Почему мы пропускаем дедлайны

Проблема может крыться в плохой организации работы в целом (тогда дедлайны проваливают систематически и чуть ли не всей командой) и в личном подходе к работе у каждого сотрудника.

Если дедлайны пропускает какой-то конкретный работник, варианта два:

Если с соблюдением дедлайнов проблемы у целой команды, тут без вариантов — дело в организации рабочих процессов.

С одной стороны, дело может быть в неумении менеджмента заставить всех следовать плану. Последствия тем печальнее, чем дальше дедлайн. Участники команды вообще могут не задумываться, работать вполсилы, а когда пламя горящего дедлайна начнёт жечь пятки, судорожно пытаться что-то сделать. Особенно плохо это сказывается на команде, когда она работает над проектом, дедлайн у которого сдвинуть нельзя, потому что от этого зависит много чего. Например, выпуск номера журнала или запуск какого-то продукта. Чтобы не пропустить дедлайн, все кранчат и вскоре выгорают.

С другой стороны — плану могут следовать, но план оказывается так себе. Например, сроки установили, исходя из идеальных условий — все работают только над одним проектом, никто не болеет и не уходит в отпуск, заказчик всё вовремя согласует. Если не готовиться к потенциальным форс-мажорам, не учитывать риски, в определённый момент всё может пойти известно куда, и о соблюдении сроков можно будет забыть.

Советы по самоорганизации

Если тебе сложно сесть за работу, не отвлекаться и делать всё вовремя, у меня есть несколько советов, которые помогут изменить подход и не пропустить дедлайн. Единственное, придётся следовать им всем, только так будет по-настоящему хороший результат.

Не позволяй себе саботировать рабочий процесс

Да, даже если сел за работу и понял, что нет никаких внутренних сил. Даже если тебе кажется, что сейчас отдохнёшь и вернёшься к работе через час. Скорее всего, не вернёшься — момент уже упущен, да и настроение будет нерабочее.

Каждый раз, когда ты отвлекаешься, ты вредишь работе. Заблокируй себе доступ в соцсети в рабочее время. А если тебе нужны перерывы, делай короткие и через равные промежутки времени (и обязательно прочитай нашу статью про помодоро-технику).

Распредели рабочее время

У тебя есть дедлайн и рабочее время до него. Оцени, сколько времени ты сможешь уделять задаче каждый день, если она долгосрочная (если у тебя дедлайн сегодня, то что ты здесь делаешь вообще — иди работай).

Распределяй работу над задачей и проектом равномерно, закладывая время на отдых и перерывы. Не надо сегодня устраивать себе выходной, чтобы завтра поработать в два раза больше — не обманывай себя, не поработаешь.

Ставь себе напоминания

Не лепи стикеры на монитор — настрой напоминания в телефоне или системе управления проектами и задачами, в которой работаешь. Так ты вряд ли что-то потеряешь или упустишь.

Дроби работу на части

Если не получается приступить к задаче, потому что становится плохо от масштаба, разбей её на части и выполняй по порядку.

Ещё лучше, если у каждой такой маленькой части большой задачи будет свой дедлайн. Так, к наступлению главного дедлайна ты задачу если не доделаешь, то однозначно подберёшься к этому максимально близко.

Советы по организации работы команды

Если сотрудники ответственны, осознают приоритеты и сроки, но всё равно почему-то не могут сдать проект вовремя, тебе, как менеджеру, есть над чем поработать.

Следи за реалистичностью сроков

Правильно распределяй задачи в рамках плана. Задачи, не зависящие друг от друга, можно и нужно делать параллельно, чтобы ни одна не задержалась. Особенно это касается проектов с жёсткими временными рамками. 

Проверяй этапы выполнения

Можно отслеживать прогресс в таск-менеджере, делать регулярные отчёты или устраивать периодические совещания, где каждый будет рассказывать о том, что сделано или не сделано.

Не нужно контролировать абсолютно всё — если все действительно ответственны, каждый и сами лучше знает, как выполнить ту или иную задачу. Постарайся сделать так, чтобы отчётность не отнимала много драгоценного времени.

Вовремя сделай свою работу

Хорошо спланируй работу над проектом: разбей всё на задачи и распредели их между исполнителями. Если этого не сделать, велика вероятность, что, когда дело дойдёт до какого-то узкого специалиста, он будет занят другими важными вещами, и к работе присоединиться не сможет.

Когда все участники знают, что и когда им предстоит делать, они смогут лучше спланировать своё рабочее время.

Что делать, если время всё-таки упущено

Когда дедлайн на подходе, а у тебя конь не валялся, нужно срочно исправлять дело. Банально, но иначе не скажешь: отложи остальные дела, постарайся не прокрастинировать и бросай все силы на выполнение задачи.

Если понимаешь, что к дедлайну, не смотря на все старания, не успеешь, обязательно предупреди руководителя (или заказчика, если работаешь с ним напрямую) — только не день в день, а немного загодя. Будь предельно вежлив — извинись и объясни, почему сорвались сроки (только не обвиняй в этом никого, кроме самого себя, если именно ты в этом виноват).

Лучшее, что ты сможешь вынести из пропущенного дедлайна — осознание своих ошибок. Если ты сможешь признать, что дедлайн сгорел по твоей вине (и не важно, сам ты не сел за компьютер вовремя или не организовал работников), то в следующий раз ты уже вряд ли это повторишь. Не забывай о том, где оказалось слабое место, и подстрахуйся заранее.

Один пропущенный дедлайн не снижает твой уровень профессионализма — такое может быть с каждым, это нормально. Другое дело, если это повторяется из раза в раз. Придётся пересмотреть своё отношение к организации времени и развивать навыки тайм-менеджмента. Но, кстати, дедлайны — не такая плохая штука. Без чёткого срока любой проект вряд ли получится довести до конца. Дружи с дедлайнами и используй их на благо — с правильной постановкой задач, регулярными передышками, комфортным темпом работы и отсутствием просрочек.