Я Саша Иващенко, медиапредприниматель. Развиваю диджитал-издательство SVOEMEDIA, которое работает с клиентами в России, и международное направление агентства — Chemimedia. Ещё я делюсь опытом управления креативным бизнесом с клиентами на разных языках в канале «Александра — молодец».
В SVOEMEDIA мы делаем контент для бизнеса: в блоги, на сайты, в соцсети. Если по-простому, пишем и дизайним тексты.
За восемь лет мы перепробовали почти все существующие таск-менеджеры. И от «а давайте он ещё будет считать сметы и рисовать графики» дошли до простой выхолощенной системы без лишних обвесов.
Поделюсь, как мы перенесли работу российских редакций в WEEEK после ухода Notion.
Для какой задачи нужен таск-менеджер
Наша ежедневная задача — работа редакции. Нам важно видеть, какие материалы для какого проекта мы готовим и на каких они этапах.
✔️ Небольшая команда в управлении. В основном в трекере работают три ключевые фигуры — я (веду стратегические задачи), менеджер проекта (общается с клиентом), главред (общается с редакцией).
✔️ Два вида отображения для одного процесса — Канбан и календарь. Нам удобно работать на доске, а календарь используем как график выхода материалов.
✔️ Функция Гость или доступ по ссылке. Нам важно, чтобы клиенты могли следить за процессом работы: какие тексты готовятся, где нужно согласование, что готово к публикации. Проектов и гостей у нас много — идеально, когда эта функция бесплатная и не повышает стоимость нашей работы.
По большому счёту это всё, что нам нужно. Жирные преимущества WEEEK — дизайн не из начала двухтысячных и мобильное приложение.
Как было до WEEEK
Несколько лет мы работали в Notion, который, вообще-то, база данных, а не таск-трекер. Нам это было ок, потому что у нас нет сложных требований. В Notion было вполне удобно отслеживать основные процессы редакций, хранить документацию и полезные ресурсы.
Когда сервис ограничил доступ для российских пользователей, нам пришлось разделиться. Международные редакции остались в Notion, а для российских проектов пришлось искать новую платформу — клиенты больше не могли видеть доски.
Исследование и переход
У нас появилось дополнительное требование к сервису — доступность из России. Равно: российский сервис — ведь даже если зарубежный сервис ещё работает, это риск. И мы решили не испытывать судьбу, вновь выбирая иностранную систему.
Мы проанализировали кучу статей и постов по теме «аналоги Notion», которые тогда стали появляться как грибы. Я даже написала свою версию 😅
WEEEK оказался самым удобным
В нём были все необходимые нам функции, быстрая и ласковая поддержка, красивое рабочее пространство
А ещё мы получили бонусом решение дополнительных задач, чего не планировали ранее — об этом расскажу ниже.
Мы перевезли все российские редакции сюда, и пока все идёт гладко — сервис нравится и нам, и клиентам.
Единственный минус, который мы заметили: гости могут просматривать доску, но не редактировать её. Это создало дополнительную работу: клиент не может просто передвинуть задачи и сообщить об этом, а должен просить менеджера. Получается лишнее действие.
Как организовали рабочее пространство
В каждой редакции свой процесс, хотя есть и общие этапы. Мы перенесли каждый из них в WEEEK: создали папку «Редакции», а внутри — несколько проектов под разные процессы.
На Канбан-досках эти процессы раскладываются по этапам. Например: Идеи, Автор, Редактор, Согласование, Внесение правок, Корректор, Иллюстрации, Вёрстка, Готово.
В самой карточке задачи (материала) мы отслеживаем:
- Дату добавления задачи и план выхода
- Автора и/или Эксперта материала
- Ссылки на папки с материалами в Google Drive
- Рубрику
- Приоритет задачи
Рекомендую заводить рубрикатор для проектов не через теги, а через кастомное поле «Выбор». Теги актуальны для всего пространства, и можно запутаться, к какому проекту что имеет отношение. А кастомные поля привязаны к проектам — и каждая редакция видит только свои рубрики.
Очень удобно, что карточки выделяются цветом в зависимости от установленного приоритета, — этого не хватало в Notion. Ещё нравится, что к задачам можно прикреплять обложки — так проще сориентироваться и вспомнить, о чём материал.
Неожиданный бонус: ведём личные задачи тут же
В какой-то момент я завела приватную доску и стала записывать туда личные задачи — поход к врачу или в парикмахерскую, встречи с подругой. Это буквально изменило мою жизнь.
Во время рабочего дня пользуюсь десктопной версией и отслеживаю всё, что назначено на меня, в разделе Мои задачи. А в нерабочее время могу быстро открыть телефон, зайти в приложение и создать задачу в проекте «Личные задачи», чтобы сохранить приватность. Так же могут делать и все участники пространства.
Общие впечатления от переезда
Сейчас в WEEEK мы ведем почти все задачи, которые касаются работы агентства в России и за рубежом, кроме иностранных редакционных процессов — им удобнее оставаться в Notion. Такое разделение оказалось вполне органичным и не создает дополнительных сложностей в работе.
Подписаться 
