CRM + таск-менеджер: как WEEEK решил головную боль фрилансера

Я занимаюсь созданием сайтов с 2011 года, делаю всё: от составления брифа до запуска продукта. Среди клиентов есть онлайн-магазины, медицинские центры, оконные центры и другие. Я делаю продающие сайты в рамках бюджета моих клиентов, при минимальном участии с их стороны. 

Тогда

Всё, что я использовал до WEEEK не решало главной задачи. Главная задача — объединить прозрачное отображение задач и учёт клиентов в одном месте.

Если брать работу фрилансера, то специфика вот в чём:

У меня много задач по разным проектам, и за всеми этими задачами сложно уследить, если не использовать дополнительный инструмент.

 
До WEEEK я использовал много сервисов. Пытался решить свою задачу с помощью таск-менеджеров и с помощью CRM. 

🤫 Спойлер: использовать отдельно задачник и CRM — очень неудобно. При этом ни в одной CRM я не нашел для себя удобной визуализации задач, а в таск-менеджере нет возможности вести клиентов. 

Про таск-менеджеры.Trello мне сразу не подошёл, потому что у него нет нормального отображения недельного календаря. То есть, можно вести канбан-доску в формате«Запланировано»,«Впроцессе»,«Готово»,но для меня это неудобно. Так как у меня много задач, а в сутках всего 24 часа, мне постоянно нужно распределять нагрузку по дням и часам. 

Например, пишет заказчик, что нам нужно добавить новый товар на сайт. Я понимаю, что задача займёт около часа времени. Мне нужно открыть свое расписание на неделю, сориентироваться и ответить клиенту, когда у меня есть свободный слот, в который я могу выполнить его задачу. Что Wrike, что Trello и другие системы, которые я использовал – не дают возможности сориентироваться бросив один взгляд. 

Про CRMки. Почти во всех CRM есть задачники, а также сервис даёт возможность хранить в себе все данные о клиенте и его заказах в одном месте. 
Я работаю как ИП, и не выставляю счёт за каждую мелкую правку от заказчика. Какое-то время мелкие задачки копятся, а после я выставляю один общий счёт за все в конце месяца. 

Для этого нужно отслеживать сколько задач было выполнено для каждого заказчика, какой объем у каждой задачи и тд. Когда у меня не было нормальной CRM, то я мог пропустить, что кто-то из заказчиков уже месяц морозит оплату. 

Из CRM я пробовал: 

Получается, что во всех этих сервисах мне не хватало удобной визуализации задач в виде календаря. Когда можно посмотреть на«горизонт»недели и всё будет понятно. 
Поэтому каждый раз мне приходилось дополнительно вести задачи в гугл-календаре, чтобы видеть загруженность по задачам каждый день в течение недели. 
Когда я в очередной раз искал себе сервис для работы, то остановился на WEEEK потому что в нём кроме удобного раздела с задачами есть еще и CRM.  И мне больше не нужно было колдовать над тем, как это всё объединить. 

Сейчас

Мне сильно упрощает работу то, что в основе таск-менеджера лежит принцип недельного планирования, а также возможность завести все свои проекты в один сервис. 

В «Общей рабочей области» я могу поставить задачу без привязки к проекту, если это мелкая правка. Там я смотрю все свои задачи по разным проектам, которые мне нужно выполнить в течение дня – недели.

Раздел CRM в WEEEK помогает мне отслеживать оплаты от каждого клиента: вести учет выполненной работы, выставлять счёт, отмечать оплату. 

WEEEK решил проблему с визуализацией загруженности. В основном я работаю один, но у меня есть небольшая команда подрядчиков, которым я могу делегировать некоторые задачи — программист и копирайтер. Когда я создаю задачу по текстам, вижу, что не успеваю по срокам — отдаю копирайтеру. В этом случае сервис помогает мне отслеживать нагрузку и вовремя отдавать задачи, чтобы не прогорать с дедлайнами. 

Бросить один взгляд и понять свою загруженность на неделю! Всё, что касается рабочих процессов, я веду в WEEEK. Плюс, мне понравилось что там есть темная тема. Пусть она требует доработки — при переключении иногда вылазят белые«хвосты»,но это некритично. 

Также я очень жду возможности создания шаблонов для каждой сущности, потому что некоторые этапы работы над проектом повторяются от заказчика к заказчику. Сейчас эта функциональность в разработке. 

Это был именно тот сервис, который я искал все это время.

При внедрении других сервисов мне приходилось тратить время на изучение интерфейса и возможностей. WEEEK был единственным сервисом, в котором после нескольких часов теста, я решил, что останусь в нём.

Главные причины: 

Из всего рабочего дня фрилансера, который идёт 8 часов, мне приходилось тратить около 2-3 часов на проверку, постановку задач, а также организационные моменты с заказчиками. Сейчас операционка, стала занимать гораздо меньше времени.

В других сервисах просроченная задача перемещалась в отдельный раздел. Поэтому часто я её терял. В WEEEK удобно то, что просроченная задача переносится на следующий день и подсвечивается специальным символом. Это помогает мне не не искать задачу по разделам вначале нового рабочего дня, а брать их в приоритет и выполнять.  

То есть WEEEK экономит мое время на операционке и даёт мне возможность уделять больше времени тем процессам, за которые я и получаю деньги.

WEEEK делает небольшая команда людей и меня это зацепило. С командой можно общаться ещё и в телеграм-чате. Это здорово: я могу написать в чат о каком-то баге, и мне сразу ответят. Я пойму знают ли об этом, взяли ли в работу или планируют починить позже. Поэтому у меня, как у пользователя есть чёткое представление о том, куда развивается сервис. WEEEK делают люди с прямыми руками!