Вроде в компании все заняты: сотрудники закрывают задачи, проводят встречи, решают вопросы и отчитываются по показателям. При этом проекты почему-то затягиваются, а заказчики недовольны сроками. Ресурсы уходят, но куда и с какой отдачей — непонятно.
Причины найти не так легко: они прячутся среди непонятных приоритетов и запутанных процессов, которые создают дополнительную работу. Давай разберёмся, как оценить эффективность бизнеса и подружить процессы, чтобы прибыль росла и сотрудники работали как одна команда.
Что такое эффективность компании
— способность извлекать максимальную выгоду из ресурсов, вложенных в бизнес: денег, времени, людей, оборудования и информации. Чем меньше потерь возникает на пути к цели, тем лучше работает организация
Как вообще компания попадает в категорию «эффективная»? Кажется, если сотрудники активно общаются и выполняют задачи, а бизнес держится на плаву, значит, она эффективная. Но это не совсем так.
Эффективность компании складывается из нескольких условий:
- бизнес достигает финансовых и стратегических целей
- процессы не создают лишних действий и задержек
- сотрудники понимают приоритеты и зоны ответственности
- нагрузка распределяется равномерно
- руководителям хватает информации для принятия решений
В целом, эффективность учитывает качество результата и затраченные ресурсы. Это отличает её от производительности, которая показывает объём работ за какое-то время — месяц или квартал.
Допустим, сотрудник может закрывать 20 задач в неделю, но половину из них приходится дорабатывать. Вроде человек много делает, но пользы для бизнеса в этом нет.
Почему снижается эффективность работы
Если команда и работа малоэффективны, это не значит, что сотрудники не стараются. Чаще люди загружены весь день, но время уходит на ожидание ответов, несколько этапов согласований, поиск информации, исправление ошибок и дальше по списку. Причина потерянного времени прячется где-то в системе.
Нечёткие цели и приоритеты
Когда приоритеты меняются каждый день, команда либо хватается за горящее, либо пытается сделать всё сразу. Внешне команда занята, но важные долгосрочные задачи приходится откладывать, при этом часть работы теряет актуальность до её завершения.
У компании должны быть общие цели на период, у команд — список приоритетных результатов. Если появляется новая срочная задача, руководителю нужно указать, какую работу можно отложить или вовсе убрать. Иначе объём обязательств множится.
Плохая коммуникация
По данным исследования Grammarly и The Harris Poll, неэффективная коммуникация может обходиться компаниям в сумму до 1,2 трлн долларов в год из-за потерянного рабочего времени. А теряется оно из-за выяснений, где какая задача лежит, кто за что отвечает и когда условная Инна Васильевна решила добавить нововведения и где про это написано.
Если увеличить количество встреч, это проблему не решит. Команде нужны правила: где ставить задачи, где фиксировать решения, кто в какое время доступен.
Например, команда Weeek использует корпмессенджер, чтобы делиться новостями, присылать пятничные мемы или обсуждать некоторые детали по проектам. Но все действия с задачами происходят только в нашем таск-менеджере.
Нет согласования между отделами
Например, маркетинг увеличивает число заявок, но отдел продаж не успевает их обрабатывать. Продажи привлекают больше клиентов, а производство не справляется с заказами. Получается, подразделения выполняют свои KPI, но выручка компании не растёт.
Всегда сверяй цели и приоритеты между отделами. Если один отдел меняет планы или увеличивает объём работы, остальные должны понимать, как это повлияет на их загрузку. Общие показатели и совместное планирование помогают избежать кейса, когда каждое подразделение выполняет свои KPI, а компания не получает ожидаемого результата.
Данные хранятся в разных местах
По исследованию OpenText и Foundry, 84% опрошенных руководителей отметили: разрозненность информации влияет на производительность сотрудников и операционную эффективность.
Так что, если одни данные хранятся на гугл-диске, а вторые — в эксельке, команда тратит время ещё и на поиск регламентов и инструкций. В одном из кейсов делимся, как Weeek помогает систематизировать знания и не теряться в материалах, клиентах и идеях.
Сотрудники нередко тратят значительную часть времени на поиск информации, согласования и отчётность. В последние годы заметно усилилась ещё одна проблема — информационная перегрузка: избыток чатов, мессенджеров, уведомлений и цифровых отвлечений снижает концентрацию и скорость выполнения задач
Инструменты повышения эффективности компании
Прежде чем выбирать инструмент, попробуй разобраться, где именно возникают «узкие места», почему теоретически команда может быть неэффективна в реалиях бизнеса. Когда станет понятно, откуда растут проблемы, под это можно будет выбрать инструмент.
Инструмент для управления проектами
Когда задач десятки или сотни, списком дел не обойтись. Нужен инструмент, который покажет, кто чем занимается, что уже сделано, где возникло «бутылочное горлышко» и на ком висит слишком много задач.
Популярные российские сервисы: Weeek, YouGile, ПланФикс. О лучших инструментах для управления проектами рассказали в статье.
Что касается личной эффективности, то в «Далее», например, дополнительно используется оценка 360 градусов: её может инициировать как сотрудник, так и руководитель. Она помогает выявить зоны роста, улучшить взаимодействие с коллегами и определить направления профессионального развития
Инструменты для коммуникации
Если важные решения остаются в личных сообщениях, спустя неделю уже сложно вспомнить, о чём договорились и кто должен выполнить задачу. В итоге сотрудники постоянно уточняют детали, а руководитель отвечает на одни и те же вопросы.
Корпоративные мессенджеры помогают обсуждать рабочие вопросы, но лучше использовать их конкретно для общения и небольших обсуждений. Задачи, сроки и принятые решения фиксируй в системе управления проектами или документах.
Популярные российские сервисы: Пачка, Контур Толк, Compass.
Инструменты для видеовстреч
Не все вопросы удобно решать в переписке. Обсудить сложную задачу или быстро принять решение лучше на созвоне. Но тут важно не перегнуть — Лондонская школа экономики выяснила: сотрудники считают непродуктивными 35% встреч. Так что не стоит устраивать ежедневные митинги по каждому чиху.
Чтобы созвоны приносили пользу, стоит заранее определить цель, ограничить время встречи и зафиксировать договорённости.
Популярные российские сервисы: Zoom, МТС Линк, Яндекс Телемост.
Инструмент для базы знаний
Только с ростом команды приходит осознание, как важна база знаний или корпоративная wiki. Чтобы не объяснять одно и то же несколько раз, проще отправить человеку документ. Чтобы не тратить время ценного сотрудника на обучение новичков, удобнее дать уже готовую инструкцию.
Выбирая сервис для базы знаний, обрати внимание, можно ли там настраивать доступы, пользоваться поиском и насколько функционален редактор контента.
Популярные российские сервисы: Weeek База знаний, Teamly, Minerva Knowledge.
Как повысить эффективность компании: пошаговый план
Трансформация бизнеса строится на трёх элементах: людях, процессах и технологиях. Люди выполняют работу, процессы делают её понятной и повторяемой, а технологии помогают выполнять эти процессы быстрее и эффективнее. Поэтому важно регулярно пересматривать рабочие процессы и следить, чтобы они соответствовали текущим задачам бизнеса.
Проанализировать текущее состояние
Для этого проведи аудит процессов и подробно опиши каждый этап. Полезно задать себе несколько вопросов: какую задачу решает этап? Помогает ли он достичь цели или добавляет лишнюю работу? Можно ли выполнить его быстрее, проще или автоматизировать?
Представим, что в маркетинговом агентстве подготовка статьи проходит через шесть согласований: редактора, руководителя отдела, маркетолога, юриста, клиента и снова редактора. После аудита команда выяснила, что юридическая проверка нужна для небольшой части материалов, а повторное согласование с редактором ничего не меняет. После этого два этапа убрали — и средний срок выпуска статьи сократился почти вдвое
Перестроить и обновить процессы
Иногда после аудита оказывается, что процессы, которые раньше были удобными, больше не работают. Они отнимают слишком много времени и не дают руководителям быстро получать данные, необходимые для принятия решений. В таких случаях стоит задуматься об автоматизации (об этом ниже).
Также важно убедиться, что процессы соответствуют текущим целям компании. Например, если их создали в период, когда надо было сокращать расходы, то, переходя к стратегии роста, они могут уже не подходить.
Автоматизировать ручные действия
Одна из причин низкой операционной эффективности — большое количество ручной работы. Сегодня многие задачи можно автоматизировать, 83% компаний в России уже используют инструменты для цифровизации процессов.
Сегодня многие компании также используют AI-инструменты для подготовки черновиков документов, поиска информации и первичного анализа технических заданий. При этом стратегические решения, коммуникацию с клиентами и экспертные задачи не стоит полностью передавать искусственному интеллекту — технологии до сих пор несовершенны и их ответы требуют экспертной проверки, что иногда по времени лишь растягивает задачу
Ручные операции не только занимают много времени, но и снижают мотивацию сотрудников. Вместо того чтобы заниматься задачами, где нужны их знания и опыт, люди выполняют однообразную работу, которую программа могла бы сделать за секунды.
Улучшить взаимодействие между командами
Отдел продаж может пообещать клиенту новый проект, не понимая текущую загрузку команды разработки. Или руководитель проекта распределяет задачи, не зная, что один из сотрудников скоро уходит в отпуск. В итоге компания обещает клиентам больше, чем может выполнить.
Чтобы улучшить совместную работу, надо создать культуру сотрудничества и использовать одну систему для всех, где каждый может увидеть, кто чем занят.
В Weeek все отделы работают в одном пространстве. Руководители видят загрузку команды и могут реалистично планировать работу. Так получится не брать на себя больше обязательств, чем команда сможет выполнить.
🤌 Как управлять ресурсами команды и прозрачно планировать
Сделать данные доступными
По данным исследования McKinsey, хорошее управление данными позволяет сократить расходы на работу с ними на 5–15% в год, уменьшая объём ручной работы и потери времени.
Единая база знаний или wiki позволит всем подразделениям работать с одной и той же информацией, а руководителям — видеть состояние бизнеса и принимать взвешенные решения.
Инвестировать в управление временем
Исследования показывают, что сотрудники тратят на продуктивную работу 2,8 часа в день и лишь 27% рабочего времени приходится на задачи, соответствующие их профессиональным навыкам.
Учёт времени помогает увидеть подобные проблемы. Это не означает, что сотрудники должны работать на 100%. Основная задача — освободить их от рутинных операций и дать больше времени на работу, где их опыт приносит пользу компании.
Weeek позволяет отслеживать время, затраченное на задачу. Используй таймер внутри задачи или вноси данные вручную.
Здесь же, в карточке, можно посмотреть общее время работы над задачей.
Контролировать проекты
Даже самые опытные руководители не могут предусмотреть всё. Сроки сдвигаются, сотрудники уходят в отпуск или на больничный, появляются новые задачи и меняются приоритеты. Поэтому важно отслеживать, как продвигается проект, и вовремя корректировать курс.
В этом помогают инструменты контроля проекта: описание границ проекта (что входит в проект, а что — нет), декомпозиция работ, план управления рисками и процесс управления изменениями. Переходи по ссылкам и читай больше в наших статьях.
