Почему мы пропускаем дедлайны
Проблема может крыться в плохой организации работы в целом (тогда дедлайны проваливают систематически и чуть ли не всей командой) и в личном подходе к работе у каждого сотрудника.
Если дедлайны пропускает какой-то конкретный работник, варианта два:
- 1. У него неправильное отношение к работе, а может и к жизни в целом. Тут всё просто: если ты никогда режим не соблюдал, то и на работе вряд ли внезапно начнёшь.
- 2. Есть проблемы с прокрастинацией. Постоянно хочется заняться какими угодно делами, но не работой. В ход идут поблажки и договорённости с самим собой — фразы «не хочу сейчас работать», «встану завтра пораньше и доделаю», «нет вдохновения», «голова что-то болит» дают отмашку на сдвиг планов, даже если этого делать нельзя. Если работник до кучи ещё и необъективно оценивает свои возможности, он просто физически не успеет потом сделать всю работу. А может после первого неудачного результата и вовсе потеряет мотивацию.
Если с соблюдением дедлайнов проблемы у целой команды, тут без вариантов — дело в организации рабочих процессов.
С одной стороны, дело может быть в неумении менеджмента заставить всех следовать плану. Последствия тем печальнее, чем дальше дедлайн. Участники команды вообще могут не задумываться, работать вполсилы, а когда пламя горящего дедлайна начнёт жечь пятки, судорожно пытаться что-то сделать. Особенно плохо это сказывается на команде, когда она работает над проектом, дедлайн у которого сдвинуть нельзя, потому что от этого зависит много чего. Например, выпуск номера журнала или запуск какого-то продукта. Чтобы не пропустить дедлайн, все кранчат и вскоре выгорают.
С другой стороны — плану могут следовать, но план оказывается так себе. Например, сроки установили, исходя из идеальных условий — все работают только над одним проектом, никто не болеет и не уходит в отпуск, заказчик всё вовремя согласует. Если не готовиться к потенциальным форс-мажорам, не учитывать риски, в определённый момент всё может пойти известно куда, и о соблюдении сроков можно будет забыть.
Советы по самоорганизации
Если тебе сложно сесть за работу, не отвлекаться и делать всё вовремя, у меня есть несколько советов, которые помогут изменить подход и не пропустить дедлайн. Единственное, придётся следовать им всем, только так будет по-настоящему хороший результат.
Не позволяй себе саботировать рабочий процесс
Да, даже если сел за работу и понял, что нет никаких внутренних сил. Даже если тебе кажется, что сейчас отдохнёшь и вернёшься к работе через час. Скорее всего, не вернёшься — момент уже упущен, да и настроение будет нерабочее.
Каждый раз, когда ты отвлекаешься, ты вредишь работе. Заблокируй себе доступ в соцсети в рабочее время. А если тебе нужны перерывы, делай короткие и через равные промежутки времени (и обязательно прочитай нашу статью про помодоро-технику).
Распредели рабочее время
У тебя есть дедлайн и рабочее время до него. Оцени, сколько времени ты сможешь уделять задаче каждый день, если она долгосрочная (если у тебя дедлайн сегодня, то что ты здесь делаешь вообще — иди работай).
Распределяй работу над задачей и проектом равномерно, закладывая время на отдых и перерывы. Не надо сегодня устраивать себе выходной, чтобы завтра поработать в два раза больше — не обманывай себя, не поработаешь.
Ставь себе напоминания
Не лепи стикеры на монитор — настрой напоминания в телефоне или системе управления проектами и задачами, в которой работаешь. Так ты вряд ли что-то потеряешь или упустишь.
Главное получать в напоминания в удобном месте: обычные пуши легко пропустить, а уведомления в том же Телеграме ты однозначно заметишь.
Перестань пропускать дедлайны и получай уведомления о задачах с помощью WEEEK.
Дроби работу на части
Если не получается приступить к задаче, потому что становится плохо от масштаба, разбей её на части и выполняй по порядку.
Ещё лучше, если у каждой такой маленькой части большой задачи будет свой дедлайн. Так, к наступлению главного дедлайна ты задачу если не доделаешь, то однозначно подберёшься к этому максимально близко.
Советы по организации работы команды
Если сотрудники ответственны, осознают приоритеты и сроки, но всё равно почему-то не могут сдать проект вовремя, тебе, как менеджеру, есть над чем поработать.
Следи за реалистичностью сроков
Правильно распределяй задачи в рамках плана. Задачи, не зависящие друг от друга, можно и нужно делать параллельно, чтобы ни одна не задержалась. Особенно это касается проектов с жёсткими временными рамками.
Проверяй этапы выполнения
Можно отслеживать прогресс в таск-менеджере, делать регулярные отчёты или устраивать периодические совещания, где каждый будет рассказывать о том, что сделано или не сделано.
Не нужно контролировать абсолютно всё — если все действительно ответственны, каждый и сами лучше знает, как выполнить ту или иную задачу. Постарайся сделать так, чтобы отчётность не отнимала много драгоценного времени.
Вовремя сделай свою работу
Хорошо спланируй работу над проектом: разбей всё на задачи и распредели их между исполнителями. Если этого не сделать, велика вероятность, что, когда дело дойдёт до какого-то узкого специалиста, он будет занят другими важными вещами, и к работе присоединиться не сможет.
Когда все участники знают, что и когда им предстоит делать, они смогут лучше спланировать своё рабочее время.
Что делать, если время всё-таки упущено
Когда дедлайн на подходе, а у тебя конь не валялся, нужно срочно исправлять дело. Банально, но иначе не скажешь: отложи остальные дела, постарайся не прокрастинировать и бросай все силы на выполнение задачи.
Если понимаешь, что к дедлайну, не смотря на все старания, не успеешь, обязательно предупреди руководителя (или заказчика, если работаешь с ним напрямую) — только не день в день, а немного загодя. Будь предельно вежлив — извинись и объясни, почему сорвались сроки (только не обвиняй в этом никого, кроме самого себя, если именно ты в этом виноват).
Лучшее, что ты сможешь вынести из пропущенного дедлайна — осознание своих ошибок. Если ты сможешь признать, что дедлайн сгорел по твоей вине (и не важно, сам ты не сел за компьютер вовремя или не организовал работников), то в следующий раз ты уже вряд ли это повторишь. Не забывай о том, где оказалось слабое место, и подстрахуйся заранее.
Один пропущенный дедлайн не снижает твой уровень профессионализма — такое может быть с каждым, это нормально. Другое дело, если это повторяется из раза в раз. Придётся пересмотреть своё отношение к организации времени и развивать навыки тайм-менеджмента. Но, кстати, дедлайны — не такая плохая штука. Без чёткого срока любой проект вряд ли получится довести до конца. Дружи с дедлайнами и используй их на благо — с правильной постановкой задач, регулярными передышками, комфортным темпом работы и отсутствием просрочек.
