Что такое дедлайн?

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

Дедлайн — (от английского deadline, «крайняя черта») срок выполнения проекта, задачи, работы, сдачи диплома в университете и тому подобное. Ну, ты и так знаешь. Это срок, к которому дело должно быть сделано.

Слово «дедлайн» англицизмом вошло в русскую речь — наверное, потому что оно такое ёмкое. А ещё в нём уместилось два смысла: про срок сдачи дела и про важность.

Поэтому дедлайн имеет некую особую значимость. Несоблюдение влечёт санкции. Мысль о дедлайне вызывает чувство холодка под ложечкой. Он подстёгивает и мотивирует сконцентрировано работать над задачей. Короче, дедлайн — и мотивашка, и дамоклов меч.

Для чего нужен дедлайн

Казалось бы, ответ очевиден — дедлайн нужен, чтобы делать всё в срок. Да, но и не только:

Чтобы достигать поставленных целей. Если решить, что надо сделать то-то и то-то, а потом отложить это на когда-нибудь, дело рискует так и остаться планом на бумаге.
Чтобы концентрироваться на главном. Чёткий срок, особенно если он поджимает, поможет не распыляться и сфокусировано работать над делом до его завершения.
Чтобы отладить работу в команде. Дедлайн помогает наладить систему работы в коллективе, что важно, если общая цель завязана на разных людях.
Чтобы находить нужные ресурсы и правильно распределять усилия. Срок сдачи помогает расставить приоритеты, а значит, вложить нужное количество времени и сил сотрудников.

Получается, что у дедлайна (а это всего лишь дата) много важных функций — и главное, он помогает бизнесу хорошо функционировать и развиваться.

Виды дедлайнов

Тут всё до смешного просто — дедлайн может быть мягким, то есть изменяемым, и жёстким, то есть не изменяемым.

Мягкий, плавающий дедлайн — тот, который можно отодвинуть. Это актуально для работы над большим проектом или долгой целью. Например, изменить дизайн и вёрстку сайта. Это большая и длинная задача, она может и не один месяц длиться. И тут задействовано много людей. Кто-то заболел, кто-то взял отпуск. Или концепция поменялась, или какая-то хотелка дизайнера оказалась не реализуема разработчиками. Дедлайн тут, разумеется, тоже важен и нужен. Но скорее всего не получится поставить задачу «Выкатить новый дизайн к 15 июля» и точно выполнить её. А вот «Выкатить новый дизайн в середине июля» уже реалистично.
Жёсткий дедлайн. Эта штука встречается сильно чаще. По жёстким дедлайнам работают журналисты газет (срыв срока сдачи готовой статьи приведёт к срыву сдачи номера); врачи (попробуй вовремя не подготовиться к операции!); фрилансеры (чёткие сроки сдачи проектов); маркетологи (презентации, рассылки — всё это всегда должно быть сделано и готово в срок); служба поддержки (клиенты ждут, когда им ответят и решат их проблемы). Эх, тут я, пожалуй, остановлюсь с примерами. Почти все области регулируются жёсткими дедлайнами — а иначе ничего бы не функционировало.

Я бы ещё добавил, что бывает дедлайн сверхсрочный — это когда нужно было уже вчера. Тут, конечно, дело не в самом сроке, а в остро возникшей проблеме, которую надо срочно устранять, либо в плохом планировании.

Что такое редлайн

Редлайн — (от английского redline, «красная линия») это некая промежуточная точка за несколько дней до основного делайна, на которой нужно остановиться, чтобы оценить фронт проделанной работы над главной целью и посмотреть, насколько всё готово к дедлайну, есть ли какие-то недоработки и упущения.

Редлайн — классная штука для самоконтроля: посмотришь на проделанную работу, увидишь, что готово или не готово, двинешься дальше. Если 90% готово, то на душе становится как-то приятно, самомнение укрепляется, дедлайн уже не такой жуткий.

😏Иногда руководители хитрят — ставят редлайн как дедлайн, то есть вынуждают сотрудников доделать работу чуть раньше. Такое себе, как по мне. С одной стороны, сотрудники ведь не дураки, они заметят рано или поздно, что их вынуждают работать срочно, а на самом деле срочно никому не нужно. Это демотивирует, даже расхолаживает в будущем не париться из-за дедлайна — уже ясно, что он не настоящий. С другой стороны, заранее закрытое дело приносит удовлетворение, расслабляет и обеспечивает бесперебойную работу компании.

Почему мы пропускаем дедлайны

Каким бы важным и полезным не был дедлайн, он часто срывается. Почему?

Проблема может крыться в плохой организации работы в целом, и тогда дедлайны проваливают систематически и чуть ли не всей командой, а может и в личном подходе к работе у отдельного сотрудника.

Если дедлайны пропускает какой-то конкретный работник, варианта три:

У него неправильное отношение к работе, а может, и к жизни в целом. Тут всё просто: если он никогда режим не соблюдал, то и на работе вряд ли начнёт.
Есть проблемы с прокрастинацией. Хочется заняться какими угодно делами, но не работой. В ход идут поблажки и договорённости с собой — фразы «не хочу сейчас работать», «встану завтра пораньше и доделаю», «нет вдохновения», «голова что-то болит» дают отмашку на сдвиг планов, даже если этого делать нельзя. Если работник до кучи ещё и необъективно оценивает свои возможности, он просто физически не успеет потом сделать всю работу. А может, после первого неудачного результата и вовсе потеряет мотивацию.
Неверная оценка фронта работ. Это когда сотрудник получил слишком жёсткие сроки, и работы оказалось очень много — больше, чем предполагалось. И он просто не справился.

Если с соблюдением дедлайнов проблемы у целой команды, тут без вариантов — дело в организации рабочих процессов.

С одной стороны, дело может быть в неумении менеджеров заставить всех следовать плану. Последствия тем печальнее, чем дальше дедлайн. Участники команды вообще могут не задумываться, работать вполсилы, а когда пламя горящего дедлайна начнёт жечь пятки, судорожно пытаться что-то сделать. Особенно плохо это сказывается на команде в работе над проектом, дедлайн у которого сдвинуть нельзя, потому что от этого зависит много чего. Например, выпуск номера журнала или запуск какого-то продукта. Чтобы не пропустить дедлайн, все перерабатывают и выгорают.

С другой стороны — плану могут следовать, но план оказывается так себе. Например, сроки установили, исходя из идеальных условий — все работают только над одним проектом, никто не болеет и не уходит в отпуск, заказчик всё вовремя согласовывает. Если не готовиться к потенциальным форс-мажорам, не учитывать риски, в определённый момент всё может пойти известно куда.

Как не срывать дедлайн: 5 советов

Если сложно сесть за работу, не отвлекаться и делать всё вовремя, у меня есть несколько советов, которые помогут изменить подход и не пропустить дедлайн. Единственное, придётся следовать им всем — только так будет по-настоящему хороший результат.

Не позволяй себе саботировать рабочий процесс

Да, даже если сел за работу и понял, что нет никаких внутренних сил. Даже если тебе кажется, что сейчас отдохнёшь и вернёшься к работе через час. Скорее всего, не вернёшься — момент уже упущен, да и настроение будет нерабочее.

🍅 Каждый раз, когда ты отвлекаешься, ты вредишь работе. Заблокируй себе доступ в соцсети в рабочее время. А если тебе нужны перерывы, делай короткие и через равные промежутки времени (и обязательно прочитай нашу статью про помодоро-технику).

Распредели рабочее время

У тебя есть дедлайн и рабочее время до него. Оцени, сколько времени ты сможешь уделять задаче каждый день, если она долгосрочная (если у тебя дедлайн сегодня, то что ты здесь делаешь вообще — иди работай).

⏰ Распределяй работу над задачей и проектом равномерно, закладывая время на отдых и перерывы. Не надо сегодня устраивать себе выходной, чтобы завтра поработать в два раза больше — не обманывай себя, не поработаешь.

Ставь себе напоминания

Не лепи стикеры на монитор — настрой напоминания в телефоне или системе управления проектами и задачами, в которой работаешь. Так ты вряд ли что-то потеряешь или упустишь.

Главное получать в напоминания в удобном месте: обычные пуши легко пропустить, а уведомления в том же Телеграме ты однозначно заметишь.

Перестань пропускать дедлайны и получай уведомления о задачах с помощью WEEEK.

Дроби работу на части

Если не получается приступить к задаче, потому что становится плохо от масштаба, разбей её на части и выполняй по порядку. Ещё лучше, если у каждой такой маленькой части большой задачи будет свой дедлайн. Так, к наступлению главного дедлайна ты задачу если не доделаешь, то однозначно подберёшься к этому максимально близко.

Ориентируйся на опыт

Закладываешь новый дедлайн? Постарайся как следует вспомнить, сколько времени и сил реально ушло в прошлый раз на такую работу. А как всё прошло? Если ты рвался на пополам, перерабатывал и сгорал — тогда дедлайн был не особо правильный.

Как сделать, чтобы команда не срывала сроки: 3 совета

Если сотрудники ответственны, осознают приоритеты и сроки, но всё равно почему-то не могут сдать проект вовремя, тебе, как менеджеру, есть над чем поработать.

Следи за реалистичностью сроков

Правильно распределяй задачи в рамках плана. Задачи, не зависящие друг от друга, можно и нужно делать параллельно, чтобы ни одна не задержалась. Особенно это касается проектов с жёсткими временными рамками. И если ты не понимаешь, сколько времени нужно сотруднику на решение задачи, спроси: «Сколько времени тебе нужно?»

Используй таск-трекер для отслеживания задач

WEEEK тебе в помощь! У нас тут недавно вышло показательное видео о потере задачек, советуем посмотреть.

🤓 А если серьёзно, то, разумеется, лучше использовать цифрового помощника, чтобы не терять ни задачи, ни сроки к ним. Такс-менеджер пришлёт напоминание о приближающимся дедлайне. Плюс к задачке можно прописать и редлайн, чтобы получить промежуточное напоминание.

Вовремя сделай свою работу

Хорошо спланируй работу над проектом: разбей всё на задачи и распредели их между исполнителями. Если этого не сделать, велика вероятность, что, когда дело дойдёт до какого-то узкого специалиста, он будет занят другими важными вещами, и к работе присоединиться не сможет.

☝🏻Когда все участники знают, что и когда им предстоит делать, они смогут лучше спланировать своё рабочее время.

Что будет, если пропустить дедлайн

Один пропущенный дедлайн не снижает уровень профессионализма — такое может быть с каждым, это нормально. Но такое сработает, если ты работаешь в команде. Разок босс простит.

А если ты фрилансер — и у тебя разовые договорные отношения с заказчиком? Да за срыв работы тебе могут отказать в сотрудничестве и в оплате! Минус заказ, минус проект в портфолио, минус деньги и время.

Ну, и совсем грустно, если такое повторяется из раза в раз. Став серийным пропускальщиком дедлайнов, ты вряд ли приобретёшь хорошую репутацию или звание сотрудника месяца. Тут уже надо пересмотреть своё отношение к организации времени и развивать навыки тайм-менеджмента.

Дедлайны, в общем-то, и не такая плохая штука. Без чёткого срока любой проект вряд ли получится довести до конца. Дружи с дедлайнами и используй их на благо — с правильной постановкой задач, регулярными передышками, комфортным темпом работы и отсутствием просрочек.

Что делать, если время всё-таки упущено

Когда дедлайн на подходе, а у тебя конь не валялся, нужно срочно исправлять дело. Банально, но иначе не скажешь: отложи остальные дела, постарайся не прокрастинировать и бросай все силы на выполнение задачи.

Если понимаешь, что к дедлайну, несмотря на все старания, не успеешь, обязательно предупреди руководителя (или заказчика, если работаешь с ним напрямую) — только не день в день, а загодя. Будь предельно вежлив — извинись и объясни, почему сорвались сроки (только не обвиняй в этом никого, кроме самого себя, если именно ты в этом виноват).

Лучшее, что ты сможешь вынести из пропущенного дедлайна — осознать ошибки. Если признаешь, что дедлайн сгорел по твоей вине (не важно, сам ты не сел за компьютер вовремя или не организовал работников), то в следующий раз ты уже вряд ли это повторишь. Запомни слабое место и подстрахуйся заранее.