Дела запланированы, рабочий ноутбук открыт, документы загружаются… Совершенно случайно в руках оказывается телефон: раз шортс, два шортс, три шортс, время — обед, а отчёт всё ещё не сдан (и даже не начат).
Что произошло? В дело вмешались пожиратели времени. Сейчас расскажем, как распознать этих врагов и управлять ими — и в целом о том, почему мы теряем продуктивность и как с этим справиться.
Что такое хронофаги
📌 Хронофаги (от греч. «хронос» — время и «фаг» — пожирать) — люди или предметы, которые отвлекают от дел, срывают планы и не дают сосредоточиться.
Так называют поглотителей времени в терминологии тайм-менеджмента. Мы боремся с ними (или делаем вид), но не всегда успешно.
Вот, как это бывает:
- Когда куча времени убежала куда-то, а в итоге ни пользы, ни удовольствия — это происки хронофагов.
- Когда за день была куча дел, но результата нет, а ты чувствуешь себя непродуктивным и уставшим — это тоже говорит о вмешательстве хронофагов.
Давай распознаем основные виды поглотителей времени.
Виды хронофагов
Одушевлённые и неодушевлённые
К одушевлённым относятся люди-отвлекаторы, к неодушевлённым — предметы и явления, крадущие время.
Одушевлённые:
- Профессора болтологии из близкого окружения: коллеги, родственники или друзья, которые любят присесть на удобные уши и пообщаться обо всём. Это экстраверты, энергетические вампиры, сплетники или нытики — или всё сразу, не дай бог.
- Звонки с соцопросами и рекламой.
- Переписки в мессенджерах с друзьями — конечно, с обменом мемчиками и смешными видосами.
❗ К хронофагам не относится обсуждение проблем или рабочих вопросов. А иногда и смолтоки у кулера бывают полезны! Да и вообще — в общении нет ничего плохого, если это не отвлекает тебя от важных дел.
К неодушевлённым хронофагам отнесём следующее:
- Соцсети. Скролл ленты новостей, рилсы, новые видео на ютубе, веб-сёрфинг и так далее. Если только ты не тренируешь насмотренность!
- Компьютерные игры. Нейробиологи считают, что игры способны вызвать зависимость как от психоактивных препаратов.
- Витание в облаках. Это когда вечером приходишь домой, садишься на кровать и зависаешь минут на 20 с не до конца снятым носочком.
- Исчезнувшее вникуда время. В пробках, в очередях, в застрявшем лифте.
- Прокрастинация. Когда надо было нагуглить «Как оформить документы в детский сад», а спустя полчаса ты ловишь себя на запросе «Как выглядят детёныши ежей» (как белые микрокактусы, не уходи проверять!)
Контролируемые и неконтролируемые хронофаги
Те, что можно спрогнозировать и поймать за руку, и такие, которые от нас не зависят.
Контролируемых хронофагов можно спрогнозировать:
- Хиханьки и хаханьки в ютубе
- Проверка почты не по работе
- Соцсети
- Общение с друзьями
С неконтролируемыми сложнее — это всё, что не зависит от нас, трудно поддаётся прогнозу и наступает внезапно:
- Заболел ребёнок
- Сломалась машина
- Пробка на дороге, аварии или снегопады
- Сломался рабочий ноутбук (на самом деле)
- Лёг сервер
- Сотрудник или контрагент опоздал на встречу
Причины появления хронофагов
- Плохое планирование. Если дела и планы плохо организованы, происходит наваливание задачи на задачу ➡️ срыв сроков ➡️ срыв планов ➡️ ааа-аа-аа! Нет результата, зато много времени потрачено впустую то тут, то там.
- Маняще-отвлекающие факторы. Или то, что провоцирует прокрастинацию. Желание поскроллить соцсети или поржать над рилсами. Иногда это лень, иногда отсутствие мотивации, иногда замирание перед большой задачей или большим количеством дел.Избыточное внимание к мелочам. Или тотальный перфекционизм. К примеру, вместо того, чтобы заполнить презентацию фактурой и важными деталями, ты подбираешь шрифты и наводишь красоту.
- Взваливание всех дел на себя. Желание быть ответственным сотрудником — благо, однако благими намерениями вымощена дорога в ад. Набрав кучу дел, можно упустить важные из-за отсутствия времени. Как следствие — ты делаешь кучу мелких задач, которые не приносят ощутимого результата. Отсюда чувство потерянного времени.
- Неясная цель. Отсутствие чёткого понимания, зачем и почему ты делаешь то, что делаешь. Когда нет цели, ты совершаешь множество лишних телодвижений, опять утыкаешься в мелкие задачи, которые тихонько крадут время.
- Стресс. Усталость имеет свойство накапливаться, поэтому ты теряешь концентрацию и зависаешь на самых простых задачах. Мозг уходит в режим «энергосбережения», чтобы отдохнуть, а время на обдумывание чего угодно растёт.
- Независящие от тебя факторы. Мы уже перечислили возможные форс-мажоры, да и ты наверняка часто с ними встречаешься.
Влияние хронофагов на продуктивность
Хронофаги — враги продуктивности, которые мешают двигаться к цели. Чем больше времени уходит на них, тем меньше остаётся на действительно важные вещи.
Приведем пару примеров негативного воздействия хронофагов на достижение целей.
Артём
Дизайнер Артём прочёл ленту до галочки «на этом пока всё», а презентацию на завтра так и не сделал. Это тянет на звание «худший сотрудник» — поэтому презентацию пришлось делать ночью, а утром выступать в полусне. Коллеги заметили, что у Артёма что-то явно пошло не по плану, поэтому в следующий раз доверили подготовку презентации другому сотруднику.
Елена
Как и Скарлетт О'Хара, копирайтер Елена придерживалась известной фразы: «Я подумаю об этом завтра». В личной жизни последствия этого девиза были не так заметны. Но когда Елена откладывала статью «на завтра» до последнего дедлайна и все сроки вышли, оказалось, что шеф не любит классическую литературу. И безответственных сотрудников.
Борьба с хронографами в тайм-менеджменте
Для того чтобы выявить хронофаги, нужно:
- Отключить уведомления. Чем меньше перед глазами мелькающих пушей — тем лучше.
- Отследить, на что тратится время. Можно выписать в блокнот все занятия в течение дня, включая самые незначительные, а можно завести планировщик и внести всё туда.
- Составить честный хронометраж дня (подробнее о нём ниже). И посмотреть на него — все ли из этих действий были нужны? Может, какое-то заняло слишком много времени? А на что-то время ушло впустую?
- Оценить задачи и приоритизировать их. Это поможет сосредоточиться на действительно важных и избежать отвлекающих факторов.
Вот конкретные техники борьбы с хронофагами:
Хронометраж
Хронометраж — запись всех дел за день с указанием времени, затраченного на их выполнение.
Как это сделать:
- выписать на бумагу
- записать на диктофон
- воспользоваться календарём
- или приложением, например, WEEEK
Итог может удивить. Может оказаться, что не нужно каждый день оставаться на работе допоздна — достаточно исключить пару лишних перекуров с коллегами.
👉 Подробнее про хронометраж можно прочитать тут
Аудит времени
Дисциплинированный аудит — это запись трат за несколько дней сразу.
Как его провести:
- Выдели на это мероприятие два-три дня. Суток мало, нужна динамика.
- Используй электронную таблицу для аудита времени — вот наш шаблон для этого.
- Поставь таймер на каждый час.
- Как только сработал таймер — запиши всё, что чем занимался за час. Да, и просмотр того рилса с котами тоже.
- Спустя пару дней посмотри, проанализируй, сделай выводы.
Визуализация работы
Этот способ описан в книге Доминика Деграндис «Визуализируйте работу».
Автор рекомендует с помощью Канбан-досок распознавать следующих расхитителей времени:
- Большой объём незавершённых задач
- Неизвестные зависимости
- Незапланированная работа
- Конфликтующие приоритеты
- Заброшенная работа
По умолчанию надо разложить задачи на трёх базовых колонках: К работе, В работе, Готово. Затем докрутить доску под себя и свои процессы. Следом нужно просмотреть и проанализировать получившиеся колонки.
80% времени работа проводит в ожидании, и это может быть проблемой, если там копится много задач. Также надо регулярно пересматривать устаревшие задачи — и стараться убирать их с глаз.
Анализ спорных дел
Листок бумаги делят на четыре колонки.
- В первой записываем дела, которые не связаны с работой, да и смысловой нагрузки не несут, но почему-то ты их делаешь.
- Во второй — время на их выполнение.
- В третьей — их преимущества: самовыражение, творчество, отдых и так далее.
- Четвёртая заполняется после анализа важности — там пишем время, которое можно уделять таким делам без вреда остальному дню.
Планирование
Тут есть несколько способов.
- Группировка задач. Например, распределить дела на утро, день и вечер. Так они будут заранее привязаны ко времени и будет меньше соблазна отложить на потом.
- Блоки времени. К примеру, выделить под написание книги утром час и посвятить его именно запланированному занятию. Или вечером застолбить час на учёбу — и честно следовать расписанию.
- Приоритизированное планирование. Или планирование от главного. Распредели дела по приоритетам: сначала самые важные и срочные, пока много сил, потом можно доделывать мелочи и законно отдыхать.
Комбинация дел
Это заполнение свободного времени полезными делами. К примеру, сидя в очереди к врачу можно проверить почту, почитать блоги экспертов или написать родным.
Ещё вариант совмещения — послушать лекцию или полезный подкаст, пока гуляешь с собакой или тренируешься. Тут нужно экспериментировать и смотреть, какие дела получится совместить без ущерба результатам.
Качать дисциплину
Ставить сроки для выполнения задач — и придерживаться их. Составлять расписание — и следовать ему. Выключать соцсети и не залипать на ютубе. В общем, тут всё в твоих руках и силе воли.
Советы от WEEEK по управлению временем
- Не забывай делать перерывы в работе. Это поможет сохранить концентрацию. И восстановиться тоже надо.
- Устрани отвлекающие факторы. Режим «беззвук» на время выполнения задачи и ограничители на время в приложениях. Работает, проверяли!
- В меру жалей себя! Не впихивай в день сверхмного задач — они сами себя не сделают. Тогда будет у тебя адекватный темп, отдых и успешный успех в делах. Да и вообще, работа не волк (и никто не волк, кроме волка).
- Самодисциплина — это важно. Да, мы опять про это!
История Билла Гейтса и его хронофагов
Из-за хронофагов рабочие и бытовые дела не решаются, откладываются на потом и скапливаются в кучу, которая когда-нибудь полыхнёт.
Как, например, было у Билла Гейтса. В интервью и в ходе дискуссий на Reddit он признавался: «Никто меня не хвалил, потому что я всё делал в последнюю минуту». А однажды из-за лени пострадала его успеваемость: «Я не стал смотреть эти лекции (по органической химии) и в итоге получил двойку», — поделился Гейтс.
Попав в мир бизнеса, Гейтс понял, что предприниматели ценят соблюдение сроков и оперативность, а откладывание дел на потом не приветствуется.
Пусть этот текст не станет хронофагом — коротко и о главном
- Хронофаги — это люди или предметы, которые отвлекают от дел, срывают планы и не дают сосредоточиться.
- Бывают одушевлённые (разговоры и переписки) и неодушевлённые (рилсы и очереди), контролируемые (веб-сёрфинг или проверка почты) и неконтролируемые (опоздавший коллега или заболевший ребёнок).
- Причины появления хронофагов: отвлекающие факторы, плохое планирование, избыточное внимание к мелочам, взваливание всего на себя, неясная цель, неправильные приоритеты и стресс.
- Хронофаги плохо влияют на продуктивность, мешают двигаться к цели. Больше хронофагов = меньше времени на полезные дела.
- Чтобы выявить хронофаги, нужно: отключить уведомления, отследить, на что тратится время, оценить задачи и приоритизировать их, составить список всех дел на день.
- К методам борьбы с хронофагами относятся: хронометраж, аудит времени, планирование, анализ спорных дел, комбинация дел и прокачка дисциплины.
- Советы по управлению временем: ограниченные перерывы на отдых, устранение отвлекающих факторов (беззвук!), забота о себе и соблюдение дисциплины.
- Сильные мира сего тоже сталкиваются с хронофагами — например, Билл Гейтс неоднократно рассказывал о вреде прокрастинации и борьбе с ней.
Подписаться