательности будет работать. Главное — заранее договориться о критериях успеха: как будет оцениваться результат и когда проект можно считать завершённым. Здесь же прорабатываются тонкости взаимодействия с командой: коммуникация, мотивация, управление рисками.
Исполнение. В идеале — наблюдаешь, как команда работает. На практике — что-то всегда идёт не так. Поэтому менеджеру нужно постоянно анализировать работу команды, сравнивать реальность с планом и вносить корректировки.
Завершение. Подведение итогов и анализ результатов. Важно не только убедиться, что команда уложилась в сроки и бюджет, а заказчик доволен результатом, но и выяснить, что в проекте можно было сделать лучше.
Какие задачи стоят в рамках управления проектами
Главная цель управления проектами — бесперебойная работа команды и достижение намеченного результата. Помимо этого, выстроенный процесс помогает:
- контролировать выполнение задач;
- видеть всю картину целиком;
- определять и корректировать фокус каждого сотрудника;
- прогнозировать сроки завершения работы;
- систематизировать постановку задач — больше никаких чатов и потерянных договорённостей.
Как управлять проектом на примере Weeek
Когда-то, придя работать в стартап, я впервые столкнулась с современными методологиями управления проектами. Мы работали по авторскому стилю с элементами Agile: задачи не спускались сверху — команда вместе обсуждала цель, продумывала стратегию, и каждый ставил себе задачи для достижения общего результата. Чтобы сохранялась прозрачность, работали спринтами: определяли пул задач на неделю, вносили их в таск-менеджер и «бежали спринт».
Ниже — пять практических шагов, которые помогут выстроить этот процесс.
1 шаг: выстраиваем систему планирования
Удобнее всего сочетать канбан-метод и недельный календарь — они дают полную картину работы.
В Weeek канбан привязан к проектам, а задачи можно привязывать к датам. Так в общей канбан-доске сразу видна вся работа — твои задачи и задачи команды. В календаре все они распределяются по датам.
Канбан визуализирует рабочий процесс пошагово и помогает выявлять узкие места в планировании — чтобы устранять их раньше, чем они начнут тормозить работу.
2 шаг: оптимизируем процесс постановки задач
Знакомо чувство тревоги от того, что важная задача потерялась в глубинах чатов? Или что не знаешь, поставил ты задачу коллеге или нет? Решение — единое пространство для всех задач.
В Weeek задачи можно вести в формате канбан-доски, недельного календаря или To-Do списка. При постановке задачи коллеге можно сразу оценить его загруженность на неделе и выбрать удобный день. Все задачи по всем проектам отображаются на одном экране.
Если задача не выполнена в срок, она автоматически переносится на следующий день — ничего не потеряется. Повторяющиеся задачи тоже можно автоматизировать: например, поставить напоминание проверять почту каждый понедельник в 10:00.
3 шаг: создаём единую базу знаний — инструкции, регламенты и полезные материалы для работы
Когда работаешь один — ссылки и заметки можно хранить в личных приложениях. Но в команде это не работает: если сотрудник уходит, часть важных знаний уходит вместе с ним.
В Weeek есть встроенный сервис для создания корпоративной базы знаний. Можно создавать документы с вложенной структурой, оформлять их в удобном редакторе и делиться с нужными людьми — всё в одном месте, без разрозненных гугл-доков и папок на дисках.
4 шаг: фиксируем всю информацию о клиентах
Если работа предполагает общение с клиентами, удобнее всего вести учёт в CRM-системе.
CRM — это инструмент для хранения всей важной информации о клиентах в одном месте. Она помогает выстроить воронку продаж, организовать взаимодействие с клиентами и добиваться долгосрочного сотрудничества. В CRM Weeek хранятся данные клиентов и информация о каждой сделке: покупки, звонки, письма, обращения в поддержку. Ни одна деталь не ускользнёт от внимания команды.
5 шаг: оцениваем продуктивность каждого сотрудника
Измерение продуктивности — один из важнейших элементов управления командой. Когда каждый занят своим делом, сложно отследить, насколько эффективно работает каждый отдельный сотрудник. Но это необходимо: оценка помогает выявлять сильные и слабые стороны, корректно ставить KPI и распределять нагрузку.
При этом продуктивность — это не количество часов у компьютера, а количество и качество выполненных задач. В Weeek есть сервис аналитики: в сводной таблице видна успеваемость каждого члена команды в разрезе недели. Опираясь на эти данные, можно объективно отслеживать прогресс и правильно распределять ресурсы.
