Применение искусственного интеллекта в управлении проектами

Везде говорят о нейросетях: они и тексты пишут, и изображения создают, и видео смешные генерируют. А может ли ИИ помочь в проектном менеджменте? Мы поговорили с теми, кто уже использует искусственный интеллект в управлении проектами, и они сказали: «Ещё как!»

В этой статье расскажем, для чего использовать ИИ в проектном управлении и какие нейросети могут в этом помочь.

Какие результаты приносит внедрение ИИ в бизнес-процессы

За последние пару лет искусственный интеллект из забавной игрушки стал инструментом, который помогает экспертам, компаниям и корпорациям выполнять часть задач. Например, анализировать ЦА или делать саммари созвонов. И это не пустые слова: по данным СберАналитики и СберБизнесСофт, 40% ИТ-компаний в России уже внедрили ИИ в работу.

Нейросети не просто упрощают жизнь сотрудникам и руководителям компаний, но ещё и приносят пользу бизнесу. ВШЭ провела исследование за 2024 год и выяснила, что почти половина компаний, которые используют ИИ-технологии, заметили улучшение качества в производственных и бизнес-процессах.

И это ещё не всё. По данным отчёта «Яков и Партнёры» и «Яндекса», около 80% компаний уже получают финансовую отдачу от использования ИИ. За два года этот показатель вырос на 10 процентных пунктов.

Команды используют нейросети в разных областях, например в маркетинге, логистике и, конечно, в управлении проектами. Поэтому многие разработчики приложений для проджект-менеджмента вкладывают большие деньги в создание новых AI-функций. Компания Mordor Intelligence провела анализ рынка систем программного обеспечения и выяснила, что в 2025 году он оценивается в 7,24 млрд долларов, а к 2030 году вырастет до 12,02 млрд долларов.

Если есть такое предложение, значит, есть и спрос со стороны команд. Менеджеры по проектам и другие сотрудники, которые берут на себя их обязанности, могут доверить ИИ некоторые поручения. Например, анализ данных или отчёт. Ниже поговорим подробнее о каждой задаче, которую можно делегировать нейросети в управлении проектом.

С какими задачами может помочь ИИ в управлении проектами

Проект — огромный набор задач, будь то новогодняя акция или новое мобильное приложение банка. Каждый раз приходится рассчитывать бюджеты и сроки, следить за дедлайнами и тыкать палкой тех, кто пытается их сорвать. А в финале всех ждёт отчёт о готовом проекте. Как хорошо, что теперь часть задач можно делегировать «машине». Ниже расскажем, что именно специалисты доверяют ИИ в проектном управлении 😎

Прогноз сроков, бюджетов и других ресурсов

ИИ в управлении проектами спрогнозирует сроки, бюджет и ресурсы. Конечно, придётся повозиться с контекстом: рассказать о компании, какой состав команды, какого уровня специалисты, насколько ограничены ресурсы. Зато потом нейросеть моментально даст подробный прогноз по срокам и бюджету.

Аналитика

Аналитика полезна в каждом проекте. Например, на старте работы может понадобиться анализ рисков или новой ниши. Или в процессе работы менеджер может анализировать прогресс проекта: хватает ли бюджета, доволен ли заказчик и выполняется ли KPI. Теперь анализом может заниматься ИИ.

Светлана Гришкина

Основатель и CEO Thai Traditions — российского бренда профессиональной косметики для массажа и спа

Мы используем ИИ, чтобы оптимально совершать закупку сырья. В натуральной косметике у компонентов короткий срок годности. Если мы закупим их слишком много, они гарантированно испортятся. Нейросеть на основе историй продаж делает анализ и выдаёт нам количество товаров, которые нам нужно купить

Сайт

Работа с информацией

У каждого проекта есть набор ограничений и правил: пожелания заказчика, ресурсы, законы, скрипты, редполитика, ТЗ. Также в процессе работы появляются новые вводные, которые тоже надо учесть. И в этом потоке информации легко потеряться и что-то случайно забыть. А искать одно предложение в 50-страничных документах, когда надо всё сделать ещё вчера, кажется плохой идеей. Но с этим выручают нейросети.

Диалог с ИИ может стать личной библиотекой проекта. Для этого нужно загрузить расшифровки созвонов, пожелания клиента, правки от коллег и всё то, что важно знать о проекте. Найти нужную информацию в таком случае будет просто — напиши в чат с нейросетью, о чём тебе нужно напомнить, и он даст ответ и даже сможет указать источник.

А также ИИ в управлении проектами используют, чтобы структурировать или сократить информацию. Такая функция полезна особенно тем, кто проводит большое количество созвонов.

Ольга Полякова

Проектный директор коммуникационного агентства «Дела PR»

Я использую AI в проектном менеджменте для быстрой расшифровки встреч и составления постмитов. Если раньше у меня в контактах был специальный расшифровщик, который брал деньги за перевод выводов по онлайн-встрече в текст, ИИ теперь берёт на себя черновую работу: структурирует текст, выделяет основное из того, что сказано на встрече и, главное, делает это за 10 секунд

Сайт

Коммуникация с сотрудниками и клиентами

Больше не нужно писать в рабочий чат или лично каждому: «Коллеги, как дела с проектом?» Теперь ИИ-агенты сделают это за тебя, например пришлют уведомление в Telegram дизайнеру, который завтра должен сдать макет сайта.

Также ИИ справится с ТЗ, письмами для клиентов, сотрудников и руководителей. Например, чтобы объективно формулировать текст даже во время конфликта.

Светлана Гришкина

Основатель и CEO Thai Traditions — российского бренда профессиональной косметики для массажа и спа

Я часто пишу задачи сумбурно, на бегу. ИИ превращает мой поток мыслей в чёткий ТЗ для дизайнера или технолога

Сайт

В ИИ можно загрузить твоё сообщение, и он будет все черновики переделывать под единый стиль.

Подготовка отчётности

ИИ в управлении проектами помогает сотрудникам составить отчёты. Для этого в нейросеть загружают всю аналитику и просят написать отчёт в виде таблицы, например. Особенно упрощают жизнь AI, которые умеют читать документы, — тебе остаётся только прикрепить файлы.

Или создай отчёт автоматически в WEEEK. Для этого нужно выбрать проект, настроить, какие данные ты хочешь отобразить в отчёте и за какой период. Далее нужно выбрать один из форматов: XLSX, CSV или JSON — и отчёт готов.

Что лучше не доверять искусственному интеллекту в управлении проектами

Конечно, нейросети — это не панацея и не все задачи можно доверить ИИ в управлении проектами. У нейросетей нет эмоций, норм нравственности и морали, он не погружён полностью в контекст. Ольга Полякова, проектный директор коммуникационного агентства «Дела PR», считает, что нейросети плохо справляются с управлением людьми и длительным общением с клиентом.

С этим мнением солидарна Анастасия, IT Project Manager в международной корпорации США.

Анастасия

IT Project Manager в международной корпорации США

Я не делегирую принятие ключевых решений, работу с конфликтами, мотивацией команды, оценку контекста, прямую коммуникацию со стейкхолдерами. ИИ часто ошибается, может слишком упростить задачу или выдать что-то не совсем корректное, поэтому слепо доверять ему нельзя

Телеграм

Часть экспертов склоняется к тому, что ИИ плохо справляется с планированием и анализом долгосрочных проектов. Хотя он и умеет, например, просчитывать риски, но на короткой дистанции.

Александр Кияница

CEO Volts Group

При этом ИИ пока слабо помогает в стратегических аспектах длинных сделок — там, где требуются комплексное мышление, опыт и интуиция. Его ключевая ценность — в тактической поддержке и оперативных подсказках

Сайт

Как мы видим, в проектном менеджменте не стоит слепо верить ИИ. Он не так хорошо погружён в контекст, может выдавать галлюцинации и ошибаться. Поэтому проверяй факты, просматривай аналитику и отчёты. Не забывай советоваться с коллегами, получать обратную связь, потому что всё же ИИ всего лишь инструмент, а не мудрец, который познал этот мир и твой проект.

ИИ может давать сбой, поэтому не стоит хранить информацию о проекте только в чатах с ИИ. Если такое случится и данные по проекту пропадут, восстановить их, скорее всего, не получится. Поэтому лучше подстраховаться и хранить информацию в документах на жёстком диске или облаке.

Ниже собрали удобную таблицу, где перечислили, что в управлении проектами можно делегировать ИИ, а что лучше не стоит.

На каких этапах проекта ИИ помогает больше всего

Многие эксперты считают, что нейросеть помогает на каждой стадии управления проектом. Далее подробнее рассмотрим все этапы, на которых она приходит на помощь в менеджменте.

Начало проекта. Здесь ИИ проложит маршрут от точки «Хотим вот такое сделать» до точки «Смотрите, как круто получилось». Особенно это актуально для больших проектов, где работает несколько команд.

Всё, что тебе нужно, — выгрузить ИИ всю нужную информацию и попросить расписать план действий. Чем подробнее будет промпт, тем лучше результат. Под «подробнее» мы имеем в виду количество человек в команде, скорость работы сотрудников, примерные сроки аналогичных задач и другие важные детали, которые помогут нейросети оценить ситуацию и предложить план, который будет максимально приближен к реальности.

Анастасия Калашникова

Основатель проекта «ПСИвИТ», практикующий психолог и бизнес-консультант в ИТ

Искусственный интеллект очень помогает при запуске проекта. Предположим, старт назначен на определённую дату. С помощью нейросетей я выстраиваю карту проекта и поэтапный алгоритм его развития, а затем мы с администраторами детально прорабатываем полученный результат. ИИ можно делегировать черновую административную работу, это очень экономит время и силы

Телеграм

Процесс создания. На этом этапе ИИ будет напоминать о сроках и собирать отчёты о том, как продвигается работа. С этими задачами помогут ИИ-агенты и чат-боты.

Особенно работа с нейросетью понравится тем, у кого параллельно проекты в одной или нескольких компаниях. ИИ можно настроить так, чтобы каждую неделю тебе в мессенджер приходили отчёты о проделанной работе. Так ты сможешь вовремя увидеть, что какая-то задача не решается, и вовремя вмешаться в работу.

Кризис. Иногда бывает, что команда сталкивается с трудностями: не хватает знаний, времени или вовсе задача оказалась не совсем реалистичной. Тогда нужно срочно что-то решать. Этим, конечно, будут заниматься люди, так как они больше погружены в контекст проекта. Но вот заново распределить часы или распланировать бюджет смогут нейросети. Просто введи новые данные — и ИИ всё пересчитает за пару секунд.

Финал. И здесь снова ИИ помогает разложить по полочкам кучу информации. В конце каждого проекта команда должна написать отчёт. Если нужно, ИИ придумает понятные таблицы, визуализирует диаграмму, напишет план презентации. Также у нейросети можно запросить фидбэк — что удалось в этом проекте и как избежать ошибок в дальнейшем. Только попроси его указать на недостатки менеджмента, а то ИИ любит нахваливать абсолютно всё, что ему покажут.

Сервисы для управления проектами с помощью ИИ

Мы собрали сервисы по управлению проектами маленькими и большими командами. Ниже подробнее расскажем о каждом.

WEEEK

WEEEK — платформа для дистанционного управления производством, процессами и командами. Здесь ты можешь создавать проекты, добавлять задачи, использовать удобный канбан, оформлять документы, вести диалог с коллегами прямо в карточке задачи и ещё много чего другого.

Рабочее пространство в WEEEK

У сервиса есть интеграция с Telegram — уведомления об изменениях в проекте будут приходить прямо в мессенджер. Так будет легче следить за ходом работы над проектом.

В WEEEK можно загрузить базу контактов и компаний. Эти данные помогут выстроить воронку продаж. После окончания кампании сервис соберёт аналитику и выгрузит её в XLS и CSV. Не нужно собирать таблицы — за тебя это сделает WEEEK.

Из приятных бонусов. У сервиса есть бесплатное обучение по функционалу. А также внутри приложения есть таймер для метода Pomodoro и медитация от WEEEK и команды психологов «Нежно Space».

ИИ-функции. У WEEEK есть нейропомощник ИИ-Вика. Она подскажет, где найти отчёт по продуктивности сотрудников, как назначить ответственного за задачу и как настроить уведомления. Также ИИ-Вика напишет тексты для базы знаний или отредактирует сообщение для коллеги.

С чем интегрируется: Jira, amoCRM, Telegram, Google-документы, Trello, Asana, Google-таблицы, Notion, Google-календарь, Figma, «Яндекс Календарь», Miro, календарь Apple, Airtable.

Приложение: iOS и Android.

Стоимость:

«Битрикс24»

«Битрикс24» — больше чем сервис для управления проектами. Внутри приложения вы найдёте мессенджер, доски с задачами для совместной работы, CRM и даже конструктор сайтов и магазинов.

Так выглядит рабочее пространство «Битрикс24»

В сервисе есть мессенджер, где можно переписываться с коллегами, а также проводить созвоны без ограничения времени. Если в работе участвуют внешние подрядчики или внештатные сотрудники, то создайте коллаборацию — отдельное пространство, где будет информация только по одному проекту.

Как и в других приложениях по управлению проектами, в «Битрикс24» создают проекты, ставят задачи, отмечают ответственных, прописывают дедлайны, ведут переписку по задаче прямо в рабочем поле.

Для удобства работы используют шаблоны проектов, настраивают автоматическую отправку писем, смену ответственного или статуса задачи. Есть возможность загрузить и хранить уже готовые документы или создавать новые во встроенном редакторе.

ИИ-функции. CRM в сервисе работает с участием AI: анализирует информацию по клиентам, создаёт повторные продажи, слушает звонки и заполняет данные по заказу, даёт советы менеджерам по улучшению диалога с клиентами.

С помощью ИИ «Битрикс24» упростили общение и постановку задач. AI просматривает аудио- и видеосообщения, анализирует, и если распознаёт задачи, то автоматически ставит их и назначает ответственного и сроки. Также нейросеть в сервисе умеет подводить итоги переписки в чате и делать саммари по видеовстречам.

Прямо в сервисе есть BitrixGPT5 и конструктор для создания AI-агентов. Не хотите заморачиваться с созданием ИИ-помощника? Облегчить задачу могут готовые шаблоны для нейропомощников.

С чем интегрируется: Telegram, WhatsApp, MAX, «МегаФон», Tilda, «Яндекс.Метрика», билайн, Albato, Avito, Roistat, Zabotix, Novofon и ещё более 4000 других приложений.

Приложение: iOS и Android.

Стоимость:

Kaiten AI

Российский сервис для управления задачами, командами и процессами. Создавайте задачи и работайте с документами в одном пространстве: прикрепляйте файлы к задачам, напишите базу знаний по проектам и редактируйте её. Работайте по Scrum, Kanban, отслеживайте agile-аналитику и смотрите проект по диаграмме Ганта.

Слева есть меню, где можно быстро переключаться между задачами и документами

ИИ-функции. В сервисе есть AI-ассистент Kaiten-AI. Он помогает собирать информацию, структурировать её и превращать в задачи. Каждая встреча в Kaiten записывается. После созвона пользователю приходит отчёт о встрече. После этого ИИ-ассистент автоматически создаст задачи.

Кроме того, в сервисе есть шаблоны ИИ-агентов, например личный ассистент, специалист поддержки, менеджер по продуктам, руководитель. Или соберите ассистента самостоятельно.

С чем интегрируется: GitHub, GitLab, Telegram, slack, Google-календарь, webhooks, Tilda, Google forms, zapier, Outlook, «Яндекс 23».

Приложение: Android, iOS, PWA.

Стоимость:

Универсальные AI в проектном менеджменте

Некоторые задачи делегируют нейросетям, которые умеют намного больше, чем ИИ-помощники из сервисов. Мы собрали самые популярные нейросети, которые используют те, кто руководит процессами. Ниже расскажем о каждом ИИ и в каких задачах он может помочь.

ChatGPT

Универсальный помощник во всех сферах. ChatGPT может структурировать информацию, редактировать тексты, анализировать данные, составлять шаблоны, генерировать картинки. Для тех, кто управляет проектами, наверное, одна из самых приятных функций — навык чтения ссылок, файлов и изображений. Выгрузите всю информацию по проекту и за пару секунд получите, например, анализ рисков.

Ещё ChatGPT отлично справляется со структурированием информации и её визуализацией. Например, он может подкинуть идею, как лучше составить таблицу по проекту для отчёта. Или нарисовать прогресс проекта в виде инфографики. Или сделай это в сервисе WEEEK. В нём по одному клику можно посмотреть проект в виде диаграммы Ганта.

DeepSeek

DeepSeek похож на своего американского брата ChatGPT. Он также работает с информацией, текстами, анализом данных. Но, к сожалению, с DeepSeek это будет не так просто — он может читать только текст. То есть документ в него загрузить нельзя. Зато он работает в России без специальных сервисов.

Специалисты отмечают, что DeepSeek хорошо справляется с генерацией текстов. Например, он может написать короткий отчёт в виде письма для руководителей, которые участвуют в одном проекте. Нейросеть напишет структурированный ответ, что сделано за эту неделю, что сделать не успели, есть ли какие-то пожелания по дальнейшей работе или корректировки.

Perplexity

Perplexity — огромная нейробиблиотека. В ней есть актуальные исследования, которые будут полезны для российского и зарубежного бизнеса. Нейросеть может не только показывать данные, но и сравнивать их между собой за пару секунд. Такая функция полезна тогда, когда нужно разобраться в новой теме, например, если бизнес решил освоить новую нишу.

Replit, GitHub Copilot, Claude

Все эти нейросети умеют создавать ИИ-агентов. ИИ-агент — это программа, которая без вмешательства человека может справиться с задачей с помощью нейросети.

Например, ты можешь создать агента, который следит за ходом ведения проекта. И как только он замечает, что где-то подходят к концу дедлайны, то уведомляет тебя и сразу даёт советы, что сделать, чтобы успеть выполнить задачи в срок. Но есть нюанс: Claude не работает без специальных сервисов в России и в нём нельзя зарегистрироваться с российским номером.

Примеры промптов

Нельзя написать статью про ИИ и не дать рабочие промпты. Выбирай под свой тип задач и тестируй 😎

Прогноз сроков, бюджетов и других ресурсов

Если нужно просчитать сроки проекта, копируй текст ниже

Ещё один рабочий промпт для прогноза

Аналитика

Например, тебе нужно посчитать выгоду мероприятия/нововведения, которые могут, по твоему мнению, увеличить прибыль. Тогда тебе поможет этот промпт

Работа с информацией

Если нужна помощь с расшифровкой текста, то копируй это

Собрать отчёт для руководителя поможет запрос ниже

Коммуникация с сотрудниками и клиентами

Не знаешь как лучше собрать правки для сотрудника? У нас есть шпаргалка 😉

Коротко об ИИ в управлении проектами

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться