Как не растерять продуктивность в течение дня

Самая непродуктивная вещь — быть нечестным с собой

🤔 Этот пункт стоит первым неспроста. Например:

— Делаешь ли ты то, что нужно делать или просто переносишь на потом?

— Ты ставишь себе высокие цели, а потом бросаешь их через несколько недель, или разбиваешь на этапы, составляешь план и всё-таки достигаешь их?

— Ты просыпаешься с первым будильником или переставляешь его 5 раз, прежде чем встать с кровати?

— Слушаешь ли ты свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?

— Тратишь ли ты время в соцсетях, новостях, телевизоре, а потом удивляешься, куда пропадает время?

Однозадачность — и никак иначе 

Короче, всё. Множество исследований говорят о том, что человеческий мозг на многозадачность не рассчитан. То, что принято считать многозадачностью, на самом деле качественное переключение с одной задачи на другую.

«Многозадачность» уменьшает продуктивность на целых 40%. Это потому, что постоянное переключение между задачами не позволяет сконцентрироваться на чём-то одном, забивает кратковременную память, вызывает стресс и умственное истощение.

Так что, даже если получается быстро переключаться с одной задачи на другую, лучше отвести под одну задачу один промежуток времени, и отдаваться ей без перерыва. А после завершения задачи сделать перерыв и уже после переключиться на работу над новым делом.

Идеи нужно записывать, а не хранить 

Как сказал Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок», голова предназначена не для хранения, а для генерирования идей. А больше здесь и добавить нечего. Пришедшую в голову идею или мысль лучше сразу зафиксируй. И концентрацию не потеряешь, и идею не забудешь, и голову разгрузишь.

Следуй «правилу трёх»

В начале каждого дня выделяется три основных дела, которые должны быть выполнены к его окончанию. Они и должны оставаться всегда в фокусе внимания. Так стоит начинать и каждую рабочую неделю. По этому же принципу можно планировать личное время на неделю или на день.

Создаем удобное рабочее пространство

В ряде исследований DeskTime выяснилось, что дополнительный монитор, частое проветривание помещения, хорошо освещаемое пространство, чистота на рабочем столе помогают повысить продуктивности. Такие изменения влияют на работу любого человека. Ничего удивительного.

В Японии есть система 5S – методичное улучшение условий рабочего места. Это, конечно, высший пилотаж, но он достижим. Рассказываем, как систему внедрять в отдельном тексте.

Ну, а пока просто подумай, что тебе хочется улучшить на рабочем месте? Что ты можешь сделать прямо сейчас? Протереть пыль, выкинуть мусор со стола, может, пойти к боссу и попросить новый стул? Ну, и про красоту вирутального рабочего места не забывай. Если используешь WEEEK, то посмотри, как ты можешь украсить своё рабочее пространство под себя. 

Шум и музыка

Думаете отвлекает? Основываясь на исследованиях о влиянии музыки университета Оттавы, люди, которые слушали музыку, оставались в лучшем настроении. Что в итоге приводило не только к повышению продуктивности, но и к выполнению работы более творчески и нестандартно.

Еще одно интересное исследование было проведено научным журналом Journal of Consumer Research. Люди работали с шумом на заднем фоне. Их продуктивность и творческий подход были существенно выше, чем у людей, которые работают в тишине. Если ты готов попробовать поработать с шумом вместо музыки, самые популярные приложения для телефона – Coffitivity или SimplyNois. Или просто включи фоновый шум леса или моря в наушниках на телефоне.

О! Лайкусики прилетели, или отключаем ненужные push-уведомления

Вечная классика. Уведомлений и социального шума становится всё больше и больше.

Каждый раз, когда телефон сообщает о спаме, ответе в чате, о новом лайке или комментарии, мы отвлекаемся. И вроде безобидно: «Подумаешь, секунда». Но когда фокус постоянно теряется, то постепенно теряется и способность сосредотачиваться. Проверяй уведомления, например, один раз в час или два раза в день.

Без дедлайна и жизнь не мила

С помощью исследований было установлено, что участники достигали лучших результатов, когда ставили себе дедлайны. Попробуй ставить себе задачи и напоминания через календарь или просто составляй список дел. Получится успевать делать всё необходимоеа иногда – а даже больше.

Дедлайн – не страшный Дамоклов меч, а инструмент контроля и дисциплины. Тут главное поставить адекватные сроки себе и подчинённым и честно соблюдать установленные временные рамки. Про страх, красоту и трепет дедлайна у нас тоже есть подробный текст.

Каждая минута, посвящённая планированию, экономит 10 минут работы

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси: «Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».

Если всё, чем ты занимаешься – это работа, работа и работа без уделения внимания планированию, то действовать по-умному будет сложно. Даже если трудиться больше остальных по времени и намного усерднее (то есть забивать на обед и отдых), то, скорее всего, это не позволит достичь высокого уровня производительности. А позволит его достичь планирование, продумывание будущих шагов и проработка стратегии.

Если задача кажется слишком большой, она ещё не до конца разбита на подзадачи

Если к задаче пришлось вернуться больше двух раз и каждый раз с мыслью «На это нужно много времени, отложу на потом», то есть большая вероятность, что основаная большая задача пока что недостаточно хорошо разбита на подзадачи.

Так вот размеры дел (именно тех самых подзадач) должны быть такими, чтобы получалось начать и закончить каждое дело в рамках одного временного промежутка. Поэксперементируй с подходящей длинной временного отрезка. Ну, и про перерывы не забывай.