Автоматизируй это: как уменьшить боль от рутинных задач

Автоматизация рабочих процессов поможет решить множество вопросов и сэкономить рабочее время, а заодно — избежать ошибок и незапланированных задержек в работе.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 28.07.2020 4 мин.
  • 4 мин.
  • 499
Автоматизируй это: как уменьшить боль от рутинных задач

В любой работе есть рутина. Иногда на решение рутинных вопросов уходит так много времени, что кажется, будто из неё состоит весь рабочий день. В действительности, это время можно было бы сэкономить с помощью автоматизации хотя бы части внутренних процессов.

Автоматизация рабочих процессов — исключение работника из участия в рабочих вопросах. Конечно, исключить его полностью пока нельзя (ни одна система не способна работать вообще без человека), но можно снять с него часть задач.

Меньше рутины. Меньше ошибок. Больше доступного времени

Автоматизировать рутинные рабочие процессы можно множеством способов. Одни инструменты созданы специально для автоматизации мелкой рутины:

Другие — помогают с автоматизацией косвенно:

Подробнее о сервисах для автоматизации работы можешь прочитать в нашей статье про инструменты для удалённой работы.

Простор для автоматизации открывается огромный, но один вопрос остаётся...

Зачем вообще автоматизировать работу?

Проще всего объяснить на примере.

Чтобы началась работа над задачей, менеджер должен поговорить с клиентом, сформулировать требования и передать задание исполнителю. Тот, если всё хорошо, приступит к исполнению, а при необходимости — с уточняющими вопросами вернёт задачу обратно менеджеру. Когда задача будет готова, менеджер проверит результат и отправит клиенту на утверждение.

Хорошо, если на этом работа заканчивается. А ведь клиент может вновь отправить задачу на доработку, и весь процесс запустится снова. Представь, как много времени это займёт, если все участники будут созваниваться, ждать личных встреч, договариваться о свободном времени для обсуждения правок. А если в дело включатся форс-мажоры, то на передачу материалов от клиента к исполнителю уйдёт времени больше, чем на саму работу.

Если эти действия правильно автоматизировать:

  • все участники процесса смогут:
    • легко и оперативно передавать задачи,
    • следить за сроками и загрузкой,
    • быть в курсе изменений,
    • меньше ошибаться (забывать, терять информацию о задачах и т. д.),
    • строить графики работы;
  • новые участники смогут быстро включаться в работу.

Если команда у тебя небольшая, а обязанностей мало, автоматизацию стоит внедрить хотя бы частично. Даже небольшая экономия времени и денег — это хорошо. А если вас десять человек и больше, плюсы от автоматизации полностью перекроют все проблемы от её внедрения.

Какие процессы можно автоматизировать?

Любые. Все, что не связаны непосредственно с самой работой. Сценариев автоматизации так много, что рассказывать про каждый никакого времени не хватит, поэтому я затрону самые важные, на мой взгляд.

Входящие и исходящие запросы

Комментарий от клиента, новая задача от менеджера, отправка на доработку от руководства, возвращение материалов на проверку и утверждение, любая передача задачи от одного исполнителя к другому.

Если все эти процессы привести к одному виду и делать в одном месте, это здорово упростит жизнь. Во-первых, единый формат передачи информации исключит вероятность недопонимания. Во-вторых, если переписку вести в одном месте (например, в описании задачи), все участники получат актуальную информацию и ничего не пропустят.

Постановка задач

Или запуска проектов. Чтобы тебе не пришлось каждый раз всё делать с нуля, многие сервисы автоматизации рабочих процессов упростят жизнь с помощью шаблонов — просто заполняешь нужные поля (исполнитель, срок и т. д.) и отдаёшь задачу в работу.

Загрузка сотрудников

Чтобы грамотно распределить задачи между сотрудниками без автоматизации, нужно поговорить с каждым и узнать его нагрузку. С автоматизацией всё проще: когда у всех поставленных задач есть сроки, работники добросовестно отмечают потраченное на них время и ведут работу в одной системе, в пару кликов можно посмотреть график нагрузки. Да что там в пару кликов — с развитием нейросетей появляются системы, которые сами предлагают исполнителя и перераспределяют задачи, в зависимости от загруженности и умений каждого работника.

Хранение материалов

Сервисы для хранения информации из разных инструментов очень помогут команде, где один пишет, второй проектирует, третий рисует, четвёртый программирует — а всё это нужно ещё показать клиенту.

Очень круто, когда хранятся все, даже промежуточные, версии материалов (например, в Google Документах можно посмотреть всю-всю историю изменений документа, в Dropbox и MEGA хранятся все версии файлов, а любой Git просто-таки предназначен для отслеживания версий кода). Так можно не только предоставить всем работникам нужные материалы, но и при необходимости в случае серьёзных правок откатиться назад.

Деловая переписка и документация

Автоматические уведомления об изменениях в задачах, централизованные приглашения на встречи, информация о текущих и новых проектах, отчёты по проделанной работе — в общем, автоматизация любых форм текста и документов, которые при ручном заполнении и самостоятельной пересылке отнимают время, здорово упрощает жизнь.

Что сделать перед внедрением автоматизации?

Прежде чем приступать к автоматизации, разберись с внутренними процессами в компании и всем остальным:

  • Проанализируй, что команде и так удаётся сделать быстро, а что вызывает проблемы? Что требует много времени, но не нуждается в человеческом участии? Именно эти процессы нужно автоматизировать в первую очередь.
  • Подумай, какие данные нужны команде для большинства видов работы. Это могут быть имена и контакты клиентов, номера задач, ссылки на ранние проекты. Собери в таблицы все необходимые данные. Они помогут на этапе внедрения автоматизации.
  • Определи должностные обязанности каждого участника команды. Идеально, если они тоже будут записаны в отдельной таблице — с именами, контактами и доступом к текущим задачам. Это поможет тебе, как руководителю (ты наконец точно определишь, что и каким образом должен делать каждый работник), и будущей автоматизации для более точного распределения задач и связей.

На выходе ты получишь массу полезной информации:

  • какие процессы нуждаются в автоматизации для сокращения времени, а какие — для исправления ошибок;
  • какую информацию нужно хранить в виде базы данных с доступом из приложений;
  • что необходимо знать при постановке задачи;
  • как настроить автоматическое перенаправление задач и многое другое.

Можно, конечно, собрать разработчиков и сделать систему автоматизации именно под свои нужды, но куда проще и быстрее (а это важно, когда на рутине теряешь время) воспользоваться готовым сервисом, настроив его под себя.

В любом случае, автоматизированные процессы облегчат твою работу и улучшат показатели бизнеса — попробуй внедрить их хотя бы в часть процессов, и ты увидишь, как повысится эффективность у команды.

Поделись статьей
logo
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.