Как команда IBaza Online стала на 20% продуктивнее с WEEEK

Основатель IBaza Online Александра Васильева рассказала нам, какую роль в становлении проекта сыграл WEEEK.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 07.08.2020 5 мин.
  • 5 мин.
  • 182
Как команда IBaza Online стала на 20% продуктивнее с WEEEK

IBaza Online — молодой проект, ему всего полгода. Сконцентрированы мы на edTech — разрабатываем обучающие продукты, берём на себя всё: от создания структуры и методологии до продвижения.

В команде примерно десять человек, включая подрядчиков. Пять из них — костяк. К моему удивлению, как руководителя, команда растёт очень быстро. Первый месяц мы работали вдвоем, во второй нас стало трое, а на третий — уже пятеро. Пропорционально росту команды рос и пул задач. Если сначала мы занимались только аналитикой, разработкой стратегии по продвижению и масштабированию онлайн-проектов, то сейчас охватили все направления по созданию онлайн-школ, образовательных проектов, продвижению коучей и переводу офлайн-бизнеса в онлайн, каким бы он ни был.

Тогда

Поначалу разобраться в задачах было просто. Они не вылетали из головы и были предельно ясными. Хватало планирования в таблице и обсуждения запланированных дел в телеграм-чатах. Тогда была одна онлайн-школа, одна ниша и одна воронка. Но закончив с этим проектом на подъёме чека в 10 млн рублей мы взяли ещё два. Тут-то и начались проблемы.

Удержать в голове информацию по одному проекту несложно. А вот удержать неимоверное количество задач, которые должны за неделю выполнить два-три сотрудника-новичка, просто невозможно. В итоге мы пропустили абсолютное большинство дедлайнов, расстроили инвестора, поругались между собой и получили «бонус» в виде недополученной прибыли — 214 000 рублей. Для стартапа это равносильно самоубийству. Я раньше не сталкивалась с начинающими сотрудниками, которые греются под моим крылышком — чаще работала в кампаниях с отлаженной структурой и готовым штатом. IBaza был моим первым опытом создания собственного сложного проекта с нуля. Это вам не онлайн-школа под ключ.

Первое, что мы сделали — прошерстили более 30 сервисов, посвященных тайм-менеджменту, проджект-менеджменту и иже с ними. Нам нужен был инструмент, который поможет планировать время, регулировать бизнес-процессы и не помешает коммуникации. Вот сервисы, в которых мы пробовали активно работать, но по разным причинам бросили эту гнилую затею:

  • Trello,
  • Google Календарь,
  • Google Таблицы,
  • Kanban,
  • Битрикс24,
  • Flowlu,
  • Evernote,
  • amoCRM.

В каждом мы провели в среднем две-три недели. С некоторыми работали ещё до того, как стали сплочённой командой. Мы пытались понять, насколько каждый сервис подходит для планирования задач во время ежедневных и еженедельных брифов, посвящённых продуктивности команды.

Вот основные проблемы, на которые жаловалась команда:

  • дороговизна,
  • смешивание CRM с планированием задач,
  • мало возможностей,
  • неудобный интерфейс из нулевых,
  • медленная техподдержка,
  • трудно настроить сервис под себя,
  • невозможность планировать несколько проектов параллельно,
  • нет интеграций с нужными инструментами,
  • нет уведомлений или они плохо работают,
  • нельзя распределять задачи по важности.

Но мы честно старались, пробовали. В какой-то момент, вдохновившись сериалом «Кремниевая долина», даже сделали в офисе доску с задачами по каждому проекту. Но и её через три дня забросили. Команда, которая привыкла смотреть в мониторы гаджетов, редко глядит по сторонам, тем более на какую-то доску с задачами.

Поиски продолжались, пока из отзыва под обзором на какой-то планировщик я не узнала про WEEEK — новый таск-менеджер, в котором, помимо стандартного набора функций, есть ещё и уведомления прямо в Telegram. Меня это очень заинтересовало, потому что мы в команде используем Telegram по полной — и для коммуникаций друг с другом, и для общения с бизнес-партнерами, заказчиками и инвесторами, и для выстраивания воронок продаж.

Я побежала рассказывать своему техническому помощнику «о прекрасном сервисе». Он этому не придал особого значения, и мы продолжили работать, как работали.

Спустя несколько дней я всё-таки зарегистрировалась в WEEEK. Расписала там свои задачи по проектам, не говоря команде, что нашла «очередной» планировщик. В голове сразу прояснилось — все задачи были перед глазами, но при этом всё ещё раскиданные по разным проектам. Дальше я занялась пропагандой. Каждый день рассказывала о новых возможностях, которые для меня открыл WEEEK — моя таблетка от руководительской головной боли. Но команда ждала от меня приказов, а не красивых слов.

Тем временем, особенно меня впечатлили:

  • Большие (по сравнению с другими планировщиками) возможности бесплатной версии. Шутка ли — пригласить пять сотрудников для командной работы, сделать пять проектов, заполнить их задачами и начать работать. И все это в бесплатной версии, представляете?
  • Крутая техподдержка. Это вообще был шок. Хоть я и впечатлилась уведомлениями в Telegram, настроить сама я их не смогла. Посокрушавшись, зашла на сайт WEEEK и написала в техподдержку (вообще, первый контакт с техподдержкой очень важен, для меня от него во многом зависит, буду ли я дальше пользоваться сервисом). Ребята ответили мгновенно, предложили зайти в Telegram, скинуть скриншоты — уведомления настроили за 2 минуты. Как только звон уведомлений разнёсся по нашему офису, все резко захотели зарегистрироваться в WEEEK.

После этого знаменательного события продуктивность команды сильно выросла. Но это было только начало.

Сейчас

За три месяца использования WEEEK мы стали ощутимо продуктивнее — благодаря порядку в делах мы проваливаем на 20% меньше задач!

И вот почему мы не променяем его на что-то ещё: 

  • Доски и календарь. Доски отлично подходят для работы по канбан-методологии, когда нужна массированная атака на любой сегмент задач, которые нужно выполнить в срок. Календарь идеален для текучки. 
  • Возможность ставить не только задачи, но и подзадачи. Причём как на одного сотрудника, так и на разных. Назначил ответственного за задачу и привлёк ещё пару человек в помощь, используя подзадачи. Ну не чудо ли?
  • Просроченные задачи автоматически переносятся на следующий день и не висят ярким вырвиглазным бельмом, понижающим твою самооценку. Мотивация при этом не страдает, как и не пропадает желание уложиться в дедлайн, потому что в WEEEK есть...
  • Приоритеты, которые можно поставить к каждой задаче. Их четыре: высокий, средний, низкий и «заморожено». Они помогают мне направлять силы команды в нужное русло, а команде точно знать, в какой последовательности выполнять задачи, чтобы быть максимально продуктивными. 
  • Интеграции с Google Таблицами, Figma и другими сервисами. Вроде и в WEEEK работаешь, и Google Таблица не осталась обделённой. 
  • Личный воркспейс, в который можно перекинуть как бытовые офисные задачи, так и рабочие, выходящие за рамки проектов. Моим сотрудникам приятно осознавать, что есть что-то кроме проектной деятельности, в которой они и так без сна и отдыха торчат. 
  • Отдельная вкладка с идеями для проекта. Туда мы накидываем то, что собираемся разрабатывать на перспективу, и голосуем за те идеи, которые нам понравились больше всего. Заметно, что разработчики WEEEK сделали эту функцию «как для себя», с большой любовью. Наверное, поэтому она нам тоже зашла. 
  • Возможность составлять описание задач и оставлять комментарии в удобном интерфейсе, да ещё и с уведомлениями в Telegram. 
  • Сортировка задач: по сотрудникам, типу задачи, приоритету, важности и времени.

У нас большой арсенал сервисов для работы. Там и платёжные системы, и парсеры, и чат-боты, и хранилища данных, и аналитические площадки разного толка, и площадки для коммуникации и коллабораций с блогерами, и инструменты для дизайна и вёрстки, и много чего ещё. И вот моё наблюдение: чем старше сервис, тем сильнее он закостеневает. Поддержка отвечает не так быстро, как в период расцвета, да и разработки и инновации под наш проект либо стоит очень дорого, либо вообще невозможна. WEEEK — прекрасное исключение. Поддержка на высоте, все наши пожелания рассматриваются и учитываются мгновенно.

За такое хочется платить!

Видно, что разработчики выложились на полную. Сервис сделан с любовью и вниманием к пользователю. Всё продумано до мелочей: от интерфейса до встроенного тайм-трекера. Команда WEEEK вообще выше всяких похвал, ребята настоящие профессионалы. Сервисов с подобным подходом не так много и именно поэтому за него совершенно не жалко денег. 

Как руководитель я безмерно благодарю площадку WEEEK за то, что она существует и развивается. Организованность, повышенная продуктивность и тайм-менеджмент помогают нашей команде каждый день открывать новые горизонты и увеличивать прибыль. Выбирайте WEEEK и будете благодарить их так же как мы, точно вам говорю.

07.08.2020
Поделись статьей
logo
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.