Разобрали сервисы в семи категориях:
- для управления задачами
- для организации документов
- для внутренней коммуникации
- для отслеживания времени и повышения продуктивности
- для автоматизации работы
- облачные хранилища
- и платформы для видеоконференций
Всего и аж 32 сервиса! Поехали!
Управление проектами и задачами
Такие сервисы нужны командам, чтобы вести проекты, ставить задачи и мониторить их выполнение, отслеживать статусы, приводить хаотичное в порядок, быть продуктивнее и настраивать командную работу.
WEEEK
Российский таск-менеджер для планирования и управления проектами, мониторинга задач и организации Базы знаний. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатно для команд до пяти человек. Начиная с тарифа Lite — от 199 ₽ за каждого участника команды.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Работа с задачами в нескольких режимах отображения: Канбан-доски, календари на неделю и месяц, списки и диаграмма Ганта
- Настройка рабочих процессов по Agile, Scrum и другим командным методологиям
- Возможность создавать множество досок в одном проекте
- Группировка проектов по направлениям, сути и содержанию с помощью портфелей и папок
- Гибкие настройки приватности и роль Гость
- Создание команд и настройка собственных ролей для разных участников
- Таймер времени, затраченного на работу, оценка загруженности и анализ с помощью отчётов
- Отдельный таймлайн по каждому проекту с указанием срока реализации и процентом завершённости
- Фильтры, сортировка, группировка задач и кастомизация пользовательских полей
- ИИ-помощница Вика, которая поможет настроить рабочее пространство
❌ Недостатки:
- Не получится работать в офлайн-режиме
- Бывают баги и проблемы при выгрузке обновлений
Pyrus
Российский онлайн-сервис для управления задачами и проектами и автоматизации бизнес-процессов. В Pyrus можно ставить задачи и мониторить их выполнение, отвечать на обращения клиентов и организовать Базу знаний. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО.
Как пользоваться: Web-версия, мобильное приложение для iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Облачная версия — 415 ₽ за одного пользователя в месяц. Коробочная версия от 82 500 ₽ за компанию в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Канбан-доски, списки задач, календарь, масштабирование задач и создание зависимостей между ними
- Общение и обмен файлами в карточках задач
- Раздел «Входящие» с личным списком задач для более сфокусированной работы
- Гибкая система поиска по участникам обсуждения, ключевым словам, названиям файлов и другим атрибутам
- Отслеживание выполнения задач в режиме реального времени, внесение правок и сохранения завершённых задач в архиве
- Возможность настроить повторяющиеся задачи для регулярных процессов — на каждый день и неделю, раз в две недели, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно
- Отчёты по проектам и бизнес-процессам для отображения количества выполненных и просроченных задач и трудозатрат всех сотрудников
- Встроенная База знаний
- Мобильное приложение доступно для работы даже без доступа к интернету
❌ Недостатки:
- В бесплатной версии можно ставить ограниченное количество задач
- Сложный интерфейс
Kaiten
Российский онлайн-инструмент для прозрачного управления проектами, задачами, командами и процессами. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 420 ₽ до 650 ₽ за пользователя.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Канбан-доски, списки, таблицы, Timeline, календарь и отчёты — для эффективного ведения проектов и задач
- Мультидоски с возможностью размещать в одном пространстве несколько досок. Карточки на них — отдельные проекты, которые передвигаются по этапам по мере работы над ними
- Возможность добавить в один клик команду, которая будет отвечать за конкретную задачу. Для этого нужно заранее сформировать в сервисе группы исполнителей
- Шаблоны для регулярных задач, настройка уведомлений об изменениях статуса задач и приближениях дедлайнов
- Автоматические чек-листы с критериями выполнения каждого этапа для отслеживания прогресса проектов. Чек-листы будут появляться при попадании карточки в определённую колонку
- Можно ставить ограничения на количество задач — для регулирования нагрузки сотрудников
- Генерирование отчётов по спринтам и производительности
❌ Недостатки:
- Нет настроек приватности для проектов, досок и задач
ЛидерТаск
Российский онлайн-инструмент для управления задачами, проектами и сотрудниками с возможностью установки на собственный сервер. Объединяет возможности таск-менеджера и CRM-системы. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — 241 ₽ для личного использования и 375 ₽ для команды от двух человек.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Канбан-доски, диаграмма Ганта и календарь для эффективной командной работы над задачами и проектами
- Функция «Хронометраж» для определения количества времени на выполнение задач
- Функция «Ежедневник» для распределения задач на день, неделю или месяц — и на основе этих данных настроить графики работы команды
- Корпоративный чат и комментирование задачи между участниками команды
- Функция «Умный поиск», которая помогает быстро найти нужную информацию в системе
- Учёт трудозатрат сотрудников, отчёты по проектам и бизнес-процессам
- Работа в офлайн-режиме
❌ Недостатки:
- Пробный период — три дня. Аккаунт будет работать только на одном устройстве
- Ставить и редактировать задачи на Канбан-доске может только её владелец
ПланФикс
Система-трансформер для управления проектами и задачами и автоматического формирования документов и отчётов с гибкой конфигурацией рабочего пространства и многоуровневой иерархией проектов. Сервис подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от €3 до €7 в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Диаграмма Ганта и Канбан-доска с возможностью декомпозиции задач на подзадачи, прикрепления файлов и комментирования
- Функция «Планировщик» для гибкой настройки рабочего пространства и управления нагрузкой команды
- Возможность вносить массовые изменения в проекты и автоматизировать создание задач
- Повторяющиеся задачи
- Задачи имеют набор статусов, который регулируется пользователями. Он определяет жизненный цикл задачи от создания до завершения
- Скрытые комментарии — их видят только выбранные участники
- Функция делегирования. Если сотрудника нет на работе, он может назначить временно исполняющего обязанности и открыть ему нужные доступы
- Формирование и просмотр отчётов по работе над задачами и проектами
❌ Недостатки
- Нельзя оплатить российскими картами
- Доступ к рабочему пространству ограничится после окончания подписки
Создание корпоративной библиотеки
В корпоративной базе знаний можно создавать и хранить документы, регламенты, чек-листы для самопроверки и многое другое. Это помогает держать в общем доступе все необходимое и не дёргать коллег с вопросами, где и что лежит.
База знаний WEEEK
Корпоративная библиотека документов от таск-менеджера WEEEK — для доступа к регламентам, флоу, обучающим материалам и прочим практикам, которые помогут команде работать эффективно.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Совместное редактирование в режиме реального времени
- Встроенная ИИ-помощница Вика, которая предложит идеи по тексту в документе
- Расширенная кастомизация: обложки, иконки, вставка любого медийного формата и форматирование текста. А ещё можно вставлять вложения из других сервисов через embed-код
- Древовидная структура документов с возможностью вкладывать их друг в друга. Можно скрывать вложенные документы или отображать их, чтобы спуститься на уровень глубже
- Функциональный тексто-блочный редактор. Текст в документах можно разнообразить форматированием, заголовками, эмодзи и цветными блоками. Ещё есть таблицы и разные виды списков, чтобы представить информацию в удобном формате
- Упоминание коллег в тексте и перелинковка с другими документами через @
- Возможность публиковать документы из Базы знаний в интернете и делиться ими с кем угодно — даже с теми, кто не зарегистрирован в WEEEK
- SEO для публичных страниц. Документ сможет найти любой пользователь в интернете по ключевым словам, если активировать соответствующую функцию
- Экспорт контента в формате PDF
❌ Недостатки:
- Узкое рабочее пространство
- Бывают баги в редакторе
Notion
Сервис для создания корпоративной библиотеки и рабочих пространств. В нём можно работать с документами и заметками, вести проекты и задачи и даже создавать сайты.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от €3 до €7 в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Совместное редактирование документов в режиме реального времени
- Готовые шаблоны для самых разных проектов и задач
- Комментирование внутри документов
- Иерархия документов с возможностью создавать неограниченное количество связанных друг с другом вложений
- Многофункциональные возможности оформления: таблицы, ленты новостей, доски, списки, календари событий, временные шкалы и галереи
- Продвинутые настройки приватности
- Экспорт контента в форматах HTML, Markdown, CSV и PDF
❌ Недостатки:
- Нельзя оплатить российскими картами
- Интерфейс на английском и других иностранных языках
Minerva Knowledge
Российская система управления знаниями для создания и хранения документов. Сервис объединит данные компании в одной базе, адаптирует структуру и синхронизирует контент во внешних и внутренних источниках. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональный тариф «Безопасное облако» — 500 ₽. Тариф «Ваш сервер» рассчитывается индивидуально.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Совместная работа над контентом в режиме реального времени
- Интуитивно понятный набор инструментов для создания разных типов контента
- Сбор обратной связи сотрудников в виде оценок качества, вопросов и комментариев
- Уведомления об изменениях в контенте с помощью единой ленты изменений по проектам
- Организация хранения нескольких версий каждой статьи, истории изменений и просмотра
- Поиск контента с учётом словоформ, синонимов, тегов, меток и фильтров
- Создание глоссария и подсказок в тексте статьи для удобной работы с терминами и аббревиатурами
❌ Недостатки:
- Ограниченные возможности редактора и совместной работы
- Нельзя комментировать фрагменты текста
TEAMLY
Российский сервис для организации корпоративной базы знаний с полноценной рабочей средой для обучения сотрудников, создания и хранения документов и совместного редактирования. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 199 ₽ до 479 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Совместная работа над контентом в режиме реального времени
- Гибкая настройка приватности с возможностью выдать доступ на конкретные действия в документах
- Конструктор курсов с модулями тестов и опросов для закрепления пройденного обучения новичков или повышения квалификации
- AI-ассистент, который поможет написать или дополнить текст в документе
- Возможность делиться материалами с пользователями в статусе Гость — заказчиками или внешними сотрудниками
- Умная таблица для интегрирования информации из сторонних источников — например, Google Таблиц и документов в Notion. А ещё её можно превратить в Канбан-доску
❌ Недостатки:
- Нельзя комментировать фрагменты текста
- Нет истории внесения правок и поиска нужной информации по комментариям
L2U InKnowledge
Единое пространство для управления документами и совместной работы. Здесь можно без использования кода создать корпоративный портал, хранить документы и файлы. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Цены рассчитываются индивидуально.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Набор шаблонов для создания документов и пространств для проектов
- Шаблоны для создания тестов, опросов и скриптов для техподдержки и отделов продаж
- Пять видов поиска: по фильтрам, категориям и тегам, по всей базе знаний, отдельным разделам и содержимому файлов
- Гибкие настройки приватности, в том числе гостевой доступ
- Интеграция с чат-ботами, CRM-системами, таск-менеджерами и сервисы автоматизации маркетинга
❌ Недостатки:
- Нельзя совместно работать над контентом в режиме реального времени
Сервисы для внутренней коммуникации
Корпоративные мессенджеры нужны, чтобы информация и чаты по работе не смешивались с личными. Так проще соблюдать порядок и хранить все переписки в одном месте.
Пачка
Российский корпоративный мессенджер с минималистичным и стильным интерфейсом. Здесь можно вести переписки, звонить, обмениваться файлами и много чего ещё. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 159 ₽ за пользователя в месяц для компаний и 399 ₽ в месяц для корпораций.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Групповые и личные чаты, которые можно закреплять или собирать в папки
- Теги для сотрудников, чтобы объединять по типу занятости, часовым поясам, общим проектам и так далее
- Сквозные треды, где можно напрямую обратиться к человеку из другого отдела
- Есть каналы — по аналогии с Telegram
- Настройка доступов: чаты и каналы могут быть закрытыми или открытыми для всех
- Встроенные голосовые и видеозвонки с возможностью записи и демонстрации экрана. Лимит — до 100 человек без ограничений по времени
❌ Недостатки:
- Нет коробочной версии, только облако
Compass
Быстрый корпоративный мессенджер для команд любого размера: малого и среднего бизнеса, IT-компаний, диджитал-агентств и финансовых организаций. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 299 ₽ до 399 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Доступна облачная и on-premise версии для размещения на своем сервере
- Групповые и личные чаты для коллег, отделов и проектов с отдельными ветками для обсуждений задач
- Встроенные голосовые и видеозвонки, обмен файлами и документами
- Чат-бот для автоматизации работы
- Настройка доступов и приватности чатов, можно приглашать сотрудников по закрытой ссылке или удалять их в один клик
❌ Недостатки:
- Сложно интегрировать сторонние сервисы — из-за различий в форматах данных или технических ограничений
Чаты от МТС Линк
МТС Линк — экосистема сервисов для бизнес-коммуникаций от МТС, в которую помимо чатов входят Встречи, Вебинары, Курсы и Доски. Чаты включены в Единый Реестр российского ПО и подходят для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 12 000 ₽ в год для малого бизнеса и 15 000 ₽ в месяц для среднего бизнеса.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Публичные и приватные каналы, личные чаты
- Обсуждения тем можно выносить в комментарии к отдельным сообщениям
- Редактирование отправленных сообщений и реакции-эмодзи
- Создание профилей сотрудников, смена статусов и обмен файлами
- Поиск сотрудников в адресной книге компании, поиск по сообщениям
- Включение и отключение пуш‑уведомлений
- Видеозвонки через встроенный сервис Линк Встречи
❌ Недостатки:
- Ограниченный функционал в бесплатной версии
- Нет совместной работы над файлами
- Нельзя интегрировать календари и чат-боты
Discord
Сервис для обмена сообщениями, аудио- и видеозвонков. Многие функции, необходимые для работы в команде, доступны в нём бесплатно — например, создание собственных серверов, групп, проведение видеоконференций и голосовой чат.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $9,99 в месяц до $99,99 в год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Создание каналов, чатов и собственных серверов с несколькими каналами разной направленности
- Вместо групп в Discord создаются серверы, которые разделяются на подгруппы с возможностью регулировки приватности
- Удобный поиск и фильтрация информации для поиска сообщений, документов, изображений, видео и других файлов
- Скриншеринг и потоковое вещание для демонстрации экрана и проведения потоковых трансляций прямо внутри сервиса
- Большой каталог официальных ботов с заданными свойствами и функциями. Например, бот может записывать звонки
- Двухфакторная аутентификация, шифрование сообщений и возможность настраивать приватность для серверов
❌ Недостатки:
- Нельзя создавать собственных чат-ботов
- В бесплатной версии можно отправлять файлы размером не более 8 МБ, а в платной не более 100 МБ
eXpress Messenger
Сервис для корпоративного общения со встроенными аудио- и видеозвонками, ботами и прочим. Можно внедрить на корпоративный сервер или разместить на облачном — в зависимости от потребностей компании. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 250 ₽ при условии оплаты за год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Функция трастов — доверенных отношений между корпоративными серверами разных компаний. С помощью неё можно безопасно созваниваться, обмениваться документами, файлами и прочей информацией
- Встроенная платформа для разработки корпоративных чат-ботов BotX и SmartApp. Позволяет добавлять в мессенджер полноценные веб-приложения для бизнес-процессов — кадровых сервисов, электронного документооборота, поддержки и многого другого
- Теги для быстрого поиска информации, эмодзи под сообщениями, просмотр статуса сообщений (прочитано/не прочитано) и упоминание участников беседы
❌ Недостатки:
- Чат-ботов может создавать и добавлять на сервер только администратор с доступом к консоли
Инструменты для отслеживания времени и повышения продуктивности
Тайм-трекеры помогают понять, сколько времени сотрудники тратят на задачи, и оценить вклад каждого в процесс работы. Некоторые руководители использует такие сервисы ради всепоглощающего контроля — мы такое не поддерживаем и призываем выстраивать доверительные отношения с сотрудниками.
WEEEK
В таск-менеджере помимо множества других функций есть удобные инструменты тайм-трекера, которые помогут отслеживать рабочее время и быть эффективными.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Таймер внутри задачи, который фиксирует периоды работы над ней
- Фиксирование времени работы над задачей вручную. В разделе Время отобразятся периоды, которые были внесены по таймеру или вручную, — с отметкой исполнителя
- В поле Оценка времени на карточке задачи можно примерно оценить нагрузку в часах и минутах
- Синхронизация с календарями Google, Яндекс и Apple, чтобы автоматически переносить информацию о встречах и мероприятиях
- В сервисе Аналитика можно просмотреть данные по зафиксированному времени работы, а также выгрузить их в удобном формате
❌ Недостатки:
- Нельзя скриншотить рабочий стол сотрудника и отслеживать, действительно ли он работает или нет. Хотя это скорее плюс
- Есть таймер Помодоро, но он не учитывается в работе над задачей и активируется в другом месте
Shtab
Онлайн-сервис для управления проектами, фиксирования рабочего времени и анализа продуктивности команд. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: таск-менеджер — только веб и iOS. Трекер — Windows, MacOS, Linux, Astra Linux и Rosa.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 100 ₽ до 312 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Мониторинг активности сотрудников и формирование отчётов, в которых фиксируются продуктивность команды и общий коэффициент вовлечённости в работу
- Стандартный таймер работы над задачей и интервальный Pomodoro
- Можно установить ставку в час для сотрудника и рассчитывать заработную плату
- Приложение может делать скриншоты рабочего стола для мониторинга работы сотрудников. Встроенная нейросеть должна заблюрить личную информацию — например, переписки в мессенджерах
- Возможность добавления времени вручную
❌ Недостатки:
- Далеко не все сотрудники порадуются такому уровню контроля
- Трекер активности скачивается на компьютер отдельно, и ему нужно выдать специальное разрешение для доступа к рабочему столу
ИНСАЙДЕР
Система объективной оценки эффективности работы сотрудников с возможностью автоматического учёта рабочего времени, фиксации нарушений и условий труда. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: сервис устанавливается на платформу 1С-Битрикс Управление сайтом.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 2 744 ₽ до 6 644 ₽ в месяц — при условии оплаты за год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Автоматическое формирование отчётов об эффективности сотрудников и их рабочем времени
- Составляет списка сайтов и программ, которые использовали сотрудники во время работы
- Кейлоггер для регистрирации действий сотрудников. Например, нажатия клавиш на клавиатуре компьютера, движения и нажатия мыши
- Мониторинг корпоративных смартфонов, которые используются в течение рабочего дня
- Функция скриншотов рабочего стола для мониторинга работы сотрудников
❌ Недостатки:
- Высочайший уровень контроля
Crocotime
Автоматическая система учёта рабочего времени. Показывает время начала и окончания работы, чем сотрудники были заняты в течение дня, какие программы и сайты использовали и сколько времени провели не за компьютером. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: приложения для Windows и macOS.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Цены рассчитываются индивидуально.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Тайм-трекинг для подсчёта времени, затраченного на проекты в целом и конкретные задачи
- Автоматические табели учёта рабочего времени. Содержат данные о рабочем графике, отгулах, отпусках и больничных — их можно заносить как вручную, так и автоматически
- Кейлоггер для фиксации действий сотрудников
- Электронная фотография рабочего дня для оптимизации работы, повышения эффективности сотрудников, расчёта трудозатрат или распределения их нагрузки
- Формирование списка сайтов и программ, которые использовались сотрудниками во время работы
- Статистика по числу и времени опозданий, ранних уходов и прогулов
❌ Недостатки:
- Опять-таки, не всем сотрудникам подойдёт такой уровень контроля
Bitcop
Онлайн-инструмент для отслеживания работы офисных и удалённых сотрудников — с подробными отчётами, настраиваемой системой фильтров и отображением статистических данных в режиме реального времени. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия и Windows.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 144 ₽ до 192 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Трекинг задач — сотрудники смогут логировать время, потраченное на выполнение задач из сторонних систем
- Автоматическое измерение времени, потраченного на задачи
- Скриншоты с экранов сотрудников для отслеживания, чем они занимаются в течение дня
- Статистика работы в интернете и с приложениями, вплоть до просмотра запуска, названия сайта и времени захода
- График работы сотрудника с детальным описанием перерывов
- Невидимый режим работы
❌ Недостатки:
- Высочайший уровень контроля
Решения для автоматизации процессов
Автоматизация — это когда не нужно тратить время на повторяющиеся задачи. Вместо загруженной головы ты получаешь напоминалки и в целом эффективнее справляешься с рабочими процессами.
WEEEK
Таск-менеджер позволяет автоматизировать ведение проектов: оперативно ставить задачи, следить за сроками их выполнения и загрузкой сотрудников, быть в курсе изменений, меньше ошибаться и строить график работы.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Повтор задач — каждый день, раз в неделю, месяц или год, а ещё в конкретные дни недели
- Автоматический перенос невыполненных задач на следующий день. Поможет отложить на завтра то, что не было сделано сегодня
- Автоматизация действий на Канбан-доске. Когда задача попадёт в колонку, ей может автоматически присвоиться нужный исполнитель, дедлайн или приоритет
- Шаблоны проектов и досок. Можно создать эталонный проект, сохранить шаблон и использовать его снова и снова — с готовой структурой и набором задач. Останется только проставить дедлайны и назначить исполнителей
- Напоминания о задачах ко времени. Можно настроить несколько уведомлений — например, когда нужно заранее подготовиться к встрече
❌ Недостатки:
- Простые автоматизации. Более продвинутые — уже в разработке 🙂
amoCRM
Облачная CRM-система для управления отделом продаж. Подойдёт компаниям, которым нужно автоматизировать только продажи. Для других задач (шаблоны документов, склад, учёт финансов и других) нужно докупать дополнительные инструменты и настраивать интеграции. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 499 ₽ до 1 499 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Автоматическое создание задач в сделках и покупателях — на определённых этапах Digital-Воронки
- Автоматическое создание задач в контактах и компаниях
- Можно настроить автоматическое создание задачи в каждой сделке, поступившей из формы
- Автоматическое закрытие задач при закрытии сделки и закрытии покупателя
- Автоматическое закрытие задачи после звонка — некоторые виджеты телефонии предлагают возможность закрыть задачу как результат звонка
❌ Недостатки:
- Недостаточные возможности совместной работы
- Нельзя интегрировать сторонние сервисы
Мегаплан
Таск-менеджер с CRM-системой для управления проектами. Внутри можно быстро ставить задачи и дедлайны, видеть этапы их выполнения, вносить правки, подключать новых исполнителей и давать комментарии. Удобен для проектной работы с удалёнными сотрудниками. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от 454 ₽ до 1 049 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Автоматическое формирование отчётов. На дашбордах можно отслеживать результаты компании или команды, показатели продаж, закрытых задач и завершённых проектов
- Автоматическое создание рассылок, автосценариев, отчётов по воронке продаж, эффективности сотрудников, прибыли и других
- Для каждого контрагента сервис создаёт отдельную карточку с контактными лицами. В ней сохраняется история общения и продаж, записи звонков, письма, документы и счета
- Мегаплан отслеживает сроки задач, уведомляет о новых комментариях и напоминает о делах. Онлайн-календарь помогает планировать рабочий день и назначать совещания с учётом занятости сотрудников
❌ Недостатки:
- Решение подходит только для большого бизнеса
- Нет прямой интеграции с Яндекс.Директ. Внедрение сквозной аналитики возможно только через промежуточный сервис — например, Roistat
- Платная интеграция сервисов
Контур Эльба
Онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО на УСН (Упрощённой системе налогообложения) и патенте. Главная возможность Эльбы — легко работать без бухгалтера. Сервис упростит ведение бизнеса и возьмёт на себя отчётность и налоги компании. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 409 ₽ до 2 492 ₽ в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Автоматическое заполнение отчётов за ИП и сотрудников — сервис рассчитывает налоги и создает платёжки
- Создание документов по собственным или готовым шаблонам. Сервис автоматически следит за оплатой счетов и отправляет напоминания должникам
- Автоматический расчёт налогов и взносов, подготовка платёжек и кадровых документов
- Автоматическое формирование и отправка всей необходимой отчётности в электронном формате в Фонд Социального Страхования (ФСС), Пенсионный Фонд России (ПФР) и Федеральную Налоговую Службу (ФНС)
- Настройка уведомлений, чтобы вовремя узнавать о важных встречах
❌ Недостатки:
- Нет учёта Основных Средств (ОСН)
МойСклад
Облачный сервис управления торговлей для малого и среднего бизнеса. С его помощью можно управлять продажами и закупками, вести складской учёт, автоматизировать розницу, контролировать финансы и работать с базой клиентов. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 495 ₽ до 2 720 ₽ в месяц для компаний, 6 320 ₽ в месяц для корпораций.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Контроль финансов — взаиморасчёты с контрагентами, баланс по банку и кассе, разные валюты, автозагрузка курсов и выручка по торговым точкам
- Аналитические отчёты — статистика и рентабельность продаж, себестоимость, воронки, Прибыли и Убытков (ПиУ) и другие
- Учёт движения Товарно-Материальных Ценностей (ТМЦ) — формирование полного объёма первичной документации, контроль остатков и планирование закупок, автоматическая передача данных об актуальных остатках на сайт компании
- Интеграция с приложениями маркетплейсов — с автоматической синхронизацией остатков и сбор аналитики по продажам
❌ Недостатки:
- Нет шаблонов продаж
- Сервис не подходит для сферы услуг. Идеален для оптовых и розничных продаж, производства, онлайн-магазинов и общепита
Облачные хранилища данных
Когда базы знаний недостаточно, на помощь придёт облачный диск. В нём можно хранить файлы больших размеров, фотографии, видеоролики и многое другое.
Яндекс Диск
Сервис от Яндекса для хранения файлов в облаке с возможностью делиться ими с другими пользователями. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 1 ТБ за 250 ₽ в год до 3 ТБ за 550 ₽ в год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Файлы можно просматривать в браузере, сохранять на своё облако, скачивать на компьютер или другие устройства
- Технология SpeechKit от Яндекс помогает оставлять комментарии к файлам в аудиоформате, автоматически переводя его в текст
- Управлять данными можно прямо в облаке — скачивать их необязательно
- Работать с данными можно без доступа к интернету. Как только он появится, то сервис автоматически обновит предыдущие версии файлов
- Все файлы на Диске автоматически проверяются на наличие вирусов
- Допустимый размер файла для загрузки — до 50 ГБ с платной подпиской, для бесплатной — до 1 ГБ
❌ Недостатки:
- Теряется время и дата создания или модификации оригинального файла
Облако Mail.ru
Облако предлагает стандартный набор функций: хранение файлов, обработку текстовых файлов и таблиц. Сервис принадлежит VK, и, кроме авторизации через VK ID, других интеграций нет. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная — от 256 ГБ 1 290 ₽ в год до 4 ТБ за 7 490 ₽ в год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Можно работать офлайн. Нужно выбрать файлы, к которым необходим доступ, — они обновятся автоматически, когда появится интернет
- Функция автоматического удаления файлов размером до 32 ГБ — это удобно, если надо один раз поделиться тяжёлым файлом
- Приложение Disk-O собирает информацию из других облачных хранилищ и синхронизирует в своё облако
- Распознавание документов — можно хранить сканы необходимых бумаг в отдельном разделе, чтобы случайно не предоставить доступ посторонним
- Создание резервных копий. Можно указать папку или съёмный носитель, а программа сама создаст бэкап и сохранит его отдельно от остальных файлов
- Файлы из входящих и исходящих писем в почте Mail.ru будут храниться в разделе «Почтовые вложения»
- Допустимый размер файла для загрузки — 2 ГБ
❌ Недостатки:
- Нельзя оставлять комментарии под файлами
- Низкий уровень безопасности из-за отсутствия двухэтапной аутентификации и многофакторной авторизации
Google Диск
Облачный сервис от Google с авторизацией через Google Аккаунт. Облако становится единым хранилищем для всех файлов экосистемы, куда входят офисные приложения, видеосвязь, сервис для опросов, заметки, календарь. Сервис подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия на 15 ГБ. Профессиональная — 2 ТБ на пользователя, стоимость $10.80 в месяц при оплате подписки на год.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Общие диски — возможность просматривать на собственном диске сторонние файлы, к которым пользователю предоставят доступ
- Удобный поиск по файлам с дополнительной функцией поиска текста в изображениях
- Возможность отследить, кто и когда внёс правки в файл и восстановить исходную версию
- Допустимый размер файла для загрузки — до 750 МБ
❌ Недостатки:
- Невозможно оплатить подписку российскими картами
- Иногда падает скорость загрузки файлов до 100–200 Кбит/с, что в пять-шесть раз ниже обычной 1–1,2 Мбит/с
- Работа в облаке невозможна в режиме офлайн
- Документы, находящиеся в общем доступе, индексируются поисковыми системами
Платформы для видеоконференций
Google Meet
Сервис для видеоконференций от Google, который входит в офисный пакет Google Workspace. Его можно использовать в веб-версии или установить на смартфон. Сервис подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: есть бесплатная версия. Расширенная версия Google Meet продается только в составе пакета Google Workspace. Стоимость от $5.4 за пользователя в месяц.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Личные и групповые звонки
- Демонстрация экрана, чат, кнопка «Поднять руку», шумоподавление, запись встреч и изменение фона
- Отслеживание присутствия участников, разделение на подгруппы, получение отчётов и текстовой расшифровки со встречи и включение субтитров с переводом
- В бесплатной версии можно приглашать до 100 участников в звонки длительностью до часа
- Можно создать встречу в Google Календаре и пригласить других участников через имейл. Им придёт уведомление о приглашении, а встреча автоматически появится в календаре
- Режим «В пути» для тех, кто за рулём или в общественном транспорте. Функция отключает видео и делает кнопки крупными, чтобы по ним было легче попадать
- Организатор может добавить до 25 модераторов для управления встречей
❌ Недостатки:
- Пакет сервисов Google Workspace нельзя оплатить российскими картами
Zoom
Облачный сервис для видеоконференций, вебинаров и онлайн-конференций. ПО поддерживают все устройства, что упрощает общение и совместную работу. Сервис подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограничением звонков в 40 минут и 100 участников. Профессиональная — от $12.49 за пользователя в месяц до $18.32 за пользователя в месяц
✅ Плюсы и главные фичи:
- Личные и групповые звонки, чат и запись звонков
- Демонстрация экрана с возможностью выбора нужного экрана или отдельных приложений
- Возможность созваниваться организовывать совместную работу на интерактивной доске
- Функция «Зал ожидания», при которой участники могут попасть на встречу только после одобрения ведущего
- Управление микрофонами и камерами отдельных пользователей
❌ Недостатки:
- Организатором или модератором звонка может быть только один человек. Расширение этой опции возможно только при оплате подписки
- Невозможно оплатить подписку российскими картами
Телемост
Сервис для видеовстреч от Яндекса без ограничений по времени. Достаточно просто создать встречу и отправить ссылку участникам. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: бесплатные звонки не ограничены по длительности и могут объединять до 40 участников. «Яндекс Телемост для бизнеса» входит в единую подписку Яндекс 360.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Чат для обмена сообщениями с реакциями для авторизованных пользователей Яндекса. Вся переписка сохранится в Яндекс Мессенджере
- Демонстрация экрана, личные и групповые звонки. Организатор может выключить микрофоны и камеры всех участников или выборочно. Это же работает с демонстрацией экрана.
- Запись встречи — если кто-то начал запись, то все участники созвона получат об этом уведомление
- Пользователь, авторизованный в аккаунте Яндекса, может изменить виртуальный фон в настройках приложения десктопной версии
- Возможность планирования встреч заранее — она автоматически добавится в Яндекс Календари, если участники пользуются экосистемой Яндекса
❌ Недостатки:
- Запись экрана доступна только в десктопной версии Яндекс Браузера. В Google Chrome есть ограничение — 30 минут
- В отзывах на мобильную версию Телемоста много жалоб на стабильность приложения: зависание, проблемы со звуком, плохую связь и так далее
TrueConf Online
TrueConf Online — это несколько программных серверов и облачных решений для проведения рабочих совещаний и крупных конференций. В сервисе можно проводить рабочие встречи с коллегами и партнёрами, транслировать лекции и видеоуроки. Сервис включён в Единый Реестр российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
Как пользоваться: Web-версия, приложения Windows и macOS, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограничениями на звонок — 60 минут до 6 участников. Профессиональная — от 900 ₽ до 7 000 ₽ в месяц. Есть несколько других тарифов, стоимость на них рассчитывается индивидуально.
✅ Плюсы и главные фичи:
- Личные и групповые звонки с разрешением до 4K Ultra HD. Организатор может выключить микрофоны и камеры всех участников или выборочно
- Демонстрация экрана, запись конференции целиком или отдельных спикеров, шумоподавление, расшифровка речи в текст с разделением по участникам
- Виртуальные доски для обсуждения идей. Участники видеоконференции смогут вместе работать над проектами, проводить мозговые штурмы и так далее
- Интеграции с календарями — для автоматизации процесса планирования встреч и совещаний
- Видеозвонки в режиме офлайн за счёт on-premise решений, которые позволяют работать в закрытой сети даже без интернета
❌ Недостатки:
- Нет мессенджера в облачной версии сервиса
- Перегруженный интерфейс
Советы по внедрению и использованию инструментов
Список эффективных инструментов — это хорошо, а как сделать так, чтобы команда начала ими пользоваться? Не будем томить, рассказываем:
- Сформулируй, что нужно команде
Для этого можно собраться на аудит-встречу. Посмотрите, какими инструментами вы пользовались до этого и чего не хватает прямо сейчас. Если нет чёткого понимания, какой бы сервис подошёл, постарайтесь сформулировать проблему — это 50% её решения.
Сформулированную проблему или запрос можно озвучить представителям сервиса, которым собираетесь пользоваться. Например, на демонстрации WEEEK тебе расскажут, как работает таск-менеджер, какие проблемы он решает и чем может помочь именно твоей команде.
- Не жалей времени на обучение команды
Как сотрудников научишь, так они и будут работать! Проводи вебинары, записывай обучающие видео, создай Базу знаний с инструкциями, регламентами и FAQ с ответами. И главное — создай доверительную атмосферу, чтобы никто из команды не боялся задавать вопросы
👉 Кстати, недавно выпустили текст про построение мотивации команды при переходе на таск-менеджер. Советуем изучить, там много полезного!
- Проводи повторные аудиты
У тебя наверняка останется информация по итогам первой аудит-встречи, когда вы с командой разбирались, что работает, а что нет. Такие встречи нужно проводить регулярно и раз за разом разбираться, чего не хватает и как улучшить процессы.
Например, если «узкими горлышками» в работе были постановка задач и срыв дедлайнов, то за метрики можешь взять:
- сколько дедлайнов было просрочено до внедрения нового инструмента,
- сколько задач было выполнено после внедрения нового инструмента,
- сколько дедлайнов было просрочено после внедрения нового инструмента,
- сколько сотрудников работает над задачами,
- сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач,
- и так далее.
Фиксируй и сверяй данные и презентуй их команде. Так всем будет понятно, что они не зря пользуются новым сервисом — даже тем, кто особенно сопротивлялся. Эта статистика положительно повлияет на мотивацию сотрудников и поможет качественнее планировать новые проекты.
9 строк вместо описания 32 сервисов
- Инструменты и сервисы для управления командой помогают вести проекты, хранить все важные документы по каждому из них в общем доступе, грамотно распределять ресурсы, получать напоминалки о встречах и приближающихся дедлайнах
- Сервисы для управления проектами и задачами: WEEEK, Pyrus, Kaiten, ЛидерТаск, ПланФикс
- Сервисы для Базы знаний: WEEEK, Notion, Minerva Knowledge, TEAMLY, L2U Knowledge
- Сервисы для внутренней коммуникации: Пачка, Compass, Чаты от МТС Линк, Discord, eXpress Messenger
- Инструменты для отслеживания времени и повышения продуктивности: WEEEK, Shtab, ИНСАЙДЕР, Crocotime, Bitcop
- Решения для автоматизации процессов: WEEEK, amoCRM, Мегаплан, Контур Эльба, МойСклад
- Облачные хранилища данных: Яндекс Диск, Облако Mail.ru, Google Диск
- Платформы для видеоконференций: Google Meet, Zoom, Телемост, TrueConf Online
- Чтобы команда эффективно использовала новый инструмент, важно сформулировать изначальный запрос, уделить много времени обучению и проводить повторные аудиты
Подписаться 
