Главное про загруженность
Функция Загруженность представляет собой график, отражающий количество задач, оценку их объёма в часах или минутах и сроки выполнения по каждому исполнителю. Это новый инструмент планирования и управления свободными ресурсами команды.
График отражает загруженность сотрудников по часам на дни в разрезе двух видов представления: неделю и месяц. Он подсвечивает перегрузки и показывает свободные «слоты» под новые задачи.
В каждом проекте и в разделе Все проекты теперь появилась вкладка Загруженность — в ней и показывается график с распределением задач
по исполнителям.
❗️ Функция работает в сервисе «Задачи» на тарифах Pro и Business. Если у тебя подключены тарифы Pro или Business только для Рабочего пространства, функция работать не будет. Её надо также подключить в модуле «Задачи»
Загруженность можно протестировать бесплатно в течение 14-дневного пробного периода, который открывает доступ к тарифу Pro для всех модулей
Для чего нужна
Функция Загруженность решает проблемы тех, кому важно запланировать загрузку команды на 100% — ни больше, ни меньше.
Вот что даёт Загруженность:
- Прозрачное планирование работы без ошибок. Планируй на неделю или сразу на целый месяц (можно, конечно, на более долгий срок, но такое редко требуется)
- Планирование бюджета и сроков проекта. С опорой на график есть возможность распределять оговорённое количество часов в рамках бюджета. Это позволяет заранее понимать, укладываетесь ли в суммы и сроки, а также точнее планировать будущие проекты
-
Контроль объёма работы и дедлайнов. Начнёшь понимать загрузку команды
и сможешь трезво оценивать сроки до появления проблем с ними -
Управление ресурсами команды до массового выгорания и конфликтов.
С Загруженностью снимается вопрос, почему команда жалуется, что перегружена и выгорает, хотя кажется, что задачи распределены справедливо. Ты получишь реальную картину и понимание, почему один человек в команде перегружен, а другой свободен - Снижение тревожности через распределение задач наперёд. Это поможет тревожным сотрудникам и тем, кому важно понимать объём работы
- Конструктивный разговор с клиентом. График загрузки команды — твой содержательный аргумент в общении с заказчиком. Если он требует взять ещё задач по проекту или настойчиво спрашивает про сроки, Загруженность на графике покажет реальные возможности твоей команды
Как работает — всё про настройку Загруженности
Первое из нового — внутри настроек рабочего пространства появились новые опции: Режим работы и возможность установить Дневную норму часов. По умолчанию у нас всех стоит рабочая неделя с понедельника по пятницу с нормой 8 часов.
Эта норма и режим могут быть изменены как на всё рабочее пространство, так и на отдельного исполнителя. Для всего рабочего пространства управляй графиком в разделе Настройки, а для отдельного исполнителя либо через его рабочий профиль, либо через график (последнее показываем чуть ниже).
Допустим, ты можешь указать, что вся компания работает с понедельника
по пятницу по 8 часов каждый день, или изменить график для каждого исполнителя и выставить норму в 6 часов. В выходные также можно указывать норму часов.
Единственное ограничение — гибкую норму задать нельзя: например, не получится установить 9 часов работы с понедельника по четверг и 5 часов в пятницу. Количество рабочих часов будет одинаковым для всех дней недели.
На видео показываем, где это настраивается внутри всего рабочего пространства и для отдельного исполнителя.
Второе из нового — сам график загруженности.
На графике отобразятся все задачи, у которых есть три параметра:
-
Исполнитель. На задачу нужно назначить пользователя, ответственного
за выполнение - Дата. Задача может быть как с одной датой, так и с началом и концом работы. Если стоит одиночная дата, все часы учитываются на этот один день. Если выбрана «длинная» дата — часы распределятся равномерно по всем указанным в сроке работы дням
-
Оценка объёма задачи в минутах или в часах. После указания даты
и оценки во времени выполнения задача отразится на графике Загруженности.
Все задачи без даты и оценки по времени окажутся в разделе «Не запланировано» под общим списком задач, а без исполнителя вовсе не отразятся в списке.
Кстати, про список задач.
Он отражается слева от графика загруженности. Список группирует задачи по исполнителю — рядом с его именем появится его индивидуальный счётчик часов, доступных из общего лимита. Если кликнуть на этот счётчик рядом с именем исполнителя, откроется индивидуальный рабочий график с его нормой. Отсюда ею можно управлять.
К списку задач в Загруженности можно применять фильтр по исполнителю, тегам, приоритету и автору. Это позволяет управлять графиком: выводить задачи одного исполнителя или сразу нескольких, выделять приоритетные дела, а также отбирать задачи по заданным параметрам — например, по тегам или по автору, то есть менеджеру, который создал задачи.
Клик на название задачи в списке работает также, как и всегда — открывает задачу.
Ну и про график.
После того как ты присвоишь задаче срок и оценку в часах, на графике появятся столбцы и названия задач. Если объём часов за день не превышен, столбик будет синим. Если превышен — оранжевым. Также при перегрузке оранжевым подсветится счётчик часов рядом с именем исполнителя.
Оранжевый цвет на графике показывает перегрузку и превышение лимита доступных часов, прежде всего по дневной норме. Даже если недельный лимит не превышен, счётчик рядом с исполнителем подсветится оранжевым при превышении дневного лимита. Это сигнал о том, что исполнителю назначили слишком объёмную задачу или несколько задач, которые в сумме выходят
за установленную норму.
Проверить точку перегруза можно сразу на графике — наводи на столбик
и увидишь, на сколько превышена норма.
Если менеджер заметил оранжевый столбик, он может «провалиться» в задачу
и изменить её оценку по времени. Либо растянуть задачу на графике на несколько дней. В этом случае все часы в оценке задачи равномерно распределятся по дням.
Управлять графиком Загруженности можно в разрезе недели и всего месяца. Также ко всему графику и списку задач применяются знакомые пользователям WEEEK настройки сортировки задач по датам, приоритетам и другим параметрам.
Работать с Загруженностью можно в разделе Все проекты — там тоже появилась новая вкладка на верхней панели.
Здесь отразится график по задачам со всех проектов. Работать с этим режимом удобно через фильтры. Скажем, ты хочешь посмотреть загрузку отдельного исполнителя в нескольких проектах. В таком случае, на фильтре выбирай интересующие тебя проекты. И с помощью фильтров можно посмотреть загруженность нескольких исполнителей в нескольких проектах.
Ну и при выполнении задача пропадёт с графика Загруженности и перестанет занимать внимание исполнителя.
❗Ещё раз про важные моменты.
-
Для появления на графике загруженности задача должна находиться
в проекте. Задачи вне проекта на графике не появятся - Без даты и оценки по времени график Загруженности будет пустым. Без двух параметров функция не будет работать
- Загруженность не показывает загрузку в прошлом. Ретроспективу разработаем и выпустим позже
- График не учитывает отпуска и больничные автоматически. Перераспределять задачи и загрузку надо вручную. Это также в планах нашей разработки
В каких ситуациях использовать Загруженность
Собрали несколько примеров ситуаций, в которых ты можешь применять Загруженность.
Планирование спринта
Это обычно происходит на звонке. Запускайте демонстрацию экрана и открывайте график Загруженности. Сразу в прямом эфире можно оценить ближайшие две недели и выбрать свободные «окна» членов команды, замешанных в разработке, дизайне, тестировании.
В разговоре оцениваются задачи. Условно, одна на 12 часов, вторая — на два. 12-часовую задачу надо либо развести на два дня и поставить на одного человека, либо разделить её на двух сотрудников. Закладываем примерно 20% на их коммуникацию — ещё 2,5 часа. Следовательно, нужно распределить 14,5 часов
по трём дням.
❗Даже если у сотрудников норма 8 рабочих часов в день, лучше не забивать вплотную. Учитывай обеды и перерывы
Далее смотри по графику занятость всех исполнителей, кто нужен для спринта, либо отбери фильтром отдельных исполнителей, которые понадобятся на спринтовые задачи. И за время созвона, без лишних уточнений и переписок, можно решить следующие вопросы:
- Трезво оценить шансы успеть выполнить набор задач за ближайший спринт
- «Выровнять» перекосы в загрузке
- Распределить сложные и долгие в выполнении задачи на две (или четыре) недели ближайшего спринта
- Увидеть, кто реально перегружен, а кто только говорит, что занят
- Избежать соблазна догрузить самого производительного и быстрого сотрудника, если у того уже и так график под завязку
Планирование проекта при его оценке в часах
Подходит для агентств и компаний, которые оценивают общий объём работы по своим проектам в часах — когда буквально в договоре с заказчиком фигурирует информация, что ожидаемый объём работы и выполнения проекта 100 часов.
Это почти полный месяц работы одного исполнителя или одна неделя почти трёх исполнителей.
В силу вновь вступает простая математика. Норма на неделю 40 часов для одного человека, тогда это 160 часов за месяц. Один исполнитель сделает проект (если хватает компетенций) меньше, чем за месяц. Либо делим на проектную команду — три человека сделают меньше чем за неделю — 40+40+20=100 часов. Ну и дальше — чем больше людей, тем быстрее сделаете проект.
При таком планировании вновь открываем график Загруженности и смотрим — есть ли такой абсолютно свободный и на всё способный сотрудник. Если да, ставим клиенту срок — сделаем, меньше чем за месяц. Ему не подходит? Ищем ещё двух человек.
Подписаться 
