Хронофаги — что это такое и как с этим бороться

Дела запланированы, рабочий ноутбук открыт, документы загружаются… Совершенно случайно в руках оказывается телефон: раз шортс, два шортс, три шортс, время — обед, а отчёт всё ещё не сдан (и даже не начат).

Что произошло? В дело вмешались пожиратели времени. Сейчас расскажем, как распознать их и управлять, почему мы теряем продуктивность и как с этим справиться.

Что такое хронофаги

Так называют поглотителей времени в терминологии тайм-менеджмента. Мы боремся с ними (или делаем вид), но не всегда успешно. Вот как это бывает:

Давай распознаем основные виды поглотителей времени 😈

Виды хронофагов

Одушевлённые и неодушевлённые

К одушевлённым относятся люди-отвлекаторы, к неодушевлённым — предметы
и явления, крадущие время.

Одушевлённые:

🙊 Профессора болтологии из близкого окружения: коллеги, родственники или друзья, которые любят присесть на удобные уши и пообщаться обо всём. Это экстраверты, энергетические вампиры, сплетники или нытики — или всё сразу,
не дай бог

📞 Звонки с соцопросами и рекламой

🤭 Переписки в мессенджерах с друзьями — конечно, с обменом мемчиками
и смешными видосами

К неодушевлённым хронофагам отнесём следующее:

📱 Соцсети. Скролл ленты новостей, рилсы, новые видео на ютубе, веб-сёрфинг
и так далее. Если только ты не тренируешь насмотренность!

🔫 Компьютерные игры. Нейробиологи считают, что игры способны вызвать зависимость как от психоактивных препаратов

☁️ Витание в облаках. Это когда вечером приходишь домой, садишься на кровать
и зависаешь минут на 20 с не до конца снятым носочком

😵 Исчезнувшее в никуда время. В пробках, в очередях, в застрявшем лифте

😭 Прокрастинация. Когда надо было нагуглить «Как оформить документы
в детский сад», а спустя полчаса ты ловишь себя на запросе «Как выглядят детёныши ежей» (как белые микрокактусы, не уходи проверять!)

Контролируемые и неконтролируемые хронофаги

Те, что можно спрогнозировать и поймать за руку, и которые от нас не зависят.

Контролируемых хронофагов можно спрогнозировать. Например, хиханьки
и хаханьки в ютубе, проверка почты не по работе, соцсети или общение с друзьями. Как распознать? Они появляются из-за желания отвлечься, получить удовольствие или поймать иллюзию занятости.

С неконтролируемыми сложнее — это всё, что не зависит от нас, трудно поддаётся прогнозу и наступает внезапно: заболел ребёнок, сломалась машина, лёг сервер или сломался рабочий ноут (на самом деле).

Причины появления хронофагов

Плохое планирование

Если дела и планы плохо организованы, одна задача наваливается на другую ➡️ срываются сроки ➡️ идут наперекосяк планы ➡️ аа-аа-аа! Нет результата, зато много времени потрачено впустую.

Маняще-отвлекающие факторы

Или то, что провоцирует прокрастинацию. Желание поскроллить соцсети или поржать над рилсами. Иногда это лень, иногда отсутствие мотивации, иногда замирание перед большой задачей или большим количеством дел.

Избыточное внимание к мелочам

Или тотальный перфекционизм. К примеру, вместо того, чтобы заполнить презентацию фактурой и важными деталями, ты подбираешь шрифты и наводишь красоту.

Взваливание всех дел на себя

Желание быть ответственным сотрудником — круто, однако благими намерениями вымощена дорога в ад. Набрав кучу дел, можно упустить важные из-за отсутствия времени. Как следствие — ты делаешь кучу мелких задач, которые не приносят ощутимого результата. Отсюда чувство потерянного времени.

Неясная цель

Нет понимания, зачем и почему ты делаешь то, что делаешь. Когда нет цели, ты совершаешь множество лишних телодвижений, опять утыкаешься
в мелкие задачи, которые тихонько крадут время.

Стресс

Усталость имеет свойство накапливаться, поэтому ты теряешь концентрацию
и зависаешь на самых простых задачах. Мозг уходит в режим «энергосбережения», чтобы отдохнуть, а время на обдумывание чего угодно растёт.

Независящие от тебя факторы

Мы уже перечислили возможные форс-мажоры, да и ты наверняка часто с ними встречаешься. Например, внезапный снегопад, из-за которого образовались пробки в 100 баллов.

Влияние хронофагов на продуктивность

Хронофаги — враги продуктивности, которые мешают двигаться к цели. Чем больше времени уходит на них, тем меньше остаётся на действительно важные вещи.

Приведём пару примеров негативного воздействия хронофагов на достижение целей. Герои вымышленные!

Артём

Дизайнер

Я прочёл ленту до галочки «на этом пока всё», а презентацию на завтра так и не сделал. Это тянет на звание «худший сотрудник» — поэтому презентацию пришлось делать ночью, а утром выступать в полусне. Коллеги заметили, что у меня что-то явно пошло не по плану, поэтому в следующий раз доверили подготовку презентации другому сотруднику

Елена

Копирайтер

Как и Скарлетт О'Хара, я придерживалась известной фразы: «Я подумаю об этом завтра». В личной жизни последствия этого девиза были не так заметны. Но когда откладывала статью «на завтра» до последнего дедлайна и все сроки вышли, оказалось, что шеф не любит классическую литературу. И безответственных сотрудников.

Как бороться с хронографами в тайм-менеджменте

Чтобы выявить хронофаги, нужно:

А вот конкретные техники борьбы с хронофагами:

Научиться отказывать

Попробуй говорить: «Нет», «Мне некогда», «Не сейчас» людям-хронофагам. Конечно, поначалу может быть неприятно (как тебе, так и коллеге), зато потом начнут меньше беспокоить.

Использовать хронометраж

Это список всех дел за день и потраченного на них времени. Как это сделать:

Итог может удивить. Например, окажется, что не нужно каждый день оставаться
на работе допоздна — достаточно исключить пару лишних перекуров с коллегами.

Пример хронометража в документах WEEEK

Анализировать спорные дела

Листок бумаги делят на четыре колонки:

Планировать

Тут есть несколько способов:

Группировка задач. Например, распределить дела на утро, день и вечер. Так они будут заранее привязаны ко времени и будет меньше соблазна отложить на потом

Блоки времени. Выделить час утром для написания книги или вечером застолбить час на учёбу — и честно следовать расписанию

Приоритизированное планирование. Или планирование от главного. Распредели дела по приоритетам: сначала самые важные и срочные, пока много сил, потом можно доделывать мелочи и законно отдыхать

Качать дисциплину

Ставить сроки для выполнения задач — и придерживаться их. Составлять расписание — и следовать ему. Выключать соцсети и не залипать на ютубе.
В общем, тут всё в твоих руках.

Советы от WEEEK по управлению временем

💡 Не забывай делать перерывы в работе. Это поможет сохранить концентрацию.
И восстановиться тоже надо

💡 Устрани отвлекающие факторы. Режим «беззвук» на время выполнения задачи
и ограничители на время в приложениях. Работает, проверяли

💡 В меру жалей себя! Не впихивай в день сверхмного задач — они сами себя не сделают. Тогда будет у тебя адекватный темп, отдых и успешный успех в делах. Да
и вообще, работа не волк (и никто не волк, кроме волка)

💡 Самодисциплина — это важно. Да, мы опять про это!

История Билла Гейтса и его хронофагов

Из-за хронофагов рабочие и бытовые дела не решаются, откладываются на потом и скапливаются в кучу, которая когда-нибудь полыхнёт.

Как, например, было у Билла Гейтса. В интервью и в ходе дискуссий на Reddit он признавался: «Никто меня не хвалил, потому что я всё делал в последнюю минуту». А однажды из-за лени пострадала его успеваемость: «Я не стал смотреть эти лекции (по органической химии) и в итоге получил двойку», — поделился Гейтс.

Попав в мир бизнеса, Гейтс понял, что предприниматели ценят соблюдение сроков и оперативность, а откладывание дел не приветствуется. 

Билл Гейтс

Предприниматель, создатель Microsoft

Я всё ещё работаю над этим, но прокрастинация — не самая лучшая привычка

Пусть этот текст не станет хронофагом — коротко и о главном

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться