Сервис Trello прекратил свою работу в России. Многие команды, которые привыкли к комфортному планированию и управлению рабочими процессами, готовились к уходу заранее. Искали сервисы, тестировали и мигрировали. Если у твоей команды не произошел заветный мэтч с новым сервисом, то предлагаю тебе познакомиться с Weeek. Ниже разберём причины, почему Weeek лучший аналог Trello для управления проектами и задачами.
Первая причина: логичная организация рабочего пространства
Давай начнём с самого первого экрана и разберёмся в терминологии. Когда ты открываешь Trello, то попадаешь в своё рабочее пространство. Рабочее пространство – это область, где ведутся проекты. Внутри него ты создаёшь доски, ставишь задачи, ведёшь календарь и контролируешь рабочий процесс команды. Можешь создавать командные и личные рабочие пространства. Во вторые доступ будет только у тех, кого пригласишь.
В Weeek такая рабочая область называется рабочее пространство.
В воркспейсе ты можешь создавать проекты, а внутри них – доски. Доски помогают разбить любой рабочий процесс на этапы и выстраивать работу по шагам.
Если ты создашь задачу на доске и укажешь дату, когда тебе нужно начать работу над этой задачей, то она автоматически высветится в твоём недельном календаре. Это удобно для тех, кто ведёт несколько проектов – вместо того, чтобы переключаться между досками, ты заходишь в раздел «Мои задачи» и видишь свою загрузку на день по всем проектам.
Большой плюс Weeek в том, что можно создавать задачи без привязки к конкретному проекту и доске. Ты можешь использовать только недельный календарь и вести свои задачи так, как бы вёл их в ежедневнике.
Воркспейс может быть персональным и командным. В персональный воркспейс ты не можешь пригласить команду – он только для тебя.
Это удобно тем, кто помимо командного проекта имеет свой личный, и не хотел бы, чтобы задачи были видны кому-то из команды. Но ты можешь контролировать доступы внутри командного воркспейса, например создавать приватные проекты, которые доступны определённой группе участников и так далее.
Когда ты создаёшь проект в воркспейсе, то автоматически появляется общая страница проекта. Внутри неё ты можешь сохранить подробную информацию. Удобно для команд, которые работают с большим количеством компаний:
Например, ты руководитель SMM-агентства и принимаешь решения о том, с кем вы будете работать. Когда ты бёрешь нового клиента, то создаёшь проект в Weeek, добавляешь всю вводную информацию о нём и назначаешь отвественного – проджект-менеджера. Проджект подключает к нему дизайнера, копирайтера и таргетолога. В процессе работы проджект может редактировать информацию, дополняя её.
Страничка проекта помогает не дублировать информацию о клиенте в чат каждому, кто работает с ним. Всё хранится в Weeek – и информация о проекте, и процесс работы.
Ещё прикольная фишка для творческих команд – общую страницу проекта можно кастомизировать с помощью обложки и аватарки. Пример кастомизации можно увидеть на скрине выше.
Вторая причина: прозрачное управление процессами в проектах
Поговорим подробнее о том, как можно организовать работу в команде с помощью проектов. Проект = клиент или рабочий процесс. Если с клиентами понятно, то с тем, как организовать рабочие процессы могут быть вопросы.
Давай разберём немного подробнее. Представим, что у тебя в компании есть несколько внутренних команд или отделов: маркетинг, разработка, команда продукта, найм сотрудников и так далее. Для каждой из этих команд ты можешь создать отдельный проект и доску, чтобы оптимизировать их работу. Например, проект «Маркетинг», а доски внутри могут быть: контент-план для соцсетей, PR, коллаборации и партнёрские материалы, аналитика, YouTube-канал. Дробить процессы можно до бесконечности. Канбан-доски помогают навести порядок в каждом процессе, сделать работу прозрачнее.
Для более удобной структуры и навигации в проектах ты можешь объединять их в папки по общим признакам. Например, если какие-то процессы перестают работать, ты можешь создать папку «Завершенные» и переместить их туда.
Второй вариант – у тебя есть клиенты, с которыми ты работаешь по разным направлениям:
- SMM;
- Таргетинг и продвижение;
- Полное маркетинг-сопровождение.
Создай папки под каждое направление и распредели по ним свои проекты. В разделе Все проекты ты можешь посмотреть аналитику по ним.
Если ты используешь Team Business, то папки преобразовываются в портфели. Портфель даёт возможность анализировать информацию по всем проектам, которые находятся внутри него. Например, у тебя в приоритете какой-то портфель проектов, ты можешь перейти в него и на одном экране увидеть, какие показатели эффективности работы на данный момент. В отличие от папок, где тебе нужно отслеживать состояние каждого проекта отдельно.
Третья причина: комфортное ведение задач
Лично для меня, самая ценная фича в Weeek – это возможность вести задачи в любом удобном формате. В Trello и других его российских аналогах есть ограничение на создание задач без привязки к конкретному проекту. С одной стороны – логично. Ты не работаешь в вакууме, и все твои задачи относятся к какому-то проекту. С другой – я могу организовывать работу НЕ через проекты. Какие-то мелкие задачи могут относится к офисной рутине или быть разовыми, но они также занимают время: заказать воду в офис, вычитать статью с партнерами, созвониться с экспертом, чтобы подтянуть свой английский для конференции и так далее. Ниже разберу каждый режимы просмотра задач.
Недельный календарь в Weeek даёт возможность организовать расписание на день: ставить задачи с привязкой к проекту и доске, выбрать приоритет и отметить цветом карточку, чтобы ничего не забывать, выделять задачи тегом и использовать другие функции для наглядности твоей загруженности.
Другие возможности карточки задачи: ты можешь расписать подзадачи, писать комментарии, прикреплять файлы, отслеживать историю изменений и уровень загруженности по ней – сколько времени ты будешь выполнять эту задачу. Если ты хочешь, чтобы ход работы над задачей видел кто-то из твоих коллег, то ты можешь добавить подписчика, и он будет получать уведомления обо всех изменениях внутри неё. Эти возможности есть во всех режимах ведения задач.
Списки. Этот формат подойдёт тем, кто привык вести задачи в формате чек-листа. В таком режиме удобно то, в конце списка появляется раздел «Прочие задачи». В нём отображаются твои задачи, которые создавались в рамках досок и проектов, а после не указал дату. Там же ты найдёшь задачи, которые были просрочены или созданы тобой, но на них не был назначен исполнитель и дата.
Канбан-доски. Суть метода канбан в том, чтобы разбить процесс на этапы, а после перемещать карточку задачи по этим этапам. Сейчас команды чаще всего используют универсальное: Нужно сделать, Будем делать, В работе и Готово. Необязательно использовать такую разбивку. Например, я и другие авторы Weeek пишем статьи в блог. Этот процесс можно разбить на такие этапы: Идеи тем, О чем пишем, Статья в работе, Вычитка/Дизайн, Правки, Публикация в блог, Дистрибуция в соцсети. Это поможет авторам регулировать процесс и не нужно будет уточнять в личке статус по каждой статье.
Четвёртая причина: мультисервисность и гибкие уведомления
Возможности рабочего пространства Weeek. Помимо таск-менеджмента, внутри рабочего пространства есть ещё пять разделов:
Например, ты можешь сохранить всю важную информацию по проекту внутри базы знаний. База знаний – раздел воркспейса с блочным текстовым редактором. Блоки для создания документа стандартные: текст, видео, изображение, код, списки, таблица. Также в документе ты можешь тегнуть кого-то из команды, ему придёт уведомление о том, что его упомянули в документе. К документу можно прикрепить файл.
Этот раздел помогает структурировать общие документы и сохранить в едином пространстве. Если до этого вы с командой использовали Trello, то скорее всего могли вести базу знаний в гугл-доках или в Notion. Теперь можно делать это в одном пространстве.
Также, если ты ведешь учёт продаж, то для тебя будет бонусом наличие раздела CRM. Если ты не строишь воронки продаж, то в CRM можно вести учёт полезных контактов.
Пользователи – это HR-сервис, в котором ты сможешь быстро получить доступ к информации о коллегах: какую должность занимает, в какой команде, контакты и тд.
В Аналитике ты найдёшь информацию о том, насколько продуктивно работает каждый из твоих сотрудников.
Ты можешь настроить уведомления:
– на все изменения в карточке задачи;
– на действия по проектам: приглашение и исключение пользователя;
– на изменения в воркспейсе: новое название, приглашение и исключение пользователя.
Если какие-то уведомления тебе не нужны – отключить их можно в два клика. Плюс, есть общие настройки уведомлений: куда я их хочу получать и в какой форме. Например, в Weeek можно настроить получение уведомлений в Telegram. Отлично подойдёт тем, у кого вся коммуникация по работе выстроена в этом мессенджере.
Пятая причина: Weeek постоянно развивается
В одном из кейсов пользователь Weeek сказал так:
«Weeek делает небольшая команда людей и меня это зацепило. С командой можно общаться ещё и в телеграм-чате. Это здорово: я могу написать в чат о каком-то баге, и мне сразу ответят. Я понимаю, знают ли об этом, взяли ли её в работу или планируют починить позже. Поэтому у меня, как у пользователя, есть чёткое представление о том, куда развивается сервис. Weeek делают люди с прямыми руками!», – фрилансер Роман Соколов.
Команда Weeek быстро реагирует на обратную связь от пользователей. Роадмап продукта выстраивается от запросов команд-пользователей и приоритетов команды Weeek. Поэтому у тебя и твоей команды есть шанс быть причастным к тому, какие возможности будут появляться внутри сервиса.
Когда сервис растёт вместе с тобой, то твоя команда вместе с этим наращивает свой скилл управления процессами. Это отметил другой наш пользователь:
«В Weeek проще, потому что он развивается и наш скилл использования сервиса для управления процессами развивается вместе с ним. Классно было попасть на эту волну». – Евгений Нефёдов, руководитель стартапа LLC DDONE
Если ты захотел потестировать Weeek, то используй быструю форму для регистрации.
А здесь ты найдёшь простую инструкцию, как перенести свои данные из Trello.
Мы активно изучаем рынок таск-менеджмента, изучаем другие сервисы и делимся результатами в блоге. Поэтому, если ты прочитал статью и понял, что Weeek не решит твою боль, то в этой статье ты найдёшь подборку с другими аналогами Trello.
Желаем удачи!
